Estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
1 -A Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:
a)A Direção de Serviços do Livro;
b)A Direção de Serviços de Arquivística e Normalização;
c)A Direção de Serviços de Inovação e Administração Eletrónica;
d)O Arquivo Nacional Torre do Tombo;
e)O Centro Português de Fotografia;
f)O Arquivo Distrital do Porto;
g)A Direção de Serviços de Bibliotecas;
h)A Direção de Serviços de Planeamento, Gestão e Informação;
j)O Arquivo Geral da Administração Central.
2 -As unidades orgânicas referidas no número anterior são dirigidas por diretores de serviço, cargos de direção intermédia de 1.º grau.
Direção de Serviços do Livro
a)Apoiar e incentivar a atividade criadora dos autores, através de programas e projetos que reconheçam a sua importância fundamental no quadro do setor do livro;
b)Apoiar e promover a edição de obras de relevante interesse literário e cultural, através de programas que contribuam para incrementar a oferta editorial e possibilitem um maior conhecimento do património literário nacional;
c)Produzir e disponibilizar informação sobre escritores e ilustradores portugueses, mantendo atualizada a base de dados do Centro de Documentação de Autores Portugueses;
d)Produzir e disponibilizar informação sobre editoras e livrarias, mantendo atualizada as respetivas bases de dados e divulgando as suas atividades;
e)Apoiar iniciativas e atividades de editores e livrarias;
f)Incentivar a ilustração de livros para crianças e jovens, através da atribuição do Prémio Nacional de Ilustração e do apoio à participação de ilustradores em eventos, tanto em Portugal como no estrangeiro;
g)Organizar o Prémio Camões, em conformidade com o estabelecido no respetivo Protocolo, em articulação com o Gabinete de Estratégia, Planeamento e Avaliação Culturais (GEPAC);
h)Desenvolver um programa nacional de promoção da leitura, através de projetos próprios ou em articulação com entidades dos setores público e privado, de forma a que contribua decisivamente para combater a iliteracia e a exclusão social;
i)Estimular a realização de estudos, em particular sobre o mercado do livro e hábitos de leitura, em articulação com o GEPAC;
j)Definir, planear e executar programas e ações de divulgação dos autores portugueses e das respetivas obras no estrangeiro, contribuindo para uma crescente difusão e reconhecimento da literatura e dos autores portugueses junto dos diferentes públicos e mercados editoriais;
k)Viabilizar o acesso ao livro em português nos países africanos de língua oficial portuguesa e Timor-Leste, através do apoio técnico e financeiro a projetos propostos pelos países parceiros, sem prejuízo das atribuições próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Direção de Serviços de Arquivística e Normalização
a)Elaborar e propor políticas e planos nacionais de proteção, valorização e promoção do património arquivístico;
b)Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à proteção legal dos bens culturais arquivísticos, nos termos da lei;
c)Assegurar a gestão dos registos patrimoniais de inventário e de classificação;
d)Elaborar e propor políticas de aquisição, descrição, preservação e conservação, e ainda de comunicação e divulgação do património arquivístico à guarda dos arquivos dependentes;
e)Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico e promover a sua aplicação;
f)Propor regras para o exercício dos direitos patrimoniais relativos ao acervo de que são depositários os arquivos dependentes;
g)Acompanhar o comércio e exportação de património arquivístico protegido;
h)Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos;
i)Promover, em articulação com a Secretaria-Geral do Governo, a oferta de formação nas áreas arquivísticas, da preservação, da conservação e do restauro de documentos gráficos e da transferência de suportes, tendo em vista a generalização de boas práticas e gestão de arquivos;
j)Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo;
k)Emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras;
l)Assegurar a aplicação do programa de auditorias e fiscalização sobre arquivos, colaborando, sempre que adequado, com as entidades competentes;
m)Realizar diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter atualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico;
n)Emitir parecer sobre a criação de serviços de arquivo públicos, de âmbito nacional, regional e local.
Direção de Serviços de Inovação e Administração Eletrónica
a)Acompanhar as iniciativas de governo eletrónico, desenvolvendo estudos e projetos que contribuam para a preservação do património arquivístico digital;
b)Participar em programas que visem a racionalização da produção documental, da sua gestão e do acesso à informação do setor público;
c)Elaborar normas e orientações técnicas para gestão de informação, nomeadamente nas áreas de governo eletrónico;
d)Apoiar os organismos produtores e detentores de arquivos na conceção, desenvolvimento e implementação de sistemas de arquivo eletrónico e de preservação digital;
e)Desenvolver metodologias e projetos conducentes à aplicação intensiva de novas tecnologias para a comunicação de conteúdos culturais;
f)Assegurar a gestão do Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística;
g)Promover a qualidade dos arquivos da administração em tudo o que respeite a preservação digital e racionalização de gestão de informação eletrónica;
h)Participar em projetos internacionais na área da gestão e preservação de arquivos digitais, em articulação com o GEPAC;
i)Conceber e desenvolver projetos transversais em áreas funcionais de arquivo, aplicação de novas tecnologias e modernização administrativa;
j)Coordenar a promoção e exploração dos meios web para o acesso ao património arquivístico nacional e a prestação de serviços aos utilizadores;
k)Promover a investigação, publicação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico;
l)Gerir e qualificar a rede nacional de arquivos, incluindo o desenvolvimento de estruturas de informação e comunicação destinadas a manter e ampliar os serviços oferecidos;
m)Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela DGLAB, elaborando e mantendo atualizados manuais de procedimentos internos e propondo medidas visando a desmaterialização de documentos;
n)Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da organização, em suporte tradicional ou eletrónico;
o)Assegurar a receção, registo, classificação, distribuição, expedição e arquivo de toda a correspondência da DGLAB.
Arquivo Nacional Torre do Tombo
a)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;
b)Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse;
c)Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;
d)Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário;
e)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;
f)Assegurar o funcionamento do núcleo local de conservação e restauro.
Centro Português de Fotografia
1 -Ao Centro Português de Fotografia, abreviadamente designado por CPF, compete:
a)Promover a salvaguarda e valorização do património fotográfico, garantindo a aplicação de diretivas técnicas, apoiando as entidades detentoras, públicas e privadas, e incentivando o crescente acesso aos espólios;
b)Assegurar todos os procedimentos técnicos e formalidades relativos à aquisição de património arquivístico;
c)Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à proteção legal do património fotográfico;
d)Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento de arquivos fotográficos;
e)Proceder ao tratamento arquivístico de todas as espécies, coleções e espólios fotográficos classificados ou em vias de classificação como integrando o património nacional à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;
f)Colaborar com os serviços da DGLAB na promoção da qualidade dos arquivos fotográficos, incentivando e apoiando as instituições a que pertencem ou de que dependem na implantação de sistemas de gestão, garantindo a aplicação de diretivas técnicas e incentivando o crescente acesso aos espólios;
g)Promover o acesso aos arquivos fotográficos de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;
h)Assegurar a conservação e gestão da Coleção Nacional de Fotografia;
j)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação.
2 -O CPF funciona no Porto.
Arquivo Distrital do Porto
a)Apoiar e colaborar com os demais arquivos distritais na preservação, conservação e restauro do património arquivístico, bem como dos domínios das tecnologias da informação, comunicação e transferência de suportes, de acordo com as orientações da DGLAB;
b)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;
c)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;
d)Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;
e)Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário;
f)Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;
g)Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respetiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;
h)Prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços da DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção.
Direção de Serviços de Planeamento, Gestão e Informação
a)Elaborar os documentos de gestão estratégica e planeamento, nomeadamente o orçamento, o plano e relatório anual de atividades, os mapas de pessoal, o QUAR, o balanço social, a conta de gerência, ou outros, e acompanhar a sua execução;
b)Preparar candidaturas, designadamente a fundos comunitários, e assegurar o seu acompanhamento e controlo;
c)Propor e desenvolver estratégias de captação de apoios mecenáticos para a realização de iniciativas da DGLAB e serviços dependentes;
d)Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respetivo ciclo;
e)Gerir o fundo permanente e de maneio;
f)Assegurar a execução dos procedimentos administrativos relacionados com os trabalhadores da DGLAB, incluindo acompanhar as ações de seleção e recrutamento; manter atualizado o cadastro, bem como o registo e controlo da assiduidade e garantir o processamento dos vencimentos, abonos e outras remunerações, assim como os descontos devidos;
g)Promover e organizar o processo de avaliação do desempenho dos trabalhadores da DGLAB (SIADAP);
h)Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;
i)Executar e manter atualizado o inventário de todos os bens afetos à DGLAB, assegurando a manutenção das instalações e equipamentos;
j)Identificar as necessidades de aquisição de bens necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a sua distribuição em articulação com a Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros;
k)Coordenar de acordo com as normas de contratação pública o processo de aquisições de serviços;
l)Acompanhar medidas no âmbito do governo eletrónico promovendo a sua aplicação, a fim de alcançar objetivos de racionalização e modernização administrativa;
m)Efetuar o planeamento de sistemas de informação, no âmbito de atuação da DGLAB;
n)Apoiar administrativamente a definição e desenvolvimento de projetos de informação;
o)Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGLAB, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;
p)Gerir a imagem institucional da DGLAB promovendo a difusão da informação, incluindo a relativa ao património cultural que lhe está afeto;
q)Dar parecer sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços da DGLAB e dos serviços dependentes;
r)Participar na preparação e execução de relatórios e informações estatísticas das atividades e projetos da DGLAB.
Direção de Serviços de Bibliotecas
a)Gerir o programa da Rede Nacional de Bibliotecas Públicas, planeando e acompanhando as medidas da política para o setor;
b)Elaborar e promover a aplicação de orientações técnicas e normativas de caráter nacional e internacional, aplicáveis ao setor das bibliotecas públicas;
c)Elaborar e colaborar na elaboração de diplomas legais na área das bibliotecas públicas;
d)Acompanhar, em articulação com o GEPAC, a adoção de medidas legislativas no domínio do direito de autor, aplicáveis ao setor das bibliotecas públicas;
e)Promover a qualidade do serviço de biblioteca pública, através da sua monitorização e avaliação regular;
f)Constituir e orientar equipas de consulta técnica para acompanhamento de projetos nas suas diversas vertentes;
g)Promover a cooperação e o trabalho em rede entre bibliotecas, em colaboração com outras entidades;
h)Incentivar e apoiar a criação de novos serviços, com recurso às tecnologias de informação e comunicação e participar em projetos e iniciativas que promovam a inovação e a qualidade nesse domínio;
i)Cooperar com outras entidades, no plano nacional e internacional, na conceção e execução de projetos e programas específicos da área, incluindo os relativos à formação e qualificação dos técnicos de bibliotecas;
j)Participar em iniciativas, a nível local, regional, nacional e internacional que contribuam para a inovação no sector;
k)Efetuar a gestão da biblioteca e centro de documentação da Secretaria-Geral do Governo e das entidades públicas localizadas no Campus XXI.
Arquivo Nacional do Som
a)Elaborar, ajudar a implementar normas e orientações técnicas sectoriais, disponibilizando documentação técnica, prestando serviços de consultadoria técnica, e realizando visitas técnicas a entidades públicas com funções arquivísticas que custodiem conjuntos documentais sonoros ou quaisquer outras entidades públicas;
b)Colaborar e apoiar tecnicamente todas as entidades detentoras, públicas e privadas, na preservação, no acesso e na promoção dos fundos documentais sonoros;
c)Promover e participar em formações na sua área da gestão, conservação, preservação e transferência de suportes;
d)Elaborar e propor políticas de constituição de fundos documentais sonoros;
e)Planear e executar programas e ações de divulgação do património documental sonoro no estrangeiro, contribuindo para uma crescente difusão e reconhecimento da cultura e práticas musicais em Portugal no estrangeiro;
f)Promover o acesso aos fundos sonoros de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos
Arquivo Geral da Administração Central
a)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de arquivo de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;
b)Desenvolver os processos de avaliação da documentação de arquivo à sua guarda, nos casos necessários, com vista à adequada definição do património arquivístico a salvaguardar e valorizar;
c)Proceder à gestão, recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos intermédios por parte dos serviços produtores, designadamente da Secretaria-Geral do Governo, assegurando a otimização dos custos globais de ocupação e funcionamento e a sua preservação, sempre que esta competência não esteja acometida a outro serviço ou entidade;
d)Proceder à transferência e substituição de suporte da documentação de arquivo, de acordo com a legislação em vigor e as normas e orientações técnicas preconizadas pela DGLAB;
e)Garantir a adequada eliminação da documentação de arquivo nos termos fixados pela legislação em vigor e pelas normas e orientações técnicas preconizadas pela DGLAB;
f)Efetuar a gestão integrada do arquivo intermédio e gerir e disponibilizar o acervo de documentos, nomeadamente da Secretaria-Geral do Governo;
g)Promover a elaboração e cumprimento de planos de preservação digital.
Estrutura flexível
O número máximo de unidades orgânicas flexíveis da DGLAB é fixado em 25, neste se incluindo os serviços identificados nas alíneas d) a q) do anexo i ao Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio.
Norma revogatória
São revogadas as Portaria n.os 371/2007, 372/2007, 393/2007 e 394/2007, todas de 30 de março.
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.