Regulamento

Regulamento n.º 514/2009

Regulamento do Arquivo Histórico

Âmbito

1 -O presente regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento, organização e difusão do Arquivo Histórico do Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território, adiante designado por Arquivo Histórico do MAOT.
2 -O Arquivo Histórico do MAOT é constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos gabinetes governamentais integrados no MAOT e pelos serviços e organismos que integram o MAOT.
3 -O Arquivo Histórico do MAOT tem a custódia dos fundos documentais gerados pelos serviços, organismos e entidades do Ministério do Ambiente, entretanto extintos.
4 -O Arquivo Histórico do MAOT está integrado organicamente na Divisão de Arquivo e Documentação, na dependência da Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas, da Secretaria-Geral do MAOT.

Recepção de documentação

A recepção da documentação referida nos números 2 e 3 do artigo anterior está condicionada à capacidade de armazenamento disponível e aos recursos humanos afectos ao Arquivo Histórico do MAOT.

Artigo 3.º

Transferência de documentação

1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzida taxa de utilização deve ser remetida ao Arquivo Histórico do MAOT de acordo com o estipulado no presente Regulamento, ou em regulamento do serviço produtor.
2 -A transferência da documentação obedece a um calendário estabelecido entre os responsáveis do serviço produtor e do Arquivo Histórico do MAOT, competindo a este último a coordenação dos trabalhos.
3 -O envio da documentação será precedido, obrigatoriamente, de um contacto entre o serviço produtor e o Arquivo Histórico do MAOT, de forma a possibilitar uma melhor gestão do espaço físico existente.
4 -Na transferência da documentação devem ser observados os seguintes procedimentos:
1. 4.1 -Os documentos são enviados nos respectivos suportes originais devidamente numerados e identificados;
2. 4.2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais;
3. 4.3 -Todas as remessas são acompanhadas de um Auto de Entrega (anexo I), a título de prova, e de uma Guia de Remessa (anexo II) com a identificação da documentação a transferir;
4. 4.4 -A Guia de Remessa é preenchida em duplicado e assinada pelos intervenientes, sendo o original arquivado no Arquivo Histórico do MAOT e o duplicado entregue ao serviço produtor da documentação;
5. 4.5 -Na preparação dos documentos a transferir, os serviços devem diligenciar a eliminação de duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente, agrafos, alfinetes, clips, elásticos.
5 -A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros ou elementos de referência.
6 -O Arquivo Histórico do MAOT disponibilizará informação relativa ao preenchimento da Guia de Remessa e ao acondicionamento da documentação.
7 -As disposições contidas nos números 3 a 6 do presente artigo são igualmente aplicáveis à incorporação de documentação proveniente de serviços, organismos e entidades entretanto extintos.

Artigo 4.º

Selecção e avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.
2 -Os prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
3 -A selecção e avaliação dos documentos a conservar de forma global e definitiva será coordenada pelo Arquivo Histórico do MAOT em colaboração com os serviços produtores da documentação.

Artigo 5.º

Eliminação

1 -A eliminação de documentos produzidos e recebidos cabe ao Arquivo Histórico do MAOT.
2 -A eliminação de documentos carece de autorização expressa da Direcção-Geral de Arquivos, sob proposta fundamentada da Secretaria-Geral do MAOT.
3 -O processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalização de meios e custos.

Artigo 6.º

Formalidades de eliminação

1 -No acto da eliminação será lavrado um Auto de Eliminação (anexo III), do qual constará, obrigatoriamente, a descrição exaustiva de todos os documentos a eliminar, bem como a identificação do serviço de proveniência.
2 -O Auto de Eliminação será assinado pelo serviço produtor/detentor da documentação e pela Divisão de Arquivo e Documentação/Arquivo Histórico do MAOT.
3 -O Auto mencionado neste artigo será preenchido em triplicado, ficando o original para o Arquivo Histórico do MAOT, o duplicado para a Direcção-Geral de Arquivos e o triplicado para serviço produtor/detentor.

Artigo 7.º

Conservação, acondicionamento e manutenção da documentação

1 - Compete ao Arquivo Histórico do MAOT zelar pela boa conservação física da documentação em depósito.

2 - Para cumprimento do disposto no número anterior deverá o Arquivo Histórico do MAOT:

1.1 - Criar e manter as condições de segurança e ambientais essenciais ao seu funcionamento, designadamente, através da instalação de alarmes de incêndio e de intrusão, da implementação de um plano de emergência e do controlo de temperatura e de humidade através de sistema de ar condicionado;

1.2 - Higienizar as espécies documentais;

1.3 - Promover cópias dos documentos através de tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

Artigo 8.º

Comunicabilidade

1 -Todos os cidadãos e todas as cidadãs têm direito a aceder aos documentos preservados no Arquivo Histórico do MAOT.
2 -A sua comunicabilidade atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 9.º

Horário de funcionamento

O acesso ao Arquivo Histórico do MAOT pode ser efectuado todos os dias úteis das 9h30 m às 17h30 m.

Artigo 10.º

Formas de acesso

O acesso à documentação do Arquivo Histórico do MAOT exerce-se através de:

a)Consulta gratuita;
b)Reprodução por fotocópia;
c)Passagem de certidão;
d)Fotocópia autenticada.

Artigo 11.º

Consulta

1 -A consulta dos documentos está sujeita ao preenchimento de um formulário próprio (Anexo IV).
2 -A consulta de documentos é feita em instalações apropriadas para o efeito da Secretaria-Geral do MAOT.
3 -Cada utilizador tem acesso, de cada vez, até cinco unidades de instalação.
4 -Os documentos em risco de deterioração poderão não ir a consulta, excepto para fins de investigação e com autorização prévia do Arquivo Histórico do MAOT.
5 -A documentação consultada é devolvida ao/à colaborador/a de serviço, que a deve conferir.
6 -É expressamente proibido:
1. 6.1 -Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com qualquer instrumento ou por outra forma os documentos de consulta;
2. 6.2 -Retirar qualquer documento sem o conhecimento prévio do/a responsável do Arquivo;
3. 6.3 -Praticar qualquer acto que perturbe o bom funcionamento do Arquivo.

Artigo 12.º

Empréstimo

1 -A documentação poderá ser objecto de empréstimo para consulta pelos gabinetes governamentais.
2 -O empréstimo obedece às seguintes formalidades:
1. 2.1 -O Arquivo Histórico do MAOT preenche a Ficha de Requisição (anexo V);
2. 2.2 -Cada requisição respeita apenas a uma unidade arquivística;
3. 2.3 -Sem prejuízo do disposto nos números 6.1 e 6.2 do artigo anterior, logo que a consulta seja efectuada, o gabinete requisitante deverá devolver a documentação ao Arquivo Histórico do MAOT.

Artigo 13.º

Empréstimo de documentação para exposições

A documentação do Arquivo Histórico do MAOT poderá ser cedida para exposições, mediante o preenchimento dos seguintes requisitos:

a)Os documentos deverão ser, obrigatoriamente, sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos, a cargo dos requerentes;
b)A autorização de saída depende de parecer técnico favorável do/a responsável pelo Arquivo Histórico do MAOT.

Artigo 14.º

Substituição de suporte

O Arquivo Histórico do MAOT poderá proceder à substituição do suporte dos documentos, desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta.

Artigo 15.º

Reprodução de documentos

1 -É permitida a reprodução de documentos, desde que não se trate de informação contida num documento de acesso condicionado ou em risco de deterioração.
2 -As despesas pela emissão de cópias são suportadas pelo/a requerente.
3 -A tabela de reprodução de documentos encontra-se prevista no Despacho n.º 13206/2007, de 7 de Maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 122, de 27 de Junho.

Artigo 16.º

Casos omissos

As dúvidas ou casos omissos não especialmente previstos no presente Regulamento são resolvidas pela Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas através da Divisão de Arquivo e Documentação.

Artigo 17.º

Revisão

O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente, para um correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Histórico do MAOT.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

Em 14 de Dezembro de 2009. - A Secretária-Geral, Maria Helena Fernandes.

ANEXO I

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO II

Guia de Remessa de Documentos

(a preencher em duplicado)

(ver documento original)

ANEXO IIII

Auto de eliminação

(a preencher em triplicado)

(ver documento original)

ANEXO IV

Ficha de Consulta de Documentação

(ver documento original)

ANEXO V

Requisição de Documentos de Arquivo

(ver documento original)

202709818

Artigo 3.º

Transferência de documentação

1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzida taxa de utilização deve ser remetida ao Arquivo Histórico do MAOT de acordo com o estipulado no presente Regulamento, ou em regulamento do serviço produtor.
2 -A transferência da documentação obedece a um calendário estabelecido entre os responsáveis do serviço produtor e do Arquivo Histórico do MAOT, competindo a este último a coordenação dos trabalhos.
3 -O envio da documentação será precedido, obrigatoriamente, de um contacto entre o serviço produtor e o Arquivo Histórico do MAOT, de forma a possibilitar uma melhor gestão do espaço físico existente.
4 -Na transferência da documentação devem ser observados os seguintes procedimentos:
1. 4.1 -Os documentos são enviados nos respectivos suportes originais devidamente numerados e identificados;
2. 4.2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais;
3. 4.3 -Todas as remessas são acompanhadas de um Auto de Entrega (anexo I), a título de prova, e de uma Guia de Remessa (anexo II) com a identificação da documentação a transferir;
4. 4.4 -A Guia de Remessa é preenchida em duplicado e assinada pelos intervenientes, sendo o original arquivado no Arquivo Histórico do MAOT e o duplicado entregue ao serviço produtor da documentação;
5. 4.5 -Na preparação dos documentos a transferir, os serviços devem diligenciar a eliminação de duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente, agrafos, alfinetes, clips, elásticos.
5 -A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros ou elementos de referência.
6 -O Arquivo Histórico do MAOT disponibilizará informação relativa ao preenchimento da Guia de Remessa e ao acondicionamento da documentação.
7 -As disposições contidas nos números 3 a 6 do presente artigo são igualmente aplicáveis à incorporação de documentação proveniente de serviços, organismos e entidades entretanto extintos.