Portaria

Portaria n.º 381/2019

Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística do Instituto da Mobilidade e dos Transportes, I. P.

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística do Instituto da Mobilidade e dos Transportes, I. P., adiante designado por IMT, I. P., e a respetiva tabela de seleção, anexa à presente portaria, da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Entrada em vigor

O regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística do IMT, I. P., entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

A Secretária de Estado da Cultura, Ângela Carvalho Ferreira, em 11 de junho de 2019. - O Secretário de Estado das Infraestruturas, Jorge Moreno Delgado, em 21 de junho de 2019.

ANEXO

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DA MOBILIDADE E DOS TRANSPORTES, I. P.

Anexo

Capítulo I - Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do regulamento

1 -O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística produzida e recebida no exercício de funções pelo IMT, I. P., consubstanciada, independentemente do suporte, em documentos e agregações e adiante designada apenas por informação.
2 -A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão da informação predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação subjetivo

As disposições do presente regulamento são aplicáveis ao IMT, I. P.

Artigo 3.º

Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 -Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, o presente regulamento:
1. a)É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
2. b)Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.
2 -Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 6 do artigo 9.º

Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 -Compete ao IMT, I. P., garantir a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo do seu sistema de informação, adiante designado por SI.
2 -Para efeito do disposto no n.º 1, o IMT, I. P., deve manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.

Artigo 5.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a)Agregação - o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental;
b)Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
c)Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
d)Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
e)Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;
f)Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando também os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da existência parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
g)Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio que prescreve a preservação total e permanente;
h)Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para preservação permanente de uma amostra recolhida mediante a aplicação de uma fórmula;
i)Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
j)Descrição - a caracterização das instâncias fixadas na tabela de seleção, através de uma exposição dos seus traços distintivos. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
k)Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio;
l)Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
m)Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude;
n)Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio concretizado na sua destruição total e definitiva;
o)Entrega - a transferência de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
p)Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
1) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
2) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
3) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
5) Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
6) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;
7) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela cessação do direito, que não implica a extinção da entidade;
q)Informação - a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
r)Lista consolidada - a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;
s)Macroestrutura Funcional (MEF) - a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
t)Metodologia relacional - o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legais, densidade, complementaridade e completude informacional, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese e complementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
u)Natureza da intervenção - a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
v)Ocorrência - os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
w)Participante no processo - a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude;
x)Prazo de conservação administrativa - o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais;
y)Processo de negócio - a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
z)Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
aa)Processo documental - a unidade arquivística composta por uma agregação de documentos que constitui uma ocorrência de determinado processo de negócio;
bb)Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
cc)Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final.
dd)Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ee)Tabela de seleção - o instrumento derivado da "lista consolidada", de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
ff)Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, enquanto dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;

Capítulo II - Gestão de informação

Artigo 6.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente regulamento são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades e operações:

a)Registo;
b)Classificação;
c)Avaliação;
d)Aplicação do prazo de conservação administrativa;
e)Aplicação da forma de contagem do prazo;
f)Aplicação do destino final;
g)Eliminação;
h)Entrega;
i)Substituição de suporte analógico;
j)Acesso e comunicação.

Artigo 7.º

Registo

1 -Os documentos e agregações produzidos no exercício de funções, em suporte analógico ou digital, devem ser integrados e registados em SI.
2 -A classificação e a avaliação são elementos obrigatórios da atividade de registo.

Artigo 8.º

Classificação

1 -A classificação de documentos e agregações é extraída da tabela de seleção, que constitui o anexo 1 ao presente regulamento.
2 -A classificação é funcional, com uma estrutura hierárquica em quatro níveis, que representam funções (1.º nível), subfunções (2.º), processos de negócio (3.º) e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio (4.º).
3 -A classificação é composta pelos seguintes elementos informativos fixados na tabela:
1. a)Código;
2. b)Título;
3. c)Descrição.
4 -A classificação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º, sempre que estiver previsto na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 9.º
5 -Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no n.º 2 do artigo 19.º
6 -Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização está prevista a existência de tipologias de ocorrência, que não constitui um nível de classificação e cuja criação compete ao serviço do IMT, I. P., responsável pela implementação da tabela no SI.

Artigo 9.º

Avaliação

1 -As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.
2 -A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º, conforme se encontre prevista na tabela.
3 -A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto.
4 -As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos fixados na tabela:
1. a)Prazo de conservação administrativa;
2. b)Forma de contagem de prazos;
3. c)Destino final;
4. d)Dono do processo;
5. e)Participante no processo.
5 -Carecem de parecer favorável, obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação, as seguintes operações:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
2. b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;
5. e)Alteração da condição de "dono" ou de "participante" expressa na tabela.
6 -A avaliação da informação produzida e acumulada prevista na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º está sujeita a elaboração de relatório, a submeter ao órgão de coordenação nos termos vigentes, para recolha de parecer obrigatório e vinculativo.

Artigo 10.º

Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 -A aplicação do prazo de conservação administrativa é obrigatória e constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira o uso desses documentos e agregações, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para o fim a que concorrem.
3 -A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela.
4 -O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela, nos termos do artigo 11.º

Artigo 11.º

Aplicação da forma de contagem do prazo

1 -A aplicação da forma de contagem do prazo constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -Para a aplicação do disposto no n.º 4 do artigo 10.º, a cada forma de contagem de prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pela letra "F", inicial do termo "forma", e um conjunto de dois dígitos, expresso na tabela.
3 -A forma de contagem de prazo identificada para cada processo de negócio executado pela Administração Pública encontra-se publicitada na "lista consolidada", prevista nos termos do artigo 19.º
4 -Constam da tabela as formas de contagem de prazo utilizadas nos processos do IMT, I. P., conforme abaixo indicado:
1. a)F01 - conforme disposição legal;
2. b)F02 - data de início do procedimento;
3. c)F03 - data de emissão do título;
4. d)F04 - data de conclusão do procedimento;
5. e)F05 - data de cessação da vigência;
6. f)F06 - data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento;
7. g)F07 - data de extinção do direito sobre o bem.
5 -A forma de contagem de prazo prevista na alínea a) do número anterior é complementada pelas datas que determinam o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixado na tabela.

Artigo 12.º

Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação "C", de conservação parcial por amostragem "CP" ou de eliminação "E".
3 -A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção do IMT, I. P., expressa nas colunas da tabela intituladas "Dono do processo" e "Participante no processo".
4 -Sempre que o IMT, I. P., se encontrar na condição de dono dos processos de negócio compete-lhe a aplicação do destino final expresso na tabela.
5 -Sempre que o IMT, I. P., se encontrar na condição de participante é-lhe permitido proceder à eliminação de agregações.
6 -Sempre que o IMT, I. P., se encontrar simultaneamente na condição de dono e de participante deve vir especificada no SI, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.
7 -A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.
8 -A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:
1. a)Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;
2. b)Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que o IMT, I. P., se encontre na condição de dono e outra para as que se encontre na condição de participante.
9 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais, sempre que subsistam dúvidas quanto à aplicação do destino final expresso na tabela em função da natureza da intervenção, sem obtenção de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação.
10 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

Artigo 13.º

Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo do IMT, I. P.
2 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produzir o auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validar o auto de eliminação através da aposição de data e assinatura dos responsáveis da gestão de topo do IMT, I. P., pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;
3. c)Conservar o auto de eliminação, a título definitivo, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável;
4. d)Submeter o auto de eliminação ao órgão de coordenação nos termos definidos e publicitados por este organismo.
3 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
4 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 15.º
5 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 14.º

Entrega

1 -A entrega de documentos e agregações é superintendida pelo serviço de arquivo do IMT, I. P.
2 -A entrega de documentos e agregações entre espaços de arquivo pode ou não implicar a alteração da responsabilidade ou de propriedade.
3 -A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produzir o auto de entrega em duplicado nos termos do artigo 18.º, constituindo prova jurídica da entrega de património;
2. b)Validar o auto de entrega através da aposição de data e assinatura pelos responsáveis dos serviços remetente e destinatário;
3. c)Conservar o auto de entrega, a título definitivo, pelo serviço responsável pelo serviço de arquivo;
4. d)Enviar um exemplar do auto de entrega ao serviço remetente.
4 -As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida em regulamento próprio ou com outra orientação do IMT, I. P., desde que não afetem a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 15.º

Substituição de suporte

1 -A substituição de suporte deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor.
2 -Da substituição de suporte de documentos e agregações de conservação permanente, deverá ser dado conhecimento ao órgão de coordenação.

Artigo 16.º

Acesso e comunicação

1 -O acesso e a comunicação da informação arquivística do IMT, I. P., devem atender a critérios de segurança e confidencialidade, definidos internamente, em conformidade com a lei.
2 -Devem ser aplicadas as regras sobre a recolha e tratamento de dados pessoais de acordo com o quadro normativo em vigor.

Capítulo III - Elementos informativos dos instrumentos de gestão de informação

Artigo 17.º

Auto de eliminação

1 -O auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de eliminação;
2. b)Data do auto de eliminação;
3. c)Identificação da entidade produtora do auto de eliminação;
4. d)Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 13.º;
5. e)Data da eliminação;
6. f)Indicação da legislação aplicável à eliminação.
2 -Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a eliminar, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de identificação e controlo globais;
2. b)Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;
3. c)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Datas extremas da documentação eliminada;
3. c)Número total de agregações ou de unidades de instalação;
4. d)Tipo de unidades de instalação;
5. e)Suporte;
6. f)Dimensão total.
4 -A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações ou de unidades de instalação;
5. e)Tipo de unidades de instalação;
6. f)Suporte;
7. g)Dimensão.
5 -A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Número da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas extremas.

Artigo 18.º

Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega;
2. b)Data do auto de entrega;
3. c)Identificação da entidade remetente;
4. d)Identificação da entidade destinatária;
5. e)Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 3 do artigo 14.º;
6. f)Data da entrega;
7. g)Indicação da legislação aplicável à entrega.
2 -Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de identificação e controlo globais;
2. b)Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;
3. c)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Datas extremas da documentação entregue;
3. c)Número total de agregações ou de unidades de instalação;
4. d)Tipo de unidades de instalação;
5. e)Suporte;
6. f)Dimensão total.
4 -A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações ou de unidades de instalação;
5. e)Tipo de unidades de instalação;
6. f)Suporte;
7. g)Dimensão.
5 -A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Identificador da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas extremas.

Capítulo IV - Gestão da tabela de seleção

Artigo 19.º

Atualização da tabela de seleção

1 -A atualização da tabela anexa ao presente regulamento deve refletir qualquer alteração de competências do IMT, I. P.
2 -A atualização da tabela anexa pode ocorrer de duas formas:
1. a)Após a integração de proposta de novo processo de negócio na "lista consolidada", nos termos do n.º 4;
2. b)Após aceitação pelo órgão de coordenação de inclusão na tabela de processos de negócio já previstos na "lista consolidada".
3 -Sempre que se proceda à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do artigo 21.º, estes podem ser utilizados em SI a partir do momento da sua publicitação na "lista consolidada".
4 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na "lista consolidada" até que estes se encontrem previstos na tabela atualizada do IMT, I. P.

Capítulo V - Disposições finais

Artigo 20.º

Fiscalização e auditoria

1 -Compete ao órgão de coordenação fiscalizar o cumprimento do disposto no presente regulamento.
2 -Os serviços competentes do IMT, I. P., deverão acompanhar a aplicação do presente regulamento

Artigo 21.º

Revisão

O presente regulamento deve ser revisto sempre que por determinação legal resultarem alterações significativas, designadamente quanto à inclusão, alteração ou exclusão de processos de negócio, que decorram das competências adstritas ao IMT, I. P.

ANEXO I

Tabela de Seleção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de Eliminação

(ver documento original)

112403938

Artigo 5.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a)Agregação - o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental;
b)Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
c)Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
d)Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
e)Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;
f)Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando também os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da existência parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
g)Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio que prescreve a preservação total e permanente;
h)Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para preservação permanente de uma amostra recolhida mediante a aplicação de uma fórmula;
i)Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
j)Descrição - a caracterização das instâncias fixadas na tabela de seleção, através de uma exposição dos seus traços distintivos. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
k)Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio;
l)Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
m)Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude;
n)Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio concretizado na sua destruição total e definitiva;
o)Entrega - a transferência de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
p)Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
1) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
2) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
3) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
5) Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
6) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;
7) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela cessação do direito, que não implica a extinção da entidade;
q)Informação - a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
r)Lista consolidada - a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;
s)Macroestrutura Funcional (MEF) - a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
t)Metodologia relacional - o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legais, densidade, complementaridade e completude informacional, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese e complementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
u)Natureza da intervenção - a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
v)Ocorrência - os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
w)Participante no processo - a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude;
x)Prazo de conservação administrativa - o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais;
y)Processo de negócio - a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
z)Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
aa)Processo documental - a unidade arquivística composta por uma agregação de documentos que constitui uma ocorrência de determinado processo de negócio;
bb)Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
cc)Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final.
dd)Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ee)Tabela de seleção - o instrumento derivado da "lista consolidada", de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
ff)Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, enquanto dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;