Regulamento

Regulamento n.º 522/2024

Aprova o Regulamento de Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Setúbal.

Artigo 1.º

Objeto

1 -O regulamento de cedência de espaços do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS), tem por objeto a definição dos princípios orientadores e condições gerais de cedência, de curta duração, nos termos definidos pela Lei do Orçamento de Estado e pelo decreto-lei de Execução Orçamental, de imóveis, espaços e equipamentos propriedade do IPS, suscetíveis de serem utilizados na realização de eventos, assim como as regras relativas à sua cedência.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 -O presente regulamento aplica-se a todas as situações de cedência de espaços e equipamentos propriedade do IPS, bem como aos espaços afetos às Unidades Orgânicas que o integram, identificados no Anexo I, que constitui parte integrante deste regulamento, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
2 -Excetua-se do âmbito de aplicação do presente regulamento, a cedência dos espaços e imóveis afetos aos Serviços de Ação Social, designadamente as instalações do Clube Desportivo IPS e as residências de estudantes, cuja cedência é regulada por meio de diplomas próprios.

Artigo 3.º

Designações e Referências

1 -Para os efeitos do presente Regulamento, estabelecem-se os seguintes significados e referências:
1. a)Entidade Cessionária: qualquer entidade, singular ou coletiva, que tenha contratualizado com o IPS a utilização dos seus espaços e equipamentos.
2. b)Evento: Cerimónia, ato académico, conferência, congresso, jornada, encontro, seminário, ação de formação, convenção, reunião, produção publicitária, espetáculo, exposição, feira, festival, e outro acontecimento artístico, científico, cultural, turístico, desportivo e de entretenimento com ou sem fins lucrativos.

Artigo 4.º

Finalidade

Os espaços regulados pelo presente regulamento apenas podem ser cedidos para realização de eventos cujo interesse e oportunidade se encontrem devidamente fundamentados.

Artigo 5.º

Âmbito subjetivo

1 -Os/as trabalhadores/as que exercem a sua atividade nos espaços e equipamentos do IPS, ou outras pessoas de qualquer modo relacionadas com os eventos, respeitam as disposições do Regulamento e agem no sentido de as fazer cumprir.
2 -As Entidades Cessionárias encontram-se igualmente vinculadas ao disposto neste Regulamento.

Artigo 6.º

Competência

Compete ao/à responsável máximo/a do serviço ou ao/à diretor/a da Unidade Orgânica, consoante os casos, apreciar, fundamentar e decidir sobre a oportunidade e interesse da cedência de espaços, bem como das condições especiais a aplicar.

Artigo 7.º

Princípios gerais

1 - Os imóveis do IPS referidos no Anexo I podem ser objeto de utilização de curta duração por terceiros, de natureza pública ou privada, por um prazo não superior a dois meses, renovável uma vez pelo mesmo período, para a realização de eventos de cariz turístico-cultural, associativo ou desportivo, bem como atividades no âmbito da ação social, desenvolvidas pelo Estado, pelas autarquias e por instituições privadas sem fins lucrativos, nos termos do presente regulamento.

2 - Todas as ações, atividades e eventos a realizar, nos espaços cedidos, devem respeitar o prestígio e bom nome do IPS e das suas Unidades Orgânicas, não devendo colocar em risco a preservação e a conservação das respetivas instalações e equipamentos e a segurança de pessoas.

3 - Não serão autorizados pedidos que possam colidir com os princípios fixados nos Estatutos do IPS.

3 - O disposto nos números anteriores não prejudica a possibilidade de serem autorizadas ações de natureza sindical, desde que dirigidas aos/às trabalhadores/as dos serviços ou UO do IPS.

4 - A cedência de imóveis, espaços e equipamentos não pode prejudicar o normal funcionamento dos serviços/atividades aí desenvolvidas.

5 - No caso de realização de quaisquer iniciativas do IPS ou das suas unidades orgânicas, estas preferem sobre cedências a terceiros.

Artigo 8.º

Equipamentos

1 -A utilização dos equipamentos técnicos existentes nos espaços, carece de utilização expressa das Unidades Orgânica para tal.
2 -Em caso de perda ou dano do equipamento existente nos espaços cedidos, compete à Entidade Cessionária o pagamento da reparação ou reposição do mesmo.

Artigo 9.º

Procedimento

1 -Os pedidos de cedência devem ser formulados com a antecedência mínima de quinze dias relativamente à data pretendida.
2 -Os pedidos de cedência de espaços são, formalmente, dirigidos ao responsável máximo do serviço ou Unidade Orgânica e apresentados em minuta específica para o efeito, onde é detalhado:
1. a)O autor da pretensão;
2. b)Os destinatários;
3. c)O número de participantes previsto;
4. d)A duração e o horário do evento, bem como a duração e horário da montagem e preparação, e desmontagem;
5. e)As ações, atividades ou eventos a realizar;
6. f)Os espaços pretendidos e, sendo o caso, as respetivas áreas;
7. g)Os materiais a utilizar;
8. h)Os equipamentos necessários a utilizar e/ou a instalar;
9. i)O elenco das entidades envolvidas na produção do evento e das empresas prestadoras de serviços;
10. j)O plano de organização, incluindo eventual movimentação de cargas, montagem/desmontagem de estruturas, serviços de audiovisual, catering, entre outros, sempre que aplicável;
11. k)A identificação do responsável de segurança e gestão da cedência, que deverá assinar uma declaração, responsabilizando-se pela aceitação e cumprimento das determinações de segurança aplicáveis, o qual se obriga a deixar o espaço conforme foi cedido, nomeadamente quanto à sua limpeza.
3 -Sempre que se revelem necessários, o IPS pode solicitar esclarecimentos ou documentos adicionais.

Artigo 10.º

Decisão

O responsável, identificado no artigo 6.º deste regulamento, após concluído o processo negocial, decide sobre o pedido, no prazo máximo de dois dias, devendo fundamentar o sentido da decisão.

Artigo 11.º

Oneração

1 -A utilização dos espaços do IPS é, em regra, onerosa, e o pagamento da contrapartida, devida pela Entidade Cessionária.
2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, é gratuita a utilização interna (serviços ou Unidades Orgânicas do IPS e iniciativas da Associação Académica do IPS) de espaços ou imóveis, independentemente da sua afetação, dependendo do cumprimento prévio dos procedimentos internos para a decisão.
3 -As contrapartidas financeiras, pela utilização dos espaços referidas no n.º 1, são determinadas com base em Despacho proferido pelo Conselho de Gestão, com contrapartida mínima devida por cada utilização, fixada num ou em vários preços m2/dia para edifícios e ha/dia para terrenos, revisto anualmente, não incluindo a eventual afetação de equipamentos ou recursos humanos, cuja disponibilização será orçamentada caso a caso.
4 -Aos valores aplicados e demais contrapartidas financeiras, acresce IVA, à taxa legal em vigor.
5 -A contrapartida financeira deverá ser integralmente prestada até 48 horas antes da realização da ação, atividade ou evento, sob pena de incumprimento, e suportada em documento contabilístico.
6 -A condição prevista no número anterior aplica-se exclusivamente à utilização de curta duração por terceiro que envolva mais de 50 % da área útil dos edifícios, instalações ou espaço exterior, não sendo exigíveis quando ocorra cedência de utilização de curta duração que envolva uma área inferior.
7 -Para que a reserva de espaços prevista no número anterior se torne definitiva, é ainda indispensável a assinatura do Contrato de Cedência de Instalações e Equipamentos.
8 -No caso de adiamento ou cancelamento do evento, total ou parcialmente, por causas não imputáveis ao IPS, à exceção de situações de força maior decretadas pelo Governo, não há lugar a reembolso dos recebimentos já realizados.

Artigo 12.º

Situações de relevante interesse público

1 -Os pedidos de cedência de espaços destinados a ações, atividades ou eventos de reconhecido interesse público ou que revelem manifesto interesse para o IPS podem ser isentos da cobrança de qualquer contrapartida financeira, mediante requerimento fundamentado para o efeito.
2 -Nas situações previstas no n.º 1 pode, ainda, ser admitido o pagamento em espécie.
3 -Compete ao/à Presidente do IPS decidir sobre a isenção e/ou pagamento em espécie, previstos nos números anteriores.

Artigo 13.º

Obrigações da Entidade Cessionária

1 -A Entidade Cessionária é responsável por todos os requisitos legais obrigatórios para a realização dos eventos nos imóveis e espaços do IPS, nomeadamente, as licenças exigidas, autorizações e seguros para o efeito.
2 -A Entidade Cessionária é responsável pela remoção de todos os resíduos resultantes da montagem e desmontagem do evento, procedendo à limpeza do espaço cedido, no decorrer do evento e no seu término.
3 -Em nenhuma circunstância serão autorizados:
1. a)A perfuração ou alteração de paredes, estruturas e pavimentos, no interior ou exterior;
2. b)A remoção ou ocultação de equipamentos destinados à segurança;
3. c)A obstrução de portas, caminhos de evacuação e saídas de emergência;
4. d)A utilização de materiais corrosivos ou quaisquer outras substâncias que possam danificar estruturas ou equipamentos;
5. e)A afixação de cartazes ou desdobráveis nas paredes dos edifícios.

Artigo 14.º

Incumprimento

O incumprimento de quaisquer regras resultantes do presente regulamento, confere ao IPS o direito de revogação da cedência, podendo promover pela imediata suspensão da ação, atividade ou evento, sem prejuízo de outras responsabilidades.

Artigo 15.º

Responsabilidade

1 -Os utilizadores de espaços cedidos ao abrigo do presente regulamento são única e exclusivamente responsáveis por quaisquer danos pessoais e/ou patrimoniais decorrentes da ação, atividade ou evento realizados.
2 -Para efeitos do número anterior, podem os/as responsáveis identificados no artigo 6.º impor a obrigatoriedade de celebração de contrato de seguro.

Artigo 16.º

Regulamentos internos de cedências de espaços

1 -O presente Regulamento será complementado com os regulamentos internos, a aprovar pelas Unidades Orgânicas que, ao abrigo da sua autonomia administrativa, adaptarão às respetivas realidades as normas aqui fixadas, designadamente no que se refere à organização, logística e medidas de segurança a adotar em cada situação.
2 -Os regulamentos referidos no número anterior são aprovados pelo respetivo Diretor, no prazo de trinta dias após a entrada em vigor do presente regulamento e submetidos a homologação do Presidente do IPS.

Artigo 17.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões são resolvidas nos termos da lei aplicável e, em caso de lacuna, por despacho do/a Presidente do IPS.

Artigo 18.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento de Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS), n.º 700/2019, de 5 de setembro, publicado na segunda série do Diário da República

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra no dia seguinte após a sua publicação no Diário da República.

ANEXO I

Serviço ou Unidade Orgânica

Espaços

ESTBarreiro/IPS

Sala de aula

Laboratórios

Anfiteatro

Auditório

Auditório c/ Balcão

Átrio

ESCE/IPS

ESS/IPS

Sala de aula

Anfiteatro

Auditório

Laboratório

Átrio

ESE/IPS

Anfiteatro

Laboratórios

Sala de Aula

Átrio

ESTSetúbal/IPS

Auditório Nobre

Auditório 2

Auditórios 3,4 e 5

Sala de Aula

Sala de formação

Sala de Informática

Laboratórios

Serviços Centrais

Sala de Atos

P. Fryxel - Edifício Principal (por piso)

P. Fryxel - Claustros/Capela

Espaços Exteriores

317635591