1 - As entidades requerentes das ajudas à distribuição previstas no artigo 9.º carecem de aprovação prévia junto do IFAP, I. P., mediante apresentação de um pedido de aprovação até 31 de julho anterior ao início do ano letivo, estando dependente da assunção escrita dos seguintes compromissos:
a) Utilizar os produtos financiados pelo regime para consumo pelas crianças nos estabelecimentos de ensino para os quais solicitem uma ajuda;
b) Adequar a gestão dos montantes que lhes são afetos com vista a garantir a disponibilização dos produtos do regime escolar à população alvo, com a frequência e calendarização definidas, em articulação com os elementos a designar pelos estabelecimentos de ensino;
c) Disponibilizar os documentos justificativos às autoridades competentes, quando solicitado;
d) Sujeitar-se a qualquer verificação decidida pelas autoridades competentes, nomeadamente no que respeita ao exame de registos de alunos inscritos e controlos de distribuição e fornecimento de produtos;
e) Manter os registos dos nomes e endereços dos estabelecimentos de ensino, dos produtos e quantidades fornecidos a esses estabelecimentos, devidamente organizados e disponibilizá-los às entidades intervenientes no regime, sempre que solicitados;
f) Ajustar a frequência das entregas e das quantidades a distribuir por alteração da disponibilidade orçamental do regime escolar;
g) Efetuar procedimentos específicos para aquisição dos produtos a financiar ao abrigo do presente regime;
h) Cumprir os normativos legais em matéria de contratação pública relativamente ao provisionamento dos produtos financiados ao abrigo de presente regime.
2 - A aprovação prevista no número anterior mantém-se nos anos letivos seguintes ao da sua atribuição, desde que sejam mantidos os compromissos assumidos, nos termos dos procedimentos a fixar pelo IFAP, I. P., e a divulgar no respetivo sítio da Internet, em portal.ifap.pt, e até cancelamento formal por parte da entidade requerente.
3 - As entidades referidas na alínea b) do n.º 1 do artigo 9.º devem ainda comunicar ao IFAP, I. P., até 15 de setembro de cada ano letivo, os agrupamentos e escolas que pretendem abranger no regime escolar.
4 - Até 31 de outubro de cada ano letivo, as entidades aprovadas devem confirmar junto do IFAP, I. P., os estabelecimentos de ensino abrangidos e a respetiva proposta de calendarização semanal das distribuições, para o ano letivo em questão, bem como, quando aplicável, as medidas escolares a implementar.
5 - O disposto nos n.os 1 e 2 é aplicável, com as necessárias adaptações, às entidades requerentes das ajudas à monitorização, avaliação e publicidade.