Regulamento

Regulamento n.º 492/2021

Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal de Coimbra (CC-CIMRC).

Artigo 2.º

Natureza da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra

1 -A Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal de Coimbra (doravante designada CIM Região de Coimbra).
2 -Organicamente a Central de Compras da CIM Região de Coimbra é suportada pelo Serviço indicado pelo Secretariado Executivo Intermunicipal.
3 -Para os efeitos previstos no Código dos Contratos Públicos, a Central de Compras da CIM Região de Coimbra tem natureza de entidade adjudicante.

Artigo 3.º

Princípios orientadores

No exercício das suas atividades, além do respeito pelas normas legais e princípios da contratação pública, a Central de Compras da CIM Região de Coimbra orienta-se pelos seguintes princípios orientadores:

a)Promoção da racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos pré-contratuais;
b)Promoção da transparência nos procedimentos pré-contratuais e nos processos de negociação;
c)Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
d)Utilização de ferramentas de compras eletrónicas;
e)Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
f)Adoção de práticas e preferência pela aquisição dos bens móveis e serviços que fomentem e promovam aspetos relacionados com a sustentabilidade ambiental e a economia circular, a responsabilidade social e a gestão eficiente dos recursos financeiros das entidades que integram a Central de Compras da CIM RC.
g)Promoção da concorrência como garantia de melhores condições de compra;
h)Igualdade de acesso das entidades aderentes aos acordos quadro.

Artigo 4.º

Missão

A Central de Compras da CIM Região de Coimbra tem como missão:

a)Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinadas, tendo presente políticas de sustentabilidade ambiental, social e económica, promovendo a economia circular;
b)Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c)Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d)Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
e)Monitorizar o desempenho e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de contratação centralizada desenvolvidos pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra;
f)Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da Central de Compras da CIM Região de Coimbra;
g)Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h)Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as entidades aderentes;
i)Apoiar as entidades aderentes na celebração de contratos ao abrigo de acordos quadro (designados "call-off").

Artigo 5.º

Âmbito Objetivo

1 -A Central de Compras da CIM Região de Coimbra destina-se a:
1. a)Adjudicar propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;
2. b)Locar ou adquirir bens móveis ou adquirir serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
3. c)Celebrar acordos quadro, designados contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de empreitadas de obras públicas ou de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços;
4. d)Instituir sistemas de aquisição dinâmicos para utilização por parte das entidades adjudicantes pelos mesmos abrangidos;
5. e)Instituir catálogos eletrónicos para utilização por parte das entidades adjudicantes;
6. f)Adjudicar contratos públicos de prestação de atividades auxiliares de aquisição, que consistam no apoio às atividades de aquisição.
2 -A Central de Compras da CIM Região de Coimbra pode celebrar acordos quadro:
1. a)Com uma ou várias entidades, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo;
2. b)Com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos de execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo.
3 -A Central de Compras da CIM Região de Coimbra pode ainda encetar negociações para aquisição de bens, serviços ou empreitadas.
4 -A Central de Compras da CIM Região de Coimbra desenvolverá todas as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Intermunicipal ou pelas entidades adjudicantes.

Artigo 6.º

Contratos de mandato administrativo

1 -Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a CIM Região de Coimbra e qualquer das entidades adjudicantes aderentes, pode a Central de Compras da CIM Região de Coimbra encarregar-se da tramitação da contratação de empreitadas de obras públicas e da aquisição de bens móveis e de serviços.
2 -O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Central de Compras da CIM Região de Coimbra e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.

Artigo 7.º

Âmbito subjetivo

1 -Na presente data, a Central de Compras da CIM Região de Coimbra abrange as seguintes entidades autárquicas:
1. a)Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra;
2. b)Município de Arganil;
3. c)Município de Cantanhede;
4. d)Município de Coimbra;
5. e)Município de Condeixa-a-Nova;
6. f)Município da Figueira da Foz;
7. g)Município de Góis;
8. h)Município da Lousã;
9. i)Município da Mealhada;
10. j)Município de Mira;
11. k)Município de Miranda do Corvo;
12. l)Município de Montemor-o-Velho;
13. m)Município de Mortágua;
14. n)Município de Oliveira do Hospital;
15. o)Município de Pampilhosa da Serra;
16. p)Município de Penacova;
17. q)Município de Penela;
18. r)Município de Soure;
19. s)Município de Tábua;
20. t)Município Vila Nova de Poiares.
2 -Para além da CIM Região de Coimbra e dos municípios que a compõem, integram ainda, nesta data, a Central de Compras da CIM Região de Coimbra, as entidades referidas no Anexo I.
3 -O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos acordos quadro ou demais processos de negociação centralizada realizados pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra é facultativo.
4 -Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objetivo da Central de CIM Região de Coimbra as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente os Serviços Municipalizados, as entidades que integram os diversos setores empresariais locais e as freguesias, associações privadas de solidariedade social e outros, desde que manifestem a vontade de integração na CC-CIM-RC, o que comporta a adesão aos seus princípios e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelo Conselho Intermunicipal.
5 -O pedido de adesão à Central de Compras da CIM Região de Coimbra carece de aprovação do Conselho Intermunicipal da CIM Região de Coimbra.
6 -Podem ainda recorrer aos acordos quadro celebrados pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra as entidades não abrangidas pela contratação centralizada.

Artigo 8.º

Direitos das entidades adjudicantes abrangidas

Todas as entidades adjudicantes abrangidas têm direito:

a)A usufruir, nos termos legais das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra;
b)Indicar, sempre que considerado pertinente, representantes para as Comissões Técnicas;
c)A beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra;
d)A fazer cessar a sua adesão à Central de Compras da CIM Região de Coimbra, mediante notificação dirigida à CIM Região de Coimbra efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos acordos quadro celebrados.

Artigo 9.º

Deveres das entidades adjudicantes abrangidas

1 -Os Municípios que integram a Central de Compras da CIM Região de Coimbra têm o dever de indicar um membro efetivo e um suplente para integrar a Comissão de Acompanhamento.
2 -As entidades adjudicantes abrangidas devem:
1. a)Autorizar a Central de Compras da CIM Região de Coimbra a publicitar a sua identidade no sítio da Internet da Central de Compras e nos fóruns onde a Central de Compras ou a CIM Região de Coimbra tenham participação;
2. b)Fornecer informação diversa acerca das adjudicações a realizar e realizadas, em formato a disponibilizar pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra, com periodicidade por esta definida e com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços;
3. c)Indicar, no mínimo, um utilizador para a plataforma eletrónica da Central de Compras da CIM Região de Coimbra;
4. d)Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas, bem como no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade.

Artigo 10.º

Estrutura da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra

A Central de Compras da CIM Região de Coimbra é suportada pela seguinte estrutura:

a)Coordenador;
b)Unidade de Gestão;
c)Comissão de Acompanhamento.

Artigo 11.º

Organização e Competência do Coordenador

1 -A Coordenação da Central de Compras da CIM Região de Coimbra é assegurada pela CIM Região de Coimbra, podendo assessorar-se com recurso externo, competindo-lhe propor ao Secretariado Executivo Intermunicipal da Região de Coimbra a estratégia da Central de Compras, os objetivos e métricas de desempenho a atingir.
2 -Compete ao Coordenador:
1. a)Assegurar o cumprimento da estratégia da Central de Compras;
2. b)Identificar as categorias alvo a integrar em Acordos Quadro;
3. c)Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos;
4. d)Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;
5. e)Elaborar relatórios de atividade para apresentação ao Secretariado Executivo intermunicipal da CIM Região de Coimbra;
6. f)Operacionalizar as reuniões da Comissão de Acompanhamento e das Comissões Técnicas;
7. g)Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico.
8. h)Promover a adesão de novas entidades;
9. i)Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da Central de Compras;
10. j)Propor superiormente:
  1. i)A estratégia, os objetivos e métricas a atingir da Central de Compras;
  2. ii)A celebração ou renovação de acordos quadro;
  3. iii)A aprovação das peças dos procedimentos
  4. iv)A implementação de catálogos eletrónicos para utilização por parte das entidades abrangidas.

Artigo 12.º

Organização e Competências da Unidade de Gestão

1 -A Unidade de Gestão da Central de Compras da CIM Região de Coimbra pode ser assegurada pela CIM Região de Coimbra ou poderá ser cometida a terceiros, independentemente da sua natureza pública ou privada, mediante a celebração de contrato.
2 -A CIM Região de Coimbra poderá recorrer à contratação de serviços a fornecedores externos para o desempenho das funções da unidade de gestão sempre que se mostre mais vantajoso para o funcionamento da Central de Compras.
3 -A seleção do fornecedor externo deve obedecer às normas e princípios vigentes no Código dos Contratos Públicos no que respeita à formação dos contratos públicos.
4 -A gestão das plataformas eletrónicas e outras ferramentas utilizadas pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra podem ser cometidas a fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
5 -Compete à Unidade de Gestão:
1. a)Elaborar as peças dos procedimentos pré-contratuais;
2. b)Definir as especificações de bens e serviços;
3. c)Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
4. d)Colaborar no planeamento das necessidades de compras anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
5. e)Concretizar a agregação das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
6. f)Apoiar na supervisão dos contratos resultantes da ação da Central de Compras;
7. g)Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos celebrados;
8. h)Apoiar na promoção da centralização dos processos de contratação;
9. i)Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
10. j)Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica, caso exista;
11. k)Identificar potenciais fornecedores;
12. l)Avaliar alternativas e soluções;
13. m)Emitir pareceres técnicos;
14. n)Prestar apoio à Central de Compras;
15. o)Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades;
16. p)Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos;
17. q)Auxiliar as reuniões da Comissão de Acompanhamento;
18. r)Assegurar a correta implementação das linhas aprovadas, com base nas reuniões da Comissão de Acompanhamento;
19. s)Assegurar a gestão das infraestruturas tecnológicas utilizadas pela Central de Compras;
20. t)Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da Central de Compras.

Artigo 13.º

Composição e Competências da Comissão de Acompanhamento

1 -A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada um dos municípios que integram a CIM Região de Coimbra.
2 -Compete à Comissão de Acompanhamento:
1. a)Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
2. b)Identificar as categorias alvo a integrar em acordos quadro;
3. c)Promover a centralização dos processos de consulta e negociação;
4. d)Contribuir com especificações de bens e serviços;
5. e)Proceder, de forma regular, à avaliação das necessidades de compras das entidades adjudicantes que integram a Central de Compras, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia;
6. f)Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
7. g)Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;
8. h)Analisar os níveis de execução dos contratos;
9. i)Avaliar a satisfação das entidades adjudicantes relativamente aos contratos celebrados;
10. j)Definir medidas corretivas e preventivas relativamente aos contratos celebrados ou a celebrar.
3 -A Comissão de Acompanhamento reúne ordinariamente duas vezes por ano e extraordinariamente sempre que convocada.

Artigo 14.º

Composição e Competências da Comissão Técnica

1 -A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função das necessidades especificas e é integrada por técnicos especializados nas áreas de interesse ocasional, indicados, por proposta, pelas entidades adjudicantes abrangidas pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra.
2 -São competências da Comissão Técnica:
1. a)Contribuir para definir as especificações de bens e serviços;
2. b)Identificar potenciais fornecedores;
3. c)Avaliar alternativas e soluções;
4. d)Emitir pareceres técnicos;
5. e)Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.

Artigo 15.º

Serviços de Apoio

O funcionamento da Central de Compras da CIM Região de Coimbra é assegurado pela CIM Região de Coimbra.

Artigo 16.º

Financiamento

1 -A Central de Compras da CIM Região de Coimbra pode obter, através de qualquer meio legalmente previsto, receitas, diretamente relacionadas com as atividades desenvolvidas, revertendo esses valores para a CIM Região de Coimbra, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros.
2 -O valor da remuneração a cobrar nos termos do número anterior, é definido pelo Conselho Intermunicipal da CIM Região de Coimbra, relativamente a cada um dos procedimentos desenvolvidos pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra.
3 -A CIM Região de Coimbra poderá ainda cobrar às entidades adjudicantes que integram a Central de Compras da CIM Região de Coimbra os serviços por esta prestados.

Artigo 17.º

Dependência funcional

A Central de Compras da CIM Região de Coimbra depende do Secretariado Executivo Intermunicipal da CIM Região de Coimbra, sem prejuízo do cumprimento das normas legais respeitantes à competência para autorização de despesa.

Artigo 18.º

Casos Omissos

Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Intermunicipal da Região de Coimbra.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.

Aprovado em reunião do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra, de 27 de abril de 2021.

27 de abril de 2021. - O Presidente do Conselho Intermunicipal, José Carlos Alexandrino Mendes.

ANEXO I

a)SMTUC - Serviços Municipalizados dos Transportes Urbanos de Coimbra;
b)ARCIL - Associação para a Recuperação de Cidadãos Inadaptados da Lousã;
c)APPACDM de Coimbra - Associação Portuguesa de Pais e Amigos do Cidadão Deficiente Mental de Coimbra;
d)Fundação FEFAL - Fundação para os Estudos e Formação nas Autarquias Locais;
e)APIN - Empresa Intermunicipal de Ambiente do Pinhal Interior, E. I. M., S. A.;
f)AIRC - Associação de Informática da Região Centro;
g)ABMG - Águas do Baixo Mondego e Gândara;
h)ISMT - Instituto Superior Miguel Torga;
i)ACRSS - Associação Cultural Recreativa e Social de Samuel;
j)Centro Social Caeiro da Mata.
314230658

Artigo 12.º

Organização e Competências da Unidade de Gestão

1 -A Unidade de Gestão da Central de Compras da CIM Região de Coimbra pode ser assegurada pela CIM Região de Coimbra ou poderá ser cometida a terceiros, independentemente da sua natureza pública ou privada, mediante a celebração de contrato.
2 -A CIM Região de Coimbra poderá recorrer à contratação de serviços a fornecedores externos para o desempenho das funções da unidade de gestão sempre que se mostre mais vantajoso para o funcionamento da Central de Compras.
3 -A seleção do fornecedor externo deve obedecer às normas e princípios vigentes no Código dos Contratos Públicos no que respeita à formação dos contratos públicos.
4 -A gestão das plataformas eletrónicas e outras ferramentas utilizadas pela Central de Compras da CIM Região de Coimbra podem ser cometidas a fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
5 -Compete à Unidade de Gestão:
1. a)Elaborar as peças dos procedimentos pré-contratuais;
2. b)Definir as especificações de bens e serviços;
3. c)Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
4. d)Colaborar no planeamento das necessidades de compras anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
5. e)Concretizar a agregação das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
6. f)Apoiar na supervisão dos contratos resultantes da ação da Central de Compras;
7. g)Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos celebrados;
8. h)Apoiar na promoção da centralização dos processos de contratação;
9. i)Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
10. j)Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica, caso exista;
11. k)Identificar potenciais fornecedores;
12. l)Avaliar alternativas e soluções;
13. m)Emitir pareceres técnicos;
14. n)Prestar apoio à Central de Compras;
15. o)Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades;
16. p)Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos;
17. q)Auxiliar as reuniões da Comissão de Acompanhamento;
18. r)Assegurar a correta implementação das linhas aprovadas, com base nas reuniões da Comissão de Acompanhamento;
19. s)Assegurar a gestão das infraestruturas tecnológicas utilizadas pela Central de Compras;
20. t)Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da Central de Compras.