Decreto Regulamentar Regional n.º 7/2008/A

O presente diploma regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores, aprovado pelo Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril.

1 - A classificação da documentação faz-se seguindo um critério orgânico-funcional, sempre que tal seja possível e de acordo com as características específicas dos mesmos.

2 - A gestão de documentos faz-se em obediência a critérios de avaliação e selecção, de acordo com os quais se estabelecem prazos de conservação, formas de eliminação e se indicam os documentos a conservar permanentemente.

1 - A avaliação dos documentos de arquivo respeita à determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findo o cumprimento dos respectivos prazos legais de conservação.

2 - Os prazos de conservação dos documentos são contados a partir da respectiva data de produção ou recepção e, na sua falta, da data final dos processos ou dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

Os critérios para a conservação permanente dos documentos serão estabelecidos pelo Comissão Coordenadora.

1 - O processo inicia-se com a constituição de uma equipa de avaliação, a criar no âmbito do serviço interessado, com acesso garantido ao respectivo arquivo, a qual procederá:

a) Ao levantamento de toda a documentação existente no respectivo serviço, fazendo constar os dados recolhidos em documento apropriado, a fornecer pelo Comissão Coordenadora;

b) À elaboração de projecto de regulamento que contenha a tabela de selecção de documentos, da qual conste, designadamente, a classificação da documentação, designação da série e subsérie documental, prazo de conservação e indicação do destino final.

2 - A equipa de avaliação deve solicitar os elementos e esclarecimentos aos responsáveis pelos respectivos arquivos, bem como solicitar o apoio técnico que entender necessário, designadamente à Comissão Coordenadora.

1 - O parecer vinculativo da Comissão Coordenadora, a que se refere o n.º 1 do artigo 18.º do Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril, deve ser emitido no prazo de 60 dias úteis a contar da recepção do respectivo pedido.

2 - O parecer deve ter em consideração os documentos de recolha de dados, bem como o projecto de tabela de selecção de documentos, elaborados pela equipa de avaliação, que para o efeito acompanham o respectivo pedido.

3 - A alteração dos regulamentos que contêm as tabelas de selecção de documentos está sujeita ao regime previsto no presente diploma para a sua aprovação, podendo, no entanto, prescindir-se da constituição da equipa de avaliação, desde que a alteração respeite a simples ajustamentos de pormenor que não contrariem o regime constante da tabela em vigor.

Em cada departamento governamental é criada uma área central de arquivo responsável pela gestão e coordenação da documentação gerada pelo próprio departamento, bem como a de todos os organismos dele dependentes.

Findos os prazos de conservação administrativa e de acordo com a respectiva tabela de selecção, os documentos devem ser remetidos ao serviço competente pela centralização arquivística de cada entidade.

1 - A remessa dos documentos mencionados no presente diploma deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa a que se referem as alíneas do número anterior são aprovados por despacho do membro do Governo Regional com competência em matéria de Administração Pública.

1 - A eliminação dos documentos aos quais não seja reconhecido valor de conservação permanente deve ser efectuada após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

A eliminação dos documentos mencionados no presente diploma obedece às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação é assinado pelo dirigente máximo do serviço em causa, bem como pelo responsável pelo arquivo.

1 - Os serviços abrangidos pelo presente diploma devem recorrer à digitalização ou microfilmagem dos seus documentos com carácter probatório, como forma de conservação da informação, a realizar em serviço da entidade interessada ou mediante recurso a entidade para tal habilitada.

2 - O suporte a que alude o número anterior não pode apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e deve reproduzir os respectivos termos de abertura e de encerramento referidos no número seguinte.

3 - Do termo de abertura constam obrigatoriamente a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, local, a data de execução da transferência e a natureza dos documentos microfilmados ou digitalizados.

4 - Do termo de encerramento constam a declaração de que as imagens são reproduções totais e exactas dos documentos originais, a assinatura do responsável pelo serviço de reprodução e o carimbo respectivo.

5 - Devem ser elaborados um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte produzido.

A substituição do suporte dos documentos obedece a critérios que garantam a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas e recomendações consagradas a nível internacional, designadamente pela International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

1 - O proprietário de arquivos ou de documentos integrados no património protegido pode depositá-los, sem perda dos seus direitos de propriedade, em arquivos públicos regionais.

2 - O depósito a que se refere o número anterior far-se-á mediante protocolo de que constem as condições estabelecidas pelo depositante e a aceitação destas pelo depositário.

3 - O depósito poderá dar lugar a uma contrapartida económica a estipular no protocolo de cedência.

4 - Beneficia do referido no número anterior o particular que, sendo proprietário de documentação integrada no património arquivístico protegido, a disponibilize ao público nos termos semelhantes àqueles em que estaria disponível se depositada em arquivos públicos regionais.

Os responsáveis pelos arquivos centrais de cada departamento governamental devem ser, sempre que possível, arquivistas habilitados detentores de formação específica na área.

Aos responsáveis pelos arquivos centrais compete:

a) Integrar e coordenar a equipa de avaliação e selecção de documentos;

b) Analisar, produzir e implantar nos serviços e organismos dependentes instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação, manuais de procedimentos, formulários, tipologias documentais, circuitos documentais e os planos de transferência de documentos;

c) Dar formação e prestar apoio técnico aos serviços dependentes sobre a aplicação do sistema de gestão de documentos do departamento governamental em que se insere;

d) Garantir as condições de conservação da documentação de arquivo;

e) Gerir a consulta e empréstimo da documentação do arquivo;

f) Aplicar as portarias de gestão de documentos, procedendo às eliminações determinadas e preservar a documentação de conservação permanente.

1 - Ao pessoal afecto a arquivos públicos compete:

a) Conservar o património arquivístico;

b) Manter os arquivos organizados;

c) Garantir o acesso aos cidadãos da informação e dos documentos constantes do arquivo, nos termos da legislação em vigor;

d) Facilitar aos serviços produtores de documentação o apoio e a utilização da informação contida nos documentos;

e) Velar pelo cumprimento da legislação no que respeita às restrições no acesso à informação.

2 - Todo aquele que exerça funções em arquivo ou que por razões de tratamento, avaliação, conservação ou reprodução tenha acesso ao mesmo está obrigado a assegurar a confidencialidade do conteúdo informacional dos documentos e deve velar pelo cumprimento da legislação relativamente aos dados de carácter pessoal e a assuntos classificados de reservado, confidencial, secreto ou muito secreto, assim como quanto à honra, intimidade pessoal e familiar e a própria imagem.

O recurso à contratação de entidade externa para a gestão, conservação e custódia de qualquer arquivo público não pode afectar os poderes de direcção e supervisão dos arquivos por parte dos respectivos responsáveis, e está sujeita ao disposto no n.º 2 do artigo anterior.

O presente diploma entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.