Aviso n.º 9295/2004 (2.ª série) - AP

O presente Regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, e ainda do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

O presente Regulamento estabelece os princípios e as regras aplicáveis ao arquivo da documentação produzida e recebida pela autarquia de Penalva do Castelo, no âmbito das suas atribuições e competências, tendo em vista a sua preservação, defesa e valorização.

O arquivo municipal encontra-se na dependência directa do Serviço Sócio-Cultural (Centro Municipal de Promoção e Cultura - CMPC), que integra o Sector de Arquivo, Bibliotecas e Documentação e constitui um subsector próprio, Subsector de Arquivo.

Ao arquivo municipal incumbe:

A remessa dos documentos mencionadas no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:

A eliminação de documentos mencionada no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:

Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

O investigador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no arquivo municipal fica obrigado a fornecer a este gratuitamente uma cópia dos respectivos estudos, bem como a referenciar neles os documentos consultados e a sua origem.

O quadro de pessoal do arquivo municipal é constituído por pessoal técnico superior, técnico-profissional com formação em arquivo e por pessoal administrativo e auxiliar.

Ao responsável pelo serviço de arquivo, técnico superior de arquivo, compete, no âmbito das suas funções:

Compete aos funcionários do arquivo municipal o seguinte:

a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais;

b) Arrumar e conservar toda a documentação enviada pelos serviços municipais;

c) Manter devidamente organizados os instrumentos de descrição necessários à eficiência do serviço;

d) Elaborar, sempre que necessário, instrumentos de descrição;

e) Zelar pela conservação da documentação;

f) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao acondicionamento da documentação;

g) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;

i) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

j) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

k) Executar outras tarefas inerentes à actividade administrativa e auxiliar a desenvolver o respectivo serviço.

As dúvidas ou situações não previstas neste Regulamento serão resolvidas por despacho do presidente da Câmara Municipal, ouvido o técnico superior responsável pelo arquivo municipal.

O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do arquivo municipal.

Mantêm-se em vigor as normas e determinações de funcionamento do arquivo que não contrariem o presente Regulamento.

O Regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação na 3.ª série do Diário da República.

ANEXO I

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO II

Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)

ANEXO IV

Ficha de consulta

(ver documento original)

ANEXO V

Ficha de requisição para órgãos e serviços municipais

(ver documento original)

ANEXO VI

Empréstimo de documentos para exposições

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.

Trata-se, porém, de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.

Por esse motivo, e de forma a prevenir eventuais riscos, devem ser respeitadas as seguintes normas:

1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar, com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo, para tal, o pedido ao presidente da Câmara de Penalva do Castelo;

2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara Municipal, com informação prévia do técnico superior de arquivo, que ficará apensa ao requerimento;

3) No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções, custeadas pela entidade organizadora da exposição;

4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo em que estiverem fora do arquivo. A Câmara Municipal de Penalva do Castelo fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo, que constará do despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;

5) Os documentos só poderão ser entregues, pelo arquivo municipal, a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;

6) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição; o acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do técnico superior de arquivo, responsável pelo arquivo municipal, por forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte;

7) Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição;

8) Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários;

9) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido, na montagem das mesmas, a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos;

10) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Penalva do Castelo;

11) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal;

12) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal; no acto da recepção dos documentos e antes da assinatura do respectivo auto, o arquivo municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. Se se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;

13) O arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do arquivo municipal antes da entrega dos documentos.

ANEXO VII

Ficha de empréstimo para exposições

(ver documento original)

ANEXO VIII

Normas de manuseamento das espécies na sala de leitura

Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem por em risco a sua preservação.

Por isso, de forma a garantir a sua conservação, devem ser observadas, na sua utilização e manuseamento, as seguintes regras:

1) Nunca coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto;

2) Nunca dobre as páginas de um documento;

3) Nunca endireite as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, pois isso pode acentuar a deterioração;

4) Nunca se apoie sobre os documentos;

5) Nunca arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado;

6) Nunca coloque os documentos no chão;

7) Nunca force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;

8) Nunca escreva, seja o que for, num documento e nunca o marque ou vinque de qualquer outra forma;

9) Utilize apenas lápis na sala de leitura;

10) Nunca escreva sobre um documento (aberto ou fechado);

11) Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos cortantes;

12) Não vire as páginas com os dedos humedecidos;

13) Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos;

14) Nunca corte fitas que não consiga desatar e não force a abertura de fechos;

15) Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões e utilize as estantes de leitura previstas para a sua consulta;

16) Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas;

17) Chame a atenção dos responsáveis pelo serviço de leitura para qualquer anomalia que encontre, mas não tome a liberdade de a resolver por si;

18) Não acumule documentos sobre a mesa para consulta;

19) Não conserve, desnecessariamente, os documentos em seu poder depois de acabada a consulta;

20) Porque os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, sempre que possível e isso possa satisfazer a sua investigação, não exija o original;

21) Não decalque letras ou estampas, nem sublinhe, risque ou escreva ou, de algum modo, danifique os documentos consultados.

25 de Outubro de 2004. - O Presidente da Câmara, Leonídio de Figueiredo Gomes Monteiro.