Despacho

Despacho n.º 22251/2004 (2.ª série)

Artigo 1.º

Serviços do IPAD

1 -O IPAD integra as seguintes direcções de serviços:
1. a)A Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação (PP), que integra:
  1. i)A Divisão de Planeamento e Programação;
  2. ii)A Divisão de Coordenação Geográfica;
  3. iii)A Divisão de Avaliação;
2. b)A Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I (BIL I), que integra:
  1. i)A Divisão de Análise de Projectos I;
  2. ii)A Divisão de Análise de Projectos II;
3. c)A Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II (BIL II), que integra:
  1. i)A Divisão de Acompanhamento de Projectos;
  2. ii)A Divisão de Bolsas;
  3. iii)A Divisão de Cooperantes;
4. d)A Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais (ACM), que integra:
  1. i)A Divisão de Assuntos Comunitários (DAC);
  2. ii)A Divisão de Assuntos Multilaterais (DAM);
5. e)A Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência (SCAE), que integra:
  1. i)A Divisão de Apoio à Sociedade Civil;
  2. ii)A Divisão de Ajuda Humanitária;
6. f)A Direcção de Serviços de Administração (ADMIN), que integra:
  1. i)A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
  2. ii)A Divisão de Recursos Humanos (DRH);
  3. iii)O Centro de Informática (CINF);
  4. iv)O Centro de Documentação e Informação (CDI).
2 -Adstrito ao conselho directivo, funciona o gabinete de apoio ao conselho directivo.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação

1 -Compete à Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação assegurar o planeamento global e a programação da ajuda pública ao desenvolvimento, em função das orientações, objectivos e prioridades definidos pela tutela, bem como elaborar ou promover a elaboração de estudos nas áreas de ajuda pública ao desenvolvimento e, em especial:
1. a)Identificar as estratégias de intervenção global, sectorial e geográfica;
2. b)Gerir o Programa Orçamental de Cooperação Portuguesa no Estrangeiro;
3. c)Elaborar o plano e o relatório anuais de actividades do IPAD;
4. d)Elaborar estudos e propostas que contribuam para a adopção de medidas legislativas, regulamentares e outras que melhorem a eficácia das acções de ajuda pública ao desenvolvimento;
5. e)Calcular anualmente o esforço financeiro global da ajuda pública ao desenvolvimento;
6. f)Elaborar os programas indicativos de cooperação e o respectivo planeamento financeiro, bem como os planos anuais de cooperação, em articulação com os demais departamentos e serviços competentes e outras instituições;
7. g)Preparar e apoiar a negociação de outros acordos bilaterais de ajuda pública ao desenvolvimento não referidos na alínea anterior;
8. h)Elaborar anualmente o relatório de actividades da cooperação portuguesa a apresentar ao Comité de Ajuda ao Desenvolvimento (CAD) da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE);
9. i)Manter actualizada a informação económica, social e política sobre os países beneficiários;
10. j)Acompanhar e elaborar relatórios semestrais sobre as acções de ajuda pública ao desenvolvimento, por áreas geográficas;
11. l)Proceder à avaliação da execução dos programas, planos e projectos de ajuda pública ao desenvolvimento, por sectores ou países, em função dos objectivos definidos, directamente ou através de avaliação externa;
12. m)Colaborar em avaliações conjuntas com outros doadores e com países beneficiários;
13. n)Produzir informação técnica na área da avaliação;
14. o)Assegurar a articulação com os serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros e quaisquer outros, relativamente a matérias da sua competência;
15. p)Elaborar um relatório semestral sobre a actividade desenvolvida.
2 -São exercidas, respectivamente:
1. a)Pela Divisão de Planeamento e Programação, as competências previstas nas alíneas a) a f) do número anterior;
2. b)Pela Divisão de Coordenação Geográfica, as competências previstas nas alíneas g) e j) do número anterior;
3. c)Pela Divisão de Avaliação, as competências previstas nas alíneas l) a n) do número anterior.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I analisar os programas e projectos de cooperação e ajuda pública ao desenvolvimento e propor a sua aprovação e, em especial:
1. a)Analisar e submeter à decisão superior a proposta de parecer prévio vinculativo sobre os programas, os projectos e as acções de ajuda pública ao desenvolvimento propostos por outras entidades, públicas ou privadas;
2. b)Analisar os projectos directamente elaborados no IPAD ou quaisquer outros a beneficiar de recursos do Instituto, e submetê-los à apreciação superior;
3. c)Assegurar a articulação com a Associação Nacional de Municípios Portugueses e apoiar a cooperação intermunicipal;
4. d)Elaborar um relatório semestral sobre as actividades desenvolvidas.
2 -Compete à Divisão de Análise de Projectos I, relativamente a Angola, Cabo Verde, Guiné-Bissau e São Tomé e Príncipe, e à Divisão de Análise de Projectos II, relativamente a Moçambique, ou outros países, exercer as competências previstas no número anterior.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II acompanhar a execução técnica e financeira dos programas, projectos e acções da cooperação portuguesa no quadro das relações bilaterais, comunitárias e multilaterais e, em especial:
1. a)Coordenar e acompanhar a execução dos programas, projectos e acções da cooperação portuguesa, nos termos em que forem aprovados, propondo os ajustamentos que, em cada momento, se mostrem necessários;
2. b)Coordenar a acção do pessoal especializado no exterior;
3. c)Elaborar um relatório semestral sobre a execução dos projectos em curso;
4. d)Elaborar o programa anual de bolsas de estudo e formação profissional e propor medidas para actualização e adaptação do regime de bolsas;
5. e)Prestar informação e apoio aos bolseiros, em articulação com os respectivos estabelecimentos de ensino, sempre que necessário;
6. f)Promover, coordenar e assegurar a execução de programas de recrutamento e selecção de cooperantes;
7. g)Acompanhar e apoiar as actividades dos cooperantes.
2 -São exercidas, respectivamente:
1. a)Pela Divisão de Acompanhamento de Projectos, as competências previstas nas alíneas a) a c) do número anterior;
2. b)Pela Divisão de Bolsas, as competências previstas nas alíneas d) e e) do número anterior;
3. c)Pela Divisão de Cooperantes, as competências previstas nas alíneas f) e g) do número anterior.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais assegurar a participação portuguesa nos sistemas comunitário e multilateral de ajuda pública ao desenvolvimento, incluindo a Comunidade de Países de Língua Oficial Portuguesa e a cooperação ibero-americana, e, em especial:
1. a)Assegurar a coordenação e representação nacional na definição das políticas de ajuda pública ao desenvolvimento, nas instâncias referidas, sem prejuízo das competências legalmente atribuídas a outros departamentos e serviços;
2. b)Acompanhar a gestão das contribuições portuguesas para as organizações internacionais e para quaisquer fundos dirigidos à ajuda pública ao desenvolvimento;
3. c)Promover e coordenar o recrutamento e selecção de jovens peritos nacionais no âmbito de organizações internacionais;
4. d)Difundir informação resultante da sua participação em organismos e reuniões internacionais;
5. e)Elaborar um relatório semestral sobre a actividade desenvolvida.
2 -Compete à Divisão de Assuntos Comunitários e à Divisão de Assuntos Multilaterais exercer a totalidade das competências previstas no número anterior, consoante as matérias respeitem à União Europeia ou a outras organizações multilaterais.

Artigo 6.º

Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência

1 -Compete à Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência prestar apoio às organizações não governamentais e outras entidades no âmbito da ajuda pública ao desenvolvimento, assegurar a promoção de ajudas humanitárias no quadro das relações bilaterais, comunitárias e multilaterais, nomeadamente:
1. a)Promover e assegurar a articulação com organismos nacionais, estrangeiros e internacionais, no âmbito da respectiva área de actuação;
2. b)Definir e aplicar os critérios para a atribuição de apoios às organizações não governamentais e outras entidades de ajuda pública ao desenvolvimento;
3. c)Assegurar o registo das organizações não governamentais para o desenvolvimento e outras entidades que visem a ajuda pública ao desenvolvimento, nos termos da lei;
4. d)Apoiar a participação de organizações da sociedade civil em projectos internacionais;
5. e)Planear e executar, ao seu nível, acções de ajuda humanitária, em articulação com organismos nacionais e internacionais, no âmbito da respectiva área de intervenção;
6. f)Elaborar um relatório semestral sobre as actividades desenvolvidas.
2 -São exercidas, respectivamente:
1. a)Pela Divisão de Apoio à Sociedade Civil, as competências previstas nas alíneas a) a d) do número anterior;
2. b)Pela Divisão de Ajuda Humanitária, a competência prevista na alínea e) do número anterior.

Artigo 7.º

Direcção de Serviços de Administração

1 -Compete à Direcção de Serviços de Administração assegurar a coordenação das actividades relativas à administração e gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do IPAD, à logística documental e informática e, em especial:
1. a)Assegurar a contabilidade do Instituto;
2. b)Efectuar os pagamentos autorizados;
3. c)Elaborar o relatório anual da execução orçamental, bem como os instrumentos de gestão provisional;
4. d)Assegurar os procedimentos adjudicatórios de contratos de aquisição e locação de bens e serviços e os de empreitadas de obras públicas para todos os serviços do IPAD, salvo determinação em contrário do presidente;
5. e)Assegurar a gestão e manutenção das instalações e equipamentos do IPAD, nomeadamente nos países onde disponha de instalações próprias;
6. f)Acompanhar e assegurar a gestão dos investimentos previstos no Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central (PIDDAC);
7. g)Identificar as necessidades de formação e qualificação profissionais, elaborando o plano anual de formação;
8. h)Estudar e propor a aplicação de métodos adequados à selecção de pessoal, seu recrutamento e promoção;
9. i)Elaborar um relatório semestral sobre a situação dos recursos humanos;
10. j)Promover a difusão de material informativo relevante e apoiar ou executar a edição de publicações na área da ajuda pública ao desenvolvimento;
11. l)Assegurar a pesquisa, aquisição, tratamento, difusão, bem como a organização e conservação, de toda a informação relevante para a actividade do IPAD;
12. m)Reunir e processar toda a informação sobre a ajuda pública ao desenvolvimento promovida por entidades privadas, com ou sem apoio público;
13. n)Superintender na organização, actualização e conservação da biblioteca e do arquivo específico;
14. o)Assegurar a ligação com os serviços congéneres nacionais e estrangeiros;
15. p)Manter os serviços informados sobre a actividade do Instituto;
16. q)Assegurar os procedimentos inerentes à tradução, edição e distribuição de publicações da responsabilidade do Instituto;
17. r)Coordenar as acções na área da informática necessárias à prossecução das atribuições do IPAD;
18. s)Criar e assegurar as condições para a realização do registo informático dos documentos e dos elementos de informação respeitantes à actividade do IPAD e a criação, organização e actualização de bases de dados;
19. t)Colaborar com os restantes serviços do Instituto, de modo a assegurar as necessidades de tratamento da informação;
20. u)Assegurar o funcionamento e a manutenção dos equipamentos informáticos e garantir a segurança do sistema informático;
21. v)Informatizar os serviços do Instituto e assegurar a transmissão interna e externa de dados e a ligação aos serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
2 -São exercidas, respectivamente:
1. a)Pela Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, as competências previstas nas alíneas a) a f) do número anterior;
2. b)Pela Divisão de Recursos Humanos, as competências previstas nas alíneas g) a i) do número anterior;
3. c)Pelo Centro de Documentação e Informação, as competências previstas nas alíneas j) a q) do número anterior;
4. d)Pelo Centro de Informática, as competências previstas nas alíneas r) a v) do número anterior.
3 -A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Expediente e Apoio Geral, a Secção de Contabilidade e a Secção de Património, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.
4 -A Divisão de Recursos Humanos compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Pessoal e a Secção de Processamento de Vencimentos e Abonos, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.
5 -O Centro de Documentação e Informação e o Centro de Informática são dirigidos por chefes de divisão.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo

1 -Compete ao Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo exercer funções no âmbito do apoio geral e assessoria específica ao conselho directivo do IPAD, nomeadamente:
1. a)Prestar assessoria de natureza específica aos órgãos do IPAD;
2. b)Prestar apoio de secretariado ao presidente e aos vogais do conselho directivo;
3. c)Preparar e apoiar a realização das reuniões do conselho directivo;
4. d)Preparar e apoiar a realização das reuniões em que o IPAD participe, nomeadamente da Comissão Interministerial para a Cooperação e do Conselho Consultivo para a Cooperação, e assegurar a articulação com os respectivos membros;
5. e)Coordenar e assegurar acções no âmbito da comunicação, imagem e visibilidade externa das acções do IPAD, em articulação com o Centro de Documentação e Informação.
2 -O Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo compreende um Núcleo de Apoio Jurídico e um Núcleo de Controlo de Gestão e Desenvolvimento Organizacional, com a competência prevista, respectivamente, no artigo seguinte e no artigo 10.º

Artigo 9.º

Núcleo de Apoio Jurídico

Compete ao Núcleo de Apoio Jurídico exercer funções no âmbito do apoio e assessoria jurídica aos órgãos e serviços do IPAD, nomeadamente:

a)Elaborar pareceres e informações sobre as questões que lhe forem submetidas pelo presidente e pelo conselho directivo;
b)Acompanhar processos judiciais e extrajudiciais;
c)Apresentar propostas sobre qualquer matéria de natureza jurídica relacionada com o IPAD;
d)Criar e manter actualizada uma base de dados jurídica, em articulação com o CDI e o CINF.

Artigo 10.º

Núcleo de Controlo de Gestão e Desenvolvimento Organizacional

Compete ao Núcleo de Controlo de Gestão e Desenvolvimento Organizacional:

a)Desenvolver o sistema de informação para a gestão, com base na monitorização de indicadores de desempenho organizacional;
b)Desenvolver soluções e modelos de organização e gestão para o IPAD;
c)Acompanhar a instalação dos modelos e instrumentos de desenvolvimento organizacional adoptados pelo IPAD;
d)Acompanhar a execução da reforma da Administração Pública no IPAD.

Artigo 7.º

Direcção de Serviços de Administração

1 -Compete à Direcção de Serviços de Administração assegurar a coordenação das actividades relativas à administração e gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do IPAD, à logística documental e informática e, em especial:
1. a)Assegurar a contabilidade do Instituto;
2. b)Efectuar os pagamentos autorizados;
3. c)Elaborar o relatório anual da execução orçamental, bem como os instrumentos de gestão provisional;
4. d)Assegurar os procedimentos adjudicatórios de contratos de aquisição e locação de bens e serviços e os de empreitadas de obras públicas para todos os serviços do IPAD, salvo determinação em contrário do presidente;
5. e)Assegurar a gestão e manutenção das instalações e equipamentos do IPAD, nomeadamente nos países onde disponha de instalações próprias;
6. f)Acompanhar e assegurar a gestão dos investimentos previstos no Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central (PIDDAC);
7. g)Identificar as necessidades de formação e qualificação profissionais, elaborando o plano anual de formação;
8. h)Estudar e propor a aplicação de métodos adequados à selecção de pessoal, seu recrutamento e promoção;
9. i)Elaborar um relatório semestral sobre a situação dos recursos humanos;
10. j)Promover a difusão de material informativo relevante e apoiar ou executar a edição de publicações na área da ajuda pública ao desenvolvimento;
11. l)Assegurar a pesquisa, aquisição, tratamento, difusão, bem como a organização e conservação, de toda a informação relevante para a actividade do IPAD;
12. m)Reunir e processar toda a informação sobre a ajuda pública ao desenvolvimento promovida por entidades privadas, com ou sem apoio público;
13. n)Superintender na organização, actualização e conservação da biblioteca e do arquivo específico;
14. o)Assegurar a ligação com os serviços congéneres nacionais e estrangeiros;
15. p)Manter os serviços informados sobre a actividade do Instituto;
16. q)Assegurar os procedimentos inerentes à tradução, edição e distribuição de publicações da responsabilidade do Instituto;
17. r)Coordenar as acções na área da informática necessárias à prossecução das atribuições do IPAD;
18. s)Criar e assegurar as condições para a realização do registo informático dos documentos e dos elementos de informação respeitantes à actividade do IPAD e a criação, organização e actualização de bases de dados;
19. t)Colaborar com os restantes serviços do Instituto, de modo a assegurar as necessidades de tratamento da informação;
20. u)Assegurar o funcionamento e a manutenção dos equipamentos informáticos e garantir a segurança do sistema informático;
21. v)Informatizar os serviços do Instituto e assegurar a transmissão interna e externa de dados e a ligação aos serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
2 -São exercidas, respectivamente:
1. a)Pela Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, as competências previstas nas alíneas a) a f) do número anterior;
2. b)Pela Divisão de Recursos Humanos, as competências previstas nas alíneas g) a i) do número anterior;
3. c)Pelo Centro de Documentação e Informação, as competências previstas nas alíneas j) a q) do número anterior;
4. d)Pelo Centro de Informática, as competências previstas nas alíneas r) a v) do número anterior.
3 -A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Expediente e Apoio Geral, a Secção de Contabilidade e a Secção de Património, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.
4 -A Divisão de Recursos Humanos compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Pessoal e a Secção de Processamento de Vencimentos e Abonos, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.
5 -O Centro de Documentação e Informação e o Centro de Informática são dirigidos por chefes de divisão.