Despacho

Despacho n.º 12597/2020

Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Coimbra

Parte I - Disposições gerais

Objeto e âmbito

1 -O presente regulamento estabelece as condições de utilização e cedência dos espaços dos imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra (IPC) a entidades terceiras para a realização de eventos de curta duração de cariz turístico-cultural ou desportivo, ou de natureza afim.
2 -O presente regulamento estabelece ainda as condições de cedência temporária de espaços, nos termos dos n.os 10 a 13 do artigo 11.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Coimbra.

Entidades terceiras

Para efeitos de utilização dos espaços dos imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra, consideram-se entidades terceiras todas as que não tenham qualquer ligação institucional ao Instituto Politécnico de Coimbra.

Parte II - Cedência de curta duração

Artigo 3.º

Cedência de curta duração

1 -Podem ser cedidos os espaços dos imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra que se encontram identificados para o efeito no Portal da internet do IPC.
2 -A utilização dos espaços do IPC pode ser solicitada para a realização de qualquer evento que não colida com a imagem, os princípios e valores do Instituto Politécnico de Coimbra.
3 -A utilização dos espaços não pode ser cedida para a realização de atividades que prejudiquem o normal funcionamento do Instituto Politécnico de Coimbra ou que sejam consideradas inadequadas às estruturas dos espaços disponíveis, ou ainda que coloquem em risco a conservação das instalações e do seu recheio material.
4 -Os espaços não estão disponíveis quando estejam a ser utilizados pelo Instituto Politécnico de Coimbra ou quando a sua utilização seja necessária ao desenvolvimento das suas atividades.
5 -O presente regulamento aplica-se ainda aos espaços do Centro Cultural Penedo da Saudade, com as especificações previstas no artigo 13.º

Artigo 4.º

Onerosidade

A utilização dos espaços do Instituto Politécnico de Coimbra está sujeita a uma contrapartida fixada em função da área e do espaço de tempo a utilizar, de acordo com as tabelas disponíveis no Portal da internet do IPC, não incluindo a eventual afetação de equipamentos ou recursos humanos, cuja disponibilização será orçamentada caso a caso, e a um procedimento de receção e seleção dos pedidos de utilização.

Artigo 5.º

Unidades Orgânicas, e Serviços de Ação Social e Serviços Centrais

1 -Os espaços e imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra que não estejam contemplados nas tabelas referidas no n.º 1 do artigo 3.º, e estejam afetos a qualquer uma das suas Unidades Orgânicas, Serviços de Ação Social (SASIPC) ou Serviços Centrais (SC), podem ser cedidos para a realização de eventos e para a realização de atividades turístico-culturais ou desportivas, ou afins, mediante contrapartida fixada em tabela aprovada pela Unidade Orgânica ou Serviço a que se encontram afetos, em função da área e do espaço de tempo a utilizar, desde que não prejudiquem o normal funcionamento das suas atividades.
2 -A cedência dos espaços referidos no número anterior é da responsabilidade das respetivas Unidades Orgânicas ou Serviços, aos quais cabe a elaboração de um regulamento com regras próprias para esse efeito, que não podem contrariar os princípios orientadores definidos no presente regulamento.
3 -A elaboração do regulamento deve ter por base os recursos humanos e materiais disponíveis para o uso regular dos espaços a ceder.
4 -O regulamento deverá fixar:
1. a)Os espaços disponíveis para serem cedidos a entidades terceiras;
2. b)A contrapartida mínima devida por cada utilização, fixada num ou em vários preços m2/hora, em função do tipo de espaço e duração da cedência;
3. c)O período disponível para utilização por terceiros;
4. d)A responsabilidade por todas as despesas que a cedência de espaço possa ocasionar;
5. e)A responsabilidade por danos que possam ocorrer em virtude da utilização;
6. f)O procedimento a adotar para a receção, seleção e autorização dos pedidos de utilização e cedência.

Artigo 6.º

Procedimento

1 -A cedência dos espaços ou imóveis para utilização de terceiros depende de requerimento em formulário próprio, dirigido ao responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, com uma antecedência mínima de 15 dias em relação à data de início da cedência solicitada.
2 -O formulário referido no número anterior consta do Sistema Interno de Gestão da Qualidade (SIGQ) do IPC e está disponível no Portal da internet do IPC.

Artigo 7.º

Requerimento

1 -Do formulário referido no n.º 1 do artigo anterior, deve constar toda a informação sobre a atividade a desenvolver nos espaços ou imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra, nomeadamente, tipo de evento ou atividade, entidades organizadoras, objetivos, duração, materiais a utilizar, período de montagem e desmontagem.
2 -O requerente pode ainda solicitar uma visita aos espaços para verificação das condições dos mesmos para a realização do evento ou atividade pretendida.
3 -Qualquer alteração ao requerimento inicial deve ser requerida e autorizada previamente pelo responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço.

Artigo 8.º

Condições de cedência

1 -Os espaços são cedidos exclusivamente para uso da entidade requerente, não podendo a cedência ser transmitida a terceiros, salvo autorização expressa para o efeito.
2 -A utilização por terceiros ou a cedência de curta duração, após autorização, é formalizada através de documento escrito.
3 -As entidades terceiras, autorizadas a utilizar os espaços, são integralmente responsáveis pelo conteúdo e desenvolvimento das atividades, nomeadamente por todas as obrigações previstas na lei, inerentes a estas.
4 -Não são da responsabilidade do Instituto Politécnico de Coimbra os danos causados a pessoas e bens, no âmbito da organização e realização de quaisquer atividades nos espaços ou imóveis cedidos.
5 -Todos os espaços e os equipamentos afetos aos mesmos, devem ser utilizados de forma correta e responsável.
6 -Qualquer alteração na configuração do mobiliário ou equipamento existente nos espaços depende de autorização prévia do responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, sendo da responsabilidade do requerente a sua deslocação, bem como a sua reposição na situação inicial.
7 -A fixação e instalação de materiais ou equipamentos depende de autorização prévia do responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, sendo da responsabilidade do requisitante todos os danos provocados por estas atividades, ainda que previamente autorizadas.
8 -A ligação de qualquer equipamento às redes do Instituto Politécnico de Coimbra, depende de autorização prévia do responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, competindo ao requerente verificar se os equipamentos estão em boas condições técnicas e não colocam em risco as instalações ou os seus ocupantes.
9 -Todos os danos provocados nos espaços e nos equipamentos, durante o período de utilização, são da inteira responsabilidade do requerente, sendo-lhe imputados os custos inerentes à reparação dos mesmos.
10 -O requisitante é ainda responsável pela manutenção da ordem e das regras de segurança nos espaços requisitados e zonas envolventes.

Artigo 9.º

Contrapartida pela cedência

1 -A cedência de espaços e imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra está sujeita a uma contrapartida financeira, a pagar pela entidade utilizadora.
2 -A contrapartida assume, por regra, a forma de compensação monetária, de acordo com as tabelas aprovadas pelos Conselhos Administrativos das Unidades Orgânicas ou dos Serviços.
3 -As tabelas referidas no ponto anterior são atualizadas anualmente, só entrando em vigor depois de enviadas para a Presidência do IPC e publicitadas no portal do IPC na internet.
4 -Os custos de utilização dos espaços são aqueles que estiverem em vigor na data da autorização da cedência do espaço.
5 -A compensação monetária é fixada por m2/hora.
6 -Aos fins de semana e feriados acresce uma taxa de 25 % ao valor apresentado na tabela em vigor.
7 -De acordo com a lei, sempre que os eventos sejam pagos por entidades terceiras, aos valores indicados na tabela acresce o valor do IVA à taxa em vigor.
8 -Para efeito de determinação dos valores referidos nos números anteriores, devem ser considerados os encargos e despesas do Instituto Politécnico de Coimbra com a conservação e manutenção dos espaços, nomeadamente, as depreciações, os custos de conservação e os custos de exploração, designadamente eletricidade, gás, água, comunicações, segurança e limpeza.
9 -Pode ser estipulada outra forma de contrapartida pela cedência de espaços, por acordo escrito a estabelecer entre a entidade requerente e o Instituto Politécnico de Coimbra, a propor ao responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, que o aprovará por decisão fundamentada, depois de verificar os seguintes requisitos:
1. a)Do acordo constar uma descrição completa das prestações de cada uma das partes;
2. b)As prestações estarem quantificadas em termos de benefícios que acarretam para o Instituto Politécnico de Coimbra e para a entidade requerente;
3. c)Existir um equilíbrio financeiro entre as prestações.
10 -O responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço pode propor uma quantificação diferente da apresentada, caso em que, antes de decidir, o proponente deverá pronunciar-se sobre a alteração.
11 -Os valores a pagar pelas entidades requerentes, apurados nos termos do presente artigo, devem ser tratados de acordo com o Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de agosto, na sua redação atual, e o Orçamento do Estado em vigor.
12 -Em casos específicos, em que o interesse para o Instituto Politécnico de Coimbra o justifique, o responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço pode autorizar, com dispensa de pagamento, a cedência de espaços a terceiros, destinados a ações não lucrativas ou a eventos de carácter cultural, social ou humanitário, que manifestamente se integrem no âmbito dos seus objetivos e deveres sociais.
13 -No caso dos números anteriores, compete ao responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço fundamentar a decisão de cedência de espaço, na referida situação.

Artigo 10.º

Incumprimento

A verificação de desvios entre a atividade que tiver sido autorizada e a efetivamente desenvolvida constitui incumprimento deste regulamento, conferindo ao Instituto Politécnico de Coimbra o direito de resolução imediata do acordo, podendo, em qualquer altura, proceder à suspensão do evento.

Artigo 11.º

Cancelamento de reservas de espaços

1 -O cancelamento da utilização de espaços pode ser feito sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito, com uma antecedência mínima de cinco dias úteis relativamente à data da realização da atividade.
2 -Sempre que uma entidade terceira comunique o cancelamento da atividade com uma antecedência inferior a cinco dias úteis relativamente ao seu início, o Instituto Politécnico de Coimbra pode exigir o pagamento de 20 % do valor da cedência no caso de ter deixado de autorizar outros pedidos por sobreposição com o pedido cancelado.

Artigo 12.º

Procedimentos para pagamento

1 -Sem prejuízo do disposto no n.º 3, o pagamento respeitante a cedência de espaço deverá ser efetuado até 48 (quarenta e oito) horas depois do envio da fatura.
2 -A falta de pagamento no prazo indicado implica a impossibilidade de ser concedida nova autorização de cedência de espaço, para além da possibilidade de acionar os mecanismos legalmente previstos para cobrança do montante em dívida.
3 -O IPC poderá exigir o pagamento antecipado, total ou parcial, respeitante à cedência do espaço.
4 -No espaço de 72 horas o Instituto Politécnico de Coimbra deverá ter o comprovativo de pagamento.

Artigo 13.º

Centro Cultural Penedo da Saudade

1 -O Centro Cultural Penedo da Saudade é um espaço destinado à promoção de eventos de índole cultural e artística, sendo também admitida a realização de colóquios, debates, workshops, exposições, apresentação de livros e outras atividades análogas, desde que previamente autorizadas pela Direção Cultural do IPC.
2 -À requisição de espaços no Centro Cultural Penedo da Saudade para realização de eventos/atividades, aplica-se o disposto nos artigos 6.º e 7.º do presente regulamento, devendo os pedidos ser dirigidos à Direção Cultural do IPC.

Parte III - Cedência a título precário

Artigo 14.º

Cedência a título precário

1 -O Instituto Politécnico de Coimbra, no âmbito da sua autonomia patrimonial e, sem prejuízo do respeito pelos princípios estabelecidos nos artigos 53.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de agosto, pode autorizar, a título precário e para fins de interesse público, a cedência (total ou parcial) de imóveis integrados no seu património, para além do período máximo estabelecido para a cedência de curta duração, a entidades cuja atividade contribua para a missão do IPC.
2 -A cedência respeitará, com as necessárias adaptações, os princípios e regras estabelecidos no presente regulamento para a cedência de curta duração, designadamente no que respeita à sua onerosidade.
3 -A contrapartida financeira será estabelecida casuisticamente, mediante competente avaliação, a qual deve atender à responsabilidade pelos encargos e despesas com a conservação e manutenção dos imóveis.
4 -As entidades beneficiárias da utilização de espaço não podem arrendar, emprestar, ou ceder a qualquer título, o uso das instalações a terceiros.
5 -Da cedência, nos termos previstos no presente artigo, é lavrado Auto de Cedência e de Aceitação, do qual devem constar os direitos e obrigações das partes pelo período em que for estabelecida a cedência.

Artigo 15.º

Cedência de espaços às Associações de Estudantes

1 -De acordo com o previsto nos n.os 10 e 11 do artigo 11.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Coimbra, podem ser cedidos espaços às Associações de Estudantes para o desenvolvimento de atividades de carácter associativo, cultural e desportivo.
2 -A cedência é efetuada nos termos do artigo 16.º da Lei n.º 23/2006, de 23 de julho, alterada pela Lei n.º 57/2019, de 7 de agosto, que estabelece o regime jurídico do associativismo jovem:
1. a)As instalações são cedidas a título gratuito, mediante protocolo a celebrar com as respetivas Unidades Orgânicas;
2. b)Compete exclusivamente às Associações de Estudantes a gestão das instalações cedidas, ficando obrigadas a zelar pela sua boa conservação;
3. c)A renovação do protocolo de utilização opera automaticamente caso nos 20 dias seguintes à eleição dos órgãos da associação de estudantes esta não manifeste a vontade de não manter a utilização das instalações ou salvo acordo distinto expresso por ambas as partes.
3 -As Associações de Estudantes não podem arrendar, emprestar, ou ceder a qualquer outro título, o uso das instalações a terceiros.

Parte IV - Disposições finais

Artigo 16.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas de interpretação do presente regulamento e os casos omissos serão resolvidos por deliberação do Conselho de Gestão do Instituto Politécnico de Coimbra.

Artigo 17.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

313797228

Artigo 9.º

Contrapartida pela cedência

1 -A cedência de espaços e imóveis do Instituto Politécnico de Coimbra está sujeita a uma contrapartida financeira, a pagar pela entidade utilizadora.
2 -A contrapartida assume, por regra, a forma de compensação monetária, de acordo com as tabelas aprovadas pelos Conselhos Administrativos das Unidades Orgânicas ou dos Serviços.
3 -As tabelas referidas no ponto anterior são atualizadas anualmente, só entrando em vigor depois de enviadas para a Presidência do IPC e publicitadas no portal do IPC na internet.
4 -Os custos de utilização dos espaços são aqueles que estiverem em vigor na data da autorização da cedência do espaço.
5 -A compensação monetária é fixada por m2/hora.
6 -Aos fins de semana e feriados acresce uma taxa de 25 % ao valor apresentado na tabela em vigor.
7 -De acordo com a lei, sempre que os eventos sejam pagos por entidades terceiras, aos valores indicados na tabela acresce o valor do IVA à taxa em vigor.
8 -Para efeito de determinação dos valores referidos nos números anteriores, devem ser considerados os encargos e despesas do Instituto Politécnico de Coimbra com a conservação e manutenção dos espaços, nomeadamente, as depreciações, os custos de conservação e os custos de exploração, designadamente eletricidade, gás, água, comunicações, segurança e limpeza.
9 -Pode ser estipulada outra forma de contrapartida pela cedência de espaços, por acordo escrito a estabelecer entre a entidade requerente e o Instituto Politécnico de Coimbra, a propor ao responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço, que o aprovará por decisão fundamentada, depois de verificar os seguintes requisitos:
1. a)Do acordo constar uma descrição completa das prestações de cada uma das partes;
2. b)As prestações estarem quantificadas em termos de benefícios que acarretam para o Instituto Politécnico de Coimbra e para a entidade requerente;
3. c)Existir um equilíbrio financeiro entre as prestações.
10 -O responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço pode propor uma quantificação diferente da apresentada, caso em que, antes de decidir, o proponente deverá pronunciar-se sobre a alteração.
11 -Os valores a pagar pelas entidades requerentes, apurados nos termos do presente artigo, devem ser tratados de acordo com o Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de agosto, na sua redação atual, e o Orçamento do Estado em vigor.
12 -Em casos específicos, em que o interesse para o Instituto Politécnico de Coimbra o justifique, o responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço pode autorizar, com dispensa de pagamento, a cedência de espaços a terceiros, destinados a ações não lucrativas ou a eventos de carácter cultural, social ou humanitário, que manifestamente se integrem no âmbito dos seus objetivos e deveres sociais.
13 -No caso dos números anteriores, compete ao responsável máximo da Unidade Orgânica ou Serviço fundamentar a decisão de cedência de espaço, na referida situação.