Aprovação
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais, que dela faz parte integrante.
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PortariaEm vigor
Portaria n.º 368/2013
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Revogação
É revogada a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro.
Entrada em vigor
O Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
Anexo - Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelos tribunais judiciais e pelos tribunais administrativos e fiscais.
Seleção
1 -Seleção é a operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os documentos ou os processos a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados, de acordo com as orientações estabelecidas nas tabelas de seleção.
2 -A seleção é da responsabilidade dos secretários de justiça ou do administrador judiciário.
Tabelas de seleção
1 -As tabelas de seleção consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.
2 -As tabelas referidas no número anterior deverão ser submetidas a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no número anterior deve a Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ) obter o parecer favorável da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.
Substituição de suporte
1 -A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A seleção do suporte de substituição é da responsabilidade da DGAJ, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa da DGLAB, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
4 -A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
5 -Os procedimentos de microfilmagem ou de digitalização para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digital próprio da DGAJ, que deverá ser aprovado pela DGLAB.
6 -A DGLAB, na sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente, e realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respetivo parecer.
7 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro.
Remessa para arquivo intermédio
1 -Os documentos e processos findos devem ser remetidos para arquivo intermédio do tribunal após a fiscalização do Ministério Público e a correição do juiz ou do magistrado do Ministério Público, consoante o caso, aí permanecendo, até à conclusão dos prazos de conservação administrativa, sem prejuízo do que dispõe a presente portaria sobre substituição e eliminação de documentos originais.
2 -O arquivo intermédio do tribunal é o serviço encarregado de receber os processos findos e demais documentos de arquivo de consulta esporádica pelo tribunal.
Remessa para arquivo definitivo
1 -Cumpridos os prazos de conservação administrativa, são remetidos para arquivo definitivo, atentas as suas disponibilidades:
a)As séries que, de acordo com as tabelas de seleção, se considerem de conservação permanente global, bem como os processos que, integrando as séries consideradas de conservação permanente parcial, sejam selecionados mediante aplicação de método de amostragem;
b)Os duplicados de consulta das séries ou processos que se considerem de conservação permanente e que tenham sido objeto de substituição de suporte nos termos do disposto no artigo 5.º.
2 -Os processos a conservar das séries consideradas de conservação permanente parcial são escolhidos mediante uma grelha de seleção ou de amostragem que determina, para cada série documental de conservação permanente parcial produzida em cada ano, o número de processos a selecionar em função de um nível de erro máximo, que rondará os 10%, e mediante um processo de extração aleatório para que todos os elementos da amostra tenham idêntica possibilidade de serem selecionados.
3 -A DGAJ fornecerá a todos os tribunais a grelha de seleção ou de amostragem e diligenciará junto do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP, para que as aplicações informáticas, em uso nos tribunais, contemplem o processo de extração aleatório acima referido.
4 -O arquivo definitivo a que se refere o n.º 1 é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal.
5 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Formalidades das remessas
1 - As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à autenticação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa poderá ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.
2 - A elaboração da guia de remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
a) Entidade Remetente;
b) Número de saída da remessa;
c) Data da remessa;
d) Responsável pela Remessa;
e) Entidade Destinatária;
f) Número de entrada da remessa;
g) Data de entrada;
h) Responsável pela receção;
i) Fundo arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
j) Designação da subunidade orgânico-funcional;
k) Série;
l) Número de referência na tabela de seleção;
m) Datas extremas;
n) Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
o) Suporte;
p) Dimensão da série;
q) Referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;
r) Cota.
3 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
Eliminação
1 -A eliminação dos originais dos documentos é efetuada:
a)Após a sua substituição por outro suporte, nos termos das disposições do presente Regulamento;
b)Independentemente da sua substituição por outro suporte, após o decurso dos prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção, quando o destino final aí previsto seja a eliminação.
c)Após o decurso dos prazos de conservação administrativa e a extração dos processos a conservar, no caso das séries de conservação permanente parcial.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da DGLAB.
3 -A eliminação dos documentos não pode ser efetuada sem que estes tenham o visto em correição do magistrado competente.
4 -A decisão sobre o modo de eliminar os documentos deve ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos e cabe ao secretário de justiça ou ao administrador judiciário.
5 -A eliminação deve ser feita periodicamente, independentemente de os documentos terem sido vistos pelos respetivos serviços de inspeção.
6 -Os microfilmes ou os suportes digitais das séries que tenham como destino final a eliminação podem ser igualmente eliminados, após o decurso dos prazos de conservação administrativa previstos nas tabelas de seleção do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual:
a) Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça ou do administrador judiciário, com os documentos e processos suscetíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação administrativa consignados nas tabelas de seleção;
b) É assinado pelo secretário de justiça ou pelo administrador judiciário e homologado pelo magistrado coordenador ou pelo presidente do tribunal de comarca ou, no caso da documentação do Ministério Público, pelo magistrado do Ministério Público coordenador;
c) É feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional.
2 - O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial.
3 - A elaboração da relação de eliminação deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
a) Fundo Arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
b) Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo e secção ...);
c) Série;
d) Número de referência na tabela de seleção;
e) Datas extremas;
f) Número e Tipo de Unidades de Instalação;
g) Suporte;
h) Dimensão total;
i) Identificação individual e concreta das unidades dos processos judiciais a eliminar através do seu número e atentas as necessidades de informação da entidade produtora.
4 - Os modelos do auto de eliminação, bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação, constam do anexo III ao presente Regulamento.
5 - O disposto nos números anteriores é aplicável, com as necessárias adaptações, à eliminação dos suportes prevista no n.º 6 do artigo 9.º.
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos judiciais atenderão a critérios de confidencialidade em conformidade com a lei.
Informação eletrónica
1 -Os documentos gerados em meio eletrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de seleção são conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
2 -No cumprimento do disposto no número anterior, a DGAJ diligenciará junto do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP e prestará a necessária colaboração, do ponto de vista arquivístico, para que no prazo máximo de 2 anos sobre a data de publicação da Portaria, seja elaborado e remetido à DGLAB o referido Plano de Preservação Digital de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos eletrónicos desta entidade.
Fiscalização
Compete à DGLAB fiscalizar a execução do presente Regulamento.