Regulamento

Regulamento n.º 497/2022

Regulamento do Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores

Artigo 1.º

Leis Habilitantes

O presente regulamento tem como leis habilitantes:

a)O artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa;
b)Os artigos 23.º n.º 2 alínea d), e) 25.º n.º 1 alínea g) e 33.º n.º 1 alíneas k) e t) da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro.

Artigo 2.º

Objeto do regulamento

1 -O presente Regulamento define as regras e estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores na sua relação com o cidadão.
2 -O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores, enquanto serviço municipal, assegura a proteção dos documentos, desenvolve metodologias de intervenção adequadas, de modo a garantir o acesso, a fruição e a difusão do património arquivístico do Município, incentivando a sua defesa e valorização.
3 -O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores é constituído por um acervo documental único, produzido no âmbito da atividade administrativa do Município e que integra, ainda, fundos, coleções e documentos produzidos por terceiros.
4 -O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores é composto pelo Arquivo Histórico Municipal e pelo Arquivo Fotográfico da Foto Madrid.

Artigo 3.º

Disposições gerais

Conceitos básicos:

a)Arquivo - Conjunto de documentos, na sua maioria textuais produzidos e recebidos pelo Município Lagoa - Açores, assim como, por outras entidades singulares ou coletivas, conservados como objetivo de prova ou informação;
b)Arquivo definitivo ou histórico - Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, e considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação;
c)Documento - Unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatória ou informativo;
d)Fundo - Conjunto de documentos de uma única proveniência;
e)Gestão Documental - Conjunto de procedimentos e operações técnicas, nomeadamente análise, seleção, limpeza de elementos prejudiciais à conservação e ao acondicionamento das espécies documentais. A incorporação da documentação é efetuada mediante o preenchimento da relação de doação entre a pessoa singular ou coletiva e o Município de Lagoa - Açores.

Artigo 4.º

Competências do arquivo

1 -A adoção de planos adequados de gestão de documentação/informação e as condições técnicas necessárias.
2 -Garantir as condições adequadas para a conservação do património arquivístico.
3 -Organizar e promover soluções informáticas para a gestão do arquivo.
4 -Higienizar, levantar informação e arquivar documentos, livros e/ou processos remetidos pelos diversos serviços do município.
5 -Facultar o acesso ao arquivo.

Artigo 5.º

Horário

O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores dispõe do mesmo horário de funcionamento a vigorar na Biblioteca Municipal Tomaz Borba Vieira e que pode ser consultado no respetivo sítio eletrónico.

Artigo 6.º

Normas de conduta e acesso ao acervo documental histórico

1 -Considerando que a consulta do acervo do Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores realiza-se na sala de leitura principal da Biblioteca Municipal Tomaz Borba Vieira, a permanência neste espaço obriga a um comportamento que respeite os princípios de civismo pelos funcionários e pelos utilizadores.
2 -Não é permitido fumar, comer e beber, utilizar objetos cortantes ou outros instrumentos que possam danificar os documentos.
3 -O acesso aos documentos exerce-se através da marcação de consulta, via e-mail, devendo o atendimento ser assegurado durante o horário normal de serviço. Para efeito de consulta presencial, os utilizadores devem preencher uma requisição para cada documento (formulário constante no anexo I).
4 -O manuseamento dos documentos, sendo estes frágeis e delicados, terá que ser realizado recorrendo a utilização de luvas, fornecidas pela entidade.
5 -É proibido escrever, sublinhar, rasgar e/ou dobrar as folhas dos documentos, salivar os dedos para virar as folhas não sendo, também, permitida a utilização de esferográficas quando o documento estiver a ser consultado.
6 -Cada leitor só pode consultar uma "unidade de instalação", isto é, um livro, um maço ou uma caixa, de cada vez.
7 -O leitor não pode circular na sala com os documentos, nem os trocar com outros utilizadores.
8 -É proibido retirar para o exterior qualquer documento histórico.
9 -O utilizador é responsável pelas espécies que recebe até à sua devolução. Após a consulta, o utilizador entrega os documentos ao técnico de serviço para verificação.
10 -Devolvida a documentação, deverá ser conferida a sua integridade e ordem interna.

Artigo 7.º

Reprodução de documentos

1 -O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores disponibiliza o serviço de reprodução de documentos, deste que a sua execução não colida com os direitos de autor.
2 -O pedido de reproduções é feito mediante o preenchimento de requisição (formulário constante no anexo II) onde consta a identificação do requerente e da documentação a reproduzir, devendo indicar o formato em que pretende a reprodução (fotocópia, digitalização, fotografia sem flash).
3 -O Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores reserva-se o direito de interditar a reprodução de alguns documentos, quer pela sua tipologia quer pelo seu estado de conservação.

Artigo 8.º

Direitos dos utilizadores

Os utilizadores têm direito a:

a)Tratamento com educação, igualdade e atenção;
b)Confidencialidade dos dados pessoais;
c)Consulta de catálogos, contanto sempre, se assim o pretenderem, com apoio de técnicos;
d)Informação de qualquer modificação no que respeita a horários, serviços ou atividades;
e)Dispor de um ambiente agradável e propício à consulta de documentos;
f)Apresentar sugestões, reclamações e propostas.

Artigo 9.º

Deveres dos utilizadores

Os utilizadores têm o dever de:

a)Cumprir as normas estabelecidas no presente regulamento;
b)Zelar pelo bom funcionamento dos serviços do arquivo;
c)Zelar pela conservação dos documentos que lhe foram facultados;
d)Responsabilizar-se por qualquer tipo de danos, quer se verifiquem nas instalações, documentos ou equipamentos;
e)Comunicar ao funcionário do serviço qualquer anomalia detetada nos documentos.

Artigo 10.º

Proteção de Dados

Na execução do presente Regulamento, o Município de Lagoa obriga-se a atuar em conformidade com todas as normas vigentes no ordenamento jurídico nacional em matéria de proteção de dados pessoais e de segurança da informação e, ainda, de códigos de conduta, ou mecanismo de certificação vigente e aplicáveis nestas áreas.

Artigo 11.º

Omissões

As situações omissas no presente Regulamento, caso não exista lei geral a regulamentá-las, assim como as dúvidas de interpretação do mesmo, serão resolvidas por deliberação da Câmara Municipal.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor nos 5 (cinco) dias úteis imediatamente subsequentes à sua aprovação, pela Assembleia Municipal.

ANEXOS

ANEXO I

Formulário de consulta presencial

(encontra-se publicitada no portal da Câmara Municipal)

ANEXO II

Requisição para reprodução de documentos

(encontra-se publicitada no portal da Câmara Municipal)

315311246

Artigo 6.º

Normas de conduta e acesso ao acervo documental histórico

1 -Considerando que a consulta do acervo do Arquivo Histórico do Município de Lagoa - Açores realiza-se na sala de leitura principal da Biblioteca Municipal Tomaz Borba Vieira, a permanência neste espaço obriga a um comportamento que respeite os princípios de civismo pelos funcionários e pelos utilizadores.
2 -Não é permitido fumar, comer e beber, utilizar objetos cortantes ou outros instrumentos que possam danificar os documentos.
3 -O acesso aos documentos exerce-se através da marcação de consulta, via e-mail, devendo o atendimento ser assegurado durante o horário normal de serviço. Para efeito de consulta presencial, os utilizadores devem preencher uma requisição para cada documento (formulário constante no anexo I).
4 -O manuseamento dos documentos, sendo estes frágeis e delicados, terá que ser realizado recorrendo a utilização de luvas, fornecidas pela entidade.
5 -É proibido escrever, sublinhar, rasgar e/ou dobrar as folhas dos documentos, salivar os dedos para virar as folhas não sendo, também, permitida a utilização de esferográficas quando o documento estiver a ser consultado.
6 -Cada leitor só pode consultar uma "unidade de instalação", isto é, um livro, um maço ou uma caixa, de cada vez.
7 -O leitor não pode circular na sala com os documentos, nem os trocar com outros utilizadores.
8 -É proibido retirar para o exterior qualquer documento histórico.
9 -O utilizador é responsável pelas espécies que recebe até à sua devolução. Após a consulta, o utilizador entrega os documentos ao técnico de serviço para verificação.
10 -Devolvida a documentação, deverá ser conferida a sua integridade e ordem interna.