Decreto-Lei

Decreto-Lei n.º 121/92

Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração directa e indirecta do Estado

Artigo 1.º

Tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos

1 -A avaliação, selecção e eliminação da documentação de arquivo produzida e recebida pelos organismos e serviços da administração directa e indirecta do Estado, no âmbito exclusivo das suas funções de gestão de recursos humanos, gestão dos recursos financeiros e gestão dos recursos patrimoniais, findos os prazos de conservação administrativa, é realizada nos termos da tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos, a aprovar por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas.
2 -A tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos de arquivo visa:
1. a)Assegurar a conservação e remessa para arquivo definitivo da documentação considerada de conservação permanente e promover a eliminação da restante, findos os prazos de conservação administrativa;
2. b)Complementar ou orientar a elaboração de tabelas, em conformidade com o que determina o n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro;
3. c)Apoiar as tarefas tendentes à classificação de documentos.

Artigo 2.º

Prazos de conservação administrativa

1 -Os prazos de conservação administrativa da documentação referida no n.º 1 do artigo anterior do presente diploma serão fixados por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.
2 -Enquanto não for publicado o diploma referido no número anterior, os prazos de conservação administrativa serão fixados nos termos previstos pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 3.º

Eliminação

1 -Findos os prazos administrativos de conservação, a documentação referida no n.º 1 do artigo 1.º que seja destituída de valor secundário deve ser eliminada.
2 -A eliminação dos documentos deve obedecer a critérios de confidencialidade e racionalidade.
3 -A eliminação de documentos é acompanhada de um auto de eliminação, do qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência, e que constitui prova de abate patrimonial.
4 -É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam devidamente previstos na tabela de avaliação, selecção e eliminação sem o parecer favorável do organismo incumbido de promover a coordenação da política arquivística nacional.

Artigo 4.º

Remessa de documentos para arquivo definitivo

1 -Deve ser remetida para arquivo definitivo, findos os prazos administrativos de conservação, a documentação referida no n.º 1 do artigo 1.º considerada de conservação permanente pela tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos.
2 -A remessa de documentos será acompanhada por um auto de entrega, que dela fará prova jurídica, e por uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

Artigo 5.º

Substituição de suporte

1 -A substituição de suporte de documentos rege-se por critérios de segurança, autenticação e legalidade.
2 -A substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 6.º

Organismo coordenador

Compete ao organismo incumbido de promover a coordenação da política arquivística nacional, designado na tabela por organismo coordenador:

a)Superintender e fiscalizar a aplicação da tabela geral referida no n.º 1 do artigo 1.º;
b)Promover a actualização da tabela geral referida no n.º 1 do artigo 1.º e a sua articulação com as tabelas específicas referidas na alínea b) do n.º 2 do mesmo artigo;
c)Normalizar os critérios e os instrumentos de eliminação, substituição de suporte e remessa para arquivo definitivo da documentação referida no n.º 1 do artigo 1.º
Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 21 de Maio de 1992. - Aníbal António Cavaco Silva - Artur Aurélio Teixeira Rodrigues Consolado - Mário Fernando de Campos Pinto.
Promulgado em 17 de Junho de 1992.
Publique-se.
O Presidente da República, MÁRIO SOARES.
Referendado em 19 de Junho de 1992.
Pelo Primeiro-Ministro, Joaquim Fernando Nogueira, Ministro da Presidência.