Regulamento

Regulamento (extrato) n.º 120/2019

Regras de gestão do Fundo de Maneio na Universidade de Coimbra

Artigo 1.º

Âmbito

1 -O presente documento estabelece as regras e princípios para a Gestão de Fundos de Maneio (FM) na Universidade de Coimbra (UC).
2 -A gestão do FM consiste na constituição, reconstituição e reposição de fundos por parte dos responsáveis autorizados para a sua utilização, de acordo com os procedimentos e instrumentos integrados no sistema de gestão da Administração da UC.

Artigo 2.º

Enquadramento legal

1 -A possibilidade de realização de despesas por conta de fundo de maneio está prevista no artigo 32.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da Administração Financeira do Estado), nos termos a definir anualmente pelo decreto-lei de execução orçamental.
2 -Os Fundos de Maneio são anuais, constituídos em cada ano económico e caducam com a sua liquidação.

Artigo 3.º

Conceito e objetivo

1 -Pela sua natureza, o FM considera-se um pequeno caixa para a realização e pagamento de despesas urgentes e inadiáveis e, em regra, de baixo valor.
2 -A movimentação e dever de prestação de contas relativas ao FM é da exclusiva competência do responsável constituído para o efeito.
3 -O FM deve ser utilizado exclusivamente nas seguintes situações:
1. a)Para fazer face a necessidades imediatas, inadiáveis e não antecipáveis, em regra de baixo valor;
2. b)Para, em situação previamente validadas pelos serviços da Administração, fazer face a despesas que, embora antecipáveis, não é exequível ou adequado desenvolver os procedimentos normais de instrução de um processo de compra, nomeadamente por condições de fornecimento, como a exigência de pronto pagamento no ato de entrega.

Artigo 4.º

Natureza das despesas aceites em Fundo de Maneio

1 -As despesas realizadas e pagas através do FM, têm de ser enquadráveis nas rubricas de classificação económica e especificações que forem fixadas para cada ano económico através de Deliberação do Conselho de Gestão.
2 -Atendendo aos critérios de utilização de FM, excluem-se deste âmbito as seguintes despesas:
1. a)Aquisição de bens duradouros sujeitos a inventário, sem demonstração clara e inequívoca da vantagem da mesma;
2. b)Manutenção de equipamentos ou bens, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
3. c)Aquisição de bibliografia, salvo em casos devidamente justificados que configurem uma necessidade imediata;
4. d)Quotas;
5. e)Artigos para oferta, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
6. f)Aquisições de bens armazenáveis ou de economato, a menos que tal aquisição se fundamente na inexistência de tais bens em stock por parte da Administração;
7. g)Bens e serviços que se encontrem abrangidos por contratos de fornecimento contínuo, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
8. h)Aquisição de refeições, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada. A inclusão de despesas desta natureza implica que seja anexado ao pedido de reconstituição de fundo de maneio declaração assinada pelo responsável, atestando que não existe pedido de deslocação em serviço, de abono de bolsa diversa ou de compra para a mesma despesa, conforme Im1295 em anexo;
9. i)Despesas inerentes a Deslocações em Serviço ou Abonos de Bolsas Diversas;
10. j)Aquisições de serviços a pessoas singulares;
11. k)Aquisições com IVA Autoliquidado, como é o caso de compras a fornecedores estrangeiros. Se de todo não for possível recorrer a fornecedores nacionais, no âmbito de um pedido de compra pode ser solicitada a emissão de MBNet para utilização em compras online, sendo da responsabilidade do requerente a obtenção em tempo útil de documento fiscalmente válido para regularização da despesa.
3 -A título excecional, mediante pedido devidamente fundamentado a efetuar pelo responsável do FM, poderá ser autorizada, pelo Conselho de Gestão, a realização ou regularização de despesas de natureza diferente da indicada no número anterior.

Artigo 5.º

Constituição do Fundo de Maneio

1 -A constituição do Fundo de Maneio é despoletada pelas Unidades Orgânicas (UO), Departamentos, Serviços, Unidades, Projetos ou Centros de Investigação, em cada ano económico, através de pedido submetido na plataforma Lugus.
2 -Do pedido inicial, para além da fundamentação e descrição da necessidade, devem constar os seguintes elementos:
1. a)Orçamento que suporta o FM, com confirmação do responsável pela gestão do orçamento;
2. b)Responsável pelo FM, que corresponde à pessoa que responderá pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização e pagamento de despesas através de FM e é direta e pessoalmente responsável pelas importâncias que lhe são confiadas;
3. c)Assistente do FM, que deverá ser um funcionário que auxilia o responsável pelo FM na sua movimentação e prestação de contas e, para além do próprio, apenas este deve submeter pedidos ao SGF neste âmbito;
4. d)Valor inicial do FM, que constitui o montante a entregar inicialmente a título de FM e configura o valor de referência em cada uma das reconstituições do mesmo ao longo do ano;
5. e)Valor anual do FM, que constitui o valor total do FM necessário para todo o ano económico. Caso o valor total dos pedidos de reconstituição de FM seja alcançado antes do final do ano, o responsável do FM terá de solicitar um pedido de reforço de FM, a autorizar pelo Conselho de Gestão;
6. f)Forma de constituição do FM; a disponibilização do FM pode ser feita por cheque ou por depósito em conta bancária aberta pela Universidade de Coimbra. Esta última pode ainda ter associado um cartão de débito ou um cartão de crédito, cujo plafond limite corresponde ao valor inicial do FM constituído.
3 -Com base nos pedidos recebidos, e após confirmação de que estes reúnem os requisitos para a constituição de FM, o SGF propõe a sua autorização, a deliberar em Conselho de Gestão.
4 -Apenas serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica, departamento, unidade ou serviço, projeto ou centro de investigação for suficiente e se todos os FM constituídos anteriormente se encontrarem devidamente regularizados.

Artigo 6.º

Reconstituição do Fundo de Maneio

1 -Os FM são reconstituídos mensalmente pelo que, para este efeito, a prestação de contas tem que ser efetuada até ao final do mês seguinte, através da submissão de pedido na plataforma de interface com os utilizadores e envio dos respetivos documentos originais ao SGF para o adequado tratamento contabilístico. Em casos muito excecionais, desde que devidamente fundamentados e autorizados, poderão ser feitas reconstituições intercalares (quinzenais).
2 -Por este motivo, não podem ser aceites despesas com data anterior à constituição do FM ou data anterior ao último pedido de reconstituição.
3 -A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
1. a)Ser de pequeno montante, considerando-se para tal documento de despesa cujo valor, isoladamente, não ultrapasse 200(euro) (sem IVA);
2. b)Enquadrar-se na natureza da despesa autorizada;
3. c)Ser autorizada pelo responsável pelo FM, através de aposição de assinatura nos documentos de despesa de forma legível, com indicação da delegação de competências para tal;
4. d)De igual modo deve ser aposto nos documentos a menção 'Pago por Fundo de Maneio', em que data, e indicado qual o orçamento que suporta a despesa. Caso este seja distinto daquele onde foi constituído o FM, deve evidenciar a aprovação dada pelo responsável pela gestão desse orçamento;
5. e)Ser devidamente fundamentada acerca do motivo pelo qual o pagamento foi efetuado através do FM, que deve ser inscrito no próprio documento - caso este cumpra formato folha A4 - ou em impresso próprio onde deve ser colado o documento, no caso deste ter diferentes dimensões, conforme Im1315 em anexo;
6. f)Os documentos de suporte à despesa terão de ser obrigatoriamente originais de faturas-recibo ou faturas acompanhadas dos respetivos recibos, que cumpram os requisitos a seguir descritos, não sendo aceites outros documentos que não obedeçam às especificações legais: (i) data de emissão; (ii) n.º sequencial impresso tipograficamente ou através de saída de computador; (iii) identificação das partes interessadas (nome e morada); (iv) n.º de identificação fiscal das partes interessadas; (v) discriminação dos bens transacionados ou serviços prestados; (vi) preço liquido de imposto; (vii) taxa(s) de IVA aplicável; (viii) montante de IVA devido; (ix) motivo justificativo da isenção de IVA; (x) data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente ou em que os serviços foram realizados;
7. g)Para acautelar eventuais perdas de legibilidade do documento em papel, decorrente do tempo de arquivo, estes devem ser digitalizados e colocados como anexo no pedido de reconstituição da plataforma de interface com os utilizadores;
8. h)Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
4 -Na prestação de contas mensal, caso o responsável assim o entenda, pode solicitar que não seja efetuada reconstituição do FM. Caso não o faça, será emitido o respetivo meio de pagamento que, quando se trate de cheque, deverá ser descontando assim que entregue.
5 -Ao SGF compete a verificação e conferência dos documentos, a classificação da despesa quanto à sua natureza e a sua imputação ao orçamento correspondente, o respetivo reconhecimento contabilístico e a emissão do meio de pagamento de valor igual à despesa apresentada. Sempre que necessário, serão efetuadas diligências junto do responsável ou assistente do FM para prestação de esclarecimentos.
6 -Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FM são arquivados de acordo com o sistema de arquivo financeiro implementado na UC.

Artigo 7.º

Reposição do Fundo de Maneio

1 -A reposição de FM ocorre numa das seguintes situações:
1. a)Nas datas estipuladas pelo decreto-lei de execução orçamental.
2. b)Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído.
3. c)Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FM e/ou da UC
4. d)Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.
2 -Considerando o prazo anualmente definido pelo decreto-lei de execução orçamental, os FM devem ser repostos, obrigatoriamente, até à data fixada nesse diploma.
3 -O pedido de reposição é submetido através da plataforma de interface com os utilizadores e, caso existam documentos de despesa a regularizar, estes seguem os mesmos procedimentos da reconstituição periódica de FM. Ao mesmo tempo, deve ser feita a liquidação dos saldos existentes junto do SGF.
4 -Todos os FM que não obedecerem aos prazos fixados, os seus responsáveis serão constituídos devedores perante a UC e serão desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.

Artigo 8.º

Revogação do Regulamento específico do funcionamento dos fundos de maneio

1 -É revogado o Regulamento específico do funcionamento dos fundos de maneio atualmente em vigor.
2 -O presente documento revoga ainda toda a matéria interna até então em vigor que lhe seja contrária, constituindo um complemento à legislação externa vigente.

Artigo 9.º

Data de entrada em vigor

A entrada em vigor ocorre na data da sua publicação no Diário da República e produz efeitos a partir do dia 1 de janeiro de 2019.

27 de dezembro de 2018. - O Presidente do Conselho de Gestão, João Gabriel Silva.

(ver documento original)

311946264

Artigo 6.º

Reconstituição do Fundo de Maneio

1 -Os FM são reconstituídos mensalmente pelo que, para este efeito, a prestação de contas tem que ser efetuada até ao final do mês seguinte, através da submissão de pedido na plataforma de interface com os utilizadores e envio dos respetivos documentos originais ao SGF para o adequado tratamento contabilístico. Em casos muito excecionais, desde que devidamente fundamentados e autorizados, poderão ser feitas reconstituições intercalares (quinzenais).
2 -Por este motivo, não podem ser aceites despesas com data anterior à constituição do FM ou data anterior ao último pedido de reconstituição.
3 -A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
1. a)Ser de pequeno montante, considerando-se para tal documento de despesa cujo valor, isoladamente, não ultrapasse 200(euro) (sem IVA);
2. b)Enquadrar-se na natureza da despesa autorizada;
3. c)Ser autorizada pelo responsável pelo FM, através de aposição de assinatura nos documentos de despesa de forma legível, com indicação da delegação de competências para tal;
4. d)De igual modo deve ser aposto nos documentos a menção 'Pago por Fundo de Maneio', em que data, e indicado qual o orçamento que suporta a despesa. Caso este seja distinto daquele onde foi constituído o FM, deve evidenciar a aprovação dada pelo responsável pela gestão desse orçamento;
5. e)Ser devidamente fundamentada acerca do motivo pelo qual o pagamento foi efetuado através do FM, que deve ser inscrito no próprio documento - caso este cumpra formato folha A4 - ou em impresso próprio onde deve ser colado o documento, no caso deste ter diferentes dimensões, conforme Im1315 em anexo;
6. f)Os documentos de suporte à despesa terão de ser obrigatoriamente originais de faturas-recibo ou faturas acompanhadas dos respetivos recibos, que cumpram os requisitos a seguir descritos, não sendo aceites outros documentos que não obedeçam às especificações legais: (i) data de emissão; (ii) n.º sequencial impresso tipograficamente ou através de saída de computador; (iii) identificação das partes interessadas (nome e morada); (iv) n.º de identificação fiscal das partes interessadas; (v) discriminação dos bens transacionados ou serviços prestados; (vi) preço liquido de imposto; (vii) taxa(s) de IVA aplicável; (viii) montante de IVA devido; (ix) motivo justificativo da isenção de IVA; (x) data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente ou em que os serviços foram realizados;
7. g)Para acautelar eventuais perdas de legibilidade do documento em papel, decorrente do tempo de arquivo, estes devem ser digitalizados e colocados como anexo no pedido de reconstituição da plataforma de interface com os utilizadores;
8. h)Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
4 -Na prestação de contas mensal, caso o responsável assim o entenda, pode solicitar que não seja efetuada reconstituição do FM. Caso não o faça, será emitido o respetivo meio de pagamento que, quando se trate de cheque, deverá ser descontando assim que entregue.
5 -Ao SGF compete a verificação e conferência dos documentos, a classificação da despesa quanto à sua natureza e a sua imputação ao orçamento correspondente, o respetivo reconhecimento contabilístico e a emissão do meio de pagamento de valor igual à despesa apresentada. Sempre que necessário, serão efetuadas diligências junto do responsável ou assistente do FM para prestação de esclarecimentos.
6 -Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FM são arquivados de acordo com o sistema de arquivo financeiro implementado na UC.