Despacho

Despacho n.º 8129/2024

Aprova o Regulamento do Gabinete de Auditoria e Controlo Interno.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto definir as normas e princípios gerais a que, no âmbito da Universidade de Évora, devem obedecer as atividades exercidas no Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, abreviadamente designado por GACI.

Capítulo II - ESTRUTURA, MISSÃO E COMPETÊNCIAS

Artigo 2.º

Estrutura

O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno é considerado uma estrutura de apoio técnico e de assessoria ao/à Reitor/a, na dependência deste/a ou em quem este/a delegar.

Artigo 3.º

Missão

Tem o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno como missão assegurar, de forma isenta, independente e objetiva, numa perspetiva preventiva, a eficácia, a operacionalidade, a segurança e a conformidade dos serviços, sistemas, processos e atividades que configurem maior risco potencial de gestão, corrupção e infrações conexas.

Artigo 4.º

Competências

1 -As competências exercidas pelo Gabinete de Auditoria e Controlo Interno enquadram-se no domínio do apoio técnico e assessoria ao/à Reitor/a, no âmbito da prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas e controlo interno, visando a melhoria do desempenho para a promoção da qualidade dos serviços.
2 -Compete-lhe, designadamente:
1. a)Desenvolver e implementar um sistema de controlo interno e prevenção de riscos;
2. b)Monitorizar a implementação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC);
3. c)Propor um Plano anual de auditorias internas, apoiar a sua implementação e elaborar um relatório sobre a sua execução;
4. d)Analisar os resultados das auditorias externas;
5. e)Apoiar a elaboração das respostas às auditorias externas;
6. f)Assegurar o reporte da informação sobre controlo interno às diversas entidades;
7. g)Preparar dados estatísticos e informação no domínio do controlo interno;
8. h)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do Gabinete;
9. i)Executar outras atividades que, no domínio do controlo interno, lhe sejam cometidas.

Capítulo III - PRINCÍPIOS DEONTOLÓGICOS

Artigo 5.º

Princípio Gerais

1 -Os/As trabalhadores/as do Gabinete de Auditoria e Controlo Interno devem exercer a sua atividade assente em princípios como a integridade, objetividade, confidencialidade, rigor, imparcialidade e competência.
2 -No exercício das suas funções, os/as trabalhadores/as do referido Gabinete devem empregar todos os conhecimentos técnicos e profissionais de que dispõem e exercê-los com zelo e oportunidade.

Capítulo IV - SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

Artigo 6.º

Acompanhamento e avaliação

No âmbito das competências definidas na alínea a) do n.º 2 do artigo 4.º do presente Regulamento, deverá o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno acompanhar e avaliar o sistema de controlo interno.

Artigo 7.º

Ações preventivas, orientativas e detetivas

O procedimento que decorre do artigo que antecede deve ser promovido com recurso a uma metodologia construtiva, através de ações preventivas e orientativas, assim como de ações detetivas, a partir das quais possam vir a ser apresentadas propostas de medidas corretivas ou de aperfeiçoamento sempre que seja considerado pertinente.

Capítulo V - PREVENÇÃO DA CORRUPÇÃO

Secção I - PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS (PPRCIC)

Artigo 8.º

Adoção e implementação do PPRCIC

Para efeitos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 4.º do presente Regulamento, o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno procede às diligências necessárias para o cumprimento do disposto no artigo 6.º do Regime Geral da Prevenção da Corrupção, regulamentado pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.

Artigo 9.º

Monitorização do Procedimento

1 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno procede à monitorização da implementação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, de acordo com a validação dos responsáveis pelas áreas de risco identificadas no que concerne ao grau de cumprimento e eficácia das medidas adotadas, nos seguintes termos:
1. a)Elaboração, no mês de outubro, de relatório de avaliação intercalar no que respeita às situações identificadas de risco muito alto ou alto;
2. b)Elaboração, no mês de abril do ano seguinte a que respeita a execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas.
2 -A cada três anos ou, sempre que se verifiquem alterações que justifiquem a revisão do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, designadamente no que respeita a atribuições, estrutura orgânica da Universidade ou caso sejam identificados novos riscos com relevância e impacto, deve o documento ser objeto de revisão.
3 -Por inerência ao Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, será elaborado, em articulação com a Divisão de Recursos Humanos da Universidade de Évora, um Plano de Formação, anual, dirigido aos/às dirigentes e trabalhadores/as dos vários Serviços e Unidades Orgânicas.
4 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno procederá à necessária articulação com a Divisão de Recursos Humanos da Universidade de Évora para apuramento da informação pertinente para efeitos de monitorização da atividade formativa.

Artigo 10.º

Colaboração das Unidades Orgânicas e Serviços da Universidade

1 -Os/As responsáveis das áreas de risco identificadas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas devem colaborar com o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, facultando informação de que disponham e que seja solicitada nos termos previsto no n.º 3 do artigo 11.º do Código de Conduta da Universidade de Évora.
2 -A informação a que se refere o número anterior deve ser facultada dentro dos prazos comunicados pelo referido Gabinete.

Secção II - DENÚNCIAS DE ATOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

Artigo 11.º

Procedimento

1 -Para o cumprimento do disposto no Regime Geral da Prevenção da Corrupção, o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno tomará conhecimento da existência de atos de corrupção e infrações conexas, denunciados através do Canal de Denúncia Interno, aferindo se os mesmos configuram uma situação de violação do disposto no Código de Conduta da Universidade de Évora.
2 -Para o efeito, e no sentido de assegurar a correspondente adequação de medidas de prevenção e controlo constantes do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, deverá o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno ser portador da informação considerada necessária para o efeito, a qual será remetida, semestralmente, pelo/a zelador/a, responsável pela gestão do Canal da Denúncia da Universidade de Évora.
3 -Caso resulte, da análise à informação referida no n.º 2 do presente artigo, a necessidade de alterar o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, deverá o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno apresentar proposta consonante ao/à Reitor/a.

Capítulo VI - AUDITORIA

Artigo 12.º

Objetivo

Considera-se a auditoria uma atividade independente, objetiva e de aconselhamento que visa acrescentar valor e melhorar os procedimentos, analisar a legalidade dos atos e avaliar o desempenho e a gestão administrativa dos serviços, com a intenção de identificação de potenciais erros e elaboração de propostas para a respetiva resolução.

Artigo 13.º

Plano Anual

1 -No âmbito das competências definidas no artigo 4.º do presente Regulamento, será proposto um plano anual de auditorias internas, em relação ao qual o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno prestará apoio na fase de implementação, elaborando um relatório sobre a sua execução.
2 -Deve ser assegurado o apoio na elaboração das respostas às auditorias externas, devendo ser objeto de análise os resultados dessas mesmas auditorias.

Artigo 14.º

Procedimento de auditoria

1 -A auditoria interna é precedida do respetivo planeamento, descrevendo os critérios que permitem a condução da sua execução e revisão de forma precisa, sistemática, eficiente e atempada.
2 -Para efeitos do número anterior, deve ser preparada uma lista de verificação e a respetiva calendarização.
3 -Determinada a abertura da auditoria, os/as auditados/as deverão ser alvo de notificação, devendo ser fornecida informação sobre o respetivo âmbito, extensão e duração.
4 -Os relatórios de auditoria devem respeitar os princípios da abrangência, da clareza, da concisão, da objetividade, da persuasão, da exatidão e da tempestividade ou oportunidade, sendo o Relatório Final precedido de uma proposta de relatório com a possibilidade de o/a auditado/a se pronunciar.

Capítulo VII - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 15.º

Normas aplicáveis

A atividade do Gabinete de Auditoria e Controlo Interno rege-se pelas disposições do presente regulamento, pelas decisões e deliberações do/a Reitor/a da Universidade de Évora e demais legislação aplicável.

Artigo 16.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor imediatamente após a respetiva publicação.

20/06/2024. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.

317821478

Artigo 9.º

Monitorização do Procedimento

1 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno procede à monitorização da implementação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, de acordo com a validação dos responsáveis pelas áreas de risco identificadas no que concerne ao grau de cumprimento e eficácia das medidas adotadas, nos seguintes termos:
1. a)Elaboração, no mês de outubro, de relatório de avaliação intercalar no que respeita às situações identificadas de risco muito alto ou alto;
2. b)Elaboração, no mês de abril do ano seguinte a que respeita a execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas.
2 -A cada três anos ou, sempre que se verifiquem alterações que justifiquem a revisão do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, designadamente no que respeita a atribuições, estrutura orgânica da Universidade ou caso sejam identificados novos riscos com relevância e impacto, deve o documento ser objeto de revisão.
3 -Por inerência ao Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, será elaborado, em articulação com a Divisão de Recursos Humanos da Universidade de Évora, um Plano de Formação, anual, dirigido aos/às dirigentes e trabalhadores/as dos vários Serviços e Unidades Orgânicas.
4 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno procederá à necessária articulação com a Divisão de Recursos Humanos da Universidade de Évora para apuramento da informação pertinente para efeitos de monitorização da atividade formativa.