Despacho

Despacho n.º 8453/2025

Aprova o Regulamento Orgânico dos Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico de Beja.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Objeto

O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico de Beja (IPBeja) e as suas competências, aplicando o regime dos Estatutos do IPBeja, homologado pelo Despacho Normativo n.º 47/2008, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 169, de 2 de setembro.

Artigo 2.º

Princípios Gerais

1 -A organização dos serviços dos Serviços de Ação Social do IPBeja rege-se pelos princípios da necessidade e adequação das estruturas, em função dos fins que visam prosseguir; da estruturação racional por áreas funcionais; da flexibilidade, clareza e objetividade da estrutura hierárquica e de responsabilidades; da desconcentração de poderes, cometendo aos níveis de maior proximidade ou especialidade tarefas operativas, reservando aos níveis superiores as tarefas de conceção, planeamento, avaliação e controlo; e da não conflitualidade de funções e segregação, tanto ao nível individual como entre funções.
2 -A atuação dos serviços de Ação Social do IPBeja deve reger-se pelos princípios da solidariedade, concertação entre os serviços e coordenação intrainstitucional; da valorização das pessoas; da desburocratização, desmaterialização e normalização de processos; da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado; da transparência, prestação de contas e responsabilização pelos resultados; da otimização dos recursos; e da gestão por objetivos, por referência aos indicadores e metas definidos nos instrumentos de planeamento, monitorização e avaliação em vigor.

Artigo 3.º

Regimes especiais

1 -As atividades dos Serviços de Ação Social, enquanto materialmente consideradas, podem ser prestadas em colaboração com outras entidades, públicas e ou privadas, nos termos previstos na lei.
2 -Os Serviços de Ação Social podem recorrer a contratação externa para desenvolvimento de atividades a seu cargo sempre que por essa via se assegure um controlo mais eficiente dos custos e da qualidade do serviço prestado.
3 -Salvaguarda-se expressamente, quando aplicável o n.º 1 ou 2 do presente artigo, que o regime de fiscalização e acompanhamento técnico são mantidos nos Serviços de Ação Social do IPBeja.

Artigo 4.º

Atribuições e competências

1 -Os Serviços de Ação Social do IPBeja têm por atribuição a execução da política de ação social escolar do IPBeja, de modo a melhorar as possibilidades de sucesso educativo dos estudantes e garantir que nenhum estudante é excluído do ensino superior por razões económicas.
2 -No âmbito das suas atribuições, compete aos Serviços de Ação Social conceder apoios aos estudantes nas seguintes modalidades:
1. a)Apoios diretos, que incluem a atribuição de bolsas de estudo e a atribuição de auxílios de emergência;
2. b)Apoios indiretos, que incluem a promoção do acesso à alimentação e ao alojamento, o acesso a serviços de saúde, o apoio a atividades desportivas e culturais e ainda o acesso a outros apoios educativos.
3 -Compete ainda aos Serviços de Ação Social desenvolver outras atividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais de ação social escolar.

Artigo 5.º

Autonomia Administrativa e Financeira

1 -Os Serviços de Ação Social gozam de autonomia administrativa e financeira nos termos da Lei, dos Estatutos do Instituto Politécnico de Beja e do presente Regulamento Orgânico.
2 -No âmbito da sua autonomia administrativa e financeira gozam os Serviços de Ação Social de competência para:
1. a)Praticar atos jurídicos, atos administrativos definitivos, e tomar decisões com eficácia externa;
2. b)Emitir regulamentos no âmbito da sua organização interna;
3. c)Celebrar contratos administrativos ou outros necessários ao cumprimento das suas atribuições;
4. d)Dispor de receitas próprias e de capacidade de as afetar a despesas aprovadas de acordo com orçamento próprio.
3 -A gestão administrativa e financeira será partilhada e assegurada com os serviços próprios do IPBeja e conduzida pelo Conselho de Gestão.

Capítulo II - ÓRGÃOS

Artigo 6.º

Órgãos de Gestão

São órgãos de gestão dos Serviços de Ação Social:

a)O Conselho de Ação Social (CAS);
b)O Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social (CGSAS);
c)O Administrador dos Serviços de Ação Social.

Artigo 7.º

Conselho de Ação Social

1 -O Conselho de Ação Social (CAS) é o órgão de orientação geral da ação social no âmbito dos Serviços de Ação Social cabendo-lhe participar na definição e orientação do apoio a conceder aos estudantes, desde que devidamente enquadrado na legislação em vigor.
2 -O CAS é constituído:
1. a)Pelo Presidente do IPBeja que preside, com voto de qualidade;
2. b)Pelo Administrador dos Serviços de Ação Social;
3. c)Por dois estudantes representantes da Associação Académica do IPBeja, um dos quais com o estatuto de bolseiro.
3 -No caso de impossibilidade de recurso a representantes da Associação Académica, e de forma a assegurar a sua representatividade no Conselho, os dois estudantes que compõem o órgão deverão ser designados pelo Presidente, ouvido o Provedor do Estudante.

Artigo 8.º

Competências do Conselho de Ação Social

1 -Compete ao Conselho de Ação Social:
1. a)Pronunciar -se sobre a forma de aplicação das políticas de ação social escolar no IPBeja;
2. b)Acompanhar e fiscalizar o cumprimento das orientações gerais que garantam o funcionamento dos respetivos serviços;
3. c)Dar parecer sobre o relatório de atividades, o projeto de orçamento e o plano de desenvolvimento para a ação social;
4. d)Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e meios para a sua avaliação.
2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, o CAS pode propor outras formas de apoio social consideradas adequadas à ação social a desenvolver no IPBeja, desde que devidamente enquadradas na legislação em vigor.
3 -O CAS reúne ordinariamente duas vezes por ano, e extraordinariamente, quando convocado pelo Presidente do IPBeja.

Artigo 9.º

Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social

1 -O Conselho de Gestão (CGSAS) é o órgão de gestão administrativa e financeira dos Serviços de Ação Social, sendo-lhe aplicada a legislação em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.
2 -O Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social é composto por:
1. a)O Presidente do IPBeja, que preside;
2. b)Um Vice-Presidente do IPBeja;
3. c)O Administrador dos Serviços de Ação Social;
4. d)O Responsável pela Direção de Serviços Administrativo e Financeiro do IPBeja, que secretaria.

Artigo 10.º

Competências do Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social

1 -Compete ao Conselho de Gestão, designadamente:
1. a)Apreciar e aprovar as propostas de planos anuais de atividades dos Serviços de Ação Social;
2. b)Apreciar e aprovar a proposta de plano de desenvolvimento a médio prazo para a ação social;
3. c)Apreciar e aprovar a proposta de orçamento;
4. d)Controlar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e validar o seu processamento;
5. e)Apreciar e controlar os procedimentos contabilísticos;
6. f)Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito;
7. g)Deliberar sobre o montante dos fundos permanentes;
8. h)Acompanhar a gestão administrativa e financeira dos Serviços de Ação Social;
9. i)Fixar preços e taxas a aplicar na prestação de serviços ou outras atividades;
10. j)Aprovar os relatórios e contas anuais e submete-los ao Tribunal de Contas.
2 -O Conselho de Gestão pode, nos termos dos estatutos, delegar no Administrador as competências necessárias a uma gestão mais eficiente.
3 -Às decisões do Conselho de Gestão aplica-se, no que se refere a responsabilidades, o que estiver preceituado na legislação em vigor.

Artigo 11.º

Administrador

1 -O Administrador dos Serviços de Ação Social, é livremente nomeado e exonerado pelo Presidente nos termos da Lei e dos Estatutos do IPBeja.
2 -O cargo de Administrador dos Serviços de Ação Social é exercido em regime de comissão de serviço nos termos do Estatuto do pessoal dirigente dos serviços e órgãos da administração central, local e regional do Estado, sendo equiparado, ao de direção superior de segundo grau, reportando hierarquicamente ao Presidente do IPBeja.
3 -O provimento do Administrador dos Serviços de Ação Social é efetuado mediante despacho do Presidente do Instituto.
4 -Compete ao Administrador dos Serviços de Ação Social assegurar o funcionamento e dinamização dos Serviços de Ação Social e a execução dos planos e deliberações aprovadas pelos órgãos competentes, competindo-lhe designadamente:
1. a)Garantir a execução da política de ação social superiormente definida;
2. b)Assegurar a funcionalidade e a gestão corrente dos Serviços de Ação Social;
3. c)Propor os instrumentos de gestão corrente dos Serviços de Ação Social;
4. d)Propor os instrumentos de gestão previsional e os documentos de prestação de contas, de acordo com a legislação em vigor;
5. e)Garantir a atribuição de apoios diretos e indiretos aos estudantes do IPBeja;
6. f)Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afetos aos Serviços de Ação Social;
7. g)Exercer as competências que venham a ser delegadas pelo Presidente;
8. h)Exercer as demais funções previstas na lei e nos Estatutos do IPBeja.
5 -Compete ainda ao Administrador dos Serviços de Ação Social racionalizar os recursos humanos, financeiros e materiais.
6 -O Administrador dos Serviços de Ação Social será substituído nas suas faltas e ou impedimentos, por um responsável por ele designado, ficando nesta situação investido dos poderes próprios e dos delegados no Administrador.

Artigo 12.º

Órgão de fiscalização e contas

Os Serviços de Ação Social estão sujeitos à fiscalização exercida pelo Fiscal Único e as suas contas são consolidadas com as contas do IPBeja, nos termos da lei.

Capítulo III - SERVIÇOS

Artigo 13.º

Organização de Serviços

1 -A organização interna dos Serviços de Ação Social do IPBeja assenta num modelo estrutural misto, integrado e coerente, com flexibilidade de atuação, agilidade e capacidade de adaptação à mudança, composto por estruturas hierarquizadas e estruturas de natureza flexível de acordo com a lógica de necessidades dos Serviços.
2 -De acordo com as competências, grau de responsabilidade e dimensão, as estruturas de apoio técnico e administrativo organizam-se em:
1. a)estrutura designada por divisão, com competências de coordenação de estruturas que se encontrem na sua dependência;
2. b)estruturas designadas por serviço, que executam atividades de natureza específica encontrando-se na dependência da divisão.
3. c)estruturas designadas por núcleos, que correspondem a áreas ou subáreas funcionais devidamente identificadas, dependentes das estruturas em que se encontrem enquadradas.
3 -Para além das estruturas previstas no n.º 2 o Presidente do IPBeja, ouvido o Conselho de Gestão de Ação Social, pode criar estruturas multidisciplinares, de caráter temporário, como resposta a novas necessidades ou necessidades não permanentes, mas essenciais à prossecução da missão dos Serviços de Ação Social, cujos objetivos, competências, composição, duração e eventual regime remuneratório do trabalhador que as coordene serão fixados de acordo com o grau de complexidade da função, respeitando as normas do presente regulamento.
4 -Podem ainda ser criados grupos de trabalho ou de projeto, com caráter operativo e temporário, a fim de dar resposta a necessidades não permanentes dos órgãos ou estruturas, para desempenho de tarefas ou cumprimento de obrigações, os quais são criados por despacho do Presidente do Instituto, que determina o objeto, âmbito da ação, duração e a sua composição e coordenação.

Artigo 14.º

Modelo de organização

Os Serviços de Ação Social são serviços de natureza transversal e partilhados, que prestam serviços de caráter técnico, administrativo, de planeamento e qualidade e de gestão e integram a Divisão de Ação Social.

Artigo 15.º

Divisão de Ação Social

1 -A Divisão de Ação Social desenvolve a sua atuação na área da prestação de apoios sociais diretos e indiretos aos estudantes em situação de maior vulnerabilidade económica e financeira.
2 -A Divisão de Divisão de Ação Social encontra-se na dependência hierárquica e funcional do Administrador dos Serviços de Ação Social e é dirigida por um dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão).
3 -A Divisão de Ação Social integra os seguintes Serviços:
1. a)Serviço de Bolsas de Estudo;
2. b)Serviço de Alojamento;
3. c)Serviço de Alimentação;
4. d)Serviço de Bem Estar:
  d1) Núcleo de Desporto e Cultura;
  d2) Núcleo Psicopedagógico.
4 -Compete ao Serviço de Bolsas de Estudo, designadamente:
1. a)Gerir o processo de bolsas e propor superiormente a concessão de bolsas de estudo, subsídios e outros benefícios pecuniários a estudantes abrangidos de acordo com os regulamentos em vigor;
2. b)Estudar e propor superiormente os regulamentos para atribuição dos diversos tipos de auxílio económico;
3. c)Acompanhar os processos individuais de candidatura a bolsa de estudo, auxílios e outros apoios;
4. d)Propor a realização de inquéritos relativos às condições socioeconómicas dos estudantes abrangidos pelos Serviços de Ação Social;
5. e)Elaborar o relatório anual, bem como elaborar o tratamento estatístico do respetivo serviço;
6. f)Realizar estudos relativos às condições socioeconómicas dos estudantes abrangidos pelos Serviços de Ação Social;
7. g)Propor alteração às normas, regulamentos e procedimentos internos de funcionamento do serviço;
8. h)Promover o envio, às entidades competentes, dos processos de candidatura a benefícios sociais para efeitos de fiscalização das informações e declarações prestadas;
9. i)Promover a colaboração de estudantes no âmbito de uma política de responsabilização social.
5 -Compete ao Serviço de Alojamento, designadamente:
1. a)Promover o processo de candidaturas e propor a atribuição de alojamento nas residências de alojamento estudantil;
2. b)Assegurar a gestão das residências de alojamento estudantil, no cumprimento do respetivo regulamento de funcionamento, assim como manter a inventariação atualizada de necessidades, por forma a promover a otimização de recursos e bom funcionamento das mesmas;
3. c)Promover, em articulação dos serviços do IPBeja, os planos de manutenção das instalações e equipamentos, assim como os planos de higiene e segurança das instalações;
4. d)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de alojamento estudantil.
5. e)Propor alteração às normas, regulamentos e procedimentos internos de funcionamento do núcleo;
6. f)Proporcionar o necessário acolhimento e apoio técnico-social aos estudantes, com vista à sua integração na comunidade académica do IPBeja;
7. g)Assegurar o encaminhamento e aconselhamento para o Núcleo de Bem Estar dos Serviços de Ação Social, dos estudantes que necessitem deste apoio especializado em articulação com o mesmo gabinete;
8. h)Promover e organizar programas e ações de sensibilização ativadoras do desenvolvimento pessoal e de competências pessoais e académicas, em colaboração com estruturas do IPBeja e outras entidades, através da informação/formação e sensibilização dos estudantes;
9. i)Colaborar com projetos desenvolvidos no IPBeja nas áreas social, de saúde, psicopedagógica, voluntariado e outras;
6 -Compete ao Serviço de Alimentação, designadamente:
1. a)Garantir o cumprimento dos requisitos legais de segurança alimentar;
2. b)Assegurar a higiene das instalações, equipamentos e alimentos tendo em conta os procedimentos estabelecidos e requisitos legais aplicáveis;
3. c)Implementar e acompanhar a execução de todos os procedimentos relacionados com o Sistema de Gestão de Segurança Alimentar;
4. d)Emitir relatórios no âmbito da segurança alimentar, da qualidade e da satisfação dos utentes;
5. e)Participar no processo de planeamento e na elaboração técnica dos cadernos de encargos de fornecimento de produtos alimentares e/ou refeições;
6. f)Coordenar o planeamento de ementas e assegurar a valorização nutricional em todas as refeições disponibilizadas e respetiva informação;
7. g)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de alimentação;
8. h)Assegurar a prestação de cuidados de nutrição aos estudantes, mediante a disponibilização de consultas e outros meios disponíveis, nos termos regulamentares.
7 -Compete ao Serviço de Bem-Estar, assegurar as atividades de natureza psicopedagógica e de desporto e cultura através dos respetivos núcleos.
1. 7.1 -Núcleo Psicopedagógico
2. a)Assegurar a prestação de cuidados de saúde aos estudantes, mediante a disponibilização de consultas de várias especialidades;
3. b)Assegurar a prestação de cuidados no âmbito da saúde mental;
4. c)Propor o desenvolvimento de protocolos de cooperação e roteiros de referenciação com entidades de serviços de saúde e outros programas de intervenção psicossocial;
5. d)Estabelecer programas de promoção de saúde, prevenção da doença e de prevenção de comportamentos de risco, fomentando ações de sensibilização educativa para a saúde, bem-estar e qualidade de vida dos/as estudantes, promovendo, sempre que possível, a colaboração e articulação com as Unidades Orgânicas do IPBeja;
6. 7.2 -Núcleo Desporto e Cultura
7. a)Assegurar a gestão da oferta de atividades desportivas dos Serviços de Ação Social do IPBeja;
8. b)Assegurar a promoção das atividades desportivas dos Serviços de Ação Social do IPBeja;
9. c)Promover a utilização da bicicleta (elétrica e convencional) como meio de transporte diário junto da comunidade académica do IPBeja;
10. d)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de Bem Estar;

Capítulo IV - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 16.º

Dúvidas e Omissões

As dúvidas ou casos omissos são resolvidos através de Despacho do Presidente do Instituto, ouvido o Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social.

Artigo 17.º

Revogação

São revogadas todas as disposições em vigor sobre a matéria objeto do presente regulamento.

Artigo 18.º

Revisão

O presente regulamento poderá ser revisto sempre que se revele necessário, mediante proposta do Presidente ou de qualquer um dos Órgão dos Serviços de Ação Social do IPBeja

Artigo 19.º

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicitação.

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Artigo 15.º

Divisão de Ação Social

1 -A Divisão de Ação Social desenvolve a sua atuação na área da prestação de apoios sociais diretos e indiretos aos estudantes em situação de maior vulnerabilidade económica e financeira.
2 -A Divisão de Divisão de Ação Social encontra-se na dependência hierárquica e funcional do Administrador dos Serviços de Ação Social e é dirigida por um dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão).
3 -A Divisão de Ação Social integra os seguintes Serviços:
1. a)Serviço de Bolsas de Estudo;
2. b)Serviço de Alojamento;
3. c)Serviço de Alimentação;
4. d)Serviço de Bem Estar:
  d1) Núcleo de Desporto e Cultura;
  d2) Núcleo Psicopedagógico.
4 -Compete ao Serviço de Bolsas de Estudo, designadamente:
1. a)Gerir o processo de bolsas e propor superiormente a concessão de bolsas de estudo, subsídios e outros benefícios pecuniários a estudantes abrangidos de acordo com os regulamentos em vigor;
2. b)Estudar e propor superiormente os regulamentos para atribuição dos diversos tipos de auxílio económico;
3. c)Acompanhar os processos individuais de candidatura a bolsa de estudo, auxílios e outros apoios;
4. d)Propor a realização de inquéritos relativos às condições socioeconómicas dos estudantes abrangidos pelos Serviços de Ação Social;
5. e)Elaborar o relatório anual, bem como elaborar o tratamento estatístico do respetivo serviço;
6. f)Realizar estudos relativos às condições socioeconómicas dos estudantes abrangidos pelos Serviços de Ação Social;
7. g)Propor alteração às normas, regulamentos e procedimentos internos de funcionamento do serviço;
8. h)Promover o envio, às entidades competentes, dos processos de candidatura a benefícios sociais para efeitos de fiscalização das informações e declarações prestadas;
9. i)Promover a colaboração de estudantes no âmbito de uma política de responsabilização social.
5 -Compete ao Serviço de Alojamento, designadamente:
1. a)Promover o processo de candidaturas e propor a atribuição de alojamento nas residências de alojamento estudantil;
2. b)Assegurar a gestão das residências de alojamento estudantil, no cumprimento do respetivo regulamento de funcionamento, assim como manter a inventariação atualizada de necessidades, por forma a promover a otimização de recursos e bom funcionamento das mesmas;
3. c)Promover, em articulação dos serviços do IPBeja, os planos de manutenção das instalações e equipamentos, assim como os planos de higiene e segurança das instalações;
4. d)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de alojamento estudantil.
5. e)Propor alteração às normas, regulamentos e procedimentos internos de funcionamento do núcleo;
6. f)Proporcionar o necessário acolhimento e apoio técnico-social aos estudantes, com vista à sua integração na comunidade académica do IPBeja;
7. g)Assegurar o encaminhamento e aconselhamento para o Núcleo de Bem Estar dos Serviços de Ação Social, dos estudantes que necessitem deste apoio especializado em articulação com o mesmo gabinete;
8. h)Promover e organizar programas e ações de sensibilização ativadoras do desenvolvimento pessoal e de competências pessoais e académicas, em colaboração com estruturas do IPBeja e outras entidades, através da informação/formação e sensibilização dos estudantes;
9. i)Colaborar com projetos desenvolvidos no IPBeja nas áreas social, de saúde, psicopedagógica, voluntariado e outras;
6 -Compete ao Serviço de Alimentação, designadamente:
1. a)Garantir o cumprimento dos requisitos legais de segurança alimentar;
2. b)Assegurar a higiene das instalações, equipamentos e alimentos tendo em conta os procedimentos estabelecidos e requisitos legais aplicáveis;
3. c)Implementar e acompanhar a execução de todos os procedimentos relacionados com o Sistema de Gestão de Segurança Alimentar;
4. d)Emitir relatórios no âmbito da segurança alimentar, da qualidade e da satisfação dos utentes;
5. e)Participar no processo de planeamento e na elaboração técnica dos cadernos de encargos de fornecimento de produtos alimentares e/ou refeições;
6. f)Coordenar o planeamento de ementas e assegurar a valorização nutricional em todas as refeições disponibilizadas e respetiva informação;
7. g)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de alimentação;
8. h)Assegurar a prestação de cuidados de nutrição aos estudantes, mediante a disponibilização de consultas e outros meios disponíveis, nos termos regulamentares.
7 -Compete ao Serviço de Bem-Estar, assegurar as atividades de natureza psicopedagógica e de desporto e cultura através dos respetivos núcleos.
1. 7.1 -Núcleo Psicopedagógico
2. a)Assegurar a prestação de cuidados de saúde aos estudantes, mediante a disponibilização de consultas de várias especialidades;
3. b)Assegurar a prestação de cuidados no âmbito da saúde mental;
4. c)Propor o desenvolvimento de protocolos de cooperação e roteiros de referenciação com entidades de serviços de saúde e outros programas de intervenção psicossocial;
5. d)Estabelecer programas de promoção de saúde, prevenção da doença e de prevenção de comportamentos de risco, fomentando ações de sensibilização educativa para a saúde, bem-estar e qualidade de vida dos/as estudantes, promovendo, sempre que possível, a colaboração e articulação com as Unidades Orgânicas do IPBeja;
6. 7.2 -Núcleo Desporto e Cultura
7. a)Assegurar a gestão da oferta de atividades desportivas dos Serviços de Ação Social do IPBeja;
8. b)Assegurar a promoção das atividades desportivas dos Serviços de Ação Social do IPBeja;
9. c)Promover a utilização da bicicleta (elétrica e convencional) como meio de transporte diário junto da comunidade académica do IPBeja;
10. d)Prestar apoio técnico, elaborar informações, emitir pareceres de apoio à gestão e apresentar tratamento estatístico da informação relativa aos serviços de Bem Estar;