Portaria

Portaria n.º 315/2023

Procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções

Artigo 1.º

Objeto

A presente portaria procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Revogação

São revogadas:

a)A Portaria n.º 39/2001, de 18 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Direção-Geral dos Serviços Prisionais;
b)A Portaria n.º 1392/2006, de 13 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Direção-Geral da Administração da Justiça;
c)A Portaria n.º 32/2008, de 11 de janeiro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Direção-Geral de Reinserção Social;
d)A Portaria n.º 96/2008, de 29 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Polícia Judiciária;
e)A Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;
f)A Portaria n.º 1197/2010, de 26 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.

A Ministra da Justiça, Catarina Teresa Rola Sarmento e Castro, em 17 de outubro de 2023. - A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 13 de outubro de 2023.

ANEXO

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ELIMINAÇÃO E CONSERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Anexo

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, materializada em qualquer suporte, produzida pelas entidades referidas no artigo 3.º no exercício das respetivas funções.

Artigo 2.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a)«Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
b)«Agregação simples», a agregação formada por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental;
c)«Agregação composta», a agregação que agrupa as agregações simples, podendo constituir tipologias de ocorrência;
d)«Amostragem aleatória», a amostragem em que todos os casos do universo alvo têm igual probabilidade de integrar a amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
e)«Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
f)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
g)«Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
h)«Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, cuja atribuição é da responsabilidade do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos a fim de garantir o princípio da interoperabilidade;
i)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes e que:
1. i)Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar nas entidades participantes; e
2. ii)Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos sistemas de informação das entidades participantes;
j)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio, ou às suas subdivisões, que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
k)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
l)«Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
m)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
n)«Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
o)«Documento» ou «documento de arquivo», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
p)«Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e por garantir a conservação da informação pelo facto de deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
q)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
r)«Entrega», a remessa de documentos e agregações para um espaço de armazenamento ou repositório, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
s)«Forma de contagem do prazo», a instrução que estabelece o momento em que se inicia a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos seguintes termos:
1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por disposição legal;
2. ii)«Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4. iv)«Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso da «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
5. v)«Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, seja por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa, como pode suceder, entre outros casos, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
6. vi)«Data da extinção da entidade sobre a qual recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, aplicando-se a pessoa singular, no momento do óbito, bem como a pessoas coletivas e atividades, como é o caso da «Identificação fiscal», do «Registo de pessoas coletivas» e do «Registo comercial»;
7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela extinção do direito, não implicando a extinção da entidade, sendo que a extinção do direito sobre o bem pode ocorrer, nomeadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem ou pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou da cedência;
t)«Informação», a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
u)«Lista consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação e integrando e desenvolvendo a macroestrutura funcional;
v)«Macroestrutura funcional», a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis, compreendendo a função e a subfunção;
w)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, de cruzamento, de síntese, de complementaridade e suplementares entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
x)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
y)«Ocorrência», os casos que, no âmbito de um processo de negócio, se materializam em agregações ou processos documentais;
z)«Participante no processo», a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela condução do processo de negócio, nem pela conservação da informação por não deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
aa)«Prazo de conservação administrativa», o período, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
bb)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades desempenhadas para atingir um determinado resultado, compreendendo o produto ou serviço, no âmbito de uma função;
cc)«Processo transversal», o processo de negócio que exige intervenção de diferentes entidades para atingir o resultado;
dd)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
ee)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
ff)«Relatório de avaliação», o relatório que caracteriza a documentação acumulada tendo em vista a sua avaliação;
gg)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e que consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
hh)«Sistema de informação», o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte, incluindo os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ii)«Tabela de seleção», o instrumento derivado da Lista Consolidada de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
jj)«Tipologia de ocorrências», a agregação composta constituída para efeitos de gestão operacional, que materializa um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação, agrupando ocorrências - agregações simples - com idêntica especificidade funcional ou com intervenção de idêntica natureza - dono ou participante;
kk)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação, fixada na tabela de seleção.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação subjetivo

O presente Regulamento é aplicável às seguintes entidades:

a)Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;
b)Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça;
c)Direção-Geral da Política de Justiça;
d)Direção-Geral da Administração da Justiça;
e)Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais;
f)Polícia Judiciária;
g)Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P.;
h)Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.;
i)Instituto Nacional de Medicina Legal e Ciências Forenses, I. P.;
j)Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P.;
k)Centro de Estudos Judiciários;
l)Entidades cujo funcionamento dependa, por determinação legal ou regulamentar, do apoio técnico e administrativo de alguma das entidades referidas nas alíneas anteriores.

Artigo 4.º

Âmbito de aplicação temporal

1 -O presente Regulamento é aplicável:
1. a)À informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
2. b)À informação produzida em data anterior à da sua entrada em vigor que seja objeto de classificação com base em plano conforme à Lista Consolidada, uma vez salvaguardada a necessária correspondência entre códigos.
2 -A avaliação da informação não contemplada no número anterior deve observar as orientações emanadas do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, nos termos do disposto nos n.os 7 e 8 do artigo 9.º

Artigo 5.º

Sistemas de informação

1 -As entidades previstas no artigo 3.º devem estar dotadas de sistemas de informação que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade da informação.
2 -Os sistemas de informação referidos no número anterior devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 -Para efeito do disposto no n.º 1, as entidades previstas no artigo 3.º devem manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.

Capítulo II - Gestão de informação

Artigo 6.º

Atividades de gestão de informação

Para efeitos do presente Regulamento são consideradas, no âmbito da gestão de informação, as seguintes atividades e operações:

a)Registo;
b)Classificação;
c)Avaliação;
d)Seleção, tendo em vista as seguintes operações:
1. i)Aplicação do prazo de conservação administrativa;
2. ii)Aplicação da forma de contagem do prazo;
3. iii)Aplicação do destino final;
e)Eliminação;
f)Entrega;
g)Transferência de suporte;
h)Substituição de suporte analógico.

Artigo 7.º

Registo

1 -Os documentos e agregações produzidos no exercício de funções pelas entidades referidas no artigo 3.º, materializados em qualquer suporte, devem ser integrados e registados em sistema de informação.
2 -A classificação e a avaliação são elementos descritivos obrigatórios da atividade de registo.

Artigo 8.º

Classificação

1 -A classificação de documentos e agregações está associada à sua avaliação e é efetuada de acordo com a tabela de seleção, adiante designada por tabela, que consta em anexo ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante, e cujos dados são específicos e inalteráveis.
2 -A classificação é funcional, com uma estrutura constituída pelos níveis seguintes:
1. a)1.º nível, que representa funções;
2. b)2.º nível, que representa subfunções;
3. c)3.º nível, que representa processos de negócio;
4. d)4.º nível, que representa subdivisões de processos de negócio, quando aplicável.
3 -As decisões de classificação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela:
1. a)Código;
2. b)Título;
3. c)Descrição.
4 -A classificação de documentos e agregações realiza-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º nível sempre que estiver prevista na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 9.º
5 -Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no n.º 3 do artigo 19.º
6 -Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização podem existir tipologias de ocorrência, as quais não constituem um nível de classificação, e cuja criação compete às entidades estipuladas no artigo 3.º, aquando da implementação da tabela no sistema de informação.

Artigo 9.º

Avaliação

1 -A avaliação de documentos e agregações realiza-se numa perspetiva suprainstitucional, está associada à sua classificação e consta da tabela, cujos dados são específicos e inalteráveis, realizando-se, em regra, ao 3.º nível de classificação, mas podendo ocorrer ao 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela a subdivisão do processo de negócio.
2 -A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades, para o qual é definido um prazo ou destino final distinto, em obediência a uma metodologia relacional intraprocessual, no respeito dos princípios e critérios da avaliação estabelecidos pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
3 -A avaliação consubstancia-se nos seguintes elementos fixados na tabela, com as respetivas designações indicadas em cabeçalho:
1. a)Prazo de conservação administrativa (PCA);
2. b)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa (FCP);
3. c)Destino final (DF);
4. d)Dono do processo de negócio (Dono PN);
5. e)Participante no processo de negócio (Participante PN).
4 -Depende de parecer prévio e vinculativo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, sobre proposta devidamente fundamentada, o exercício, pelas entidades previstas no artigo 3.º, das seguintes operações:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
2. b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;
5. e)Alteração da condição de «dono» ou de «participante» expressa na tabela.
5 -As tipologias de ocorrência referidas no n.º 6 do artigo anterior devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio, expressas nos termos do disposto no n.º 3.
6 -Compete ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, mediante solicitação das entidades referidas no artigo 3.º, indicar os mecanismos de avaliação da informação produzida e acumulada entre a data de entrada em vigor do presente Regulamento e a implementação da tabela no sistema de informação.
7 -As tabelas de seleção que integram as portarias revogadas pela presente portaria devem servir de base à elaboração de relatórios de avaliação da documentação produzida e organizada ao abrigo das mesmas, a submeter ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
8 -A informação acumulada a que se refere o n.º 2 do artigo 4.º deve ser objeto de relatório de avaliação a elaborar de acordo com as regras definidas pelo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, e apenas pode ser eliminada com parecer prévio e vinculativo desse órgão.

Artigo 10.º

Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 -A aplicação do prazo de conservação administrativa constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O cumprimento do prazo de conservação administrativa determinado na tabela é obrigatório.
3 -O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela, nos termos do artigo seguinte.
4 -A contagem do prazo de conservação administrativa de documentos e agregações suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira, para obtenção de prova, o uso dos mesmos, passando a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para o processo em que são usados.
5 -A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela.

Artigo 11.º

Aplicação da forma de contagem do prazo

1 -A aplicação da forma de contagem do prazo de conservação administrativa constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -Para a aplicação do disposto no n.º 3 do artigo anterior, a cada forma de contagem do prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pelas letras «FCP» e um conjunto de dois dígitos, expresso na tabela.
3 -A forma de contagem de prazo identificada para cada processo de negócio executado pela Administração Pública consta da Lista Consolidada, prevista nos termos do artigo 20.º
4 -Constam da tabela as formas de contagem de prazo aplicáveis aos diversos processos de negócio executados pelas entidades previstas no artigo 3.º, conforme abaixo indicado:
1. a)FCP01 - conforme disposição legal;
2. b)FCP02 - data de início do procedimento;
3. c)FCP03 - data de emissão do título;
4. d)FCP04 - data de conclusão do procedimento;
5. e)FCP05 - data de cessação da vigência;
6. f)FCP06 - data de extinção da entidade sobre a qual recai o procedimento;
7. g)FCP07 - data de extinção do direito sobre o bem.
5 -No caso a que se refere a alínea a) do número anterior, ao código alfanumérico é acrescentado um algarismo, separado por ponto, que identifica o evento que determina o início da contagem do prazo, nos seguintes termos:
1. a)FCP01.01 - data do último assento, respeitando os prazos previstos no n.º 2 do artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 324/2007, de 28 de setembro;
2. b)FCP01.02 - data da inserção dos perfis de ADN nos ficheiros e nas bases de dados a que aludem, respetivamente, os n.os 1, 2 e 3 do artigo 26.º da Lei n.º 5/2008, de 12 de fevereiro;
3. c)FCP01.03 - data da defesa da tese de doutoramento, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 52/2002, de 2 de março, ou da data do cancelamento prevista no n.º 5 do artigo 5.º do Regulamento Técnico de Depósito de Teses e Trabalhos de Doutoramento e de Dissertações e Trabalhos de Mestrado, aprovado pela Portaria n.º 285/2015, de 15 de setembro;
4. d)FCP01.04 - data do facto que ocorrer em primeiro lugar, de acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 13.º do Decreto Regulamentar n.º 3/2009, de 3 de fevereiro;
5. e)FCP01.05 - data em que a autorização de introdução no mercado deixe de existir, nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Regulamento de Execução (UE) n.º 520/2012, da Comissão, de 19 de junho de 2012;
6. f)FCP01.06 - data da prescrição do procedimento criminal, para os inquéritos arquivados nos termos da primeira e da segunda parte do n.º 1 e do n.º 2 do artigo 277.º do Código de Processo Penal; data do arquivamento, para os inquéritos arquivados com fundamento na inadmissibilidade do procedimento, nos termos da terceira parte do n.º 1 do artigo 277.º do Código de Processo Penal e para os inquéritos arquivados nos termos do n.º 1 e do n.º 2 do artigo 280.º e do n.º 3 do artigo 282.º do mesmo diploma;
7. g)FCP01.07 - data em que os jovens completem 21 anos, nos termos previstos pelo n.º 5 do artigo 132.º da Lei Tutelar Educativa, aprovada pela Lei n.º 166/99, de 14 de setembro;
8. h)FCP01.08 - data da prescrição do procedimento criminal, nos termos do artigo 118.º do Decreto-Lei n.º 48/95;
9. i)FCP01.09 - data em que os processos judiciais aludidos nas alíneas a) a c) e e) do n.º 1 do artigo 142.º da Lei da Organização do Sistema Judiciário, aprovada pela Lei n.º 62/2013, de 26 de agosto, forem, nos termos desse preceito, considerados findos para efeitos de arquivo;
10. j)FCP01.10 - data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio, sem prejuízo do prazo a que alude o n.º 2 do artigo 23.º do mesmo diploma no que respeita ao ficheiro dactiloscópico, e do artigo 27.º para o registo especial de decisões estrangeiras, ou data da cessação da vigência do registo de contumaz, nos termos do artigo 18.º desse diploma;
11. k)FCP01.11 - data em que o jovem atinja a maioridade ou, nos casos em que tenha solicitado a continuação da medida para além da maioridade, complete 21 anos, nos termos da alínea d) do n.º 1 do artigo 63.º da Lei de Proteção de Crianças e Jovens em Perigo, aprovada pela Lei n.º 147/99, de 1 de setembro, ou quando complete 25 anos de idade, nos termos previstos pelo n.º 2 do mesmo preceito;
12. l)FCP01.12 - data em que o respetivo titular complete 21 anos, nos termos do n.º 2 do artigo 220.º da Lei Tutelar Educativa, aprovada pela Lei n.º 166/99, de 14 de setembro.

Artigo 12.º

Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação (C), de conservação parcial por amostragem (CP) ou de eliminação (E).
3 -A aplicação do destino final é aferida pela natureza da intervenção das entidades previstas no artigo 3.º expressa na tabela nas colunas intituladas «Dono PN» e «Participante PN».
4 -A aplicação do destino final expresso na tabela é competência da entidade que assuma a condição de dono.
5 -Às entidades previstas no artigo 3.º que assumam a condição de participante é permitida a eliminação de agregações, dado que não as detêm na sua completude, condicionada a parecer prévio e vinculativo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
6 -As entidades previstas no artigo 3.º que assumam, simultaneamente, as condições de dono e de participante, devem especificar no sistema de informação, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.
7 -A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.
8 -A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:
1. a)Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;
2. b)Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que as entidades previstas no artigo 3.º se encontrem na condição de dono e outra para as que se encontrem na condição de participante.
9 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.

Artigo 13.º

Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela realiza-se sob a direção do serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das entidades previstas no artigo 3.º
2 -A competência para eliminação de documentos e agregações pelas entidades previstas no artigo 3.º depende da condição que assumem no processo de negócio.
3 -O dono elimina os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
3. c)Casos excluídos da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem.
4 -O participante elimina os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio com destino final de conservação, mediante consulta do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, se necessário, de acordo com o n.º 5 do artigo 12.º;
2. b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Processos de negócio com destino final de eliminação;
4. d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
5 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Elaboração do auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, assinatura eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos dirigentes máximos das entidades previstas no artigo 3.º ou por aqueles em quem tenham delegado competências;
3. c)Conservação do auto de eliminação, a título definitivo;
4. d)Submissão do auto de eliminação ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos nos termos definidos e publicitados por este organismo.
6 -Não é permitida a eliminação de documentos e agregações que não constem da tabela e não se enquadrem no disposto nos n.os 7 e 8 do artigo 9.º
7 -A eliminação de documentos ou agregações antes do termo do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º
8 -Os documentos ou agregações com destino final de eliminação podem ser mantidos para além do prazo de conservação administrativa, desde que sejam asseguradas condições para a sua preservação.
9 -A destruição deve efetuar-se regularmente e por forma a assegurar a segurança e confidencialidade, bem como a racionalidade de meios e custos.

Artigo 14.º

Entrega

1 -A entrega de documentos e agregações realiza-se sob a direção do serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das entidades previstas no artigo 3.º
2 -A entrega de documentos e agregações entre espaços de armazenamento ou repositórios pode implicar a alteração de responsabilidade ou de propriedade.
3 -A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Elaboração do auto de entrega nos termos do artigo 18.º, constituindo prova jurídica da entrega de património;
2. b)Validação do auto de entrega através da aposição de data e assinatura autógrafa, assinatura eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria, pelos responsáveis, conforme o caso, da entidade ou da unidade orgânica remetente e destinatária;
3. c)Conservação do auto de entrega, a título definitivo, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável;
4. d)Remessa de um exemplar do auto de entrega ao serviço remetente.
4 -As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização prevista em disposição especial aplicável na matéria ao serviço responsável, ou com a orientação definida pelas entidades previstas no artigo 3.º

Artigo 15.º

Transferência de suporte

1 -A transferência de suporte que consista na reprodução de documentos, destituída de valor probatório, pode ser realizada como forma de salvaguarda e preservação de documentos e agregações originais e com o objetivo da sua comunicação interna e externa.
2 -O cumprimento do disposto no número anterior deve processar-se de acordo com as normas técnicas em vigor e com as indicações propostas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, atendendo a critérios de racionalidade de meios e custos.

Artigo 16.º

Substituição de suporte analógico

1 -A substituição de suporte analógico deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor.
2 -Fica vedada a substituição de suporte de documentos e agregações com destino final de conservação sem a autorização expressa do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos mediante proposta devidamente fundamentada.

Capítulo III - Elementos informativos dos instrumentos de gestão de informação

Artigo 17.º

Auto de eliminação

1 -Para efeitos de autenticação, identificação e controlo dos documentos e agregações a eliminar, o auto de eliminação contém as seguintes zonas:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe;
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
2 -A zona de autenticação para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de eliminação contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Número do auto de eliminação;
2. b)Data do auto de eliminação;
3. c)Identificação do responsável pelo auto de eliminação;
4. d)Identificação dos responsáveis da entidade, com validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, assinatura eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis máximos da entidade ou por aqueles em quem tenham delegado competências;
5. e)Indicação da fonte de legitimação da eliminação.
3 -A zona de identificação e controlo global contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Dimensão total;
4. d)Suporte.
4 -A zona de identificação e controlo da classe contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Prazo de conservação administrativa;
4. d)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa;
5. e)Destino final;
6. f)Natureza da intervenção;
7. g)Dono do processo de negócio;
8. h)Número de agregações;
9. i)Dimensão;
10. j)Suporte;
11. k)Datas extremas.
5 -A zona de identificação e controlo das agregações contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Data de início da contagem do prazo de conservação administrativa;
4. d)Natureza da intervenção.
6 -A submissão do auto de eliminação através de plataforma eletrónica do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos deve atender aos elementos informativos solicitados pela mesma.

Artigo 18.º

Auto de entrega

1 -O auto de entrega contém os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Para efeitos de autenticação, identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, o auto de entrega contém as seguintes zonas:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo da classe;
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de entrega contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Identificação da entidade remetente;
2. b)Identificação da entidade destinatária;
3. c)Número do auto de entrega (saída e entrada);
4. d)Data do auto de entrega (saída e entrada);
5. e)Identificação dos responsáveis da entidade remetente;
6. f)Identificação dos responsáveis da entidade destinatária;
7. g)Indicação das condições de aquisição;
8. h)Indicação da fonte de legitimação da entrega.
4 -A zona de identificação e controlo global contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Dimensão total;
4. d)Suporte.
5 -A zona de identificação e controlo da classe contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Dimensão;
6. f)Suporte.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações contém os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas extremas.
7 -As entidades previstas no artigo 3.º podem criar o auto de entrega, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
8 -O auto de entrega aplicado à documentação objeto de incorporação obrigatória no Arquivo Nacional e nos arquivos dependentes poderá ser complementado com outros elementos informativos solicitados pela entidade destinatária.

Capítulo IV - Gestão da tabela de seleção

Artigo 19.º

Atualização da tabela de seleção

1 -A atualização da tabela anexa ao presente Regulamento deve refletir a inclusão, alteração e exclusão de classes relativas a processos de negócio que resultem de omissão, da atribuição de novas competências ou da sua transferência ou delegação entre entidades com funções públicas.
2 -Para viabilizar a gestão da informação produzida entre a entrada em vigor das alterações a que se refere o número anterior e a revisão da tabela anexa ao presente Regulamento, as entidades previstas no artigo 3.º devem utilizar complementarmente a Lista Consolidada, nos termos dos artigos 20.º e 21.º
3 -A atualização da tabela anexa pode ocorrer de duas formas:
1. a)Após a submissão e integração de proposta na Lista Consolidada, nos termos do artigo 21.º;
2. b)Após submissão e aceitação de pedido fundamentado ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos para a inclusão na tabela de processos de negócio previstos na Lista Consolidada, por omissão ou transferência legal de competências entre órgãos e entidades que exerçam funções públicas.
4 -A tabela anexa é atualizada sempre que o presente Regulamento for revisto nos termos do artigo 23.º

Artigo 20.º

Lista Consolidada

1 -A Lista Consolidada é um referencial cuja gestão e publicitação é competência do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
2 -A inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do artigo seguinte refletem-se nos sistemas de informação a partir do momento da sua publicitação na Lista Consolidada.
3 -Não é permitida a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio constantes da Lista Consolidada até que estes estejam fixados em regulamento aplicável às entidades previstas no artigo 3.º
4 -A atualização da Lista Consolidada a que alude o n.º 2 do presente artigo precede, obrigatoriamente, a formalização que decorre da revisão do presente Regulamento, nos termos do artigo 23.º

Artigo 21.º

Submissão e integração de proposta na Lista Consolidada

1 -Compete ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, sob proposta fundamentada das entidades referidas no artigo 3.º, proceder à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na Lista Consolidada.
2 -Para efeito da elaboração e submissão da proposta a que se refere o número anterior, devem observar-se as orientações técnicas do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.

Capítulo V - Disposições finais

Artigo 22.º

Fiscalização e verificação interna

1 -Compete ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos fiscalizar a aplicação do presente Regulamento.
2 -Sem prejuízo do estipulado no número anterior, compete às entidades previstas no artigo 3.º verificar, com regularidade, a conformidade da sua atuação com o disposto no presente Regulamento.

Artigo 23.º

Revisão

O presente Regulamento é revisto sempre que ocorram alterações significativas no que respeita à inclusão, alteração ou exclusão de processos de negócio, inerentes às competências das entidades previstas no artigo 3.º

Anexo ao Regulamento

Tabela de seleção

(ver documento original)

116965495

Artigo 2.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a)«Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
b)«Agregação simples», a agregação formada por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental;
c)«Agregação composta», a agregação que agrupa as agregações simples, podendo constituir tipologias de ocorrência;
d)«Amostragem aleatória», a amostragem em que todos os casos do universo alvo têm igual probabilidade de integrar a amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
e)«Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
f)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
g)«Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
h)«Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, cuja atribuição é da responsabilidade do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos a fim de garantir o princípio da interoperabilidade;
i)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes e que:
1. i)Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar nas entidades participantes; e
2. ii)Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos sistemas de informação das entidades participantes;
j)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio, ou às suas subdivisões, que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
k)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
l)«Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
m)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
n)«Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
o)«Documento» ou «documento de arquivo», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
p)«Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e por garantir a conservação da informação pelo facto de deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
q)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
r)«Entrega», a remessa de documentos e agregações para um espaço de armazenamento ou repositório, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
s)«Forma de contagem do prazo», a instrução que estabelece o momento em que se inicia a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos seguintes termos:
1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por disposição legal;
2. ii)«Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4. iv)«Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso da «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
5. v)«Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, seja por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa, como pode suceder, entre outros casos, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
6. vi)«Data da extinção da entidade sobre a qual recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, aplicando-se a pessoa singular, no momento do óbito, bem como a pessoas coletivas e atividades, como é o caso da «Identificação fiscal», do «Registo de pessoas coletivas» e do «Registo comercial»;
7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela extinção do direito, não implicando a extinção da entidade, sendo que a extinção do direito sobre o bem pode ocorrer, nomeadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem ou pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou da cedência;
t)«Informação», a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
u)«Lista consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação e integrando e desenvolvendo a macroestrutura funcional;
v)«Macroestrutura funcional», a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis, compreendendo a função e a subfunção;
w)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, de cruzamento, de síntese, de complementaridade e suplementares entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
x)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
y)«Ocorrência», os casos que, no âmbito de um processo de negócio, se materializam em agregações ou processos documentais;
z)«Participante no processo», a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela condução do processo de negócio, nem pela conservação da informação por não deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
aa)«Prazo de conservação administrativa», o período, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
bb)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades desempenhadas para atingir um determinado resultado, compreendendo o produto ou serviço, no âmbito de uma função;
cc)«Processo transversal», o processo de negócio que exige intervenção de diferentes entidades para atingir o resultado;
dd)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
ee)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
ff)«Relatório de avaliação», o relatório que caracteriza a documentação acumulada tendo em vista a sua avaliação;
gg)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e que consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
hh)«Sistema de informação», o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte, incluindo os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ii)«Tabela de seleção», o instrumento derivado da Lista Consolidada de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
jj)«Tipologia de ocorrências», a agregação composta constituída para efeitos de gestão operacional, que materializa um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação, agrupando ocorrências - agregações simples - com idêntica especificidade funcional ou com intervenção de idêntica natureza - dono ou participante;
kk)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação, fixada na tabela de seleção.