Despacho

Despacho n.º 7874/2023

Aprova o Regulamento de Cedência de Espaços da Direção Cultural da Marinha

Capítulo I - Disposições gerais

Objeto

O presente regulamento aplica-se a todas as situações de cedência de espaços nos imóveis descritos em Anexo A ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Âmbito

1 -Nos espaços cuja utilização seja autorizada, podem decorrer eventos de caráter institucional, social, cultural, académico, científico, turístico, empresarial, comercial ou promocional, não sendo permitidas atividades de cariz religioso ou político.
2 -Não é permitida a realização de eventos que promovam direta ou indiretamente a discriminação de pessoas com base no sexo, orientação sexual, raça, cor, origem étnica, nacionalidade, deficiência ou necessidade especial, idade, credos religiosos ou políticos.

Artigo 3.º

Competência e Autorização

1 -Compete ao Diretor Cultural da Marinha autorizar a cedência de utilização de espaços, após parecer fundamentado dos diretores dos Órgãos de Natureza Cultural (ONC), no que se refere às respetivas instalações.
2 -Todos os pedidos serão apreciados no ponto vista do prestígio histórico, identitário e patrimonial dos espaços a ceder, bem como na integração das medidas e condições de segurança sobre o património.
3 -A cedência de espaços descritos no Anexo A, bem como a sua efetiva utilização, atenta a programação dos ONC, estão sempre condicionadas pelas necessidades do seu uso para fins destinados ao cumprimento da Missão da Marinha, Defesa Nacional e/ou Interesse Nacional.
4 -Qualquer evento que esteja reservado ou em execução, está sempre sujeito a desmarcação pelo exposto no número anterior, sem que haja lugar a qualquer tipo de compensação, pagamento ou indemnização, com exceção da devolução do que houver sido já pago pela entidade requerente, na proporção da utilização.

Artigo 4.º

Princípios

1 -Todas as atividades e eventos a desenvolver terão de respeitar a dignidade do imóvel, o seu prestígio histórico e cultural, a imagem e a identidade da Marinha, devendo a entidade cessionária utilizar os espaços com correção e zelo, prevenindo que não haja contacto físico com as peças museológicas.
2 -Pela disponibilização do espaço pode ser possível a utilização do equipamento existente no mesmo, sendo todos e quaisquer equipamentos e infraestruturas adicionais da inteira responsabilidade da entidade cessionária, assim como todos os serviços necessários à realização do evento.
3 -Durante a realização dos eventos pode ser necessária a presença de pessoal da Marinha, em número e com as funções a definir.
4 -O pessoal referido no ponto anterior dará apoio na utilização dos equipamentos existentes, sendo a utilização de outros equipamentos sempre da responsabilidade da entidade cessionária.
5 -Toda e qualquer solicitação poderá ser analisada casuisticamente, considerando as suas particularidades, tentando-se ajustar a capacidade e as características dos espaços às necessidades da entidade cessionária, assim como eventuais gratuitidades ou desconto sobre benefícios expressos no acordo de cedência

Capítulo II - Pedido

Artigo 5.º

Forma

1 -Qualquer pedido para cedência de espaços deverá ser feito por escrito, preferencialmente com antecedência mínima de 30 dias relativamente à data pretendida.
2 -A não observância do prazo indicado no ponto anterior pode inviabilizar o pedido, exceto se o mesmo, pela sua natureza e pela simplicidade de meios envolvidos, for suscetível de ser objeto de análise e decisão em prazo mais curto.
3 -Os pedidos de cedência de espaços serão acompanhados pelo formulário em Anexo B, contendo um resumo breve do evento, de forma a consolidar e justificar o pedido efetuado.
4 -Poderão ser solicitados esclarecimentos ou documentos complementares, sempre que tal se considere necessário para a autorização do pedido.

Artigo 6.º

Instruções acessórias

1 -A entidade, que efetua o pedido de cedência, poderá solicitar marcação para uma ou mais visitas técnicas ao espaço.
2 -Com base nas visitas, aquela entidade deverá propor um plano de organização atualizado complementando a informação previamente entregue aquando do pedido de cedência, a fim do mesmo ser autorizado.

Artigo 7.º

Acordo de Cedência de Espaços

1 -Após a autorização do pedido pela entidade competente, será assinado um acordo de Cedência de Espaços contendo a identificação do(s) espaço(s) a utilizar, o período durante o qual é cedido o espaço, o fim para utilização do espaço e as demais obrigações entre as partes.
2 -A cedência dos espaços implica o cumprimento por parte dos utilizadores do disposto no presente regulamento, bem como das orientações do pessoal da Marinha que se encontre presente no evento e das regras, nomeadamente de segurança, que lhes sejam impostas.
3 -A cedência de espaços museológicos não deverá impedir a circulação dos visitantes durante as horas normais de funcionamento do ONC.
4 -Os espaços requisitados não podem ser objeto de cedência pela entidade cessionária a qualquer outra entidade, independentemente da forma, sem prévio conhecimento e autorização escrita da Marinha.
5 -A cedência do espaço inclui o consumo de energia elétrica e de água, bem como a utilização de sanitários existentes nos locais.
6 -A utilização de outros equipamentos existentes nos espaços a ceder, não referidos no pedido de autorização ou acordo de cedência, carece de solicitação específica pela entidade cessionária.

Capítulo III - Utilização do Espaço

Artigo 8.º

Obrigações da Entidade Cessionária

1 -As obrigações da Entidade Cessionária, decorrentes da assinatura do acordo de cedência, são as seguintes:
1. a)Efetuar o pagamento do valor acordado;
2. b)Efetuar um seguro de responsabilidade civil, nos termos do artigo seguinte;
3. c)Obter todas as autorizações e licenças consideradas necessárias, suportando o pagamento de todas as licenças, taxas e impostos que incidam sobre a realização do evento;
4. d)Utilizar o logótipo da Marinha em todos os materiais de comunicação e divulgação dos eventos, tais como, folhetos, convites, cartazes, ementas, etc.;
5. e)Informar previamente ou, logo que possível, de quaisquer empresas ou prestadores de serviços que contratou, assim como, dos respetivos termos e condições, por forma a constar do processo de cedência do espaço;
6. f)Garantir sempre, durante todo o evento, e em especial na entrada do local do evento, a presença de recursos humanos que indiquem aos convidados os circuitos de acesso aos diversos espaços;
7. g)Efetuar, sob a sua total responsabilidade, a desmontagem dos equipamentos, a limpeza das instalações e a recolha de todo o lixo gerado durante o evento, independentemente de ocorrerem em dias úteis, fins de semana ou feriados;
8. h)Cumprir e fazer cumprir todas as condições legalmente previstas sobre Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, sendo da sua responsabilidade os encargos que de tal resultem, incluindo os subempreiteiros por si contratados, os respetivos trabalhadores, os trabalhadores independentes, tarefeiros ou fornecedores de bens e serviços, respondendo pela sua observância;
9. i)Zelar pela ordem e segurança nas áreas cedidas durante a realização do evento, sem prejuízo do exercício das competências próprias dos serviços da Marinha e pelo cumprimento das normas e regulamentos de utilização de espaços públicos, nomeadamente a "Proibição de Fumar" e a interdição do consumo de alimentos e bebidas fora dos espaços autorizados para o efeito;
10. j)Entregar os espaços e os equipamentos nas mesmas condições em que lhe foram cedidos, em bom estado de conservação e limpeza;
11. k)Solicitar autorização prévia para a posterior transmissão pública de imagens ou som obtidos durante o evento.
2 -A entidade cessionária do espaço é responsável pelos danos que ocorram pela sua utilização dos espaços cedidos e pelas reparações que tenham de ser efetuadas devido a danos causados nas mesmas e seu recheio e equipamentos, respondendo nos termos do preceituado no Códigos dos Contratos Públicos e, subsidiariamente, pelo Código Civil.

Artigo 9.º

Responsabilidade Civil

1 -É obrigatória a realização de um Seguro de Responsabilidade Civil que cubra os riscos inerentes à utilização do espaço, no montante a aprovar pela Marinha no momento da autorização do pedido de acordo com o espaço a ceder, devendo a entidade cessionária apresentar cópia autenticada da respetiva apólice com a antecedência de 48 horas, relativamente ao início do evento para o qual foi cedido o espaço.
2 -O Seguro de Responsabilidade Civil deverá cobrir os riscos inerentes à utilização do espaço, assim como à montagem, desmontagem e transporte de equipamentos dentro do mesmo; deverá ainda cobrir os custos que possam resultar de danos patrimoniais e/ou não patrimoniais, resultantes de lesões materiais e/ou corporais causadas acidentalmente a terceiros durante a cedência do espaço, incluindo os trabalhos decorrentes da montagem e desmontagem de equipamentos e estruturas de catering e audiovisuais, bem como os causados ao local e/ou instalações e equipamentos, incluindo os danos causados pelo público/convidados
3 -A realização de quaisquer outros seguros para cobertura de acidentes pessoais ou outras eventualidades é da inteira liberdade e responsabilidade da entidade cessionária do espaço.

Artigo 10.º

Utilização do Espaço

1 -A montagem, desmontagem e transporte de equipamentos necessários à realização dos eventos, bem como a limpeza das instalações usadas são da responsabilidade da entidade cessionária, sob a supervisão e acompanhamento de pessoal indicado pela Marinha.
2 -Os períodos de montagem e desmontagem de equipamentos e de arrumação e limpeza das instalações ocorrem dentro do período de cedência.
3 -No caso de cedências superiores a dois dias, os períodos de montagem e desmontagem de equipamentos, e de arrumação e limpeza das instalações, para efeitos de faturação, e desde que não afete o normal funcionamento, designadamente a abertura ao público, é considerado 50 % do valor tabelado, sem prejuízo de as operações deverem cumprir as condições acordadas com a Marinha, devendo estes períodos ser inscritos na calendarização.
4 -Por cada dia de evento adicional e/ou por cada dia para além do período da cedência previsto, sem que haja mútuo acordo entre as partes para a prorrogação do período, e desde que não esteja prevista a cedência dos espaços a outras entidades, a entidade cessionária pagará o valor em dobro do montante definido para cada um dos espaços e por cada dia adicional ao contratado, acrescidos de IVA à taxa legal em vigor.
5 -A montagem e desmontagem devem ser feitas no estrito cumprimento da legislação em vigor, sobretudo no relativo ao ruído, licenças ou pagamento de taxas municipais ou outras para a ocupação do espaço público, e outra pertinente, relativas às operações a realizar, da total responsabilidade da entidade cessionária.
6 -Na decoração a utilizar nos eventos deverão ser respeitadas as indicações a fornecer pelos elementos da Marinha, quer quanto ao tipo de decoração a realizar, quer quanto aos locais considerados apropriados, de forma a não prejudicar a tipologia dos espaços cedidos.
7 -A introdução de elementos de decoração, sinalética ou de divulgação das atividades a desenvolver nos espaços interiores e exteriores, carece da análise e autorização expressa da Marinha.
8 -Salvo autorização prévia e expressa, em casos justificadamente excecionais, não é permitido alterar a configuração do mobiliário e/ou equipamento existente nos espaços cedidos.
9 -Caso seja autorizada a alteração da decoração e da configuração dos espaços, após a utilização a entidade cessionária devolverá o espaço, peças, e/ou equipamentos nos locais onde se encontravam, respeitando as normas de segurança que forem previamente definidas.
10 -O cumprimento das regras respeitantes à proteção de Direitos de Autor e Direitos Conexos e Direitos de Propriedade Industrial durante os eventos realizados nos espaços a ceder é da inteira responsabilidade da entidade cessionária, no estrito cumprimento da legislação em vigor.
11 -Em nenhuma circunstância, seja na preparação ou no decurso do próprio evento, são autorizadas ações que impliquem:
1. a)Qualquer tipo de combustão;
2. b)Utilização de substâncias inflamáveis e de matérias perigosas;
3. c)Perfurar, danificar ou alterar paredes, estruturas metálicas, pavimentos no interior ou exterior ou quaisquer outras estruturas;
4. d)Manusear, remover e/ou ocultar equipamentos integrantes das exposições da Marinha;
5. e)Remover e/ou ocultar equipamentos destinados à segurança (extintores, carretéis, etc.);
6. f)A obstrução de portas, caminhos de evacuação e/ou saídas de emergência;
7. g)Utilizar tintas, materiais corrosivos ou quaisquer outros processos técnicos que possam danificar estruturas ou equipamentos;
8. h)Afixar cartazes ou desdobráveis, bem como sinalética, nas cantarias, azulejos ou paredes do edifício;
9. i)Utilizar colas para fixação de quaisquer elementos quer nas paredes ou pavimentos do edifício, quer nas estruturas e mobiliário que se encontram no interior do mesmo;
10. j)A perturbação do funcionamento normal dos espaços.

Artigo 11.º

Contrapartidas

1 -As contrapartidas financeiras, devidas pelas entidades cessionárias à Marinha, pela utilização dos espaços, têm por base os valores apresentados em Anexo C e devem ser preferencialmente pagas da seguinte forma:
1. a)Pagamento de 10 % do valor total fixado, com a assinatura do contrato;
2. b)Pagamento dos restantes 90 % até 10 dias antes da data de início da cedência;
3. c)Em casos de cedência de longa duração, superior a 15 dias, poderá ser autorizado o pagamento faseado durante o período cedido, sendo que o último pagamento deverá ocorrer até 10 dias antes da data da desocupação total do espaço;
4. d)Se o evento tiver uma duração até seis horas, o pagamento é efetuado na totalidade até ao dia anterior ao evento.
2 -Os pagamentos devem ser efetuados por transferência bancária para o IBAN da Direção Cultural da Marinha, incluso nas faturas a emitir, e entregue o respetivo comprovativo nos serviços ou por correio eletrónico para os endereços eletrónicos da Marinha: [email protected] e [email protected]
3 -Quaisquer outros pagamentos que tenham lugar ao abrigo do presente Regulamento terão de ser liquidados imediatamente após o fim do evento.
4 -O valor inicial pago, referido na alínea a) do n.º 2 do presente artigo, não será reembolsado por qualquer motivo de desistência da entidade cessionária.
5 -A desistência da cedência de espaços pela entidade cessionária, para além do referido no número anterior, dá lugar ao pagamento dos encargos que a Marinha tenha tido com a preparação/alteração do espaço realizada nesse âmbito.
6 -A tabela de preços fixada no Anexo C ao presente Regulamento inclui a utilização dos espaços e equipamentos no âmbito do acordo de cedência, bem como encargos com pessoal e com a manutenção do edifício e seus equipamentos.
7 -Solicitações do cessionário complementares à cedência do espaço, para além do que se refere no número anterior, estão sujeitas a contrapartidas adicionais, a acordar com o cessionário, as quais devem estar expressas no acordo de cedência.
8 -A entidade cessionária assegurará ainda:
1. a)O pagamento de todas as despesas com o serviço de vigilância, tendencialmente assegurado por parte do Serviço ou por empresa especializada, contratada pelo cessionário e previamente aprovada pela Marinha;
2. b)Os meios necessários à eventual movimentação de cargas, cuja utilização terá de ser monitorizada por pessoal da Marinha, estando excluída a utilização de meios que, pela sua natureza, possam representar uma agressão para o local;
3. c)Eventuais despesas relativas a Serviços de Bombeiros, Piquete de Eletricidade, Piquete de Elevadores, Polícia de Segurança Pública, Guarda Nacional Republicana, de ambulâncias ou outras, sempre que a Marinha considere necessária a sua presença;
4. d)O pagamento das despesas inerentes à contratação do Seguro de Responsabilidade Civil.
9 -Os valores apresentados nas tabelas de preços de referência em Anexo C são alterados, por despacho do Diretor Cultural da Marinha.

Artigo 12.º

Obrigações da Marinha

Compete à Marinha, através dos órgãos da Direção Cultural da Marinha:

a)Proceder à análise e validação de todos os pedidos efetuados para a cedência de espaço;
b)Reservar o direito de alterar o teor da sua decisão, incluindo o direito ao cancelamento da realização do evento, em caso de incumprimento de alguma das normas deste Regulamento;
c)Adaptar regras do presente Regulamento, ou acrescentar outras, para os casos de cedência de espaços que requeiram uma adequação especial decorrente da natureza da entidade ou do evento e seu âmbito, com comunicação atempada à entidade requerente;
d)Ceder o espaço, durante todo o período contratado, no quadro e para os fins a que se destina;
e)Fornecer, durante todo o período contratado, serviços essenciais públicos de água e energia elétrica adequados ao evento, cuja despesa correspondente ao seu consumo já se encontra integralmente contemplada no preço final da cedência;
f)Permitir, a pessoas e bens, o acesso ao espaço cedido bem como aqueles outros espaços que se revelem necessários à completa execução do objeto e âmbito contratado.

Capítulo IV - Disposições Finais

Artigo 13.º

Dúvidas ou casos omissos

Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente regulamento aplica-se o disposto na legislação em vigor sobre esta matéria.

Artigo 14.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no primeiro dia útil seguinte à sua publicação.

ANEXO A

Espaços disponíveis para cedência

(ver documento original)

ANEXO B

Pedido de cedência de espaço

Identificação:

Nome ___

Contacto telefónico ___E-mail ___

Nome da empresa (caso aplicável) ___

Contacto telefónico ___ E-mail ___

Nome de outro responsável ___

Pedido:

Nome do Evento ___

Breve Descrição do evento ___

Espaço a utilizar ___

Entidades envolvidas ___

Intervenção de outras empresas (prestadores de serviços, catering, limpeza, audiovisuais e/ou outros) ___

Número de pessoas (caso aplicável) ___

Plano de organização, ainda que provisório, incluindo:

Movimentação de cargas ___

Montagem/desmontagem de estruturas ___

Equipamentos e mobiliário do Espaço a utilizar ___

Decoração ___

Acessos e percursos dos convidados ___

Duração e horário ___

Entre outras informações que se considere necessárias___

ANEXO C

Tabelas de preços de referência

(ver documento original)

316649432

Artigo 10.º

Utilização do Espaço

1 -A montagem, desmontagem e transporte de equipamentos necessários à realização dos eventos, bem como a limpeza das instalações usadas são da responsabilidade da entidade cessionária, sob a supervisão e acompanhamento de pessoal indicado pela Marinha.
2 -Os períodos de montagem e desmontagem de equipamentos e de arrumação e limpeza das instalações ocorrem dentro do período de cedência.
3 -No caso de cedências superiores a dois dias, os períodos de montagem e desmontagem de equipamentos, e de arrumação e limpeza das instalações, para efeitos de faturação, e desde que não afete o normal funcionamento, designadamente a abertura ao público, é considerado 50 % do valor tabelado, sem prejuízo de as operações deverem cumprir as condições acordadas com a Marinha, devendo estes períodos ser inscritos na calendarização.
4 -Por cada dia de evento adicional e/ou por cada dia para além do período da cedência previsto, sem que haja mútuo acordo entre as partes para a prorrogação do período, e desde que não esteja prevista a cedência dos espaços a outras entidades, a entidade cessionária pagará o valor em dobro do montante definido para cada um dos espaços e por cada dia adicional ao contratado, acrescidos de IVA à taxa legal em vigor.
5 -A montagem e desmontagem devem ser feitas no estrito cumprimento da legislação em vigor, sobretudo no relativo ao ruído, licenças ou pagamento de taxas municipais ou outras para a ocupação do espaço público, e outra pertinente, relativas às operações a realizar, da total responsabilidade da entidade cessionária.
6 -Na decoração a utilizar nos eventos deverão ser respeitadas as indicações a fornecer pelos elementos da Marinha, quer quanto ao tipo de decoração a realizar, quer quanto aos locais considerados apropriados, de forma a não prejudicar a tipologia dos espaços cedidos.
7 -A introdução de elementos de decoração, sinalética ou de divulgação das atividades a desenvolver nos espaços interiores e exteriores, carece da análise e autorização expressa da Marinha.
8 -Salvo autorização prévia e expressa, em casos justificadamente excecionais, não é permitido alterar a configuração do mobiliário e/ou equipamento existente nos espaços cedidos.
9 -Caso seja autorizada a alteração da decoração e da configuração dos espaços, após a utilização a entidade cessionária devolverá o espaço, peças, e/ou equipamentos nos locais onde se encontravam, respeitando as normas de segurança que forem previamente definidas.
10 -O cumprimento das regras respeitantes à proteção de Direitos de Autor e Direitos Conexos e Direitos de Propriedade Industrial durante os eventos realizados nos espaços a ceder é da inteira responsabilidade da entidade cessionária, no estrito cumprimento da legislação em vigor.
11 -Em nenhuma circunstância, seja na preparação ou no decurso do próprio evento, são autorizadas ações que impliquem:
1. a)Qualquer tipo de combustão;
2. b)Utilização de substâncias inflamáveis e de matérias perigosas;
3. c)Perfurar, danificar ou alterar paredes, estruturas metálicas, pavimentos no interior ou exterior ou quaisquer outras estruturas;
4. d)Manusear, remover e/ou ocultar equipamentos integrantes das exposições da Marinha;
5. e)Remover e/ou ocultar equipamentos destinados à segurança (extintores, carretéis, etc.);
6. f)A obstrução de portas, caminhos de evacuação e/ou saídas de emergência;
7. g)Utilizar tintas, materiais corrosivos ou quaisquer outros processos técnicos que possam danificar estruturas ou equipamentos;
8. h)Afixar cartazes ou desdobráveis, bem como sinalética, nas cantarias, azulejos ou paredes do edifício;
9. i)Utilizar colas para fixação de quaisquer elementos quer nas paredes ou pavimentos do edifício, quer nas estruturas e mobiliário que se encontram no interior do mesmo;
10. j)A perturbação do funcionamento normal dos espaços.