Portaria

Portaria n.º 1125/91

Aprova o Regulamento Arquivístico da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pela Maternidade do Dr. Alfredo da Costa, adiante abreviadamente designada por MAC, no âmbito das suas actividades.
2 -O presente Regulamento aplica-se aos documentos de arquivo, de utilização tanto em fase corrente como intermédia.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação pressupõe o estabelecimento de prazos de conservação administrativa da documentação e a determinação do seu destino final.
2 -É da responsabilidade da MAC a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos seus documentos.
3 -Cabe ao Instituto Português de Arquivos, adiante abreviadamente designado por IPA, a determinação do destino final da documentação, sob proposta da MAC.

Artigo 3.º

Tabelas de avaliação e selecção de documentos

1 -As tabelas de avaliação e selecção de documentos consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.
2 -As tabelas de avaliação e selecção de documentos devem ser sujeitas a revisões quinquenais, de forma a poderem adequar-se às alterações da produção documental.

Artigo 4.º

Selecção

A selecção de documentos, realizada de acordo com o disposto nas tabelas de avaliação e selecção de documentos, é da responsabilidade directa do Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentos da MAC, adiante abreviadamente designado por GASD.

Artigo 5.º

Eliminação

1 -A documentação destituída de valor secundário deve ser eliminada após a prescrição dos respectivos prazos de conservação administrativa.
2 -A eliminação de documentos pode ser feita por:
1. a)Inutilização seguida de venda;
2. b)Incineração;
3. c)Maceração.
3 -A MAC reserva-se o direito de optar por qualquer das formas referidas no número anterior, tendo em conta critérios de confidencialidade e racionalidade.
4 -No acto da eliminação de documentos será lavrado auto de eliminação, no qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência.
5 -O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.
6 -É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam previstos nas tabelas de avaliação e selecção.
7 -O auto referido nos números anteriores será normalizado de acordo com directrizes definidas pelo IPA.

Artigo 6.º

Remessa de documentos para arquivo intermédio

1 -A documentação com taxas reduzidas de utilização administrativa, de acordo com o estipulado nas tabelas de avaliação e selecção, é remetida para arquivo intermédio.
2 -Os conjuntos documentais remetidos para arquivo intermédio permanecem aí a título de simples depósito e são considerados, para todos os efeitos, propriedade do serviço de origem.
3 -As remessas de documentos dos serviços devem ser feitas com a periodicidade que o GASD vier a estabelecer.

Artigo 7.º

Remessa de documentos para arquivo definitivo

A documentação considerada de conservação permanente deve ser remetida para arquivo definitivo, após prescrição dos prazos de conservação administrativa.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

As remessas referidas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Ser acompanhadas por um auto de entrega que delas fará prova jurídica;
b)Ter em anexo ao auto de entrega uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)Os documentos referidos nas alíneas anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelo IPA.

Artigo 9.º

Acessibilidade e confidencialidade

1 -O acesso aos documentos do arquivo intermédio é facultado aos funcionários devidamente identificados e nos termos que vierem a ser definidos pelo GASD.
2 -O acesso aos documentos do arquivo definitivo deve obedecer a um regulamento interno deste arquivo.
3 -O acesso referido nos números anteriores obedecerá aos critérios de confidencialidade da informação definidos internamente pela MAC.

Artigo 10.º

Substituição de suporte

1 -É autorizada a substituição de suporte de documentos de acordo com critérios de segurança, autenticação e legalidade.
2 -No caso específico da microfilmagem, e para efeitos do presente Regulamento, são os microfilmes classificados nos seguintes termos:
1. a)Microfilme de substituição - microfilme de documentos originais com interesse administrativo, eliminados por razões de aproveitamento de espaço.
2. b)Microfilme para uso administrativo - microfilme de documentos originais utilizados para criação e ou uso de arquivos, nomeadamente como auxiliar de referência;
3. c)Microfilme de complemento - microfilme através do qual se complementam e ou completam unidades arquivísticas a partir de documentos originais conservados noutro local;
4. d)Microfilme de segurança - microfilme efectuado para preservar e salvaguardar documentos.
3 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração especial.
4 -A microfilmagem é feita em duplicado, em filmes de sais de prata, devendo conservar-se em locais distintos.
5 -As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm a força probatória do original.
6 -É autorizada a distribuição dos originais após microfilmagem, salvo os documentos considerados de conservação permanente, os quais devem ser mantidos no seu suporte original.

Artigo 11.º

Recursos e estruturas arquivísticas

1 -É criado um Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentação para a elaboração e ou revisão das tabelas de avaliação e selecção de documentação, bem como a gestão de documentos, coordenado, preferencialmente, por um técnico superior da carreira de BAD da área de arquivo e constituído por um jurista e por técnicos que possuam conhecimentos sobre a produção e a tramitação documentais.
2 -Ao GASD competirá, designadamente:
1. a)Apresentar propostas fundamentadas de avaliação de documentos;
2. b)Discutir e apresentar propostas de regulamento interno parao serviço de arquivo intermédio;
3. c)Elaborar o regulamento interno sobre gestão de documentos;
4. d)Coordenar a execução das funções arquivísticas consignadas no presente Regulamento.

Artigo 12.º

Fiscalização

Cabe ao IPA, de acordo com o disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 152/88, de 29 de Abril, exercer inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos (de conservação)

(ver documento original)