Despacho

Despacho n.º 5088/2019

Regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio

Artigo 1.º

Âmbito

1 -O regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio, que agora se apresenta, determina o funcionamento dos Fundos de Maneio, adiante designados por FM, e as responsabilidades dos intervenientes no sistema de gestão.
2 -A gestão do FM inclui a constituição, reconstituição e sua reposição, bem como os procedimentos e instrumentos a ter em consideração por parte dos respetivos responsáveis com FM constituído e pelos assistentes constituídos que apoiam as atividades de gestão do FM.
3 -Este regulamento visa definir os princípios gerais de atuação para a gestão de FM, cabendo aos Serviços Administrativos (SADM) acompanhar a sua implementação, esclarecer ou propor o esclarecimento de eventuais dúvidas que possam ocorrer no decurso da sua execução.
4 -O presente regulamento aplica-se a todos os FM constituídos na Universidade de Évora (UE) após 1 de janeiro de 2019.

Artigo 2.º

Enquadramento

1 -Em cada ano económico, o decreto-lei de execução orçamental estabelece as regras e prazos quanto à constituição e liquidação dos Fundos de Maneio, cujo regime legal geral é definido pelo artigo 32.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da Administração Financeira do Estado).
2 -Os Fundos de Maneio, na UE são constituídos para um dado ano económico caducando com a sua liquidação, que será efetuada, impreterivelmente, até à data que em cada ano económico vier a ser fixada para o efeito.

Artigo 3.º

Objetivos

1 -O objetivo do FM é o de colocar um certo valor monetário inicial ao dispor de determinado responsável e fixar um montante anual de despesas a realizar e a pagar através de FM, visando fazer face a despesas de pequeno montante das respetivas unidades orgânicas, departamentos, unidades e serviços, projetos e centros de investigação.
2 -O FM só pode ser utilizado para a realização e pagamento de despesa de pequeno montante, para aquisições de bens ou serviços que, pelos critérios de prioridade de satisfação da necessidade, tempestividade, e imprevisibilidade, se mostre impossível satisfazer de outra forma.
3 -As despesas realizadas e pagas através de FM são debitadas ao orçamento utilizador.
4 -A utilização do FM deve ser sempre encarada como uma situação excecional.

Artigo 4.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis as definições que se seguem.

a)Fundo de Maneio: pela sua natureza considera-se um pequeno caixa para a realização e pagamento de despesas imprevistas e de pequeno montante, em especial por conta das rubricas orçamentais aprovadas pelo Conselho de Gestão, e a sua movimentação é da exclusiva competência do responsável constituído para o efeito;
b)Pequeno montante: Valor a definir anualmente pelo Conselho de Gestão, em despacho de constituição dos fundos de maneio, nunca podendo ser superior a 150 euros. Para a determinação desse deve ser considerado como integrado numa mesma despesa, ou seja, conjunto de despesas da mesma natureza (com a mesma classificação económica), realizadas com o mesmo fornecedor e num intervalo de 30 dias;
c)Responsável pelo Fundo de Maneio: aquele em quem foi constituído o FM e que responde pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas ali incluídas, bem como pelo respetivo pagamento e incidentes que ocorram com a movimentação do FM;
d)Assistente de Fundo de Maneio: pessoa, em geral não docente, que na unidade orgânica, serviço ou centro de investigação, apoia o responsável com FM constituído na sua movimentação e prestação de contas;
e)Valor inicial: constitui a importância autorizada e a entregar inicialmente a título de FM constituído e que configura o valor de referência em cada uma das reconstituições;
f)Valor anual: constitui a importância autorizada para o ano, pelo que o valor total dos pedidos de reconstituição de FM não pode exceder o valor anual atribuído. Neste último caso será necessário obter uma nova constituição;
g)Período de constituição de Fundo de Maneio: o período máximo de constituição de FM é anual para um dado ano económico, pelo que será renovado todos os anos, mediante deliberação do Conselho de Gestão.

Artigo 5.º

Natureza das despesas realizadas e pagas através de Fundo de Maneio

1 -As despesas realizadas e pagas através do FM constituído, para além de se enquadrarem nos critérios de FM, têm de se enquadrar, quanto à sua natureza, designadamente nas rubricas orçamentais e especificações que forem fixadas para cada ano económico na deliberação do Conselho de Gestão.
2 -Excecionalmente, e desde que se enquadrem nos requisitos de FM, poderão ser autorizadas, no decurso do ano económico, outras rubricas orçamentais, pelo Conselho de Gestão, ou por quem este delegar competência para tal.
3 -É vedada a realização e pagamento de despesas através de FM constituído em:
1. a)Aquisições que revistam a natureza de despesas de capital;
2. b)Ajudas de custo e outras despesas com o pessoal;
3. c)Aquisições de serviços a pessoas singulares.

Artigo 6.º

Requisitos de admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo de Maneio

A realização e pagamento das despesas em conta de FM não carece de qualquer formalidade específica para a sua realização, mas devem cumprir os seguintes requisitos:

a)Ser de pequeno montante;
b)Enquadrar-se na natureza de despesa autorizada;
c)Ser autorizada pelo responsável em quem o FM foi constituído, através de aposição de assinatura nos documentos, de forma legível e indicação da qualidade pela qual exerce a competência;
d)Ser fundamentada, nomeadamente por referência ao motivo porque a despesa foi realizada e paga (a fundamentação pode ser efetuada no próprio documento, por exemplo, no verso);
e)Ser justificada através de documento contabilístico válido que inclua todos os requisitos exigidos na Lei.

Artigo 7.º

Constituição do Fundo de Maneio

1 -Anualmente, no início de cada ano económico, o Conselho de Gestão determina, por iniciativa própria, a constituição de FM por unidade orgânica, serviço e centro de investigação.
2 -Para todos os casos, em que, ao longo do ano, se venha a verificar necessidade de fundo de maneio, a respetiva constituição será proposta mediante pedido a efetuar e autorizado pelo Conselho de Gestão ou por quem detenha competência delegada para o efeito.
3 -Os FM podem ser constituídos para a realização e pagamento das despesas por conta de um ou mais orçamentos e fontes de financiamento, desde que no ato de constituição assim seja definido pelo Conselho de Gestão. O responsável por FM constituído por conta de mais do que um orçamento em execução, no ato de autorização da despesa e pagamento, deve obter previamente evidência de aprovação pelo responsável pela gestão do orçamento que suporta a despesa, bem como identificar, sempre, esse orçamento.
4 -Só serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica, serviço, ou centro de investigação for positivo, se estiverem repostos todos os FM constituídos anteriormente e, especificamente, no caso de centros de investigação, se o dossier único dos mesmos contiver todas as informações relevantes sobre a execução material, técnica, administrativa e económico-financeira.
5 -O processo de constituição de FM é previamente informado pelos SADM, do qual constam os seguintes elementos:
1. a)Pedido formalizado para o efeito adequadamente verificado, designadamente: identificação da unidade orgânica, serviço ou centro de investigação; identificação do responsável; identificação do(s) orçamento(s) que suporta(m) a despesa; valor inicial e anual a constituir;
2. b)Verificação da disponibilidade de dotação orçamental no orçamento que suporta a despesa, para o valor anual a constituir;
3. c)Cativação do valor anual a constituir, como "Reserva de fundo de Maneio", no orçamento que suporta a despesa e rubricas orçamentais previstas, que será atualizada sempre que se verificar a sua reconstituição;
4. d)Informação relativa à situação de outros FM em curso ou decorridos, cuja responsabilidade esteja ou tenha estado a cargo do responsável pelo fundo a constituir.

Artigo 8.º

Forma de constituição do Fundo de Maneio

1 -O FM é constituído e reposto em numerário ou cheque à ordem do seu responsável, e será reconhecido na contabilidade em subconta específica.
2 -O FM assim constituído permanece sob a custódia do responsável constituído ou do seu assistente e os movimentos são realizados através de caixa.

Artigo 9.º

Reconstituição do Fundo de Maneio

1 -Os FM podem ser reconstituídos sob duas formas: são reconstituídos mensalmente, podendo em certos casos devidamente fundamentados, por exemplo, para fazer face a uma despesa extraordinária, serem reconstituídos quinzenalmente.
2 -A prestação de contas para efeitos de reconstituição é efetuada através dos modelos específicos, devendo os mesmos serem presentes ao responsável com FM constituído até ao dia 5 (cinco) do mês seguinte àquele a que digam respeito e remetidos aos SADM nunca para além dessa data, para efeitos de adequado tratamento contabilístico.
3 -O pedido de reconstituição é efetuado com base em modelos específicos que deverão acompanhar o conjunto dos documentos a processar.
4 -A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
1. a)Todos os pedidos de reconstituição de fundo de maneio são automaticamente deferidos desde que os valores totais constituídos para o ano não sejam ultrapassados e não existam indicadores de distorção significativa na sua movimentação, a informar pelos SADM;
2. b)Cada reconstituição do fundo de maneio não deverá, em regra, incluir documentos com datas anteriores à última reconstituição efetuada;
3. c)Todos os documentos devem cumprir os requisitos previstos no artigo 6.º;
4. d)Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
5 -Aos SADM compete a verificação dos documentos apresentados, a classificação da despesa quanto à sua natureza, o reconhecimento contabilístico e as diligências junto do responsável ou assistente do FM constituído para esclarecimento de incidentes identificados.
6 -Ao nível dos registos contabilísticos a despesa será imputada ao orçamento correspondente.

Artigo 10.º

Reposição do Fundo de Maneio

1 -A reposição de FM ocorre numa das seguintes situações:
1. a)Na data estipulada em despacho anual do Conselho de Gestão;
2. b)Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído;
3. c)Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer ao órgão titular do FM;
4. d)Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.
2 -Todos os FM que não obedecerem aos prazos fixados, os seus responsáveis serão constituídos devedores perante a UE e serão desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.
3 -O FM a repor no final do ano económico deve ser igual ao fundo de maneio atribuído inicialmente. Esta reposição poderá ser feita através de numerário ou equivalente, documentos de despesa ou ambos e deve ser efetuada utilizando os modelos específicos.
4 -Na fase de reposição, caso existam documentos de despesa com datas que decorram entre a última reconstituição de FM e a reposição final, estes seguem os mesmos procedimentos para a reconstituição periódica de FM.
5 -Caso não existam documentos de despesas na fase de reposição, o numerário ou equivalente que constitui o FM inicial ou a sua diferença devem ser entregues na Tesouraria.

Artigo 11.º

Data de entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República e produz efeitos a 1 de janeiro de 2019.

08/05/2019. - A Reitora da Universidade de Évora, Ana Costa Freitas.

312279563

Artigo 7.º

Constituição do Fundo de Maneio

1 -Anualmente, no início de cada ano económico, o Conselho de Gestão determina, por iniciativa própria, a constituição de FM por unidade orgânica, serviço e centro de investigação.
2 -Para todos os casos, em que, ao longo do ano, se venha a verificar necessidade de fundo de maneio, a respetiva constituição será proposta mediante pedido a efetuar e autorizado pelo Conselho de Gestão ou por quem detenha competência delegada para o efeito.
3 -Os FM podem ser constituídos para a realização e pagamento das despesas por conta de um ou mais orçamentos e fontes de financiamento, desde que no ato de constituição assim seja definido pelo Conselho de Gestão. O responsável por FM constituído por conta de mais do que um orçamento em execução, no ato de autorização da despesa e pagamento, deve obter previamente evidência de aprovação pelo responsável pela gestão do orçamento que suporta a despesa, bem como identificar, sempre, esse orçamento.
4 -Só serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica, serviço, ou centro de investigação for positivo, se estiverem repostos todos os FM constituídos anteriormente e, especificamente, no caso de centros de investigação, se o dossier único dos mesmos contiver todas as informações relevantes sobre a execução material, técnica, administrativa e económico-financeira.
5 -O processo de constituição de FM é previamente informado pelos SADM, do qual constam os seguintes elementos:
1. a)Pedido formalizado para o efeito adequadamente verificado, designadamente: identificação da unidade orgânica, serviço ou centro de investigação; identificação do responsável; identificação do(s) orçamento(s) que suporta(m) a despesa; valor inicial e anual a constituir;
2. b)Verificação da disponibilidade de dotação orçamental no orçamento que suporta a despesa, para o valor anual a constituir;
3. c)Cativação do valor anual a constituir, como "Reserva de fundo de Maneio", no orçamento que suporta a despesa e rubricas orçamentais previstas, que será atualizada sempre que se verificar a sua reconstituição;
4. d)Informação relativa à situação de outros FM em curso ou decorridos, cuja responsabilidade esteja ou tenha estado a cargo do responsável pelo fundo a constituir.