Regulamento

Regulamento n.º 756/2020

Regulamento do Arquivo do Município de Viseu

Capítulo I - Disposições Gerais

Lei habilitante

O presente Regulamento é elaborado nos termos e com fundamento nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, considerando-se, ainda, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro, e por fim, o artigo 9.º da Lei n.º 31/2019, de 03 de maio.

Artigo 2.º

O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento do Arquivo, o qual é constituído pela documentação de natureza informativa, administrativa e histórica (independentemente do tipo de suporte ou formato) produzida e recebida pela Autarquia, ao longo da sua existência e no âmbito das suas atribuições e competências.

Artigo 3.º

Constituição

O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes Órgãos e Serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal, a qual se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.

Artigo 4.º

Competências

1 -São competências do Arquivo:
1. a)Garantir a gestão do Arquivo;
2. b)Promover o acesso (interno e externo) célere, eficaz, transparente e imparcial à documentação, de acordo com as normas internas existentes e a legislação em vigor;
3. c)Elaborar instrumentos de descrição e pesquisa para assegurar o acesso e comunicação da documentação;
4. d)Promover e colaborar na uniformização dos procedimentos nos vários Serviços, nomeadamente no que respeita à definição dos circuitos documentais, na elaboração do plano de classificação e na escolha de materiais de suporte;
5. e)Colaborar com os responsáveis pela gestão do Sistema de Gestão Documental na elaboração de um plano de preservação digital;
6. f)Propor a utilização de materiais de suporte, acondicionamento e instalação;
7. g)Superintender os trabalhos de recolha, tratamento, classificação, guarda e conservação de documentos;
8. h)Regulamentar o serviço de Arquivo;
9. i)Promover ações de divulgação;
10. j)Promover a modernização administrativa no serviço de Arquivo.
2 -As competências atribuídas no presente Regulamento ao Presidente da Câmara são suscetíveis de delegação na respetiva vereação.

Capítulo II - Recolha e remessa de documentos

Artigo 5.º

Deveres dos Órgãos e Serviços Municipais

1 -Decorridos os prazos de conservação administrativa previstos na legislação em vigor (adiante designada por Portaria), a documentação com reduzida taxa de utilização e considerada finda deverá ser remetida para o Arquivo, nas condições estipuladas no artigo 7.º do presente Regulamento.
2 -Os prazos de conservação administrativa são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.

Artigo 6.º

Integridade documental

1 -As remessas de documentação não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 -A documentação deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 -Os processos devem ser devidamente ordenados, numerados e rubricados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo Serviço.

Artigo 7.º

Condições

1 -As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 -A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
2. b)Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
3. c)No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 -Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
1. a)Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
2. b)Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
3. c)Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
4. d)Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
5. e)Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
4 -Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 -A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
7 -O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
8 -Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
9 -A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interservicos.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

A documentação é obrigatoriamente acompanhada de um auto de entrega e de uma guia de remessa contendo os elementos informativos previstos na Portaria.

Artigo 9.º

Recusa

O Arquivo poderá recusar as remessas de documentação que não cumpram os requisitos estabelecidos nos artigos 7.º e 8.º

Artigo 10.º

Requisições internas

1 -As requisições de documentação dos Órgãos ou Serviços Municipais deverão ser feitas em formulário próprio, disponibilizado pelo Serviço, e enviadas através do Sistema de Gestão documental, de modo a facilitar o respetivo controlo.
2 -As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão.

Capítulo III - Da avaliação, seleção e eliminação

Artigo 11.º

Comissão Consultiva

1 -O processo de avaliação dos documentos em arquivo tem por objeto a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa.
2 -Com o objetivo de avaliar o interesse da documentação produzida e recebida pela Autarquia será criada uma Comissão Consultiva constituída pelo responsável do Arquivo, por um técnico superior com formação jurídica e pelo responsável de cada unidade orgânica, cuja documentação é objeto de avaliação, designados para o efeito pelo Presidente da Câmara.

Artigo 12.º

Competências da Comissão Consultiva

Compete à Comissão Consultiva definir o interesse administrativo e histórico da documentação que é produzida pela Autarquia, que não esteja abrangida pela Portaria, ou que, tendo ultrapassado o prazo legal de conservação, se considere necessária a sua preservação ou eliminação.

Artigo 13.º

Seleção

1 -A seleção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efetuada pelo Arquivo, de acordo com a legislação em vigor e, se for o caso, com as orientações recebidas da Comissão Consultiva, a que se refere o artigo anterior.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).

Artigo 14.º

Eliminação

1 -Compete ao Arquivo propor, depois de ouvida a Comissão Consultiva, a eliminação da documentação produzida ou recebida pelos diversos órgãos e serviços municipais, de acordo com as normas previstas na Portaria.
2 -A eliminação da documentação que não esteja contemplada na tabela de seleção carece de autorização da DGLAB.

Artigo 15.º

Processo de Eliminação

1 -A decisão sobre o processo de eliminação deverá atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
2 -A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua leitura e reconstituição.

Artigo 16.º

Formalidades da Eliminação

1 -No ato da eliminação é lavrado um auto do qual constará a lista dos documentos a eliminar e a identificação do serviço de proveniência.
2 -O auto de eliminação é preenchido de acordo com o previsto na Portaria e dele constam as assinaturas do Presidente da Câmara, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa, e do responsável pelo Arquivo.

Capítulo IV - Tratamento e Instrumentos de Pesquisa

Artigo 17.º

Tratamento Arquivístico

1 -O Arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes Serviços Municipais, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 -O Arquivo procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.

Capítulo V - Conservação

Artigo 18.º

Acondicionamento e manutenção das espécies depositadas

1 -Compete, ao Arquivo, zelar pela conservação física dos documentos arquivados, através das seguintes medidas:
1. a)Responder a imperativos de segurança, salubridade e condições climáticas;
2. b)Identificar e enviar para restauro e reencadernação as espécies danificadas;
3. c)Promover a cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
2 -A limpeza dos depósitos de arquivo, das estantes e dos documentos far-se-á de acordo com as seguintes normas:
1. a)Limpeza dos depósitos de arquivo - não devem ser utilizados detergentes, cera ou outros materiais inflamáveis; deve-se utilizar um pano húmido com um produto neutro e inodoro para limpeza do pavimento; não se deve arrumar no Arquivo outros materiais que a ele não pertençam.
2. b)Limpeza das estantes - devem ser limpas com um pano húmido com uma mistura de álcool (duas partes de água e uma parte de álcool).
3. c)Limpeza dos documentos - os documentos devem ser limpos, sistematicamente, através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado, sem prejuízo da utilização e adoção de outros métodos e materiais de higienização, consoante a tipologia dos documentos e a evolução técnico-científica.

Capítulo VI - Incorporação de outros fundos

Artigo 19.º

Incorporação de outros fundos

A Câmara Municipal de Viseu, através do Arquivo, pode incorporar, por compra, doação ou depósito, fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o concelho.

Capítulo VII - Direito de Acesso

Artigo 20.º

Informações sobre a disponibilidade do Serviço

Sem prejuízo de alteração por despacho do Sr. Presidente da Câmara, o Arquivo tem os seguintes horários:

a)Horário do serviço de atendimento e de consulta: terças, quartas e sextas-feiras das 9h00 às 12h00 e das 14h00 às 16.00, segundas e quintas-feiras das 14h00 às 16h00.
b)Horário de funcionamento do Arquivo: dias úteis, das 09h00 às 12h30 e das 14h00 às 17h30.

Artigo 21.º

Direito de Acesso

1 -O direito de acesso aos documentos administrativos compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo, mediante o preenchimento do respetivo requerimento, conforme modelo anexo a este Regulamento (anexo 1).
2 -O acesso aos documentos administrativos é regulado pelo Regime de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e de Reutilização dos Documentos Administrativos, Regulamento Geral de Proteção de Dados e Regime dos Arquivos e do Património Arquivístico.

Artigo 22.º

Forma de Acesso

1 -O acesso aos documentos administrativos exerce-se através dos seguintes meios, conforme opção do requerente:
1. a)Consulta gratuita, efetuada nos serviços que os detêm;
2. b)Reprodução por fotocópia;
3. c)Certidão.
2 -A reprodução de documentos está sujeita ao pagamento das taxas previstas no Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças e Outras Receitas do Município de Viseu.

Artigo 23.º

Obrigação dos utilizadores

1 -Todo o Utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo deverá fornecer, gratuitamente, uma cópia dos respetivos estudos, bem como referenciar neles os documentos consultados.
2 -No Arquivo, é expressamente proibido:
1. a)Praticar atos que perturbem o normal funcionamento do Serviço;
2. b)Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo, danificar os documentos;
3. c)Fumar dentro das instalações do Arquivo;
4. d)Comer ou beber na sala de consulta;
5. e)Fazer sair, das instalações, qualquer documento do Arquivo.
3 -O utilizador que não cumprir as disposições enumeradas no número anterior, é convidado a sair das instalações do Arquivo e, dependendo da infração, ficará sujeito às sanções previstas na lei.

Capítulo VIII - Utilização de dispositivos digitais de uso pessoal

Artigo 24.º

Utilização de dispositivos móveis

1 -É permitida a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal no Arquivo, como computadores portáteis, tablets, suportes de armazenamento de dados, leitores e auscultadores de reprodução áudio, telemóveis digitais e câmaras fotográficas digitais, nos termos do presente regulamento e da legislação em vigor.
2 -A utilização dos referidos dispositivos, alvo de registo conforme anexo I, é unicamente permitida na sala/espaço de leitura/consulta.
3 -O Arquivo reserva-se no direito de, em função do índice de degradação das espécies documentais e das necessidades decorrentes de conservação e restauro dos documentos, impor restrições ao uso de dispositivos móveis, bem como nos casos em que os documentos a reproduzir são facultados em repositório digital de acesso gratuito.
4 -De modo a não perturbar os serviços e demais utilizadores, os dispositivos móveis apenas poderão ser utilizados nas suas funções silenciosas.

Artigo 25.º

Reprodução digital de documentos

1 -Sem prejuízo da existência de supervisão, a reprodução digital de documentos está sujeita às regras de manuseamento e preservação dos mesmos em uso no Arquivo, não podendo ser, designadamente, desmembrados, desordenados, dobrados, vincados, forçada a abertura ou planificação.
2 -Não é permitida a reprodução digital com recurso a flash, a tripés ou tipo de acessório análogo e de iluminação específica, assim como a alimentação dos respetivos equipamentos de reprodução.

Artigo 26.º

Utilização de imagens e reproduções digitais

1 -Sem prejuízo das utilizações livres previstas no Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos e demais legislação aplicável, as imagens e reproduções digitais obtidas pelo utilizador são exclusivamente utilizadas para uso privado, excluindo-se qualquer outra forma de utilização de obras, nomeadamente a sua disponibilização pública ou comercialização, exceto quando obtida autorização do titular dos referidos direitos, sob pena da sua responsabilização individual.
2 -Nos termos do anexo I, o utilizador toma conhecimento e aceita as normas relativas à proteção dos direitos de autor, à legislação sobre arquivos e acesso a documentos administrativos, bem como a relativa à proteção de dados.
3 -O Arquivo Municipal limita-se a facultar o acesso ao público dos seus acervos arquivísticos, eximindo-se de qualquer responsabilidade pela utilização indevida de imagens e reproduções digitais em violação do disposto nos números anteriores.

Capítulo IX - Pessoal - Responsabilidade e Competências

Artigo 27.º

Responsabilidade técnica

Ao técnico responsável pelo Arquivo compete, no âmbito das suas funções:

a)O cumprimento deste regulamento;
b)Apresentar o relatório e o plano anual de atividades;
c)Coordenar o trabalho desenvolvido pelos trabalhadores do Arquivo;
d)Providenciar a segurança, o acesso e a comunicação dos fundos documentais existentes no Arquivo;
e)Promover a elaboração de instrumentos de pesquisa;
f)Orientar a organização documental e o tratamento arquivístico.

Artigo 28.º

Competências dos trabalhadores

Compete aos trabalhadores do Arquivo, consoante a sua formação técnico-profissional e sob orientação do responsável:

a)Receber, conferir, registar, ordenar e arquivar os processos enviados pelos serviços municipais;
b)Manter e atualizar os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários);
c)Zelar pela conservação da documentação;
d)Elaborar pequenos restauros;
e)Executar tarefas relacionadas com os pedidos de anexação, reprodução e consulta de documentação;
f)Superintender o serviço de consulta;
g)Executar outras tarefas inerentes ao serviço de Arquivo.

Capítulo X - Disposições finais

Artigo 29.º

Casos omissos

As dúvidas ou casos omissos deste Regulamento serão resolvidos, com prévio parecer técnico do Arquivo, pelo Presidente da Câmara ou em quem a competência for delegada.

Artigo 30.º

Revisão e adaptação de formulários

1 -O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo.
2 -O formulário anexo ao presente Regulamento e que dele faz parte integrante pode, designadamente por motivos informáticos, operacionais ou de conformação legal, a todo o tempo, ser alterado mediante despacho do Presidente da Câmara.

Artigo 31.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

27 de julho de 2020. - A Vice-Presidente, Maria da Conceição Rodrigues de Azevedo.

ANEXO 1

(ver documento original)

313436948

Artigo 7.º

Condições

1 -As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 -A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
2. b)Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
3. c)No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 -Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
1. a)Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
2. b)Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
3. c)Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
4. d)Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
5. e)Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
4 -Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 -A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
7 -O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
8 -Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
9 -A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interservicos.