Regulamento

Regulamento n.º 297/2018

Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Leiria

Artigo 1.º

Objeto e âmbito

1 -O presente regulamento estabelece as condições de utilização e cedência dos espaços do Instituto Politécnico de Leiria (IPLeiria).
2 -Os espaços do IPLeiria destinam-se ao desenvolvimento da sua atividade, podendo ser cedidos a entidades terceiras, nas condições estabelecidas no presente regulamento, desde que as características e objetivos da atividade a desenvolver se coadunem com a imagem e o prestígio do IPLeiria.

Artigo 2.º

Regimes de utilização

Os espaços do IPLeiria podem ser objeto de:

a)Utilização interna, onde se incluem as atividades que decorrem do normal funcionamento do IPLeiria, bem como outras iniciativas organizadas, coorganizadas ou que apresentem conexão com as atribuições do IPLeiria;
b)Utilização externa, onde se incluem todas as iniciativas organizadas por entidades terceiras.

Artigo 3.º

Utilização interna

A utilização dos espaços e dos equipamentos a eles afetos rege-se pelas regras de funcionamento internas, a definir pelo órgão ou dirigente do serviço ao qual estes se encontram afetos.

Artigo 4.º

Utilização externa

1 -A cedência dos espaços para utilização externa depende de requisição, através de formulário próprio, e carece de autorização do Conselho de Gestão do IPLeiria, podendo ser delegada nos termos da lei e dos estatutos do IPLeiria.
2 -Os espaços não podem ser cedidos para a realização de atividades que prejudiquem o normal funcionamento do IPLeiria, o respeito pelos princípios que norteiam a sua atividade, ou que sejam consideradas inadequadas às estruturas disponíveis ou coloquem em risco a conservação das instalações, equipamentos e materiais.
3 -Os espaços são cedidos exclusivamente para uso da entidade requisitante, não podendo a cedência ser transmitida a terceiros, salvo autorização expressa para o efeito.
4 -A utilização externa carece de formalização através de auto de cedência e de aceitação ou, no caso de cedência de muito curta duração, através de protocolo, acordo ou outro documento escrito.
5 -As entidades terceiras, autorizadas a utilizar os espaços, são integralmente responsáveis pelo conteúdo e desenvolvimento das atividades, nomeadamente por todas as obrigações inerentes a estas previstas na lei.
6 -O IPLeiria não se responsabiliza igualmente por quaisquer danos causados a pessoas e bens, no âmbito da organização e realização das atividades.

Artigo 5.º

Regras gerais de utilização

1 -Todos os espaços e os equipamentos a estes afetos devem ser utilizados de forma correta e responsável, nunca colocando em causa a sua utilização e bom funcionamento.
2 -A preparação dos espaços e dos meios técnicos é da responsabilidade dos serviços competentes, nos termos acordados com o requisitante.
3 -Qualquer alteração na configuração do mobiliário e/ou equipamento existente nos espaços depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante a movimentação e recolocação dos mesmos nos locais iniciais.
4 -A fixação e instalação de materiais ou equipamentos depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante todos os danos provocados por estas.
5 -O requisitante deve assegurar que todos os equipamentos, que venha a interligar às redes do IPLeiria, previamente autorizados, estão em boas condições técnicas e não colocam em risco as instalações e/ou os seus ocupantes.
6 -Todos os danos provocados nos espaços e/ou equipamentos, durante o período de utilização, são da inteira responsabilidade do requisitante, sendo-lhe imputados os custos inerentes à reparação dos mesmos.
7 -O requisitante é ainda responsável pela manutenção da ordem e das regras de segurança nos espaços requisitados e zonas envolventes.
8 -O acesso aos espaços só é permitido a quem se encontra devidamente autorizado.
9 -Por razões de ordem ou segurança, o IPLeiria pode limitar o acesso às instalações, sempre que se ultrapasse a capacidade do espaço ou que se perturbe o normal funcionamento das atividades.

Artigo 6.º

Cedência de espaços

1 -O formulário mencionado no n.º 1 do artigo 4.º deverá ser remetido com uma antecedência mínima de 15 dias úteis, relativamente à data de início da atividade.
2 -Do formulário deve constar toda a informação sobre a atividade a desenvolver nos espaços do IPLeiria, nomeadamente, objetivos, duração, materiais a utilizar, período de montagem e desmontagem, bem como os espaços, os equipamentos e os serviços solicitados.
3 -O requisitante deve, atempadamente, facultar a identificação dos elementos da organização do evento e respetiva movimentação (horários de entrada e saída).
4 -Se solicitado e mediante marcação prévia, os Serviços podem acompanhar a entidade requisitante em visita às instalações, para verificação das condições das mesmas.
5 -Para efeitos de montagem e desmontagem da atividade, o IPLeiria pode disponibilizar local para cargas e descargas.
6 -Todas as alterações ao pedido inicial devem ser solicitadas e autorizadas previamente.

Artigo 7.º

Exposições

1 -Os espaços do IPLeiria podem ser cedidos para exposições, independentemente de estarem associadas ou não a uma atividade, desde que cumpram as condições do presente regulamento.
2 -Excetuam-se do número anterior, os espaços que possuam regras próprias para esta finalidade.

Artigo 8.º

Contrapartida pela cedência

1 -A cedência de espaços está sujeita a contrapartida financeira, a qual assume, por regra, a forma de compensação monetária, podendo excecionalmente ser estabelecida outra forma de compensação financeira, nos termos de acordo a estabelecer entre a entidade requisitante e o IPLeiria.
2 -O valor inerente à cedência dos espaços consta de tabela própria, aprovada pelo Conselho de Gestão, na qual podem estar previstas condições de redução.
3 -Em casos específicos, em que o interesse do IPLeiria o justifique, o Conselho de Gestão pode fixar valores diferentes ou, excecionalmente, autorizar, com dispensa de pagamento, cedências de curta duração destinadas a ações não lucrativas ou eventos de cariz cultural, social ou humanitário.
4 -Os valores inerentes a utilização dos equipamentos e/ou serviços complementares são adicionados ao valor pela cedência do espaço.
5 -Para efeito de determinação dos valores referidos nos números anteriores, devem ser considerados os encargos e despesas do IPLeiria com a conservação e manutenção dos espaços e equipamentos a eles afetos.

Artigo 9.º

Custos de conservação e manutenção

O cálculo dos encargos e despesas do IPLeiria com a conservação e manutenção dos espaços e equipamentos a eles afetos deve considerar as depreciações, os custos de conservação e os custos de exploração, nomeadamente eletricidade, gás, água, comunicações, segurança e limpeza.

Artigo 10.º

Pagamento antecipado

No âmbito da utilização externa, o IPLeiria pode, em determinadas situações, exigir o pagamento antecipado, total ou parcial.

Artigo 11.º

Cancelamento de reservas de espaços

1 -O cancelamento da reserva de espaço pode ser efetuado sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito, com uma antecedência mínima de cinco dias úteis relativamente à data da realização da atividade.
2 -Sempre que uma entidade terceira comunique o cancelamento da atividade com uma antecedência inferior a cinco dias úteis relativamente ao seu início, o IPLeiria reserva-se o direito de exigir o pagamento de uma percentagem do valor da cedência, a definir na tabela prevista no presente Regulamento.

Artigo 12.º

Incumprimento

O incumprimento de quaisquer regras legais ou regulamentares confere ao IPLeiria o direito de resolução imediata da cedência, sem pré-aviso, podendo proceder à suspensão da atividade e à imputação, ao requisitante, de custos adicionais.

Artigo 13.º

Dúvidas e Omissões

As dúvidas de interpretação do presente regulamento e os casos omissos serão resolvidos por despacho do Presidente do IPLeiria.

Artigo 14.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

311341866

Artigo 5.º

Regras gerais de utilização

1 -Todos os espaços e os equipamentos a estes afetos devem ser utilizados de forma correta e responsável, nunca colocando em causa a sua utilização e bom funcionamento.
2 -A preparação dos espaços e dos meios técnicos é da responsabilidade dos serviços competentes, nos termos acordados com o requisitante.
3 -Qualquer alteração na configuração do mobiliário e/ou equipamento existente nos espaços depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante a movimentação e recolocação dos mesmos nos locais iniciais.
4 -A fixação e instalação de materiais ou equipamentos depende de autorização prévia, sendo da responsabilidade do requisitante todos os danos provocados por estas.
5 -O requisitante deve assegurar que todos os equipamentos, que venha a interligar às redes do IPLeiria, previamente autorizados, estão em boas condições técnicas e não colocam em risco as instalações e/ou os seus ocupantes.
6 -Todos os danos provocados nos espaços e/ou equipamentos, durante o período de utilização, são da inteira responsabilidade do requisitante, sendo-lhe imputados os custos inerentes à reparação dos mesmos.
7 -O requisitante é ainda responsável pela manutenção da ordem e das regras de segurança nos espaços requisitados e zonas envolventes.
8 -O acesso aos espaços só é permitido a quem se encontra devidamente autorizado.
9 -Por razões de ordem ou segurança, o IPLeiria pode limitar o acesso às instalações, sempre que se ultrapasse a capacidade do espaço ou que se perturbe o normal funcionamento das atividades.