Decreto-Lei

Decreto-Lei n.º 47/2004

Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos

Âmbito de aplicação

O presente diploma define o regime geral de incorporações nos arquivos públicos, segundo a classificação constante do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 2.º

Incorporação

Por incorporação entende-se a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar.

Artigo 3.º

Arquivo Nacional da Torre do Tombo

1 -São de incorporar no Arquivo Nacional da Torre do Tombo:
1. a)A documentação produzida pelos serviços da administração central do Estado;
2. b)A documentação produzida por empresas públicas de âmbito nacional;
3. c)A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão de âmbito nacional;
4. d)Os arquivos de serviços extintos e a documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central.
2 -Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.

Artigo 4.º

Arquivos distritais e equiparados

1 -São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril:
1. a)A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;
2. b)A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
3. c)A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
4. d)Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.
2 -Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.

Artigo 5.º

Interesse histórico

1 -Os arquivos referidos no n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º do presente diploma são sujeitos a processos de avaliação e selecção, da iniciativa e a cargo das entidades produtoras da documentação, com vista à determinação do seu valor histórico.
2 -No caso da alínea c) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, é incorporada a documentação de valor histórico correspondente a funções extintas, transitando para o novo detentor a documentação com interesse administrativo e probatório.
3 -No caso da alínea d) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, os arquivos são incorporados nos arquivos históricos imediatamente após o processo de avaliação e selecção e cumpridos os requisitos definidos no artigo 8.º

Artigo 6.º

Prazos para as incorporações

É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias.

Artigo 7.º

Empresas em processo de falência

1 -Às comissões liquidatárias das empresas públicas ou de capitais maioritariamente públicos em processo de falência assiste a obrigação de consultar o IAN/TT, para efeitos de avaliação do valor patrimonial dos fundos arquivísticos das referidas empresas.
2 -Reconhecido o valor histórico desses arquivos, é iniciado um processo de incorporação no IAN/TT ou, no caso de se entender preferível, nos arquivos distritais da área geográfica correspondente à sua sede.

Artigo 8.º

Requisitos a observar nas incorporações

1 -As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor.
2 -Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.
3 -A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.

Artigo 9.º

Encargos

Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade receptora dos arquivos.

Artigo 10.º

Acessibilidade

A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 11.º

Documentação classificada

Sem prejuízo do estipulado no artigo 43.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, o órgão de gestão nacional dos arquivos pode propor à tutela a incorporação em arquivos históricos da documentação classificada que no prazo de cinco anos, após a classificação, não for disponibilizada para consulta pública.

Artigo 12.º

Norma revogatória

É revogado o n.º 5 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 18 de Junho de 2003. - José Manuel Durão Barroso - Maria Manuela Dias Ferreira Leite - Maria Celeste Ferreira Lopes Cardona - Pedro Manuel da Cruz Roseta.

Promulgado em 18 de Fevereiro de 2004.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 20 de Fevereiro de 2004.

O Primeiro-Ministro, José Manuel Durão Barroso.

Artigo 4.º

Arquivos distritais e equiparados

1 -São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril:
1. a)A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;
2. b)A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
3. c)A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
4. d)Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.
2 -Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.