Regulamento

Regulamento n.º 254/2022

Alteração ao plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo

Capítulo I - Princípios gerais

Objeto

A Norma de Controlo Interno (NCI), compreendida na contabilidade das Autarquias Locais, é composta pelo plano de organização, politicas, métodos e procedimentos de controlo adotados pela Freguesia, que permitem assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e preparação oportuna de informação financeira fiável, visando atingir os objetivos previstos no artigo 9.º do SNC-AP e no ponto 2.9.1 do POCAL.

Artigo 2.º

Âmbito de Aplicação

1 -A NCI é aplicável a todos os serviços da Junta de freguesia.
2 -A aplicação NCI terá sempre em conta a verificação do cumprimento:
1. a)Da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais, assim como da delegação de competências do estado nas autarquias locais e nas entidades intermunicipais e dos municípios nas entidades intermunicipais e nas freguesias e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico.
2. b)Da Lei n.º 73/2013, 03 de setembro, que estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais;
3. c)Do Código do Procedimento Administrativo;
4. d)Do Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, com as devidas alterações;
5. e)Do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99 de 22 de fevereiro, com a redação dada pela Lei n.º 169/99, de 14 de setembro, e pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de dezembro e pelo Decreto-Lei n.º 84-A/2002, de 5 de abril;
6. f)Do Código dos Contratos Públicos, que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza de contrato administrativo.
7. g)Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo outras normas e regulamentos em vigor na Junta de Freguesia.

Artigo 3.º

Competências Genéricas

1 -Compete ao Presidente da Junta de Freguesia, no uso da competência delegada pelo órgão executivo, a coordenação de todas as operações que envolvem a gestão financeira e patrimonial da Freguesia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Junta de Freguesia.
2 -Os serviços da Junta de Freguesia exercem as competências gerais que lhes estão atribuídas na Estrutura Organizacional da Junta, bem como noutros regulamentos de aplicação especifica, incluindo a presente Norma.

Artigo 4.º

Competências Especificas da NCI

1 -A NCI é gerida e coordenada pela Junta de Freguesia, que aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.
2 -Compete à Junta de Freguesia, no âmbito do acompanhamento da NCI, a recolha de sugestões, propostas e contributos dos diversos serviços da Junta, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 -A revisão deve ocorrer sempre que necessário e conterá a ponderação de sugestões, propostas e contributos mencionados no numero anterior.
4 -Compete a todos os membros e trabalhadores da Junta de Freguesia, a implementação e o cumprimento das normas da NCI e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 5.º

Documentos Oficiais

1 -São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representem atos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.
2 -No âmbito do SNC-AP, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:
1. a)Nota de liquidação;
2. b)Nota de recebimento;
3. c)Nota de reembolso;
4. d)Requisição interna;
5. e)Cabimento;
6. f)Compromisso;
7. g)Requisição externa;
8. h)Obrigação;
9. i)Pagamento;
10. j)Reposição abatida ao pagamento.
3 -Constituem, ainda, documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário do património agregadas nos livros de inventário do imobilizado, os livros de escrituração periódica e permanente, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas.
4 -Podem se utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza especifica e enquadramento legal.

Artigo 6.º

Execução da Contabilidade

1 -Na prática contabilística da Junta de Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no SNC-AP, no POCAL, na Lei das Finanças Locais e na Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA).
2 -A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.
3 -No âmbito da execução orçamental poderão ocorrer modificações aos documentos previsionais, as quais podem originar revisões orçamentais (alterações modificativas) ou alterações orçamentais (alterações permutativas).

Artigo 7.º

Valorização do Património

A valorização do património deve ser efetuada com base nos critérios de valorimetria estabelecidos no Classificador complementar - Cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedade de investimento.

Artigo 8.º

Princípios Básicos da NCI

São princípios básicos da NCI:

a)As funções de controlo são asseguradas pelos membros da Junta de Freguesia, face à inexistência de quadros intermédios a quem possam ser delegadas essas funções;
b)A segregação, separação ou divisão de funções, tendo em conta o facto da função contabilística e da função operacional devem estar de tal modo separadas que não seja possível ao mesmo funcionário ter o controlo físico de um ativo e, simultaneamente, ter a seu cargo o processamento dos registos a ele inerentes;
c)O controlo das operações, designadamente, quanto às diversas fases dos circuitos obrigatórios dos documentos e quanto às verificações respetivas;
d)A numeração sequencial dos documentos, sempre que possível informaticamente, como forma de possibilitar detetar quaisquer utilizações menos apropriadas dos mesmos, devendo os documentos anulados ser arquivados em local próprio como prova da sua não utilização;
e)A adoção de verificações e conferências independentes, visando atuar sobre o sistema implementado, procurando aumentar a sua qualidade, através da minimização dos erros.

Capítulo II - Receita e despesa

Artigo 9.º

Tesouraria

1 -Na área da tesouraria é centralizado todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fundos extraorçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da Junta de Freguesia, designadamente por fundos de operações de tesouraria e contas de ordem.
2 -À tesouraria incumbem as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas da Freguesia e de outras pessoas de direito público que lhes seja atribuído por lei e de pagamento de despesas da Freguesia.
3 -À tesouraria incumbe ainda a tarefa de liquidação e cobrança de juros de mora, quando se trate de receita na fase de pagamento coercivo.
4 -As operações de tesouraria são movimentos de fundos nos cofres da Freguesia, não orçamentados, de que a Freguesia não pode dispor.
5 -Os recebimentos e pagamentos por caixa são registados diariamente em folhas de caixa, com base no qual é elaborado o resumo diário de tesouraria, procedendo-se ao necessário arrecadamento nos termos legais em vigor, os quais são diariamente verificados e conferidos pelo Tesoureiro, que despacha para que sejam efetuados os registos no diário e no razão, na área da contabilidade.

Artigo 10.º

Responsabilidade do Tesoureiro

1 -O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspetos.
2 -O Tesoureiro responde diretamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas.
3 -Os funcionários afetos aos serviços de tesouraria respondem diretamente perante o Tesoureiro pelos atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o Tesoureiro adotar um sistema de apuramento diário de contas.
4 -O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquela ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob sua responsabilidade, a realizar por funcionário designado pelo Presidente da Junta, nas seguintes formas:
1. a)Trimestralmente e sem aviso prévio;
2. b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
3. c)No final e no início de cada mandato da Junta de Freguesia eleita ou do órgão que a substitui, no caso daquela ter sido dissolvida; e
4. d)Quando for substituído o Tesoureiro.
5 -São lavrados termos da contagem referida no número anterior, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Junta de Freguesia, na situação prevista na alínea c) do número anterior, e ainda pelo Tesoureiro cessante, na situação prevista na alínea d) do número anterior.
6 -A responsabilidade do Tesoureiro é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1.
7 -A responsabilidade do Tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do conhecimento.

Artigo 11.º

Cobrança de receitas e outros fundos

1 -O circuito da liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres da Junta de Freguesia, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os serviços da Freguesia, inicia-se com a emissão nota de liquidação.
2 -A liquidação consiste no apuramento do montante exato que a Junta de Freguesia tem a receber de terceiros e o recebimento corresponde à entrada em cofre das receitas, sendo esta última assegurada, nos postos de cobrança.
3 -Após a emissão de nota de liquidação, haverá lugar à sua receção e conferência na tesouraria, bem como à cobrança e sua autenticação, à entrega do original ao cliente, contribuinte ou utente respetivo e ao registo do duplicado na folha de caixa.
4 -Os serviços emissores, sempre que tenham emitido nota de recebimento, elaborarão diariamente mapas de receitas auxiliares, com discriminação das rubricas do classificador económico das receitas arrecadas, os quais serão conferidos na área da contabilidade com os duplicados das notas de recebimento e com a folha de caixa e resumo diário de tesouraria, procedendo, seguidamente, ao registo das notas de recebimento nas respetivas contas de receitas, arquivando os duplicados de todos os documentos e devolvendo, à tesouraria, os originais da folha de caixa e do resumo diário de tesouraria.

Artigo 12.º

Realização de despesas

1 -As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior, respetivamente, ao cabimento e ao compromisso, a qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.
2 -A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efetuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos da contabilidade pública.
3 -A assunção do compromisso face a terceiros de realizar despesa será efetivada com base em requisição externa ou contrato para a aquisição de determinado bem e serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase de cabimento, desde que existam fundos disponíveis.
4 -O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da receção da fatura ou documento equivalente, seguindo-se as fases de obrigação e pagamento, após as respetivas conferências.
5 -A obrigação corresponde à determinação do montante exato que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento, dando lugar à emissão da autorização de pagamento e posterior pagamento.
6 -Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo, em caso contrario, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilização pessoal e disciplinar do autor.

Capítulo III - Métodos e procedimentos de controlo

Secção I - Disponibilidades

Artigo 13.º

Funcionamento da Caixa

1 -Na tesouraria podem existir os meios de pagamento seguintes:
1. a)Moeda corrente;
2. b)Cheque;
3. c)Vale postal;
4. d)Transferência bancária;
5. e)Débito em conta;
6. f)Dação em pagamento, nos termos do artigo 201.º do CPPT.
2 -Os pagamentos devem ser efetuados, preferencialmente, por transferência bancária ou por cheque.
3 -Não podem existir em caixa:
1. a)Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;
2. b)Documentos justificativos de despesas efetuadas, com exceção dos pagamentos da Freguesia.
4 -A caixa funciona segundo as regras de um fundo fixo, o qual facilita as contagens, uma vez que, em qualquer momento, o somatório dos valores existentes em numerário com o montante dos documentos pagos será igual ao limite estabelecido para o fundo fixo.
5 -Todas as importâncias recebidas pela Junta de Freguesia deverão ser diária e integralmente depositadas, seja qual for a sua natureza e a forma pelo qual são recebidas, não devendo ser efetuados pagamentos com essas verbas.

Artigo 14.º

Fundos de Maneio

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, a Junta de Freguesia deverá aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo ser definido:

a)A natureza da despesa a pagar;
b)O limite máximo mensal;
c)A afetação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica:
d)Os responsáveis pela sua posse, utilização e contagem periódica;
e)A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos da despesa;
f)A sua reposição até ao último dia útil de cada exercício económico.

Artigo 15.º

Contas bancárias

1 -Compete à Junta de Freguesia deliberar sobre a abertura de contas bancárias e natureza das mesmas.
2 -Nos casos de verbas de receitas legalmente consignadas, bem como de verbas de operações de tesouraria, deverão ser abertas contas bancárias exclusivamente para tais movimentações.
3 -As contas bancárias são tituladas pela UFS e movimentadas, mediante a assinatura simultânea do Tesoureiro, Secretária ou pelo Presidente da Junta ou do respetivo substituto na sua ausência, devendo o Tesoureiro manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias, a definição das assinaturas deverá ser registada na primeira ata do executivo, após tomada de posse ou após substituição de algum membro.
4 -Para efeitos de controlo da tesouraria, são obtidos junto das instituições bancárias extratos de todas as contas que a Junta é titular.
5 -Mensalmente e sempre que haja lugar à conferencia de valores existentes na tesouraria, são efetuadas reconciliações bancárias que são confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo do responsável indicado para o efeito, que não se encontre afeto à tesouraria nem tenha acesso às respetivas contas correntes, procedendo-se de imediato, nas situações que o justifiquem, à sua regularização.
6 -As reconciliações bancárias referidas no número anterior deverão ser formalizadas em formulários próprio preparado para o efeito, reportar-se-ão ao último dia útil do mês e no caso de itens de reconciliação que apareçam consecutivamente em dois meses, deverão ser prontamente investigados, bem como os débitos e créditos que não tenham sido contabilizados.

Artigo 16.º

Emissão e guarda de cheques

1 -Compete ao tesoureiro a emissão dos cheques ou registo das transferências para pagamento de despesas efetuadas, sempre em função da ordem de pagamento após conferência dos respetivos documentos de suporte.
2 -Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, devendo o espaço em frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal, sendo escriturados, por ordem referencial, na respetiva conta corrente da instituição bancária.
3 -Cabe ao Tesoureiro ou ao seu substituto a guarda dos cheques não preenchidos e dos cheques emitidos que tenham sido anulados, devendo neste caso, inutilizarem-se as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente e quando se trate de cheque em transito cujo período de validade de seis meses terminou, procede-se ao cancelamento junto da instituição bancária, registando-se, contabilisticamente, as regularizações.
4 -Em caso algum será permitida a assinatura de cheques em branco ou emissão sem estar na presença do documento que suporte a despesa.

Secção II - Relação com Terceiros

Artigo 17.º

Contas de terceiros e endividamento

1 -Anualmente ou sempre que necessário, o funcionário indicado terá de proceder à reconciliação entre extratos de conta corrente de clientes/utentes e fornecedores com as contas da Freguesia.
2 -As reconciliações referidas no numero anterior aplicam-se, nos mesmos termos, às contas de outros devedores e credores, Estado e outros entes públicos e empréstimos com instituições bancárias, incluindo, nestes últimos, o controlo do cálculo dos juros e a confirmação dos saldos dos empréstimos vigentes, que deverão ser efetuados apenas anualmente.
3 -Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.
4 -As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia de Freguesia para a sua contratação deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito.

Artigo 18.º

Conferência de faturas e outros documentos

1 -As faturas ou documentos equivalentes, recebidos em formato eletrónico ou em papel, são conferidos quanto às matérias de direito e de facto.
2 -A primeira conferencia ocorre na área da contabilidade, procedendo-se:
1. a)À verificação dos requisitos legais mínimos das faturas ou documentos equivalentes, nos termos do CIVA;
2. b)À verificação dos cálculos aritméticos, em especial no que respeita à aplicação das regras de arredondamento, bem como às somas, multiplicações, descontos efetuados e outros;
3. c)À confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;
4. d)Ao confronto com a guia de remessa, guia de transporte ou outro titulo de transporte, requisição externa ou contrato;
5. e)Ao envio, após os procedimentos das alíneas anteriores, para o membro da Junta de Freguesia que elaborou a proposta, que procede à conferencia da fatura.
3 -A segunda conferência ocorre no setor que deu origem aos procedimentos de contratação pública, confrontando os elementos da fatura com a requisição externa, contrato, auto de medição ou outro documento que contenha as condições da contratação.
4 -A autorização de pagamento é conferida e assinada pelo Tesoureiro e autorizada pelo Presidente da Junta de Freguesia.
5 -Quando a fatura é paga é aposto um carimbo de pago, com a assinatura do tesoureiro, na autorização de pagamento, com a indicação do registo na folha de caixa, sendo depois registado o pagamento na conta corrente de terceiros respetiva.

Secção III - Contratação Pública

Artigo 19.º

Aquisições de bens ou serviços/Empreitadas

Os procedimentos inerentes às aquisições de bens ou serviços, bem como as empreitadas são feitas pelos membros da Junta de Freguesia, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de contratação pública.

Secção IV - Ativos e propriedades de investimento

Artigo 20.º

Regras sobre a Inventariação

As fichas de inventário de ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedade de investimento são mantidas permanentemente atualizadas, pelo funcionário nomeado pelo Presidente da Junta, e conferidos os valores com os registos contabilísticos.

Secção V - Disposições comuns

Artigo 21.º

Documentos Escritos, Despachos e Informações

Todos os documentos escritos, bem como os despachos e informações que sobre eles foram exarados, que integram os processos administrativos internos devem identificar os seus subscritores de forma bem legível e na qualidade em que o fazem.

Artigo 22.º

Registos e Sistema informático

1 -Os registos contabilísticos devem ser processados informaticamente, estando o seu acesso vedado aos funcionários de outros serviços que não tenham por função a sua conferência ou validação, por meio das devidas medidas de segurança, incluindo "palavra-chave", podendo ser retificados unicamente pelo funcionário que os efetuou.
2 -A segurança, integridade e confidencialidade dos dados informáticos devem estar devidamente protegidas.
3 -O sistema informático deve contemplar procedimentos adequados de controlo contabilístico, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores corretos, com uma adequada classificação e nos períodos em que se verificam.

Artigo 23.º

Prazos de Escrituração e Outros

A escrituração deve estar atualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, legislação especial e da prestação de contas.

Capítulo IV - Disposições finais

Artigo 24.º

Implementação e Medidas complementares

Para a implementação, poderão ser elaboradas e aprovadas medidas que se tornem úteis no sentido de especificar e facilitar a aplicação das regras estabelecidas na presente Norma e deverão ser promovidas ações de informação e formação com o objetivo de proporcionar uma adequada implementação prática da mesma.

Artigo 25.º

Alterações

A presente Norma pode ser alterada por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia o justifiquem.

Artigo 26.º

Casos Omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente.

Artigo 27.º

Revogação

São revogadas todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras na presente Norma.

Artigo 28.º

Entrada em Vigor

A presente Norma entra em vigor no prazo de 15 dias úteis após a sua aprovação pelo órgão competente.

6 de dezembro de 2021. - O Presidente, Rui Manuel do Rosário Canas.

315064756

Artigo 10.º

Responsabilidade do Tesoureiro

1 -O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspetos.
2 -O Tesoureiro responde diretamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas.
3 -Os funcionários afetos aos serviços de tesouraria respondem diretamente perante o Tesoureiro pelos atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o Tesoureiro adotar um sistema de apuramento diário de contas.
4 -O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquela ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob sua responsabilidade, a realizar por funcionário designado pelo Presidente da Junta, nas seguintes formas:
1. a)Trimestralmente e sem aviso prévio;
2. b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
3. c)No final e no início de cada mandato da Junta de Freguesia eleita ou do órgão que a substitui, no caso daquela ter sido dissolvida; e
4. d)Quando for substituído o Tesoureiro.
5 -São lavrados termos da contagem referida no número anterior, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Junta de Freguesia, na situação prevista na alínea c) do número anterior, e ainda pelo Tesoureiro cessante, na situação prevista na alínea d) do número anterior.
6 -A responsabilidade do Tesoureiro é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1.
7 -A responsabilidade do Tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do conhecimento.