Despacho

Despacho n.º 12286/2023

Alteração ao Regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade NOVA de Lisboa

Capítulo I - Disposições Gerais

Natureza e âmbito de aplicação

O presente regulamento estabelece a orgânica dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade NOVA de Lisboa/NOVA National School of Public Health, doravante designada por ENSP-NOVA, e define as suas atribuições e competências.

Artigo 2.º

Atribuições e competências

A ENSP-NOVA para o desenvolvimento da sua atividade nas três áreas que integram a sua missão (Ensino, Investigação e Ação Externa), dispõe de unidades funcionais específicas e ou transversais denominadas Serviços e Gabinetes cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.

Artigo 3.º

Administrador Executivo

1 -O Administrador Executivo é livremente nomeado e exonerado pelo Diretor, nos termos do n.º 2 do artigo 29.º dos Estatutos da ENSP-NOVA e equiparado, efeitos remuneratórios ao cargo de direção superior de 3.º grau, conforme estabelecido no Anexo I do Regulamento n.º 578/2017, de 13 de outubro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 210, de 31 de outubro (doravante designado por Regulamento dos Dirigentes da Universidade NOVA de Lisboa).
2 -O Administrador Executivo reporta hierarquicamente ao Diretor e exerce as suas competências de acordo com os Estatutos da ENSP-NOVA, nomeadamente:
1. a)Coadjuvar o Diretor em matérias de natureza administrativa, económica, financeira e patrimonial;
2. b)Participar na gestão corrente da ENSP-NOVA;
3. c)Coordenar e supervisionar os serviços da ENSP-NOVA que lhe forem determinados pelo Diretor;
4. d)Exercer as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Diretor.

Artigo 4.º

Organização

1 -A ENSP-NOVA para assegurar a prossecução das suas atribuições e o exercício das competências dos seus órgãos, integra as seguintes unidades funcionais:
1. 1.1 -Unidades funcionais específicas:
2. a)Serviços Académicos (SA);
3. b)Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação (GAIDI);
4. c)Gabinete de Ação Externa (GAE).
5. 1.2 -Unidades funcionais transversais:
6. a)Serviços de Recursos Humanos (SRH);
7. b)Serviços Financeiros (SF);
8. c)Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação (STIC);
9. d)Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ);
10. e)Serviços de Documentação e Informação (SDI);
11. f)Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM);
12. g)Gabinete de Gestão de Infraestruturas (GGI).
2 -Podem ser criadas, por despacho do Diretor, equipas flexíveis, interdisciplinares, em todas as matérias consideradas essenciais, que integrarão a Assessoria à Direção e Órgãos de Gestão, com definição, em cada caso, da sua missão, objetivos e horizonte temporal.

Artigo 5.º

Princípio da colaboração funcional

Todas as unidades funcionais devem atuar, entre si, em estreita articulação e colaboração, de acordo com as matérias que lhes estão cometidas.

Artigo 6.º

Coordenação das unidades funcionais

1 -As unidades funcionais podem ser coordenadas por dirigentes, nomeados nos termos do Regulamento dos Dirigentes da Universidade NOVA de Lisboa, e têm a seguinte qualificação:
1. a)Os Serviços podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 2.º ou 3.º grau;
2. b)Os Gabinetes podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 3.º ou 4.º grau;
3. c)Podem ainda ser dirigidos por titulares de cargos de Direção Intermédia de 1.º grau, quando o Diretor determinar a coordenação de dois ou mais Serviços e/ou Gabinetes.
2 -Compete aos cargos de Direção Intermédia de 1.º, 2.º, 3.º ou 4.º graus especificamente:
1. a)Dirigir o pessoal afeto à respetiva unidade funcional, nomeadamente distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as tarefas e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Promover a avaliação de desempenho do pessoal do serviço;
4. d)Assegurar todas as tarefas respeitantes à relação funcional com os outros serviços;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da sua competência;
6. f)Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

Capítulo II - Atribuições e competências dos Serviços

Secção I - Unidades funcionais específicas

Artigo 7.º

Serviços Académicos

1 -Os Serviços Académicos (SA) são a unidade técnico-administrativa de gestão da atividade académica, de apoio à mobilidade de estudantes e docentes e de gestão do secretariado realizada pela ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito de Gestão Académica:
2. a)Apoiar a elaboração das orientações estratégicas para a área académica, assim como a definição de procedimentos de otimização e implementação dessas orientações;
3. b)Prestar informações sobre as condições de candidatura, admissão e frequência dos cursos e outras ações de formação da ENSP-NOVA;
4. c)Organizar e definir, em articulação com o Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM), o planeamento por ano letivo das tarefas relativas a candidaturas, matrículas, inscrições em cursos e épocas de exames;
5. d)Recolher e tratar a informação estatística e outra relativa a estudantes, docentes e atividades pedagógicas;
6. e)Assegurar e verificar o pagamento das propinas e de outros custos ou taxas;
7. f)Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições;
8. g)Emitir certidões ou declarações de matrícula, inscrição, frequência, resultados e outras relativas a atos que constem no serviço;
9. h)Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas com vista à obtenção de graus e títulos académicos;
10. i)Receber, registar e dar andamento aos processos relativos ao reconhecimento e à concessão de equivalências de graus e títulos académicos;
11. j)Propor e apoiar a elaboração de convénios, acordos, protocolos e contratos de colaboração e de cooperação que envolvam aspetos de carácter pedagógico ou científico, mantendo-os em arquivo;
12. k)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
13. l)Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos de toda a área académica incluindo o respetivo manual de procedimentos.
14. 1.2 -No âmbito da Mobilidade:
15. a)Promover e acompanhar as ações de acolhimento e integração dos estudantes e docentes em mobilidade;
16. b)Desenvolver e implementar as ações necessárias para a operacionalização dos programas de mobilidade e intercâmbio de estudantes e docentes;
17. c)Apoiar a mobilidade e intercâmbio de estudantes e docentes (incoming e outcoming);
18. d)Captar alunos estrangeiros, incluindo estudantes internacionais, para a frequência do 1.º, 2.º, e 3.º ciclos de estudos da ENSP-NOVA ou de outros cursos não conferentes de grau;
19. e)Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao núcleo assim como o respetivo manual de procedimentos.
20. 1.3 -No âmbito da Gestão de Secretariado:
21. a)Garantir o apoio administrativo e de secretariado aos Departamentos da ENSP-NOVA e respetivos docentes;
22. b)Garantir o apoio administrativo e de secretariado aos estudantes e aos Cursos que lhe sejam afetos.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação

1 -O Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação (GAIDI) exerce as suas atribuições no domínio da promoção da investigação da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Gestão de Candidaturas:
2. a)Identificar as oportunidades de financiamento;
3. b)Apoiar a preparação e submissão de candidaturas, a financiamento competitivo e não competitivo, em articulação com os investigadores;
4. c)Apoiar tecnicamente a apresentação de candidaturas que promovem a internacionalização, designadamente na integração em Consórcios, Instituições e Redes Internacionais;
5. d)Acompanhar a implementação dos sistemas de gestão da informação financeira dos projetos, a nível institucional;
6. e)Promover a criação do perfil dos docentes e investigadores nas plataformas digitais;
7. f)Recolher e tratar a informação estatística relativa aos dados e indicadores da investigação institucional.
8. 1.2 -No âmbito da Gestão de Bolseiros:
9. a)Elaborar e acompanhar todo o processo de contratação de bolseiros, desde a abertura do concurso até à celebração do contrato;
10. b)Ser a interface entre a ENSP-NOVA e a Fundação para a Ciência e Tecnologia;
11. c)Promover todas as iniciativas conducentes à integração e acompanhamento do Bolseiro de Investigação durante o seu percurso na ENSP-NOVA;
12. d)Promover a elaboração dos processos de renovação ou de conclusão das Bolsas de Investigação, em articulação com os Serviços de Recursos Humanos;
13. e)Coligir e disponibilizar a informação da sua competência sobre o Estatuto do Bolseiro e Regulamento das Bolsas de Investigação;
14. f)Manter atualizado o registo dos bolseiros.
15. 1.3 -No âmbito da Gestão de Projetos:
16. a)Apoiar a gestão financeira e administrativa dos projetos de investigação;
17. b)Validar e registar a receita recebida em articulação com os Serviços Financeiros;
18. c)Validar os pedidos de despesa, dando início do pedido de aquisição no Módulo de Gestão Patrimonial;
19. d)Apoiar em articulação com os Serviços Financeiros as ações e procedimentos necessários à celebração de contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens e serviços;
20. e)Gerir os saldos dos projetos em estreita articulação com os Centros de Investigação;
21. f)Monitorizar o registo e distribuição de overheads dos projetos;
22. g)Acompanhar as auditorias financeiras dos projetos em articulação com os Serviços Financeiros;
23. h)Realizar relatórios de execução financeira dos projetos e preparar toda a documentação anexa, em articulação com os outros serviços da ENSP-NOVA envolvidos;
24. i)Apoiar a Unidade de Investigação (CISP e CHRC).

Artigo 9.º

Gabinete de Ação Externa

1 -O Gabinete de Ação Externa (GAE) exerce as suas competências nos domínios da gestão de projetos estruturantes e investimentos, da formação avançada não conferente de grau e das relações externas da ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Gestão de Projetos e Investimentos:
2. a)Identificar e divulgar oportunidades de financiamento nacional e internacional para os projetos estruturantes da ENSP-NOVA;
3. b)Apoiar a elaboração de candidaturas a projetos de financiamento que visem a melhoria das condições para a realização das atividades da Escola no âmbito do desenvolvimento da sua missão;
4. c)Monitorizar os resultados obtidos pela ENSP-NOVA, resultantes de candidaturas a diversos esquemas de financiamento nacionais e internacionais;
5. d)Garantir a disponibilização da informação institucional, validada e atualizada, a todos os intervenientes no processo de candidaturas a projetos de investimento;
6. e)Dinamizar projetos de empreendedorismo de base científica com impacto em saúde pública;
7. f)Contribuir para o ecossistema de empreendedorismo e rede de mentores da Universidade NOVA de Lisboa.
8. 1.2 -No âmbito da Formação Avançada:
9. a)Propor programas de promoção do empreendedorismo e inovação em saúde pública, reforçando o ensino e o reconhecimento do mérito nestas áreas;
10. b)Acompanhar a estratégia de desenvolvimento da formação de curta duração não conferente de grau;
11. c)Coordenar administrativamente os cursos não conferentes supramencionados, em articulação com os Serviços Académicos e Financeiros;
12. d)Acompanhar os processos de inscrição, e garantir a verificação do pagamento de propinas e de outros custos associados;
13. e)Disponibilizar a informação necessária à gestão da ENSP-NOVA.
2 -No âmbito das Relações Externas:
1. a)Apoiar e implementar a estratégia da Internacionalização da ENSP-NOVA, nos domínios da investigação e do ensino;
2. b)Identificar oportunidades de novos Acordos com entidades publicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras;
3. c)Apoiar o estabelecimento de protocolos e projetos de colaboração com empresas e outras entidades do tecido económico e social;
4. d)Gerir Protocolos e Acordos de Cooperação da ENSP-NOVA, incluindo os cursos em associação com outras universidades nacionais e internacionais.

Secção II - Unidades funcionais transversais

Artigo 10.º

Serviços de Recursos Humanos

1 -Os Serviços de Recursos Humanos (SRH) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos humanos da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Gestão de Recursos Humanos:
2. a)Elaborar e gerir de forma integrada o mapa de pessoal da ENSP-NOVA;
3. b)Elaborar a previsão das despesas com pessoal a incluir no projeto de orçamento da ENSP-NOVA;
4. c)Realizar a descrição, análise e especificação de funções do pessoal técnico, administrativo e de gestão, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;
5. d)Organizar e manter atualizado o arquivo, os processos individuais, bases de dados de recursos humanos, e toda a informação pertinente e necessária para os diversos fins legais;
6. e)Assegurar os procedimentos administrativos respeitantes ao recrutamento e seleção de pessoal docente, não docente e investigadores, bem como a constituição, modificação, renovação, suspensão e extinção de vínculos;
7. f)Instruir, organizar e gerir os processos de vicissitudes contratuais, como alteração de posicionamento remuneratório, promoção, mobilidade, acumulações de funções, cessação de funções, e aposentação ou reforma;
8. g)Coordenar as ações de acolhimento e integração de novos trabalhadores;
9. h)Proceder à inscrição/alteração e gestão da situação dos trabalhadores junto de entidades externas com competência na matéria, designadamente da Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social, ADSE, Seguradoras, entre outras;
10. i)Elaborar o mapa de férias, assim como assegurar o registo, controlo e gestão da assiduidade dos trabalhadores, designadamente faltas, licenças e outras dispensas de serviço;
11. j)Gerir os processos relativos à concessão de estatuto de trabalhador-estudante;
12. k)Identificar as necessidades de formação profissional de todos os trabalhadores não docentes e não investigadores, e em conjunto com os responsáveis dos serviços, elaborar, planear, acompanhar e avaliar o plano de formação e desenvolvimento;
13. l)Garantir a gestão, preparação e disponibilização de informação legalmente exigida, em matéria de recursos humanos, bem como de toda a informação de apoio à gestão e elaboração de relatórios e/ou auditorias;
14. m)Emitir declarações, certidões, notas biográficas e quaisquer outros documentos, requeridos pelos interessados e exigidos por lei, relativos à gestão administrativa de recursos humanos;
15. n)Elaborar e responder aos inquéritos Balanço Social, Relatório Único, SIOE, RAF, IEESP, e outros instrumentos estatísticos, de planeamento e de gestão de recursos humanos;
16. o)Elaborar as fichas de acumulação para efeitos de Conta de Gerência;
17. p)Efetuar o processamento de remunerações, subsídios e outros abonos, e respetivos descontos;
18. q)Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;
19. r)Organizar e acompanhar o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
20. s)Assegurar as atividades no âmbito da segurança, saúde e bem-estar;
21. t)Instruir procedimentos referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais;
22. u)Prestar as informações que lhe forem solicitadas em matéria de planeamento e gestão de recursos humanos.
23. 1.2 -No âmbito do Expediente:
24. a)Receber, classificar, registar e distribuir a correspondência entrada e dirigida aos órgãos e serviços da ENSP-NOVA;
25. b)Proceder à classificação e registo de correspondência expedida para outras entidades externas, assim como executar os demais atos de saída da mesma correspondência;
26. c)Assegurar a divulgação interna da informação legal relevante;
27. d)Zelar pela organização, manutenção e permanente atualização do arquivo do expediente e toda a documentação que lhe for confiada.

Artigo 11.º

Serviços Financeiros

1 -Os Serviços Financeiros (SF) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos materiais, financeiros e patrimoniais da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Gestão Orçamental, Patrimonial e de Prestação de Contas:
2. a)Assegurar toda a tramitação processual e documental relativa ao registo das receitas e das despesas;
3. b)Proceder ao controlo dos processos de despesas e submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
4. c)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas e o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier final;
5. d)Assegurar o pagamento dos impostos e demais obrigações fiscais;
6. e)Assegurar mensalmente as reconciliações bancárias;
7. f)Validar as amortizações, depreciações e avaliações dos bens do imobilizado;
8. g)Validar os mapas de imobilizado extraídos do sistema de Informação da ENSP-NOVA;
9. h)Elaborar o projeto de orçamento da ENSP-NOVA, os relatórios mensais, trimestrais e anuais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;
10. i)Gerir e registar os processos de alterações orçamentais, nomeadamente transferências, cativações, reforços, integração de saldos de gerência e créditos especiais;
11. j)Elaborar os processos de requisição de fundos;
12. k)Elaborar a conta de gerência;
13. l)Registar e analisar a informação financeira na ótica da contabilidade analítica.
14. 1.2 -No âmbito do Controlo e Gestão Financeira:
15. a)Garantir a qualidade do sistema de controlo interno da área financeira, orçamental e patrimonial;
16. b)Garantir e controlar a qualidade da informação extraída dos sistemas de contabilidade e de gestão orçamental:
17. c)Produzir indicadores de gestão que permitam acompanhar a evolução da situação financeira da ENSP-NOVA;
18. d)Acompanhar e controlar a execução financeira de projetos, e outras prestações de serviços efetuadas pela ENSP-NOVA;
19. e)Acompanhar e controlar os overheads da ENSP-NOVA, em articulação com o GAIDI;
20. f)Acompanhar a execução dos fluxos de caixa e da tesouraria da Escola;
21. g)Elaborar do Relatório de Gestão anual;
22. h)Acompanhar os processos de auditoria.
23. 1.3 -No âmbito da Tesouraria:
24. a)Executar a cobrança de receitas próprias da ENSP-NOVA;
25. b)Efetuar reembolsos e pagamentos a terceiros;
26. c)Registar a liquidação dos meios de pagamento emitidos;
27. d)Efetuar recebimentos, registar e depositar todas as receitas cobradas emitindo os recibos de quitação;
28. e)Manter atualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;
29. f)Controlar o fundo de maneio da ENSP-NOVA;
30. g)Manter atualizado o arquivo da Tesouraria;
31. h)Elaborar folhas de caixa e controlar o saldo financeiro;
32. i)Zelar pela segurança dos valores em caixa e controlar as contas.
33. 1.4 -No âmbito do Inventário e Património:
34. a)Organizar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis da ENSP-NOVA;
35. b)Manter a inventariação física do material e instalações da ENSP-NOVA;
36. c)Emitir e garantir a colocação de etiquetas nos bens móveis da ENSP-NOVA;
37. d)Organizar os processos de abate e de inutilização dos bens de património deteriorados e sem valor e transferência ou cedência de bens sem interesse para a ENSP-NOVA;
38. e)Elaborar os elementos que acompanham o Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados, nomeadamente ativo bruto, amortizações e provisões, para a Conta de Gerência;
39. f)Verificar os subsídios de investimento para efeito de reconhecimento das demonstrações financeiras da ENSP-NOVA.
40. 1.5 -No âmbito da Gestão de Stocks e Logística:
41. a)Analisar, identificar e informar das necessidades de aquisição de bens de economato;
42. b)Prover os recursos de bens e serviços necessários ao funcionamento da ENSP-NOVA;
43. c)Gerir as existências garantindo o material de consumo corrente;
44. d)Registar todas as entradas e saídas de material e criar todos os controlos necessários;
45. e)Fornecer os Serviços, mediante requisição;
46. f)Criar e validar o ficheiro de inventário a submeter à Autoridade Tributária.
2 -No âmbito da Contratação Pública:
1. a)Assegurar os processos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços e acompanhamento dos contratos, garantindo procedimentos uniformizados;
2. b)Lançar e acompanhar os procedimentos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços;
3. c)Coordenar e acompanhar todas as fases dos concursos, procedendo à elaboração dos documentos a submeter a autorização superior;
4. d)Elaborar e organizar o processo final de contratualização;
5. e)Proceder à conferência e registo de toda a faturação;
6. f)Manter um registo desses contratos mensalmente atualizados e disponível para consulta;
7. g)Conduzir os procedimentos contratuais nas plataformas;
8. h)Proceder à publicitação no portal base.gov.pt;
9. i)Elaborar a relação dos contratos para a conta de gerência;
10. j)Elaborar o plano anual de compras e promover a sua execução;
11. k)Manter uma base de dados atualizada de fornecedores certificados.

Artigo 12.º

Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação

1 -Os Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação (STIC) são a unidade de gestão das infraestruturas tecnológicas, dos sistemas de informação e desenvolvimento da ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito das Infraestruturas de Comunicação e Sistemas de Informação:
2. a)Proceder ao levantamento dos requisitos da rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
3. b)Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
4. c)Instalar, configurar e gerir a rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
5. d)Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito das infraestruturas de comunicação;
6. e)Definir os requisitos do Datacenter da ENSP-NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;
7. f)Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da estrutura do Datacenter da ENSP-NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;
8. g)Instalar, configurar e gerir os servidores, serviços e aplicações informáticos sob controlo dos Serviços de Informática;
9. h)Assegurar um serviço de cópias de segurança da informação crítica dos sistemas informáticos e sistemas de informação;
10. i)Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito da Administração de Sistemas;
11. j)Realizar estudos e análises dos requisitos a que os sistemas de informação deverão satisfazer para a sua adequação aos objetivos da ENSP-NOVA;
12. k)Desenhar e planear a arquitetura dos sistemas de informação da ENSP-NOVA;
13. l)Assegurar a integração de novas aplicações com os serviços já existentes, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;
14. m)Gerir a manutenção, atualização e implementação de novas funcionalidades nas aplicações existentes em consonância com as necessidades da Escola;
15. n)Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito dos Sistemas de Informação.
16. 1.2 -No âmbito do Desenvolvimento Web e e-Learning:
17. a)Planear, desenvolver e manter a presença Institucional da ENSP-NOVA na web;
18. b)Desenvolver outras páginas web que lhe sejam solicitadas;
19. c)Implementar práticas e técnicas que garantam a otimização e posicionamento web dos sistemas de informação desenvolvidos;
20. d)Apoiar a organização de atividades de ensino online e a produção de conteúdos digitais de Unidades Curriculares;
21. e)Planear e desenvolver projetos de melhoria da qualidade de ensino e aprendizagem, incluindo a formação de recursos humanos;
22. f)Apoiar a utilização do e-learning como forma de ampliação da oferta formativa da ENSP-NOVA.
23. 1.3 -No âmbito do suporte ao utilizador:
24. a)Assegurar a gestão e assistência técnica de todos os equipamentos, aplicações e recursos informáticos geridos pelos STIC;
25. b)Manter o registo permanentemente atualizado de todo o software e hardware existente e sob responsabilidade dos STIC;
26. c)Monitorizar de forma regular e preventiva a segurança informática existente;
27. d)Assegurar a gestão do equipamento informático, inventariação, abate e transferências internas;
28. e)Instalar software, aplicativos e sistemas desenvolvidos pelos SI;
29. f)Garantir um ponto de contacto para os utilizadores no que concerne à resolução de todos os incidentes e pedidos que se enquadrem nas suas responsabilidades;
30. g)Proporcionar um diagnóstico e intervenção de primeira linha;
31. h)Escalar/hierarquizar os incidentes e pedidos que não possam ser solucionados pelo Núcleo;
32. i)Manter os utilizadores informados sobre o progresso dos incidentes e pedidos;
33. j)Prestar assistência e apoio técnico ao normal funcionamento dos equipamentos, sistemas e aplicações de suporte da ENSP-NOVA;
34. k)Apoiar a utilização de Videoconferência;
35. l)Apoiar as atividades desenvolvidas na ENSP-NOVA que impliquem a utilização de meios informáticos e audiovisuais.

Artigo 13.º

Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade

1 -O Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ) exerce as suas atribuições nos domínios do planeamento estratégico e da gestão da qualidade, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito do Planeamento:
2. a)Apoiar a elaboração e o desenvolvimento do Plano Estratégico da ENSP-NOVA e acompanhar monitorização da sua realização;
3. b)Recolher, organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico e para a gestão económico-financeira da atividade da ENSP-NOVA, designadamente, nos domínios financeiro, de recursos humanos e de estudantes, mantendo atualizados os indicadores de referência;
4. c)Prestar apoio a projetos de implementação de bases de dados ou sistemas integrados de gestão de informação e colaborar com outros serviços de modo a garantir a qualidade de dados;
5. d)Apoiar o processo de elaboração do Plano Anual de Atividades e respetivo Relatório de Atividades da ENSP-NOVA;
6. e)Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento estratégico da ENSP-NOVA;
7. f)Apoiar a elaboração e monitorizar a execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
8. g)Desenvolver outras iniciativas que, no âmbito do planeamento estratégico, lhe sejam solicitadas pelo Diretor.
9. 1.2 -No âmbito da Gestão da Qualidade:
10. a)Servir de estrutura de suporte às funções a executar pelo Responsável da Qualidade na implementação operacional das políticas e objetivos da qualidade e demais funções inerentes à área da gestão da qualidade, assegurando a implementação do Sistema Interno de Monitorização e Avaliação da Qualidade da NOVA (NOVA SIMAQ) na Escola;
11. b)Promover e desenvolver mecanismos de auscultação, monitorização e avaliação da qualidade de acordo com os parâmetros nacionais e internacionais de referência;
12. c)Apoiar os processos de avaliação e acreditação dos cursos e institucionais, bem como a monitorização do cumprimento das recomendações, tanto a nível nacional como internacional;
13. d)Apoiar a integração da Escola e dos seus cursos em rankings nacionais e internacionais, em alinhamento com os objetivos estratégicos definidos, reforçando o posicionamento da Escola como instituição de referência no ensino pós-graduado, na investigação e na criação de valor para a sociedade na área da saúde pública;
14. e)Elaborar os relatórios do NOVA SIMAQ, divulgar os resultados e monitorizar as medidas de melhoria preconizadas;
15. f)Promover abordagens de melhoria contínua e de desenvolvimento de cultura institucional de Garantia da Qualidade;
16. g)Promover a elaboração e contínua atualização do Manual de Procedimentos da Escola;
17. h)Garantir a concretização das tarefas operacionais específicas da gestão da qualidade relacionadas com os requisitos de controlo geral de documentos e registos, auditorias internas, não conformidades, ações corretivas e ações de melhoria, reclamações e elogios;
18. i)Participar nas auditorias da qualidade realizadas, colaborando com o Responsável da Qualidade na implementação de eventuais ações de melhoria decorrentes da realização das mesmas.

Artigo 14.º

Serviços de Documentação e Informação

1 -Os Serviços de Documentação e Informação (SDI) têm como competências gerir o fundo documental, centralizar a recolha, aquisição e tratamento dos documentos, identificar e selecionar as fontes de informação, assegurar o serviço de consulta a bases de dados, colaborar nas atividades de permuta de informação e ainda implementar e gerir a política de publicações da ENSP-NOVA, definida pelos órgãos apropriados, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Biblioteca:
2. a)Ser o fiel depositário do fundo documental da ENSP-NOVA que inclui informação bibliográfica, impressa e digital, de suporte às atividades de ensino, investigação e ação externa da Escola;
3. b)Colaborar e apoiar a tomada de decisão relativa à seleção dos recursos documentais e digitais a adquirir;
4. c)Gerir e disponibilizar espaços, coleções, serviços e instrumentos de pesquisa que apoiem, acolham e estimulem o estudo e a aprendizagem;
5. d)Promover ou participar em projetos e redes, nacionais e internacionais, no domínio da informação científica e da cooperação entre bibliotecas, funcionando em rede com os centros similares da NOVA e de outras universidades portuguesas.
6. 1.2 -No âmbito do Tratamento e Difusão da Informação, Pesquisa e Formação de Utilizadores, Gestão de Informação Científica e Repositório:
7. a)Apoiar os processos de obtenção de publicações e documentação, por aquisição, oferta e permuta;
8. b)Catalogar, classificar e indexar as publicações e documentação, de acordo com a regulamentação e normas em vigor, inserindo as respetivas referências nas bases de dados bibliográficas e catálogos;
9. c)Gerir o serviço de empréstimo de publicações;
10. d)Organizar, conservar e preservar os fundos documentais;
11. e)Assegurar a familiaridade de todos os utilizadores com os recursos bibliográficos disponíveis dado que a sua consulta está aberta aos docentes, estudantes, investigadores e pessoal da ENSP-NOVA e, também, a utilizadores externos;
12. f)Promover ações e disponibilizar materiais de formação e capacitação da comunidade ENSP-NOVA no domínio da literacia da informação, da comunicação científica e da ciência aberta;
13. g)Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização da produção científica dos docentes, estudantes e investigadores no sistema de gestão da produção científica da NOVA;
14. h)Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização de teses de doutoramento, de dissertações de mestrado e de artigos científicos no repositório institucional da NOVA.
15. 1.3 -No âmbito Editorial e de Publicações:
16. a)Assegurar a redação, edição, armazenagem e distribuição das publicações da ENSP-NOVA;
17. b)Disponibilizar a venda de publicações que valorizem o conhecimento gerado na ENSP-NOVA, na NOVA e na área da saúde pública.
18. 1.4 -Os SDI irão dispor de regulamento próprio.

Artigo 15.º

Gabinete de Comunicação e Marketing

1 -O Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM) exerce as suas funções nos domínios da comunicação e imagem e de assessoria de imprensa e marketing da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Comunicação e Imagem:
2. a)Colaborar na definição da estratégia de comunicação, interna e externa da ENSP-NOVA;
3. b)Propor e implementar o plano anual de comunicação da ENSP-NOVA;
4. c)Fomentar uma política eficaz de comunicação interna de modo a contribuir para a coesão e desenvolvimento de sinergias junto de todos dos trabalhadores e serviços;
5. d)Gerir as plataformas de comunicação da ENSP-NOVA, a sua imagem e os seus conteúdos;
6. e)Gerir e dinamizar o website e a intranet institucionais;
7. f)Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela ENSP-NOVA.
8. 1.2 -No âmbito de Marketing e Assessoria de Imprensa:
9. a)Elaborar e executar o plano de marketing anual da ENSP-NOVA;
10. b)Desenvolver ferramentas de marketing digital e de conteúdos em redes sociais;
11. c)Conceber e desenvolver campanhas de comunicação através da conceção de conteúdos, de design corporativo, editorial e digital, em coordenação com os Órgãos de Gestão;
12. d)Propor à Direção da ENSP-NOVA um plano anual de divulgação da oferta do ensino devidamente justificado e orçamentado;
13. e)Assegurar o desenvolvimento de relações com os órgãos da comunicação social em coordenação com os órgãos de Gestão;
14. f)Assegurar o desenvolvimento de relações profícuas com stakeholders importantes para a instituição;
15. g)Assegurar a assessoria de imprensa, designadamente, através da identificação de situações de oportunidades mediáticas, da redação de comunicados de imprensa e de divulgação de produtos, da análise e seleção de clipping;
16. h)Assegurar o aconselhamento e treino para a relação dos órgãos de gestão da ENSP-NOVA com os media.

Artigo 16.º

Gabinete de Gestão de Infraestruturas

1 -O Gabinete de Gestão de Infraestruturas (GGI) tem como atribuições a gestão e o controlo da manutenção, conservação, limpeza e segurança das instalações da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. a)Zelar pelas boas condições técnicas e de conforto e pela manutenção das instalações da ENSP-NOVA;
2. b)Zelar pelas condições de segurança do pessoal e alunos, das instalações da ENSP-NOVA e pelo cumprimento das normas legalmente estabelecidas;
3. c)Propor e preparar a execução de obras de reparação, conservação e manutenção dos bens móveis e imóveis da ENSP-NOVA;
4. d)Assegurar a regular inspeção e controlo das condições em que se encontram as instalações e equipamentos;
5. e)Assegurar, coordenar e controlar os serviços de higiene e limpeza das instalações e zelar pelas corretas condições em que se encontram;
6. f)Coordenar e controlar os serviços de segurança do edifício da ENSP-NOVA;
7. g)Zelar pelo bom estado, arranjo e aspeto geral das áreas envolventes da ENSP-NOVA e assegurar serviços de jardinagem adequados;
8. h)Acompanhar e gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços, assistência técnica e manutenção de equipamentos, assegurando o cumprimento dos mesmos;
9. i)Gerir os espaços e salas do edifício da ENSP-NOVA em articulação com os Serviços Académicos e Gabinete de Comunicação e Marketing;
10. j)Acompanhar os procedimentos relativos a obras das instalações.

Secção III - Assessoria aos Órgãos de gestão

Artigo 17.º

Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão

1 -A Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão (ADOG), na dependência direta do Diretor, integra as estruturas flexíveis criadas nos termos do n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Assessoria Jurídica:
2. a)Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ENSP-NOVA, através de informações, de pareceres e da redação de documentos;
3. b)Colaborar na preparação, revisão e interpretação de documentos normativos e outros, nomeadamente, estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contrato de diversa natureza;
4. c)Prestar apoio jurídico nos processos concursais dirigidos a pessoal docente, não docente, investigadores e bolseiros;
5. d)Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da ENSP-NOVA;
6. e)Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
7. 1.2 -No âmbito do Secretariado aos Órgãos de Gestão:
8. a)Prestar apoio administrativo e de secretariado à Direção e à atividade dos órgãos colegiais da ENSP-NOVA preparando as reuniões e colaborando na execução das respetivas deliberações;
9. b)Prestar apoio aos processos eleitorais, designadamente, através do acompanhamento e da elaboração dos cadernos eleitorais;
10. c)Organizar informação, elaborar a documentação e constituir os dossiers necessários às atividades da Direção e dos órgãos colegiais, mantendo um arquivo organizado da documentação relevante;
11. d)Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 -A ADOG pode ser coordenada por um técnico superior a designar pelo Diretor.

Capítulo III - Disposições finais e transitórias

Artigo 18.º

Cargos Dirigentes

1 -Os titulares dos cargos dirigentes providos à data da entrada em vigor do presente regulamento nos serviços objeto de reorganização, cujo cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a estrutura que lhe sucedeu.
2 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço referidas no número anterior.

Artigo 19.º

Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável

1 -As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Diretor.
2 -Aplica-se subsidiariamente o regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislações em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.

Artigo 20.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade NOVA de Lisboa aprovado pelo Despacho 4330/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 82, em 28 de abril de 2021, com as alterações introduzidas pelo Despacho (extrato) n.º 10133/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 158, de 17 de agosto de 2022.

Artigo 21.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

6 de novembro de 2023. - A Diretora, Prof.ª Doutora Sónia Dias.

317068097

Artigo 11.º

Serviços Financeiros

1 -Os Serviços Financeiros (SF) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos materiais, financeiros e patrimoniais da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
1. 1.1 -No âmbito da Gestão Orçamental, Patrimonial e de Prestação de Contas:
2. a)Assegurar toda a tramitação processual e documental relativa ao registo das receitas e das despesas;
3. b)Proceder ao controlo dos processos de despesas e submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
4. c)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas e o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier final;
5. d)Assegurar o pagamento dos impostos e demais obrigações fiscais;
6. e)Assegurar mensalmente as reconciliações bancárias;
7. f)Validar as amortizações, depreciações e avaliações dos bens do imobilizado;
8. g)Validar os mapas de imobilizado extraídos do sistema de Informação da ENSP-NOVA;
9. h)Elaborar o projeto de orçamento da ENSP-NOVA, os relatórios mensais, trimestrais e anuais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;
10. i)Gerir e registar os processos de alterações orçamentais, nomeadamente transferências, cativações, reforços, integração de saldos de gerência e créditos especiais;
11. j)Elaborar os processos de requisição de fundos;
12. k)Elaborar a conta de gerência;
13. l)Registar e analisar a informação financeira na ótica da contabilidade analítica.
14. 1.2 -No âmbito do Controlo e Gestão Financeira:
15. a)Garantir a qualidade do sistema de controlo interno da área financeira, orçamental e patrimonial;
16. b)Garantir e controlar a qualidade da informação extraída dos sistemas de contabilidade e de gestão orçamental:
17. c)Produzir indicadores de gestão que permitam acompanhar a evolução da situação financeira da ENSP-NOVA;
18. d)Acompanhar e controlar a execução financeira de projetos, e outras prestações de serviços efetuadas pela ENSP-NOVA;
19. e)Acompanhar e controlar os overheads da ENSP-NOVA, em articulação com o GAIDI;
20. f)Acompanhar a execução dos fluxos de caixa e da tesouraria da Escola;
21. g)Elaborar do Relatório de Gestão anual;
22. h)Acompanhar os processos de auditoria.
23. 1.3 -No âmbito da Tesouraria:
24. a)Executar a cobrança de receitas próprias da ENSP-NOVA;
25. b)Efetuar reembolsos e pagamentos a terceiros;
26. c)Registar a liquidação dos meios de pagamento emitidos;
27. d)Efetuar recebimentos, registar e depositar todas as receitas cobradas emitindo os recibos de quitação;
28. e)Manter atualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;
29. f)Controlar o fundo de maneio da ENSP-NOVA;
30. g)Manter atualizado o arquivo da Tesouraria;
31. h)Elaborar folhas de caixa e controlar o saldo financeiro;
32. i)Zelar pela segurança dos valores em caixa e controlar as contas.
33. 1.4 -No âmbito do Inventário e Património:
34. a)Organizar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis da ENSP-NOVA;
35. b)Manter a inventariação física do material e instalações da ENSP-NOVA;
36. c)Emitir e garantir a colocação de etiquetas nos bens móveis da ENSP-NOVA;
37. d)Organizar os processos de abate e de inutilização dos bens de património deteriorados e sem valor e transferência ou cedência de bens sem interesse para a ENSP-NOVA;
38. e)Elaborar os elementos que acompanham o Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados, nomeadamente ativo bruto, amortizações e provisões, para a Conta de Gerência;
39. f)Verificar os subsídios de investimento para efeito de reconhecimento das demonstrações financeiras da ENSP-NOVA.
40. 1.5 -No âmbito da Gestão de Stocks e Logística:
41. a)Analisar, identificar e informar das necessidades de aquisição de bens de economato;
42. b)Prover os recursos de bens e serviços necessários ao funcionamento da ENSP-NOVA;
43. c)Gerir as existências garantindo o material de consumo corrente;
44. d)Registar todas as entradas e saídas de material e criar todos os controlos necessários;
45. e)Fornecer os Serviços, mediante requisição;
46. f)Criar e validar o ficheiro de inventário a submeter à Autoridade Tributária.
2 -No âmbito da Contratação Pública:
1. a)Assegurar os processos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços e acompanhamento dos contratos, garantindo procedimentos uniformizados;
2. b)Lançar e acompanhar os procedimentos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços;
3. c)Coordenar e acompanhar todas as fases dos concursos, procedendo à elaboração dos documentos a submeter a autorização superior;
4. d)Elaborar e organizar o processo final de contratualização;
5. e)Proceder à conferência e registo de toda a faturação;
6. f)Manter um registo desses contratos mensalmente atualizados e disponível para consulta;
7. g)Conduzir os procedimentos contratuais nas plataformas;
8. h)Proceder à publicitação no portal base.gov.pt;
9. i)Elaborar a relação dos contratos para a conta de gerência;
10. j)Elaborar o plano anual de compras e promover a sua execução;
11. k)Manter uma base de dados atualizada de fornecedores certificados.