Regulamento

Regulamento n.º 1237/2025

Regulamento de Gestão dos Fundos Fixos de Caixa.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Âmbito

1 -O presente regulamento para a Gestão de Fundos Fixos de Caixa, usualmente designados por «fundos de maneio», visa definir:
1. a)Os princípios gerais de atuação;
2. b)As suas regras de funcionamento e,
3. c)As responsabilidades dos intervenientes no respetivo sistema de gestão.
2 -Para efeitos do presente regulamento, a gestão dos FFC compreende as operações de constituição, reconstituição e sua reposição, bem como todos os procedimentos e instrumentos a ter em consideração neste âmbito.
3 -É da responsabilidade da Unidade Financeira dos Serviços Patrimoniais e Financeiros assegurar o acompanhamento e o correto funcionamento dos FFC.
4 -Os processos de gestão para a aplicação deste regulamento integram-se no sistema de gestão da qualidade, nomeadamente no que se refere ao procedimento e modelos de documentos a utilizar.
5 -Todos os serviços e unidades orgânicas do ISCTE estão obrigados ao cumprimento do presente regulamento.

Artigo 2.º

Enquadramento Legal

1 -As regras gerais dos FFC estão definidas no Artigo 32.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, na sua redação atual, que regula o Regime da Administração Financeira do Estado, nos termos a definir anualmente no decreto-lei de execução orçamental.
2 -Deve igualmente ser observado o cumprimento do disposto no Artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, na sua redação atual, que regulamenta a Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso.
3 -As despesas realizadas através dos FFC devem observar o cumprimento das regras e normas legais em vigor, em estrita observância do princípio da legalidade, bem como os critérios de economia e eficiência e demais regras aplicáveis à execução da despesa pública.

Capítulo II - FUNDOS FIXOS DE CAIXA

Artigo 3.º

Constituição e Utilização dos FFC

1 -A utilização dos FFC tem caráter excecional, sendo o seu objetivo colocar um determinado montante monetário, ao dispor de determinado(s) responsável(eis), e fixar limite para o montante de despesas a realizar e a pagar através de FFC, visando fazer face a:
1. a)Despesas de caráter excecional, urgente, imprevisíveis e inadiáveis das respetivas unidades orgânicas, departamentos, unidades e serviços, projetos e centros de investigação, de reduzido montante;
2. b)Despesas previamente autorizadas que, comprovadamente, não possam ser pagas através de um processo de despesa normal, nomeadamente quando as condições de fornecimento exigirem pagamento imediato no ato da entrega.
2 -Os FFC são constituídos para um determinado período económico, caducando com a sua liquidação, nos termos dos prazos e regras legalmente aplicáveis quanto à constituição e liquidação dos fundos.

Artigo 4.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis as definições que se seguem:

1 -«Fundo Fixo de Caixa», valor em caixa (ou equivalente de caixa) destinado à realização e pagamento de despesas de reduzido montante, de caráter excecional, urgente, imprevisível e inadiável, sendo a sua movimentação da exclusiva competência do(s) responsável(eis) designado(s) para o efeito.
2 -«Despesas de reduzido montante», consideram-se, em regra, as despesas de valor igual ou inferior a 75,00€ (setenta e cinco euros), com IVA incluído.
3 -«Responsável(eis) pelo Fundo Fixo de Caixa», pessoa(s) nomeada(s) por deliberação do Conselho de Gestão, encarregada(s) de assegurar o cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas previstas no FFC, bem como pelo respetivo pagamento e pela gestão de eventuais incidentes que ocorrem com a sua movimentação. O responsável pelo FFC é direta e pessoalmente responsável pelo montante pecuniário que lhe é confiado.
4 -«Valor inicial», constitui a importância autorizada e a entregar inicialmente a título de constituição do FFC e que serve como valor de referência em cada uma das reconstituições.
5 -«Período de constituição de Fundo Fixo de Caixa», refere-se ao período máximo de constituição de FFC, que é anual (com referência ao ano económico), sendo renovado anualmente mediante autorização concedida pelos Órgãos Competentes.

Artigo 5.º

Responsabilidade

1 -Compete à Unidade Financeira dos Serviços Patrimoniais e Financeiros a prática dos seguintes atos:
1. a)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição dos FFC de acordo com a autorização dos Órgãos Competentes, procedendo à emissão de meio de pagamento de valor igual ao valor autorizado;
2. b)Assegurar a verificação e conferência dos documentos, efetuando o respetivo reconhecimento e tratamento contabilístico;
3. c)Assegurar que o montante global dos FFC cumpre os pressupostos e limites legais da despesa;
4. d)Manter um arquivo organizado das despesas realizadas, onde se poderá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa.

Artigo 6.º

Natureza das despesas realizadas e pagas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -As despesas realizadas e pagas através dos FFC constituídos, para além de serem subsumíveis nos critérios dos FFC, devem enquadrar-se, quanto à sua natureza, nas rubricas de classificação económica de despesa e especificações que forem fixadas para cada ano económico, mediante autorização dos Órgãos Competentes.
2 -Excecionalmente, e desde que se enquadrem nos requisitos dos FFC, poderão ser autorizadas, no decurso do ano económico, outras rubricas de classificação económica de despesa, mediante autorização dos Órgãos Competentes.
3 -É vedada a realização e pagamento de determinadas despesas através dos FFC, nomeadamente:
1. a)Aquisições que revistam a natureza de despesas de investimento (bens móveis ou imóveis duradouros utilizados pelos menos durante 1 ano na atividade da instituição), ajudas de custo e outras despesas que configurem retribuições ao pessoal;
2. b)Aquisições de serviços a pessoas singulares, excetuando serviços de táxis e de estafetas;
3. c)Aquisições de bens e serviços que obriguem à retenção de impostos sobre o rendimento.

Artigo 7.º

Constituição do Fundo Fixo de Caixa

1 -Os processos de constituição dos FFC são previamente informados pela UF, do qual constam os seguintes elementos:
1. a)Pedido formalizado através do sistema de gestão documental contendo:
  1. i)A identificação do responsável;
  2. ii)Valor inicial a constituir;
  3. iii)As rubricas de classificação económica da despesa em que estas podem ser enquadradas;
2. b)Informação sobre a nomeação dos responsáveis para gestão dos FFC;
3. c)Despacho da delegação de competências da autorização para a constituição e pagamento de despesa através dos FFC.
2 -Na constituição dos FFC, o valor inicial é fixado em 600€ (seiscentos euros), tanto para o Campus de Lisboa, quanto para o Campus de Sintra.
3 -No Campus de Sintra foram nomeados responsáveis de FFC, sendo de sua competência a execução e o pagamento das despesas.
4 -O valor máximo anual para realização de despesas por cada FFC é de 4.000€ (quatro mil euros).
5 -Após aprovação do pedido de constituição dos FFC pelos Órgãos Competentes, a UF deverá realizar o cabimento dos FFC no ERP pelo valor total da sua constituição, com o devido registo da distribuição por rubrica de classificação económica da despesa.
6 -Posteriormente, a Tesouraria da UF procederá à emissão do cheque, que será assinado por quem tem competência para o efeito.
7 -Após assinatura do cheque, o responsável do FFC procederá ao levantamento do mesmo para constituição do FFC.
8 -Será da responsabilidade da UF manter atualizado o dossier documental de suporte com os seguintes elementos:
1. a)Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;
2. b)Despachos e deliberações;
3. c)Registo de devolução de documentos, se houver;
4. d)Outros elementos considerados relevantes.

Artigo 8.º

Formas de constituição dos Fundos Fixo de Caixa

1 -Os FFC são constituídos em dinheiro, reconhecido na contabilidade em subconta SNC-AP específica criada para o seu controlo.
2 -Os FFC em numerário permanecem sob a custódia do responsável constituído, sendo que a soma dos montantes dos documentos em sua posse e do dinheiro disponível deve, em qualquer momento, perfazer o valor atribuído a cada FFC.

Artigo 9.º

Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -No cumprimento do disposto na Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso, nenhuma despesa poderá ser realizada sem a sua prévia autorização. Nesse sentido, o trabalhador deverá solicitar autorização prévia para a realização de despesa através do FFC, por meio do sistema de gestão documental, dirigido à direção dos Serviços Patrimoniais e Financeiros ou à Administração, cumprindo os seguintes requisitos:
1. a)A despesa deve ser de reduzido montante, tal como definido no n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento;
2. b)A solicitação deve ser devidamente fundamentada, indicando o motivo pelo qual a despesa irá ser realizada e paga recorrendo a este meio de pagamento, conforme disposto no n.º 1 do artigo 3.º;
3. c)O pedido deverá ser realizado, preferencialmente, no dia útil anterior para garantir a disponibilidade do montante solicitado.
2 -Após a obtenção da autorização, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria, localizada na UF, para levantamento do montante solicitado.
3 -Ao realizar a despesa, é responsabilidade do trabalhador garantir que a mesma:
1. a)Se enquadra na natureza de despesa autorizada;
2. b)Se materialize num documento original válido que seja comprovativo da despesa (fatura, fatura simplificada, fatura-recibo e/ou recibo), incluindo todos os requisitos exigidos previstos nos artigos 29.º e 36.º do Código do IVA e no artigo 171.º do Código das Sociedades Comerciais, a saber:
  1. i)Data de emissão;
  2. ii)N.º de documento;
  3. iii)Identificação completa do vendedor e do comprador (ISCTE), designadamente: nome, morada e n.º de identificação fiscal (encontram-se excecionadas as despesas cuja fatura, ou documento equivalente, apenas possa ser emitida ao requerente);
  4. iv)Discriminação clara e objetiva dos bens transacionados ou dos serviços prestados;
  5. v)Taxa(s) de IVA, indicando se o preço é líquido de IVA, com IVA incluído ou, em caso de isenção, a base legal que justifica a mesma;
  6. vi)Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram prestados.
4 -Após a realização da despesa, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria no Campus de Lisboa ou à UATA de Sintra (caso esteja afeto a este Campus) para prestação de contas e entrega dos documentos de suporte, realizando neste momento eventuais acertos de valor decorrentes da operação. Para o efeito:
1. a)Os documentos originais devem ser instruídos com a respetiva Nota de Pagamento, que se encontra disponível para impressão no my iscte, na área dos templates e formulários da UF, acessível através do link intranet.iscte-iul.pt;
2. b)A nota de pagamento deverá ser validada pelo responsável do FFC, observando:
  1. i)Requisitos legais do documento (Artigo 35.º do CIVA);
  2. ii)Âmbito da natureza da despesa definida.
5 -Após assinatura da nota de pagamento, o responsável pelo FFC deve arquivar a documentação e manter um registo permanente dos movimentos e saldo do mesmo. Este registo deve ser preferencialmente realizado em base tecnológica, de forma a garantir o controlo para que o montante global não seja excedido.

Artigo 10.º

Reconstituição dos Fundos Fixos de Caixa

1 -O Mapa de controlo de cada FFC (disponível no my iscte) é elaborado pelo respetivo responsável, e os documentos de despesa que o suportam (em estrito cumprimento do disposto no artigo 9.º), devem ser validados por outro trabalhador da UF, distinto do responsável pelo FFC.
2 -Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FFC devem ser entregues pelo responsável do FFC na UF, até ao primeiro dia útil do mês seguinte a que os movimentos dizem respeito. O não cumprimento do prazo estabelecido poderá invalidar a utilização do FFC para aquela(s) despesa(s) e obrigar à devolução do valor disponibilizado para o efeito.
3 -À UF compete:
1. a)A verificação dos documentos apresentados;
2. b)A classificação da despesa quanto à sua natureza;
3. c)O reconhecimento contabilístico (cabimento, compromisso, processamento e autorização de pagamento) e realização de diligências junto do responsável do FFC constituído para esclarecimento de incidentes identificados.
4 -Os FFC são reconstituídos mensalmente, ou sempre que o montante disponível se afigure insuficiente para suportar despesas futuras, segundo aferição do respetivo responsável. O pedido de reconstituição deve ser formalizado pela UF através do sistema de gestão documental, sendo instruído com o Mapa de controlo do FFC, evidenciando as despesas realizadas e saldo remanescente.
5 -A reconstituição de cada FFC obedece aos seguintes princípios:
1. a)Todos os pedidos de reconstituição dos FFC são deferidos pelos Órgãos Competentes desde que os valores máximos do mesmo não sejam ultrapassados e a informação prévia da UF não revele indicadores de distorção na sua movimentação;
2. b)Cada reconstituição dos fundos FFC não deverá, em regra, incluir documentos com datas anteriores à última reconstituição efetuada.
6 -Após autorização, a UF emitirá o cheque em conformidade com o solicitado.

Artigo 11.º

Reposição dos Fundos Fixos de Caixa

1 -A reposição dos FFC consiste no depósito bancário do saldo remanescente entre o valor atribuído na constituição dos FFC e as despesas realizadas, não podendo exceder o primeiro montante, e ocorre numa das seguintes situações:
1. a)Sempre que deixe de se verificar o objetivo para o qual foi constituído (isto é, por exemplo, no encerramento do ano económico);
2. b)Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FFC;
3. c)Quando os Órgãos Competentes expressamente o determinem.
2 -Os FFC devem obedecer aos prazos fixados para a sua reposição, nomeadamente a última semana do ano, atendendo aos feriados bancários definidos anualmente. Em caso de incumprimento, os seus responsáveis serão constituídos devedores do Iscte, sendo desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.
3 -Na fase de reposição, caso existam documentos de despesa com datas que decorram entre a última reconstituição dos FFC e a reposição, estes seguem os mesmos procedimentos para a reconstituição periódica dos FFC.
4 -Caso não existam documentos de despesas na fase de reposição, no FFC atribuído ao Campus de Sintra, o numerário ou equivalente que constitui o FFC inicial ou a sua diferença devem ser entregues na Tesouraria.
5 -A UF é responsável por efetuar o depósito do valor remanescente dos FFC, resultante da diferença entre o valor atribuído na constituição/reconstituição dos FFC e o valor das despesas do último mês do ano civil, procedendo ao registo do depósito do valor remanescente no ERP.

Capítulo III - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 12.º

Fiscalização

Os FFC podem ser objeto de verificação periódica, sem aviso prévio, pela UF.

Artigo 13.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e casos omissos ao presente regulamento serão resolvidos pelos Órgãos Competentes.

Artigo 14.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio, aprovado pelo Despacho n.º 9885/2011, de 14 de julho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º, de 5 de agosto de 2011 e são também revogadas as normas internas para a Gestão de Fundo Fixo de Caixa que constam da Deliberação n.º 1 do Conselho de Gestão de 17 de março de 2020.

Artigo 15.º

Disposições finais

1 -Os Órgãos Competentes reservam-se o direito de alterar este regulamento a qualquer momento.
2 -O presente regulamento produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2025.
319773668

Artigo 9.º

Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -No cumprimento do disposto na Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso, nenhuma despesa poderá ser realizada sem a sua prévia autorização. Nesse sentido, o trabalhador deverá solicitar autorização prévia para a realização de despesa através do FFC, por meio do sistema de gestão documental, dirigido à direção dos Serviços Patrimoniais e Financeiros ou à Administração, cumprindo os seguintes requisitos:
1. a)A despesa deve ser de reduzido montante, tal como definido no n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento;
2. b)A solicitação deve ser devidamente fundamentada, indicando o motivo pelo qual a despesa irá ser realizada e paga recorrendo a este meio de pagamento, conforme disposto no n.º 1 do artigo 3.º;
3. c)O pedido deverá ser realizado, preferencialmente, no dia útil anterior para garantir a disponibilidade do montante solicitado.
2 -Após a obtenção da autorização, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria, localizada na UF, para levantamento do montante solicitado.
3 -Ao realizar a despesa, é responsabilidade do trabalhador garantir que a mesma:
1. a)Se enquadra na natureza de despesa autorizada;
2. b)Se materialize num documento original válido que seja comprovativo da despesa (fatura, fatura simplificada, fatura-recibo e/ou recibo), incluindo todos os requisitos exigidos previstos nos artigos 29.º e 36.º do Código do IVA e no artigo 171.º do Código das Sociedades Comerciais, a saber:
  1. i)Data de emissão;
  2. ii)N.º de documento;
  3. iii)Identificação completa do vendedor e do comprador (ISCTE), designadamente: nome, morada e n.º de identificação fiscal (encontram-se excecionadas as despesas cuja fatura, ou documento equivalente, apenas possa ser emitida ao requerente);
  4. iv)Discriminação clara e objetiva dos bens transacionados ou dos serviços prestados;
  5. v)Taxa(s) de IVA, indicando se o preço é líquido de IVA, com IVA incluído ou, em caso de isenção, a base legal que justifica a mesma;
  6. vi)Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram prestados.
4 -Após a realização da despesa, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria no Campus de Lisboa ou à UATA de Sintra (caso esteja afeto a este Campus) para prestação de contas e entrega dos documentos de suporte, realizando neste momento eventuais acertos de valor decorrentes da operação. Para o efeito:
1. a)Os documentos originais devem ser instruídos com a respetiva Nota de Pagamento, que se encontra disponível para impressão no my iscte, na área dos templates e formulários da UF, acessível através do link intranet.iscte-iul.pt;
2. b)A nota de pagamento deverá ser validada pelo responsável do FFC, observando:
  1. i)Requisitos legais do documento (Artigo 35.º do CIVA);
  2. ii)Âmbito da natureza da despesa definida.
5 -Após assinatura da nota de pagamento, o responsável pelo FFC deve arquivar a documentação e manter um registo permanente dos movimentos e saldo do mesmo. Este registo deve ser preferencialmente realizado em base tecnológica, de forma a garantir o controlo para que o montante global não seja excedido.