Despacho

Despacho n.º 5577/2023

Aprova o Regulamento Interno de Funcionamento da Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre

Artigo 1.º

Âmbito

O presente regulamento define as regras gerais de acesso e de funcionamento da C.BIP - Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre.

Artigo 2.º

Natureza

A C.BIP - Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre é uma estrutura do Politécnico de Portalegre, vocacionada para a incubação de empresas, de base não tecnológica, preferencialmente relacionadas com as áreas das artes e indústrias criativas.

Artigo 3.º

Missão

A C.BIP tem como missão o fomento e disseminação do empreendedorismo, do espírito empreendedor em toda a comunidade académica e tecido empresarial envolvente, apoiando o desenvolvimento de ideias de negócio inovadoras, culturais e criativas, visando a sua concretização e implementação com sucesso no mercado.

Artigo 4.º

Recursos, espaços e equipamentos

1 -A C.BIP disponibiliza áreas individualizadas, espaço de cowork e serviços comuns, promovendo o melhor acolhimento aos promotores de projetos e ideias inovadoras, de base não tecnológica, e com potencial de crescimento.
2 -Para além da partilha de espaço físico, a C.BIP disponibiliza também serviços de suporte para facilitar a inserção das empresas no mercado empresarial, bem como o acesso privilegiado a um conjunto de entidades parceiras que disponibilizam o seu conhecimento.
3 -A C.BIP inclui no conjunto da sua estrutura os seguintes espaços:
1. a)Ateliers individualizados para incubação de empresas;
2. b)Espaço de incubação em cowork;
3. c)Sala de reuniões;
4. d)Espaços de serviços comuns.
4 -São considerados espaços comuns da C.BIP:
1. a)Receção e zonas de circulação;
2. b)Sala de reuniões;
3. c)Copa e instalações sanitárias;
4. d)Espaço expositivo, para instalação de protótipos, maquetes e estruturas experimentais.
5 -São espaços destinados aos empreendedores e de sua utilização exclusiva:
1. a)Ateliers individualizados para incubação de empresas;
2. b)Espaço de incubação em cowork;
6 -São serviços da C.BIP:
1. a)Disponibilização e acesso de forma responsável e aceitável de eletricidade, água e internet no espaço de cowork;
2. b)Disponibilização de espaço para instalação de servidores e outros equipamentos informáticos;
3. c)Limpeza e manutenção dos espaços comuns e da sala de cowork;
4. d)Recebimento e distribuição de correio;
5. e)Vigilância geral das instalações;
6. f)Acesso a sala de reuniões mediante disponibilidade e marcação prévia;
7. g)Apoio na constituição de empresa.
8. h)Apoio e acompanhamento do negócio, com recurso a uma bolsa de mentores, constituída por docentes e investigadores do Politécnico de Portalegre e de personalidades externas de reconhecido prestígio técnico, científico e empresarial.
7 -A C.BIP poderá, através de parcerias com entidades externas, facilitar o acesso aos seguintes serviços:
1. a)Consultoria sobre propriedade intelectual;
2. b)Apoio à constituição e legalização das empresas;
3. c)Contabilidade organizada;
4. d)Apoio jurídico;
5. e)Outros serviços.
8 -Os promotores, empresas e seus colaboradores, instalados na C.BIP dispõem de acesso privilegiado ao conjunto dos recursos do Politécnico de Portalegre, em condições similares aos da restante comunidade académica.

Artigo 5.º

Estruturas de gestão e coordenação da C.BIP

1 -A C.BIP disporá de um Conselho Estratégico, composto por:
1. a)Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre, que a este também preside;
2. b)Pró-Presidente para a Comunicação e Imagem Institucional do IPP;
3. c)Pró-Presidente para o Empreendedorismo, Emprego e Valorização do Conhecimento do IPP;
4. d)Representante de Município de Portalegre;
5. e)Outras personalidades, cooptadas pelos elementos anteriormente identificados, representantes de entidades com relevância nas áreas de atuação da C.BIP.
2 -O Conselho Estratégico da C.BIP funcionará como órgão consultivo e reunirá ordinariamente uma vez por ano e sempre que solicitado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre ou pela Direção.
3 -A Direção da C.BIP é assegurada pelo Gabinete de Empreendedorismo e Emprego (GEE) do Politécnico de Portalegre, cabendo-lhe a gestão global das atividades da C.BIP e do conjunto dos recursos materiais e humanos que se lhe encontrem adstritos.
4 -A responsabilidade da Direção da C.BIP compreende:
1. a)A captação de potenciais empresas para a utilização do espaço;
2. b)A organização dos procedimentos das candidaturas.
3. c)A gestão dos espaços do edifício e suas ocupações;
4. d)A gestão dos equipamentos e meios disponíveis;
5. e)A gestão e apoio administrativo
6. f)A realização de campanhas promocionais, eventos e a representação do espaço;
7. g)O apoio e organização dos diferentes serviços disponíveis às empresas incubadas;
8. h)A coordenação da manutenção e limpeza dos espaços e equipamentos de uso comum;

Artigo 6.º

Candidatos

Podem candidatar-se à C.BIP:

a)Titulares de ideias ou projetos inovadores, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas;
b)Micro/pequenas empresas inovadoras, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas;
c)Empresas existentes e que queiram lançar novas unidades de negócio na região, inovadoras, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas.

Artigo 7.º

Modelos de incubação

1 -A Incubadora disponibiliza, consoante a tipologia do apoio necessário aos diferentes estados das empresas e projetos em desenvolvimento, 3 modos de incubação: pré-incubação, incubação e desenvolvimento empresarial.
2 -Pré-incubação - consiste no período de tempo em que a Incubadora disponibiliza aos promotores dos projetos o apoio no desenvolvimento da ideia de negócio.
1. 2.1 -No processo de pré-incubação procura-se preparar os promotores e as empresas para passarem para a fase de incubação, pretendendo-se proporcionar aos promotores as melhores condições de sustentabilidade para o poderem lançar o produto no mercado.
2. 2.2 -Durante o período de pré-incubação os promotores poderão utilizar as instalações da incubadora, aceder a serviços de consultoria especializados no desenvolvimento do produto/serviço, no acompanhamento no desenvolvimento da ideia, bem como a outros serviços especializados, com vista a formalização jurídica da empresa (apoio jurídico, apoio fiscal, formação, entre outros).
3 -Incubação - no modo de incubação, o promotor tem a possibilidade de usufruir de um espaço físico com vista à implementação e ou desenvolvimento empresarial de um projeto ou empresa, podendo também optar por incubação virtual ou em cowork.
1. 3.1 -Nesta fase, beneficiando das sinergias entre as empresas incubadas, mantêm-se as condições privilegiadas, numa envolvente favorável, com vista ao aumento da competitividade das empresas incubadas.
2. 3.2 -Disponibiliza-se condições vantajosas no acesso aos serviços especializados indicados no n.º 7 do artigo 4.º
3. 3.3 -A C.BIP promoverá, com os promotores, reuniões periódicas com vista ao apoio e acompanhamento do negócio.
4 -Desenvolvimento empresarial - Neste modo, a incubadora disponibiliza aos promotores o apoio e acompanhamento do negócio, contribuindo para a sua sustentabilidade futura fora do ambiente da incubadora.
1. 4.1 -Nesta fase a Incubadora continua a disponibilizar às entidades incubadas os mesmos serviços e o acesso a entidades especializadas nas áreas de contabilidade, consultoria, apoio jurídico, entre outros.

Artigo 8.º

Regimes de uso

1 -Incubação física - A incubação de uma ideia de negócio ou de empresas em qualquer das fases descritas no artigo anterior utilizando os espaços físicos da C.BIP.
2 -Incubação virtual - A incubação de uma ideia de negócio ou empresas, com acesso a todos os serviços que a incubadora disponibiliza sem estarem instalados fisicamente na mesma. O projeto empresarial pode passar da incubação virtual para a incubação física, desde que exista espaço na incubadora e seja essa a vontade dos promotores.
3 -"Incubadora services" - A utilização dos espaços ou serviços da incubadora por períodos de curta duração, inferiores a um mês.

Artigo 9.º

Tempo de incubação

1 -Não existe limite temporal para a incubação virtual de uma empresa, definindo-se 3 anos como prazo máximo de permanência em incubação física.
2 -O prazo previsto no número anterior poderá ser excecionalmente prorrogado, a solicitação da empresa incubada e mediante aprovação da Direção da C.BIP depois de ouvido o Conselho Estratégico.

Artigo 10.º

Apresentação de candidaturas

1 -As candidaturas decorrem em contínuo.
2 -As candidaturas à Incubadora deverão ser feitas através do preenchimento do formulário disponível no site da Incubadora em www.cbip.ipportalegre.pt.
3 -A resposta à candidatura deve acontecer no prazo máximo de 30 dias, utilizando-se o seguinte procedimento:
1. a)Análise e pré-seleção dos projetos empresariais, efetuada pela Direção, tendo em conta os critérios de avaliação;
2. b)As candidaturas com pré-avaliação positiva são apreciadas por uma comissão, designada pela direção, composta por 3 elementos conhecedores da área específica do projeto, indicados com recurso a docentes e investigadores do Politécnico de Portalegre, a qual prepara um parecer fundamentado visando apoiar a decisão final, da responsabilidade do Presidente do Politécnico de Portalegre;
b.1) Para elaboração do parecer acima indicado, poderá a comissão, se assim entender necessário, realizar uma entrevista aos candidatos;
1. c)Comunicação da decisão de aceitação, ou não aceitação, via e-mail.

Artigo 11.º

Seleção de candidaturas

1 -O projeto será analisado segundo os seguintes critérios de avaliação:
1. a)Inovação;
2. b)Potencial de crescimento;
3. c)Realismo na apresentação da ideia e projeto;
4. d)Sustentabilidade financeira;
5. e)Potencial de aproveitamento da capacidade técnica e científica do Politécnico de Portalegre para apoio ao projeto.
2 -São ainda critérios que valorizam a proposta os itens:
1. a)Produto ou serviço desenvolvido pelo promotor ou equipa de promotores;
2. b)Criação de postos de trabalhos;
3. c)Projeto que valorize os recursos endógenos da região;
4. d)Projetos que integrem alunos, diplomados ou colaboradores do Politécnico de Portalegre;
5. e)Projetos que integrem entidades parceiras do Politécnico de Portalegre.
6. f)Projetos nas áreas das artes e indústrias criativas, ou de outras áreas formativas do Politécnico de Portalegre.

Artigo 12.º

Obrigações e responsabilidades

1 -É obrigação dos promotores cumprirem este Regulamento bem como as disposições legais e as que constam do contrato de prestação de serviços assinado pelas partes.
2 -Os promotores disponibilizam-se em participar nos eventos organizados pela Incubadora.
3 -O espaço físico que está disponível a cada empresa destina-se exclusivamente à instalação da atividade para a qual foi feita a candidatura.
4 -Os promotores ficam responsáveis por manter em bom estado de utilização o espaço e equipamentos que lhes são afetos, bem como todo o equipamento e mobiliário das áreas comuns da incubadora.
5 -A Direção da C.BIP reserva-se ao direito de verificar as condições de utilização dos espaços e dos equipamentos cedidos em qualquer altura.
6 -Os promotores terão sempre a responsabilidade geral pelo zelo na segurança global das instalações da C.BIP.
7 -Os promotores são entidades completamente autónomas do Politécnico de Portalegre, sendo responsáveis por todos os atos por si praticados, bem como com o cumprimento de toda a legislação em vigor na sua área de atividade.
8 -As empresas incubadas têm a obrigação de fornecer todas as informações, incluindo informação contabilística sempre que a incubadora o solicite.
9 -Os empreendedores devem ter a sua situação contributiva e tributária regularizada.
10 -A C.BIP e o Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais furtos ou danos causados aos materiais/equipamentos que se encontrem nas suas Instalações.
11 -A C.BIP e o Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais acidentes ou danos pessoais que ocorram nas suas instalações ou fora delas com os empreendedores ou os seus convidados.
12 -Os promotores com espaço de incubação nos ateliers ficam responsáveis pela contratação dos serviços de água e eletricidade para o espaço.

Artigo 13.º

Regras de utilização dos equipamentos e dos espaços de uso comum

1 -Todos os espaços comuns e equipamento devem ser mantidos limpos e em bom estado.
2 -A sala de reuniões está disponível para as entidades incubadas mediante marcação prévia e disponibilidade.
3 -Todos os utilizadores do espaço devem fazer uma utilização económica e ambientalmente responsável de todos os recursos, designadamente de água, eletricidade, internet e equipamento de climatização.
4 -O acesso às instalações da C.BIP fora da hora normal de funcionamento deverá ser feito mediante as normas de segurança normais deste tipo de instalações e equipamentos, e mediante a utilização do sistema de controlo de acesso, designadamente, não se fazer acompanhar por pessoas estranhas à incubadora, não disponibilizar a chave de acesso, manter as instalações fechadas, impedindo a entrada de terceiros.

Artigo 14.º

Retribuição financeira

1 -Todos os apoios e serviços prestados estão incluídos na prestação de serviços durante todo o período de incubação, exceto aqueles que forem explicitamente mencionados no Anexo I;
2 -A utilização dos ateliers individualizados para incubação de empresas será regulada por um contrato de prestação de serviços, no qual se considera um custo por m2, em conformidade com o anexo I.
3 -A utilização do espaço de incubação em cowork será regulada por um contrato de prestação de serviços, no qual se considera um custo por posto de trabalho, em conformidade com o anexo I.
4 -A utilização das instalações e todos os serviços discriminados neste regulamento, previstos no contrato de prestação de serviços, serão faturados no final de cada mês, de acordo com a tabela de preços que estiver em vigor.

Artigo 15.º

Saída das empresas incubadas

1 -As empresas devem sair da incubadora quando:
1. a)Terminar o prazo previsto no artigo 9.º;
2. b)Houver infração de algum dos artigos do presente regulamento ou do contrato de prestação de serviços;
3. c)Se verificar o incumprimento nos pagamentos ao Politécnico de Portalegre ou de qualquer prestação obrigatória ao Estado;
4. d)Se verificarem alterações significativas dos objetivos e da atividade que foram propostos para a incubação;
5. e)Se verificar a insolvência da empresa incubada;
6. f)Se verificar a não utilização dos espaços cedidos, sem justificação aceite, por período superior a quinze dias.
2 -Os promotores deverão devolver os espaços ocupados no mesmo estado, designadamente de limpeza e conservação, em que os receberam.

Artigo 16.º

Confidencialidade

A C.BIP obriga-se a manter a mais estrita confidencialidade das informações a que tenha acesso através dos serviços que presta.

Artigo 17.º

Disposições finais

1 -Todos os casos omissos ao presente documento devem ser alvo de apreciação pela Direção.
2 -As reclamações referentes aos procedimentos da Direção devem ser dirigidas ao Presidente do Politécnico de Portalegre.
ANEXO I
(ver documento original)
Reduções - Apenas para incubação física de projetos avaliados como altamente relevantes, apresentados por alunos ou diplomados do Politécnico de Portalegre.
(ver documento original)
316440216

Artigo 4.º

Recursos, espaços e equipamentos

1 -A C.BIP disponibiliza áreas individualizadas, espaço de cowork e serviços comuns, promovendo o melhor acolhimento aos promotores de projetos e ideias inovadoras, de base não tecnológica, e com potencial de crescimento.
2 -Para além da partilha de espaço físico, a C.BIP disponibiliza também serviços de suporte para facilitar a inserção das empresas no mercado empresarial, bem como o acesso privilegiado a um conjunto de entidades parceiras que disponibilizam o seu conhecimento.
3 -A C.BIP inclui no conjunto da sua estrutura os seguintes espaços:
1. a)Ateliers individualizados para incubação de empresas;
2. b)Espaço de incubação em cowork;
3. c)Sala de reuniões;
4. d)Espaços de serviços comuns.
4 -São considerados espaços comuns da C.BIP:
1. a)Receção e zonas de circulação;
2. b)Sala de reuniões;
3. c)Copa e instalações sanitárias;
4. d)Espaço expositivo, para instalação de protótipos, maquetes e estruturas experimentais.
5 -São espaços destinados aos empreendedores e de sua utilização exclusiva:
1. a)Ateliers individualizados para incubação de empresas;
2. b)Espaço de incubação em cowork;
6 -São serviços da C.BIP:
1. a)Disponibilização e acesso de forma responsável e aceitável de eletricidade, água e internet no espaço de cowork;
2. b)Disponibilização de espaço para instalação de servidores e outros equipamentos informáticos;
3. c)Limpeza e manutenção dos espaços comuns e da sala de cowork;
4. d)Recebimento e distribuição de correio;
5. e)Vigilância geral das instalações;
6. f)Acesso a sala de reuniões mediante disponibilidade e marcação prévia;
7. g)Apoio na constituição de empresa.
8. h)Apoio e acompanhamento do negócio, com recurso a uma bolsa de mentores, constituída por docentes e investigadores do Politécnico de Portalegre e de personalidades externas de reconhecido prestígio técnico, científico e empresarial.
7 -A C.BIP poderá, através de parcerias com entidades externas, facilitar o acesso aos seguintes serviços:
1. a)Consultoria sobre propriedade intelectual;
2. b)Apoio à constituição e legalização das empresas;
3. c)Contabilidade organizada;
4. d)Apoio jurídico;
5. e)Outros serviços.
8 -Os promotores, empresas e seus colaboradores, instalados na C.BIP dispõem de acesso privilegiado ao conjunto dos recursos do Politécnico de Portalegre, em condições similares aos da restante comunidade académica.