Regulamento

Regulamento n.º 374/2019

Regulamento de Controlo Interno da Freguesia de Soutelo de Aguiar

Objecto

O presente regulamento tem por objetivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável, visando atingir os objetivos previstos no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL).

Artigo 2.º

Âmbito

1 -O presente regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.
2 -Compete ao órgão executivo o acompanhamento direto da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 -Compete aos serviços administrativos, ou na sua falta aos elementos do órgão executivo, a execução e cumprimento das normas contidas neste regulamento, sob orientação hierárquica.

Artigo 3.º

Documentos Oficiais

1 -São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representam atos administrativos necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.
2 -Constituem, ainda, documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário do património agregadas nos livros de inventário imobilizado, das existências, os livros de escrituração periódica e permanente, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas a remeter ao Tribunal de Contas.
3 -Podem também ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 4.º

Execução Orçamental

O orçamento da Freguesia de Soutelo de Aguiar, Concelho Vila Pouca de Aguiar será executado de harmonia com princípios e regras previsionais definidos no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.

Artigo 5.º

Limites de Disponibilidade em Caixa

A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento semanal, não deve ultrapassar o limite máximo de duzentos e cinquenta euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta de Freguesia.

Artigo 6.º

Abertura e Movimentos de Conta

1 -Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Soutelo de Aguiar.
2 -As contas bancárias acima previstas para serem movimentadas, necessitam da assinatura obrigatória do Presidente, sendo a outra da Secretária ou Tesoureiro e do selo branco em uso na mesma Junta.

Artigo 7.º

Meios de Pagamento

1 -Os Pagamentos podem ser pagos por meio de cheques, transferências ou em numerário.
2 -O pagamento de salários ou vencimentos aos trabalhadores serão feitos por cheque ou transferência bancária.
3 -As autorizações de pagamento e respetivos documentos anexos são previamente conferidos pelo funcionário administrativo, remetidos ao Tesoureiro para posterior deliberação do executivo, ou despacho do Presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo Presidente da Junta e Tesoureiro ou respetivo substituto legal. A forma de pagamento por cheque carece da assinatura obrigatória do Presidente, sendo a outra do Tesoureiro ou do Vogal, podendo ser usado o selo branco em uso na mesma Junta.
4 -As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades no número anterior, são remetidas ao funcionário administrativo para pagamento e demais procedimentos legais.

Artigo 8.º

Guarda de Documentos Bancários

1 -Os cheques não preenchidos, estão à guarda do responsável do serviço de contabilidade, designado para o efeito, bem como os já emitidos que tenham sido anulados, inutilizando-se, neste caso as assinaturas quando as houver, devendo ficar anexadas ao respetivo talonário.
2 -O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da Tesouraria nas suas diversas vertentes. A responsabilidade do Tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e estiverem fora do alcance do seu conhecimento.
3 -Os duplicados dos cheques emitidos, ficam devidamente arquivados na pasta do Livro de Cheques.

Artigo 9.º

Local de Cobranças de Receitas

Compete ao funcionário administrativo proceder à cobrança de receitas, ou na sua falta ao Tesoureiro.

Artigo 10.º

Contas Correntes

Compete ao funcionário administrativo, ou na sua falta ao Tesoureiro, manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Soutelo de Aguiar.

Artigo 11.º

Reconciliações Bancárias

1 -As reconciliações bancárias são feitas mensalmente e confrontadas com registos da contabilidade e terão de se encontrar efetuadas até ao dia 15 do mês seguinte.
2 -Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas serão averiguadas e prontamente regularizadas.

Artigo 12.º

Formas de Aquisições

1 -Todas as compras a realizar pela Freguesia serão obrigatoriamente antecedidas de autorização do Presidente, do Tesoureiro, ou de ambos os casos em que a Lei o imponha e terão por base uma requisição ou um contrato.
2 -Excetuam-se do número anterior, as compras de reduzido montante, entendendo-se como tal, as que se compreendam até ao limite da verba correspondente ao fundo de maneio, as quais serão efetuadas mediante simples autorização do Presidente da Junta.

Artigo 13.º

Entrega de Aquisições

1 -A entrega dos bens será na sede da Junta de Freguesia, onde se procede à conferência física qualitativa, confrontando-se com as respetivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de «Conferido» e «Recebido» e rubricado pelo conferente.
2 -Os documentos referidos no número anterior, sendo o caso, serão suporte para atualizar as existências nas fichas do imobilizado.

Artigo 14.º

Conferência de Faturas e Pagamento

1 -As faturas ou documentos equivalentes serão recebidos pelo correio ou diretamente na Secretaria da Junta de Freguesia e são conferidas de acordo com as exigências legais.
2 -Caso exista cópias de faturas, nelas será obrigatoriamente aposto o carimbo de "duplicado", a fim de prevenir eventuais processamentos e pagamentos indevidos, e as mesmas farão parte do processo de aquisição juntamente com os duplicados ou cópias dos originais e demais documentos.
3 -A ordem de pagamento é conferida e assinada pelo tesoureiro e autorizada pelo Presidente da Junta de Freguesia.
4 -Quando a fatura é paga é aposto um carimbo de pago com a assinatura do Tesoureiro ou funcionário administrativo na ordem de pagamento, com indicação do registo da ordem de pagamento.

Artigo 15.º

Inventário Geral

O inventário do património inclui todos os bens duradouros e equipamentos que são propriedade da Junta de Freguesia e rege-se pelo respetivo regulamento do cadastro em vigor.

Artigo 16.º

Documentos Escritos, Despachos e Informações

Todos os documentos escritos, bem como os despachos e informações que sobre eles forem exarados, que integram os processos administrativos internos, devem identificar os seus subscritores de forma bem legível e a data em que foi elaborado.

Artigo 17.º

Registos e Sistema Informático

1 -Os registos contabilísticos são processados informaticamente.
2 -Consoante o sistema informático existente na Junta de Freguesia, poderão alguns dos procedimentos de controlo estabelecidos na presente norma, serem efetuados automaticamente.
3 -A integridade e confidencialidade dos dados devem estar devidamente protegidas.
4 -O sistema informático contempla procedimentos adequados de controlo contabilísticos, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores corretos, com uma adequada classificação e nos períodos correspondentes.

Artigo 18.º

Prazos de Escrituração e Outros

A escrituração deve ser atualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal e da prestação de contas.

Artigo 19.º

Responsabilidade Pelo Uso de Bens

Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam atribuídos.

Artigo 20.º

Violação das Normas

A violação de normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infração disciplinar, dá lugar a imediata instrução de procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.

Artigo 21.º

Alterações

A presente norma pode ser alterada por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia o justifiquem.

Artigo 22.º

Casos Omissos

1 -Regra geral as omissões deste regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL na restante legislação em vigor aplicável às autarquias locais.
2 -As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do Presidente.

Artigo 23.º

Organização dos Serviços

Organograma da Junta de Freguesia de Soutelo de Aguiar

Órgão Executivo

Presidente - António José de Almeida Gonçalves

Vogal - José Ferreira Cardoso

Tesoureira - Maria da Conceição da Silva Fidalgo

Assembleia de Freguesia (Órgão Deliberativo)

Presidente - Bruno José da Silva Pires

1.º Secretário - Maria de Lurdes Rodrigues da Silva Costa

2.º Secretário - Paulo Jorge Gonçalves Rodrigues

Outros Membros

Manuel Agostinho Ferreira Rodrigues

Orlando da Silva Fernandes

Sónia do Rosário da Silva Fidalgo

Vera Lúcia dos Santos Martins

Serviços Administrativos

Assistente Operacional - Catarina da Assunção Alves Martins.

7 de abril de 2019. - O Presidente, António José de Almeida Gonçalves.

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