Regulamento

Regulamento n.º 330/2019

Regulamento da Biblioteca e do Arquivo Histórico Municipal de Vila Viçosa

Capítulo I - Disposições Gerais

Objeto

O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de funcionamento e condições de utilização da Biblioteca/Arquivo Histórico Municipal (doravante denominado por Arquivo ou por B/AHMVV) e destina-se a todos os seus utilizadores.

Artigo 2.º

Horário

O horário de funcionamento será aprovado pelo Presidente da Câmara Municipal, e divulgado no site oficial do Município, podendo ser ajustado em função das épocas do ano, das necessidades dos utentes e dos meios humanos e materiais disponíveis.

Artigo 3.º

Visitas do Espaço

1 -A visita ao espaço municipal, objeto do presente Regulamento, é de livre acesso e gratuita a todo e qualquer cidadão.
2 -As visitas guiadas deverão ser solicitadas previamente por escrito, ao Presidente da Câmara Municipal de Vila Viçosa, a fim de que os respetivos serviços organizem o espaço para receção da visita.

Artigo 4.º

Interdições

1 -É expressamente interdito:
1. a)Fumar, comer ou beber nas instalações da B/AHMVV;
2. b)Durante a permanência nas instalações, não é permitido ao utilizador praticar quaisquer atos que perturbem o seu normal funcionamento;
3. c)Praticar quaisquer atos que visem impedir o(s) funcionário(s) de exercer(em) as suas funções, bem como aqueles que visem impedir que qualquer utilizador possa usufruir da B/AHMVV.
  Natureza e Objetivos

Capítulo II - Biblioteca/Arquivo Histórico Municipal

Artigo 5.º

Natureza

1 -A B/AHMVV reúne documentação resultante não só da atividade direta de instituições e entidades do Concelho, como também de fundos documentais de natureza diversa, como:
1. a)O Fundo da Câmara Municipal (de 1494 até ao séc. xx);
2. b)Fundo da Administração do Concelho (1836 até ao séc. xx);
3. c)O Fundo da Santa Casa da Misericórdia (1495 a 1937);
4. d)O Fundo de monografias antigas (impressos do séc. xv ao séc. xviii) e impressos dos sécs. xix e xx;
5. e)o Fundo local (que inclui códices e outros documentos relacionados com Vila Viçosa).
2 -Nas suas atribuições genéricas cabe-lhe a recolha, organização, seleção, avaliação, conservação, acesso e difusão da documentação.

Artigo 6.º

Objetivos e atribuições

1 -À B/AHMVV, que compreende e unifica numa só estrutura as funções e objetivos do Arquivo Histórico e da Biblioteca, compete:
1. a)A implementação das normas nacionais e internacionais em vigor no que respeita à organização e conservação, avaliação e seleção dos fundos à sua custódia;
2. b)A definição das metodologias e procedimentos para o tratamento arquivístico;
3. c)A elaboração de instrumentos descritivos da documentação (IDD):
  1. i)Inventários;
  2. ii)Catálogo;
  3. iii)Base de Dados.
4. d)Definir e assegurar as medidas e condições de segurança e conservação, nomeadamente: a aplicação do CIP (Controlo Integrado de Pragas), a aplicação do PPD (Plano de Prevenção de Desastres), a promoção de medidas de restauro e conservação dos documentos que o exijam, a promoção da transferência de suportes (microfilmagem, digitalização e transcrição paleográfica), bem como o provimento das necessárias condições de depósito e consulta pública;
5. e)Promover e proceder à recolha e/ou aquisição de fundos documentais, bem como à reprodução de documentos existentes noutros arquivos nacionais ou estrangeiros de cariz público ou privado;
6. f)Desenvolver e incentivar a investigação e estudo relacionado com o património histórico e cultural do Concelho de Vila Viçosa.
  Transferências, Avaliação, Seleção, Depósitos e Doações

Capítulo III - Recolha e Conservação

Artigo 7.º

Transferências

1 -As transferências de documentação para a B/AHMVV devem ser acompanhadas de uma Guia de Remessa da Documentação, na qual deverão constar:
1. a)Identificação do serviço de proveniência;
2. b)Designação de séries;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de volumes e ou documentos;
5. e)Indicação de restrições ou outras.
2 -As transferências documentais obedecem a um calendário predefinido.

Artigo 8.º

Avaliação e seleção

A fim de assegurar uma eficaz e correta gestão de informação, a B/AHMVV procede à avaliação e seleção das séries documentais com interesse administrativo e informativo produzida e recebida pelo Município, decorrentes das suas funções e competências.

Artigo 9.º

Depósitos e Doações

1 -A B/AHMVV poderá receber fundos arquivísticos, nomeadamente a título de depósito, doação ou compra.
2 -As doações ou depósitos de fundos arquivísticos devem ser precedidas da formalização através de Autos de Doação ou de Contratos de Depósito, sempre objeto de negociação entre as partes.

Capítulo IV - Serviços de Referência, Consultas e Reproduções

Artigo 10.º

Serviços de Referência

1 -A B/AHMVV tem como instrumentos essenciais os Instrumentos de Descrição Documental (IDD), ou seja, catálogos, inventários, bases de dados, etc., nos quais se pode pesquisar (assuntos, autores, datas, etc) e encontrar as cotas dos documentos a consultar.
2 -No espaço da B/AHMVV existe um técnico superior especializado, que acolhe e orienta os leitores nas suas pesquisas, disponibilizando os documentos requisitados.

Artigo 11.º

Consulta

1 -O serviço de consulta funciona de acordo com o horário estabelecido pela Autarquia.
2 -A consulta de documentação requer o preenchimento de uma ficha de leitor (Anexo II) e de uma ficha de consulta (Anexo III).
1. 2.1 -As consultas apenas poderão ser realizadas na sala de leitura do Arquivo.
3 -A admissão à leitura na B/AHMVV é permitida somente após o preenchimento das fichas referidas no ponto anterior.
4 -Não são permitidas mais de cinco requisições de cada vez. O processo de consulta e requisição obedece, ainda, às seguintes condições:
1. a)Em casos especiais, devidamente justificados e apreciados pelos técnicos de serviço, aquele limite poderá ser alargado até dez requisições;
2. b)Em cada requisição indica-se apenas uma "unidade de instalação" (caixa, livro, maço, capilha, documento, etc.), ou até três, se as suas cotas forem sequenciais;
3. c)As espécies identificadas como em "mau estado de conservação" (MEC) constituem documentos de consulta condicionada, apenas podendo ser consultadas em casos especiais, devidamente autorizados pelos serviços;
4. d)Determinados documentos só poderão ser consultados em suporte digital, devido às suas condições físicas ou outras específicas;
5. e)A B/AHMVV aceita requisições online, através do correio eletrónico disponível na página do Município, para consulta presencial.
5 -Os instrumentos de descrição documental e a documentação requisitada não podem, em caso algum, sair do espaço.
6 -Os procedimentos relativos às requisições são os seguintes:
1. a)O leitor não pode circular pela sala de leitura com os documentos requisitados;
2. b)Se pretender algum esclarecimento pode solicitar ao técnico de serviço que se desloque ao seu lugar;
3. c)O leitor não pode trocar com outros leitores os documentos recebidos.

Artigo 12.º

Obrigações dos Utilizadores

1 -O leitor é responsável pelos documentos que recebe até à sua devolução e conferência pelos técnicos de serviço, devendo respeitar as seguintes regras:
1. a)Manusear com cuidado as espécies, não escrevendo ou sublinhando os documentos (ou sobre eles), não deve nunca salivar os dedos para a sua folheação;
2. b)Não colocar livros abertos uns sobre os outros, dobrar folhas, forçar as encadernações ou manusear as espécies de forma a prejudicar a sua boa conservação.
2 -A preservação do património documental poderá levar a B/AHMVV a impor restrições à sua consulta.
3 -O utilizador deverá atender às informações e observações dos funcionários da sala de leitura em tudo o que diga respeito ao seu funcionamento e à consulta das espécies.
1. 3.1 -O utente que, depois de avisado pelos funcionários, não altere o seu comportamento, será convidado a abandonar as instalações.
4 -O utilizador deve comunicar ao funcionário do serviço qualquer anomalia detetada nos documentos em consulta.

Artigo 13.º

Pesquisa

1 -Não compete aos serviços da B/AHMVV realizar pesquisas documentais ou outras (transcrição paleográfica, leitura presencial) destinadas aos leitores, entidades públicas ou privadas, salvo nos casos expressamente previstos na legislação em vigor.
2 -Os serviços assistirão os leitores e outras entidades no acesso aos fundos, nomeadamente através da:
1. a)Prestação de orientações genéricas de pesquisa ou informações sobre a documentação disponível;
2. b)Prestação de orientações sobre as normas legais e outras condições de acesso aos documentos.

Artigo 14.º

Estudos e Investigação

O investigador ou o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos e de imagens existentes na B/AHMVV fica obrigado a fornecer gratuitamente a este uma cópia dos respetivos estudos, bem como a referenciar nestes os documentos consultados.

Artigo 15.º

Reprodução

1 -A reprodução de documentos encontra-se sujeita a algumas restrições tendo em conta o tipo dos documentos, o seu estado de conservação e o fim a que se destina.
2 -A reprodução de documentos está condicionada às normas que regulam os direitos de propriedade e os direitos de autor, bem como a sua utilização, para efeitos de publicação ou outros, está dependente da autorização do Presidente da Câmara Municipal Vila Viçosa ou do dirigente em quem delegar.
3 -O preço a cobrar pela reprodução de documentos encontra-se referenciado na tabela de taxas e licenças em vigor no Município de Vila Viçosa.

Capítulo V - Empréstimo de Espécies

Artigo 16.º

Devido à natureza histórica e patrimonial dos fundos da B/AHMVV, não existe serviço de empréstimo domiciliário de documentos

Capítulo VI - Sanções

Artigo 17.º

O não cumprimento das normas acima indicadas implica a suspensão ou a perda da ficha de leitor

Capítulo VII - Pessoal - Deveres e Atribuições

Artigo 18.º

1 -Ao nível da preservação e do restauro, a B/AHMVV tem como primeira competência assegurar a preservação física dos documentos à sua guarda, assegurando as condições atmosféricas e físicas no espaço e no manuseamento dos documentos por funcionários e utilizadores.
2 -Ao responsável pela B/AHMVV compete, no âmbito das suas funções e no cumprimento global deste Regulamento:
1. a)Providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no espaço;
2. b)Orientar o tratamento da informação, de acordo com as normas de descrição adequadas ou estipuladas;
3. c)Promover a incorporação de novos documentos;
4. d)Assumir, no âmbito da conservação, o restauro, a reprodução e difusão dos documentos;
5. e)Promover e zelar pela dignificação do serviço junto dos seus superiores hierárquicos;
6. f)Elaborar anualmente um plano das atividades desenvolvidas e um relatório das mesmas, disponível no sítio da Internet da Câmara Municipal, onde constarão, entre outros, os seguintes elementos:
  1. i)Número de espécies existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adotada;
  2. ii)Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;
  3. iii)Estatísticas de pedidos e consultas.
7. g)Preparar um plano de segurança dos documentos, de periodicidade anual;
8. h)Definir, através da avaliação do estado de conservação da documentação, quais as unidades a restaurar;
9. i)Promover o restauro dos documentos danificados ou, sempre que não disponha das capacidades técnicas para tal necessárias, propor a adjudicação do serviço a pessoal devidamente qualificado;
10. j)Avaliar o estado de conservação dos documentos que podem ser objeto de leitura pública e de reprodução documental;

Artigo 19.º

Comunicação e difusão

Compete à B/AHMVV promover a comunicação e difusão das espécies documentais que constituem o seu acervo, através da consulta.

Capítulo VIII - Casos Omissos

Artigo 20.º

As dúvidas ou casos omissos, não previstos neste Regulamento, serão resolvidos pelo Presidente da Câmara Municipal ou por alguém no âmbito da esfera hierárquica competente, aplicando-se ainda, e subsidiariamente, toda a legislação em vigor que se enquadre na matéria em questão.

Capítulo IX - Entrada em Vigor

Artigo 21.º

O presente Regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República.

6 de março de 2019. - O Presidente da Câmara Municipal, Manuel João Fontainhas Condenado.

ANEXO I

Ficha de Leitor

(ver documento original)

ANEXO II

Ficha de Consulta

(ver documento original)

312123889

Artigo 11.º

Consulta

1 -O serviço de consulta funciona de acordo com o horário estabelecido pela Autarquia.
2 -A consulta de documentação requer o preenchimento de uma ficha de leitor (Anexo II) e de uma ficha de consulta (Anexo III).
1. 2.1 -As consultas apenas poderão ser realizadas na sala de leitura do Arquivo.
3 -A admissão à leitura na B/AHMVV é permitida somente após o preenchimento das fichas referidas no ponto anterior.
4 -Não são permitidas mais de cinco requisições de cada vez. O processo de consulta e requisição obedece, ainda, às seguintes condições:
1. a)Em casos especiais, devidamente justificados e apreciados pelos técnicos de serviço, aquele limite poderá ser alargado até dez requisições;
2. b)Em cada requisição indica-se apenas uma "unidade de instalação" (caixa, livro, maço, capilha, documento, etc.), ou até três, se as suas cotas forem sequenciais;
3. c)As espécies identificadas como em "mau estado de conservação" (MEC) constituem documentos de consulta condicionada, apenas podendo ser consultadas em casos especiais, devidamente autorizados pelos serviços;
4. d)Determinados documentos só poderão ser consultados em suporte digital, devido às suas condições físicas ou outras específicas;
5. e)A B/AHMVV aceita requisições online, através do correio eletrónico disponível na página do Município, para consulta presencial.
5 -Os instrumentos de descrição documental e a documentação requisitada não podem, em caso algum, sair do espaço.
6 -Os procedimentos relativos às requisições são os seguintes:
1. a)O leitor não pode circular pela sala de leitura com os documentos requisitados;
2. b)Se pretender algum esclarecimento pode solicitar ao técnico de serviço que se desloque ao seu lugar;
3. c)O leitor não pode trocar com outros leitores os documentos recebidos.