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Portaria n.º 261/2005

Aprova os Estatutos e define os órgãos e estrutura do Instituto Português da Qualidade, I. P., designado por IPQ

Capítulo I - Órgãos e competências

Artigo 1.º

São órgãos do Instituto Português da Qualidade, I. P. (IPQ):

a)O conselho directivo;
b)O conselho consultivo; e
c)O fiscal único.

Secção I - Conselho directivo

Artigo 2.º

Composição e estatuto

1 -O conselho directivo do IPQ é constituído pelo presidente e por dois vogais, nomeados e exonerados por despacho conjunto do Primeiro-Ministro e do Ministro de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho, sob proposta deste, por um mandato de três anos, renovável por iguais períodos.
2 -O mandato dos membros do conselho directivo tem a duração de três anos, renovável por iguais períodos, excepto o presidente do conselho directivo, que tem o limite máximo de três renovações, não podendo ser nomeado, de novo, para o mesmo cargo antes de decorridos três anos.

Artigo 3.º

Competências

1 -Compete ao conselho directivo orientar, dirigir e coordenar as actividades do IPQ, cabendo-lhe, em especial:
1. a)Elaborar o plano anual de actividades, o relatório de actividades e os documentos plurianuais de planeamento;
2. b)Definir e submeter à aprovação tutelar a estrutura interna e as funções das diferentes unidades orgânicas, no enquadramento de base estabelecido no presente diploma;
3. c)Elaborar os regulamentos internos necessários ao funcionamento do IPQ;
4. d)Acompanhar e avaliar sistematicamente a actividade desenvolvida, designadamente responsabilizando as diferentes unidades orgânicas pela utilização dos meios colocados à sua disposição e pelos resultados atingidos;
5. e)Nomear os representantes nas entidades participadas e coordenar as respectivas actividades;
6. f)Executar a política de relações externas, comunitárias e internacionais, de acordo com a que for estabelecida pelo Governo;
7. g)Assegurar a existência de auditorias periódicas internas de eficácia da instituição, elaborando os competentes manuais de procedimentos para a efectivação das mesmas através dos serviços competentes do próprio Instituto;
8. h)Designar o seu secretário, a quem caberá certificar os respectivos actos e deliberações;
9. i)Exercer o direito de acção, desistir, transigir ou confessar em quaisquer litígios e comprometer-se em convenções arbitrais, bem como constituir mandatários;
10. j)Deliberar sobre a participação do IPQ em outras entidades, nos termos previstos no artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 140/2004, de 8 de Junho;
11. l)Deliberar sobre a celebração de contratos, protocolos ou outros instrumentos jurídicos de tipo contratual a outorgar pelo IPQ;
12. m)Praticar os demais actos que se tornem necessários à prossecução das atribuições do IPQ e que não sejam da competência de outro órgão.
2 -Compete ao conselho directivo, no domínio da gestão financeira e patrimonial:
1. a)Elaborar o orçamento anual e assegurar a respectiva execução;
2. b)Arrecadar e gerir as receitas e autorizar a realização de despesas, após verificar a sua legalidade;
3. c)Elaborar a conta de gerência;
4. d)Gerir o património do IPQ e o que lhe estiver afecto pelo Estado ou por outras entidades, públicas ou privadas;
5. e)Adquirir, onerar ou alienar quaisquer direitos e bens, móveis ou imóveis, carecendo quanto a estes de parecer prévio do fiscal único, quando nomeado, e de autorização da tutela, sem prejuízo das demais autorizações e disposições legais aplicáveis;
6. f)Aceitar doações, heranças ou legados, mediante parecer prévio do fiscal único e de autorização da tutela.
3 -O conselho directivo pode delegar ou subdelegar no seu presidente as competências que lhe estão cometidas.

Artigo 4.º

Presidente

1 -Compete ao presidente do conselho directivo do IPQ:
1. a)Assegurar os contactos institucionais do IPQ com o ministro da tutela e informar sobre a evolução da qualidade, ao nível nacional, europeu e internacional;
2. b)Convocar e presidir às reuniões do conselho directivo, orientando os respectivos trabalhos;
3. c)Assegurar o cumprimento das deliberações tomadas;
4. d)Exercer as demais funções que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pela tutela;
5. e)Assegurar as relações internacionais do IPQ e a sua representação em comissões, grupos de trabalho ou actividades de organismos estrangeiros ou internacionais;
6. f)Assegurar as relações do IPQ com os outros organismos do Estado e com outras entidades nacionais, públicas ou privadas;
7. g)Representar o IPQ em juízo ou fora dele, activa ou passivamente, podendo para o efeito constituir procuradores ou mandatários;
8. h)Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, o presidente do conselho directivo pode sempre optar por solicitar o apoio e a representação em juízo por parte do Ministério Público, ao qual competirá, nesse caso, defender os interesses do IPQ.
2 -O presidente é substituído nas suas faltas e impedimentos pelo vogal do conselho directivo que para o efeito designar.
3 -O presidente pode delegar ou subdelegar as suas competências nos outros vogais do conselho directivo.

Artigo 5.º

Funcionamento

1 -O conselho directivo reúne uma vez por semana e extraordinariamente sempre que o presidente o convoque, por sua iniciativa ou a pedido da maioria dos seus vogais.
2 -O conselho directivo só pode deliberar validamente com a presença da maioria dos seus membros.
3 -As deliberações do conselho directivo são tomadas por maioria dos votos dos membros presentes nas respectivas reuniões, tendo o respectivo presidente, ou o seu substituto, voto de qualidade.
4 -Os membros do conselho directivo são solidariamente responsáveis pelas decisões tomadas, salvo se houverem feito exarar em acta as razões da sua discordância.
5 -Os membros do conselho directivo não podem abster-se de votar nas deliberações tomadas em reuniões em que estejam presentes.
6 -As actas das reuniões do conselho directivo devem ser aprovadas e assinadas por todos os membros presentes, podendo os membros discordantes do teor das actas nelas exarar as respectivas declarações de voto.

Secção II - Conselho consultivo

Artigo 6.º

Composição

1 -O conselho consultivo é composto:
1. a)Pelo presidente do conselho directivo, que preside;
2. b)Por um representante, respectivamente, dos Ministérios das Actividades Económicas e do Trabalho, da Agricultura, Pescas e Florestas, da Ciência, Inovação e Ensino Superior, da Saúde e do Ambiente e do Ordenamento do Território;
3. c)Por dois representantes designados pelas respectivas associações empresariais e industriais não sectoriais de âmbito nacional;
4. d)Pelo director do Instituto Português de Acreditação, I. P. (IPAC).
2 -Por despacho do Ministro de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho, podem ainda fazer parte do conselho consultivo outros representantes ou individualidades cuja presença se afigure pertinente à discussão de matérias específicas.
3 -A nomeação dos membros do conselho consultivo que o não sejam por inerência será feita por despacho conjunto dos membros do Governo melhor identificados na alínea b) do n.º 1 do presente artigo.
4 -O mandato dos membros do conselho consultivo tem a duração de três anos, renovável por iguais períodos, continuando os seus membros em exercício até à efectiva substituição.

Artigo 7.º

Competências

1 -O conselho consultivo funciona como órgão de consulta, apoio e participação na definição das linhas gerais de actuação do IPQ e nas tomadas de decisão do conselho directivo, competindo-lhe dar parecer sobre:
1. a)Os planos anuais e plurianuais de actividades e o relatório de actividades;
2. b)Os regulamentos internos do Instituto.
2 -Compete ainda ao conselho consultivo pronunciar-se sobre as questões que lhe sejam submetidas pelo conselho directivo ou pelo respectivo presidente.
3 -O conselho consultivo pode receber reclamações ou queixas do público sobre a organização e o funcionamento em geral do Instituto e apresentar ao conselho directivo sugestões ou propostas destinadas a fomentar ou aperfeiçoar as actividades do Instituto.

Artigo 8.º

Funcionamento

1 -As normas de funcionamento do conselho consultivo são aprovadas por despacho normativo dos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública.
2 -O conselho consultivo reúne ordinariamente uma vez por semestre e extraordinariamente sempre que for convocado pelo presidente, por sua iniciativa ou a pedido de um terço dos seus membros.
3 -As sugestões ou propostas do conselho consultivo são tomadas por maioria dos votos dos membros presentes nas respectivas reuniões.
4 -São lavradas actas em todas as reuniões do conselho consultivo, as quais são assinadas por todos os membros que nelas participem.

Secção III - Fiscalização

Artigo 9.º

Fiscal único

1 -O fiscal único é o órgão responsável pelo controlo da legalidade, da regularidade e da boa gestão financeira e patrimonial do IPQ.
2 -O fiscal único é nomeado por despacho conjunto dos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública obrigatoriamente de entre revisores oficiais de contas ou sociedades de revisores oficiais de contas.
3 -O mandato tem a duração de três anos e é renovável por uma única vez mediante despacho conjunto dos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública.
4 -A remuneração do fiscal único é aprovada por despacho conjunto dos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública, publicado no Diário da República.

Artigo 10.º

Competência

1 -Compete ao fiscal único:
1. a)Acompanhar e controlar o cumprimento das leis e dos regulamentos aplicáveis ao IPQ e a execução orçamental e a situação económica, financeira e patrimonial;
2. b)Analisar a contabilidade;
3. c)Emitir parecer sobre o orçamento e suas revisões e alterações, bem como sobre o plano de actividades do ponto de vista da sua cobertura orçamental;
4. d)Emitir parecer sobre o relatório de gestão do exercício e as contas da gerência, incluindo documentos de certificação legal de contas;
5. e)Emitir parecer sobre aquisição, arrendamento, alienação e oneração de bens imóveis;
6. f)Emitir parecer sobre a aceitação de doações, heranças e legados;
7. g)Manter o conselho directivo informado sobre os resultados das verificações e dos exames a que proceda;
8. h)Elaborar relatórios trimestrais da sua acção fiscalizadora, incluindo um relatório anual global;
9. i)Propor ao Ministro de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho ou ao conselho directivo a realização de auditorias externas, quando tal se revelar necessário;
10. j)Pronunciar-se sobre todos os assuntos que lhe sejam submetidos pelo conselho directivo e pelo Tribunal de Contas, bem como pelas entidades que integram o controlo estratégico do sistema de controlo interno da administração financeira do Estado.
2 -Para o exercício das suas competências, o fiscal único tem direito a:
1. a)Obter do conselho directivo as informações e os esclarecimentos que repute necessários;
2. b)Ter livre acesso a todos os serviços e à documentação do IPQ, podendo requisitar a presença dos respectivos responsáveis e solicitar os esclarecimentos que considere necessários;
3. c)Adoptar ou propor as demais providências que considere indispensáveis.

Capítulo II - Estrutura

Artigo 11.º

1 -São serviços do IPQ:
1. a)O Departamento de Normalização;
2. b)O Departamento de Metrologia;
3. c)O Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade;
4. d)O Departamento de Administração Geral.
2 -São comuns aos serviços referidos no número anterior as seguintes competências:
1. a)Participar na elaboração do plano de actividades do IPQ, a realizar anualmente;
2. b)Elaborar os relatórios departamentais anuais e participar na elaboração do relatório de execução anual do IPQ;
3. c)Propor as acções de formação dos seus colaboradores a integrar anualmente no plano de formação interna do IPQ;
4. d)Gerir adequadamente os recursos humanos e materiais que lhes estão afectos;
5. e)Analisar e dar sequência às reclamações no âmbito da sua área de actividade;
6. f)Participar em representação do IPQ em reuniões nacionais, europeias e internacionais;
7. g)Promover a aquisição de documentação e informação técnica e gerir a que se lhe encontra afecta;
8. h)Participar em iniciativas para promoção e divulgação do Sistema Português da Qualidade (SPQ).

Artigo 12.º

Departamento de Normalização

1 -O Departamento de Normalização é o serviço do IPQ que coordena e acompanha os trabalhos de normalização nacional desenvolvidos pelos organismos de normalização sectorial, comissões técnicas de normalização e outras entidades qualificadas no âmbito do SPQ.
2 -Compete, designadamente, ao Departamento de Normalização:
1. a)Promover a dinamização do subsistema da normalização através da elaboração de normas portuguesas e executar os actos conducentes à sua integração no acervo normativo nacional, garantindo a sua coerência e actualidade;
2. b)Coordenar e apoiar o funcionamento e promover a constituição de novas comissões técnicas de normalização, constituídas no âmbito do IPQ;
3. c)Promover as acções conducentes à homologação e publicação das normas portuguesas;
4. d)Assegurar as ligações com os organismos nacionais com funções de normalização sectorial;
5. e)Coordenar as acções conducentes à emissão do voto português relativo a projectos de normas e outros documentos elaborados pelas organizações internacionais de normalização;
6. f)Promover a adopção como normas portuguesas de normas europeias e internacionais;
7. g)Assegurar a condução dos trabalhos de elaboração de normas internacionais que tenha sido atribuída a Portugal por organizações internacionais de normalização;
8. h)Assegurar as ligações com organizações internacionais de normalização e o apoio necessário à representação nacional nesses organismos;
9. i)Assegurar as acções inerentes à responsabilidade editorial das normas portuguesas, do catálogo de normas e de outras publicações do IPQ;
10. j)Promover a venda de normas e outros documentos normativos, nacionais, europeus e internacionais,
11. l)Manter actualizadas as bases de dados de normas portuguesas, europeias e internacionais.

Artigo 13.º

Departamento de Metrologia

1 -O Departamento de Metrologia é o serviço do IPQ que desenvolve as acções necessárias no âmbito da metrologia científica, da metrologia aplicada e da metrologia legal, coordenando, ao nível técnico, as diferentes entidades que colaboram no desenvolvimento e na execução das actividades dos padrões nacionais e de controlo regulamentar.
2 -Ao Departamento de Metrologia compete, designadamente:
1. a)Realizar os padrões nacionais nas áreas confiadas ao IPQ, nomeadamente nas grandezas de comprimento, massa, tempo, temperatura, óptica, quantidade de matéria e suas derivadas;
2. b)Coordenar os padrões nacionais descentralizados, nomeadamente de medições eléctricas, de radiações ionizantes e de outros a criar;
3. c)Assegurar os ensaios das operações regulamentares de instrumentos de medição e demais actividades necessárias ao controlo metrológico;
4. d)Realizar calibrações de instrumentos de medição e certificação de materiais de referência;
5. e)Participar nas actividades regulamentares nacionais e ao nível europeu relacionadas com a instrumentação de medição;
6. f)Sensibilizar as entidades reguladoras nacionais nas áreas alimentar, do ambiente, fiscal, da saúde, da segurança e dos transportes para a componente metrológica dos seus regulamentos;
7. g)Qualificar os operadores da metrologia legal, nomeadamente as direcções regionais da economia, os serviços metrológicos municipais, os organismos de verificação metrológica, os instaladores e reparadores e os inspectores;
8. h)Coordenar a fiscalização do controlo metrológico com as entidades de fiscalização económica nacionais;
9. i)Velar pela conservação do espólio metrológico nacional confiado ao Museu de Metrologia;
10. j)Proceder ao planeamento, à programação e à fiscalização das acções de manutenção preventiva e curativa indispensáveis à conservação e boa operacionalidade das instalações e dos equipamentos.

Artigo 14.º

Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade

1 -O Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade é a unidade vocacionada para promover, apoiar, acompanhar e divulgar adequadamente a criação e o desenvolvimento de novos produtos e iniciativas no âmbito da avaliação da conformidade.
2 -Cabe ainda ao Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade recolher, tratar e divulgar informação relevante para o desenvolvimento do SPQ, assegurando, nomeadamente, o intercâmbio entre Portugal e as entidades nacionais, europeias e internacionais nesta matéria.
3 -Compete, designadamente, ao Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade:
1. a)Organizar e pôr à disposição dos serviços, das entidades interessadas e do público em geral documentação e informação no âmbito das actividades do IPQ;
2. b)Coordenar, no âmbito das atribuições do IPQ, a ligação a redes de informação nacionais, europeias e internacionais;
3. c)Gerir internamente os sistemas de difusão de informação;
4. d)Assegurar as funções de relações públicas e promover, em especial junto das empresas e suas associações, as actividades e os serviços do IPQ no âmbito da prossecução das políticas da qualidade;
5. e)Assegurar a promoção da imagem do IPQ e a informação e divulgação da sua actividade, através da participação em feiras, exposições, seminários, congressos e outras actividades similares;
6. f)Representar os membros do conselho directivo em sessões de divulgação e informativas, seminários e outros eventos, sempre que necessário;
7. g)Planear, efectuar e atender os contactos com os meios de comunicação social;
8. h)Agendar e preparar os eventos em que é solicitada a participação do IPQ;
9. i)Elaborar brochuras, formulários de candidatura e outros documentos para divulgação dos programas comunitários;
10. j)Realizar os procedimentos necessários à gestão do sistema de notificação prévia de regulamentos técnicos e de normas no âmbito da União Europeia e da Organização Mundial de Comércio;
11. l)Gerir as directivas Nova Abordagem e transmitir à Comissão Europeia os respectivos organismos notificados;
12. m)Estabelecer a articulação necessária ao nível nacional com as entidades públicas responsáveis por cada directiva e com os respectivos organismos notificados;
13. n)Tomar a seu cargo o sistema de informação de programas comunitários geridos pelo IPQ ou em que este intervenha;
14. o)Promover a venda de publicações do IPQ;
15. p)Assegurar, ao nível geral, a publicitação das marcas de conformidade do SPQ e a divulgação dos produtos e sistemas;
16. q)Gerir a biblioteca;
17. r)Manter actualizada a informação disponibilizada via Internet;
18. s)Realizar todas as acções conducentes à criação de novos produtos ou a melhoria dos existentes, alargando a capacidade de oferta dos serviços prestados pelo IPQ, no domínio da demonstração da credibilidade de produtos, serviços, pessoas e sistemas;
19. t)Assegurar a gestão do SPQ e das suas marcas identificadoras;
20. u)Promover a utilização pelos agentes económicos de metodologias de gestão da qualidade e de gestão pela qualidade total;
21. v)Gerir iniciativas para a promoção da qualidade, nomeadamente o Prémio de Excelência do Sistema Português da Qualidade, e acções de formação no domínio da qualidade;
  1. x)Gerir os projectos de investimento apresentados no âmbito de programas comunitários, tendo em vista a concessão de incentivos a projectos dinamizadores da qualidade em articulação com os objectivos do SPQ.

Artigo 15.º

Departamento de Administração Geral

O Departamento de Administração Geral é o serviço competente para promover e assegurar a administração e gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais, informáticos e logísticos, competindo-lhe, designadamente:

a)Organizar e manter actualizado o cadastro e os ficheiros de pessoal;
b)Assegurar as operações de registo e controlo da assiduidade e antiguidade dos trabalhadores e funcionários e efectuar as acções relativas aos benefícios sociais a que os mesmos tenham direito;
c)Assegurar os procedimentos relativos à constituição, modificação e extinção dos contratos do pessoal do IPQ;
d)Propor anualmente o plano de formação e assegurar a sua execução;
e)Promover e acompanhar a realização de estágios;
f)Elaborar o balanço social;
g)Promover a elaboração de instrumentos e indicadores de gestão;
h)Preparar os elementos necessários à elaboração do orçamento do IPQ, assegurando a sua boa execução e a escrituração das receitas e despesas;
i)Acompanhar a execução dos planos de actividade anuais, elaborar os respectivos relatórios de execução financeira e organizar os instrumentos de prestação de contas;
j)Efectuar os procedimentos relativos às aquisições necessárias ao normal funcionamento dos serviços e assegurar as funções de economato;
l)Elaborar cadernos de encargos para aquisições e obras;
m)Gerir o património e manter organizado o respectivo cadastro;
n)Assegurar a gestão do parque de viaturas;
o)Manter organizado o sistema de expediente geral, incluindo o expediente externo;
p)Garantir a gestão da rede informática e de comunicações, dos sistemas e dos produtos informáticos utilizados pelo IPQ, assegurando elevados níveis de segurança, fiabilidade e operacionalidade.

Capítulo III - Organização e funcionamento

Artigo 16.º

Organização e funcionamento

A organização e funcionamento dos serviços do IPQ é fixada em regulamento interno, aprovado por despacho conjunto dos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública, conforme decorre do disposto no artigo 33.º da Lei n.º 3/2004, de 15 de Janeiro.

Artigo 14.º

Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade

1 -O Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade é a unidade vocacionada para promover, apoiar, acompanhar e divulgar adequadamente a criação e o desenvolvimento de novos produtos e iniciativas no âmbito da avaliação da conformidade.
2 -Cabe ainda ao Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade recolher, tratar e divulgar informação relevante para o desenvolvimento do SPQ, assegurando, nomeadamente, o intercâmbio entre Portugal e as entidades nacionais, europeias e internacionais nesta matéria.
3 -Compete, designadamente, ao Departamento de Desenvolvimento e Sistema Português da Qualidade:
1. a)Organizar e pôr à disposição dos serviços, das entidades interessadas e do público em geral documentação e informação no âmbito das actividades do IPQ;
2. b)Coordenar, no âmbito das atribuições do IPQ, a ligação a redes de informação nacionais, europeias e internacionais;
3. c)Gerir internamente os sistemas de difusão de informação;
4. d)Assegurar as funções de relações públicas e promover, em especial junto das empresas e suas associações, as actividades e os serviços do IPQ no âmbito da prossecução das políticas da qualidade;
5. e)Assegurar a promoção da imagem do IPQ e a informação e divulgação da sua actividade, através da participação em feiras, exposições, seminários, congressos e outras actividades similares;
6. f)Representar os membros do conselho directivo em sessões de divulgação e informativas, seminários e outros eventos, sempre que necessário;
7. g)Planear, efectuar e atender os contactos com os meios de comunicação social;
8. h)Agendar e preparar os eventos em que é solicitada a participação do IPQ;
9. i)Elaborar brochuras, formulários de candidatura e outros documentos para divulgação dos programas comunitários;
10. j)Realizar os procedimentos necessários à gestão do sistema de notificação prévia de regulamentos técnicos e de normas no âmbito da União Europeia e da Organização Mundial de Comércio;
11. l)Gerir as directivas Nova Abordagem e transmitir à Comissão Europeia os respectivos organismos notificados;
12. m)Estabelecer a articulação necessária ao nível nacional com as entidades públicas responsáveis por cada directiva e com os respectivos organismos notificados;
13. n)Tomar a seu cargo o sistema de informação de programas comunitários geridos pelo IPQ ou em que este intervenha;
14. o)Promover a venda de publicações do IPQ;
15. p)Assegurar, ao nível geral, a publicitação das marcas de conformidade do SPQ e a divulgação dos produtos e sistemas;
16. q)Gerir a biblioteca;
17. r)Manter actualizada a informação disponibilizada via Internet;
18. s)Realizar todas as acções conducentes à criação de novos produtos ou a melhoria dos existentes, alargando a capacidade de oferta dos serviços prestados pelo IPQ, no domínio da demonstração da credibilidade de produtos, serviços, pessoas e sistemas;
19. t)Assegurar a gestão do SPQ e das suas marcas identificadoras;
20. u)Promover a utilização pelos agentes económicos de metodologias de gestão da qualidade e de gestão pela qualidade total;
21. v)Gerir iniciativas para a promoção da qualidade, nomeadamente o Prémio de Excelência do Sistema Português da Qualidade, e acções de formação no domínio da qualidade;
  1. x)Gerir os projectos de investimento apresentados no âmbito de programas comunitários, tendo em vista a concessão de incentivos a projectos dinamizadores da qualidade em articulação com os objectivos do SPQ.