Portaria

Portaria n.º 707/95

Aprova o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pela Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, em seguida abreviadamente designada por SG.

Artigo 2.º

Avaliação de documentos

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SG tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.
2 -Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção anexa ao presente Regulamento, de que faz parte integrante.
3 -Os prazos de conservação administrativa contam-se a partir da data final do documento, colecção ou processo, salvo se outra menção constar na tabela de selecção.

Artigo 3.º

Selecção de documentos

1 -A selecção das séries documentais a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela referida no artigo 2.º
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor de conservação permanente devem ser conservados em arquivo no suporte original.

Artigo 4.º

Documentos de conservação permanente

Consideram-se de conservação permanente os documentos com interesse histórico, científico, cultural, informativo e administrativo, em função dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos, designadamente:

a)Documentos normativos, entendidos como sendo todos aqueles que determinam ou sugerem um procedimento a seguir;
b)Documentos constitutivos, necessários à prova de direitos e obrigações, sua alteração ou extinção;
c)Documentos justificativos, que, embora de teor informativo, relevam para análise dos documentos constitutivos, aos quais servem de fundamento.

Artigo 5.º

Tabela de selecção de documentos

1 -A tabela de selecção de documentos anexa a este Regulamento consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental a que alude o artigo 2.º
2 -A tabela de selecção será submetida a revisões quinquenais, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SG obter o parecer favorável dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante abreviadamente designados por AN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 6.º

Remessa dos documentos para o arquivo central

1 -Devem ser remetidos dos arquivos correntes para o arquivo central os documentos que, tendo deixado de ter utilização corrente, não tenham ainda cumprido os respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -As remessas dos documentos pelos serviços devem ser feitas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.
3 -A documentação a enviar para o arquivo central deve ser acompanhada de uma guia de remessa, destinada a identificar e a controlar os documentos remetidos, rubricada pelas partes envolvidas no processo.

Artigo 7.º

Remessa dos documentos para arquivo definitivo

Cumpridos os prazos mínimos de conservação administrativa, os documentos de conservação permanente devem ser enviados para arquivo definitivo, acompanhados da respectiva guia de remessa, elaborada nos termos do n.º 3 do artigo 6.º

Artigo 8.º

Eliminação de documentos

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor de conservação permanente deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela anexa, salvo disposição especial ou orientação expressa e específica em contrário.
2 -A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.
3 -A decisão sobre o processo de eliminação por corte, incineração, maceração ou outro meio deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Auto de eliminação

1 -Do acto da eliminação de documentos será lavrado um auto, no qual deverá constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, com indicação dos seguintes elementos:
1. a)Proveniência;
2. b)Série ou subsérie documental a que pertencem;
3. c)Designação;
4. d)Número e tipo de unidades arquivísticas;
5. e)Dimensão.
2 -O auto de eliminação constitui prova do abate patrimonial.
3 -É vedada a eliminação de documentos que não estejam previstos na tabela de selecção.

Artigo 10.º

Fiscalização

Compete aos AN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

Tabela de selecção

(ver documento original)