Despacho

Despacho n.º 5086/2023

Aprova o Regulamento Interno de Organização e Funcionamento da NOVA School of Law

Capítulo I - Disposições Gerais

Objeto

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica dos Serviços da Faculdade de Direito da Universidade NOVA de Lisboa, doravante designada por NOVA School of Law ou por Faculdade, definindo as respetivas atribuições e competências.

Artigo 2.º

Organização Interna

1 -A organização interna da NOVA School of Law obedece a um modelo de estrutura mista:
1. a)Modelo de Estrutura Hierarquizada organizada por áreas e serviços;
2. b)Modelo de Estrutura Matricial, baseada esta em equipas multifuncionais.
2 -A NOVA School of Law possui áreas de missão e desenvolve a sua atividade apoiada por serviços, cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.
3 -A NOVA School of Law integra as seguintes áreas:
1. a)Ensino;
2. b)Investigação;
3. c)Comunicação e Ligação à Sociedade;
4. d)Qualidade e Controlo Interno;
5. e)Recursos.
4 -Os serviços de apoio às áreas da NOVA School of Law são os seguintes:
1. 4.1 -Área de Ensino:
2. a)Serviço Académico;
3. b)Serviço de Apoio ao Ensino;
4. c)Serviço de Apoio a Estudantes.
5. 4.2 -Área de Investigação:
6. a)Serviço de Apoio à Gestão da Unidade e de Projetos;
7. b)Serviço de apoio à Prestação de Serviços à Comunidade e de Comunicação de Ciência.
8. 4.3 -Área de Comunicação e Ligação à Sociedade:
9. a)Serviço de Comunicação;
10. b)Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização.
11. 4.4 -Área da Qualidade e Controlo Interno:
12. a)Serviço de Planeamento, Qualidade e Acreditação;
13. b)Serviço de Auditoria e Controlo Interno.
14. 4.5 -Área de Recursos:
15. a)Serviço de Apoio à Direção e aos Órgãos Colegiais;
16. b)Serviço de Biblioteca e Gestão de Documentação;
17. c)Serviço de Gestão Financeira e de Contratação Pública;
18. d)Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
19. e)Serviço de Tecnologia de Informação e Comunicações.

Artigo 3.º

Direção e Coordenação das Áreas e Serviços

1 -As Áreas e os Serviços da NOVA School of Law são dirigidos pelo/a Diretor/a ou, por sua delegação, pelo/a Subdiretor/a ou Administrador/a Executivo/a, em conformidade com o artigo 10.º, alínea e), dos Estatutos da NOVA School of Law.
2 -As Áreas da NOVA School of Law podem integrar Direções de Serviços, que agreguem dois ou mais serviços, que podem ser dirigidas por um/a titular de cargo de direção intermédia de 1.º grau.
3 -Os serviços da NOVA School of Law podem ser dirigidos por um/a titular de cargo de direção intermédia de 2.º, 3.º ou 4.º grau.

Artigo 4.º

Equipas Multidisciplinares

1 -Podem ser nomeadas equipas multidisciplinares, para a concretização de projetos com duração limitada no tempo.
2 -As equipas podem ser coordenadas por um/a dirigente nomeado pelo/a Diretor/a, com equiparação ao cargo de dirigente intermédio de 2.º, 3.º ou 4.º grau, consoante a complexidade da missão e dos objetivos.

Capítulo II - Atribuições e Competências dos Serviços

Secção I - Área do Ensino

Artigo 5.º

Composição

A Área do Ensino integra:

1 -Serviço Académico;
2 -Serviço de Apoio ao Ensino;
3 -Serviço de Apoio ao Estudante.

Artigo 6.º

Serviço Académico

Ao Serviço Académico compete:

1 -Apoiar a elaboração das orientações estratégicas para a área académica, assim como a definição de procedimentos de otimização e implementação dessas orientações;
2 -Prestar informações relativas aos diversos atos académicos dos ciclos de estudos ministrados na NOVA School of Law;
3 -Praticar os atos administrativos relativos ao acesso e admissão dos/as estudantes e ao percurso académico dos/as estudantes de todos os ciclos de estudos e de cursos não conferentes de grau;
4 -Certificar os atos administrativos relativos aos/às estudantes e/ou preparar a sua certificação;
5 -Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos/as estudantes, organizando e mantendo atualizado o arquivo de processos individuais;
6 -Organizar, encaminhar e tratar de todos os assuntos relativos aos/às estudantes da NOVA School of Law;
7 -Organização e agendamento das provas públicas de 2.º e 3.º ciclos de estudos da Faculdade, em articulação com os/as coordenadores/as de ciclos de estudos e com o Serviço de Apoio ao Ensino;
8 -Colaborar nas ações de acolhimento e integração académica de todos/as os/as estudantes da NOVA School of Law;
9 -Assegurar o atendimento presencial, telefónico ou por meios telemáticos, oralmente ou por escrito, aos/às estudantes e candidatos/as da Faculdade;
10 -Organizar, instruir e encaminhar os processos de reconhecimento de habilitações académicas, bem como processos de creditação de formação académica e profissional;
11 -Assegurar o apoio administrativo à realização de provas destinadas a avaliar a capacidade para a frequência do ensino superior aos maiores de 23 anos;
12 -Registar e encaminhar estudantes com necessidades educativas especiais para o apoio do Serviço de Apoio ao Estudante.
13 -Colaborar na organização e planeamento do ano letivo, fornecendo toda a informação relevante para o efeito;
14 -Colaborar na recolha e tratamento de dados estatísticos institucionais relativos ao ensino e a estudantes;
15 -Reportar a informação estatística relativa aos/às estudantes e ciclos de estudos em cada ano letivo;
16 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo serviço, incluindo o respetivo manual de procedimentos;
17 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Artigo 7.º

Serviço de Apoio ao Ensino

Ao serviço de Apoio ao Ensino compete:

1 -Apoiar administrativamente a docência, nos vários ciclos de estudos da NOVA School of Law, em todos os aspetos relativos a todos os momentos de exercício da componente letiva da atividade docente, incluindo a avaliação;
2 -Assegurar o atendimento presencial, telefónico ou à distância, oralmente e por escrito, aos/às docentes dos vários ciclos de estudos da NOVA School of Law;
3 -Organizar a componente logística e secretariar as provas públicas de 2.º e 3.º ciclos de estudos da Faculdade, em articulação com os/as coordenadores/as de ciclos de estudos e com o Serviço Académico;
4 -Realizar o acompanhamento aos/às Professores/as visitantes e investigadores/as doutorandos/as e doutorandos/as estrangeiros e certificar as atividades desenvolvidas durante a estadia, de acordo com os registos das mesmas nos serviços da NOVA School of Law;
5 -Promover ações de acolhimento e integração dos/as novos/as docentes em articulação com a área de gestão de pessoas;
6 -Coordenar, gerir e reservar as salas e outros espaços da NOVA School of Law, para fazer face a necessidades internas ou para satisfação de pedidos externos devidamente autorizados;
7 -Apoiar a distribuição e utilização dos espaços partilhados com outras Unidades Orgânicas da UNL;
8 -Gerir as vigilâncias de exames e controlar o registo de sumários e o lançamento de notas, reportando aos órgãos competentes e aos restantes serviços, nomeadamente para encerramento de períodos de avaliação e para a realização do pagamento de aulas lecionadas por docentes externos de outras unidades orgânicas da Universidade Nova de Lisboa ou de outras Instituições de Ensino Superior;
9 -Realizar o calendário de eventos da NOVA School of Law e promover a divulgação interna e externa dos eventos da Área do Ensino;
10 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, incluindo o respetivo manual de procedimentos;
11 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Artigo 8.º

Serviço de Apoio a Estudantes

O serviço do Apoio a Estudantes integra o apoio a Atividades Académicas, o Apoio a Candidaturas, a Mobilidade e a Gestão de Carreiras, competindo-lhe:

1 -Promover iniciativas de acolhimento de estudantes e prestar informação aos/às estudantes sobre o funcionamento da Faculdade e respetivos serviços, encaminhando-os/as para os órgãos ou serviços competentes;
2 -Promover e acompanhar a integração plena de estudantes na Faculdade dos/as estudantes com necessidades educativas especiais, em articulação com o Serviço Académico e com os demais serviços e órgãos, salvaguardando a igualdade de oportunidades no acesso à educação;
3 -Operacionalizar os acordos e programas de mobilidade e intercâmbio de estudantes, trabalhadores/as, docentes e investigadores/as (incoming e outgoing), incluindo as necessárias diligências junto de serviços consulares, tendo em vista a boa execução dos programas;
4 -Promover e acompanhar as ações de acolhimento e integração de pessoas em mobilidade;
5 -Apoiar as candidaturas de estudantes, informando sobre todos os elementos necessários para a realização dos atos administrativos relativos à candidatura e inscrição na Faculdade;
6 -Transmitir toda a informação e dados relevantes, relativos aos programas de mobilidade, ao Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização, tendo em vista o acompanhamento dos programas;
7 -Elaborar e disponibilizar informação de gestão na sua área de intervenção, elaborando relatórios sobre taxas de inserção e perspetivas de emprego dos/as estudantes e acompanhar os estudos efetuados pelo Observatório da Inserção Profissional dos/as diplomados da UNL;
8 -Apoiar e desenvolver medidas tendentes à integração de estudantes no mercado de trabalho, promovendo a igualdade de oportunidades e participando na resolução de questões de âmbito social ou académico;
9 -Desenvolver, em conjunto com o Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização, iniciativas destinadas a promover a empregabilidade dos/as Alumni da NOVA School of Law;
10 -Articular os processos relativos a acidentes de estudantes passíveis de inclusão na apólice do seguro escolar;
11 -Organizar ações de voluntariado para a comunidade da NOVA School of Law e apoiar e/ou divulgar iniciativas de responsabilidade social de entidades internas da NOVA ou entidades externas relevantes;
12 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, incluindo o respetivo manual de procedimentos;
13 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Secção II - Área de Investigação

Artigo 9.º

Composição

1 -A Área de Investigação corresponde ao Centro de Investigação da NOVA School of Law, o CEDIS - Centro de Investigação sobre Direito e Sociedade.
2 -O CEDIS tem estrutura e órgãos próprios e rege-se pelo regulamento n.º 3/2023, de 3 de janeiro.
3 -Os/As colaboradores/as da área de apoio à Área de Investigação são contratados pela Faculdade e respondem à Direção do CEDIS no que respeita a todas as questões funcionais, nomeadamente quanto à distribuição de serviço e à sua execução, sem prejuízo de, à semelhança dos/as demais trabalhadores/as, se encontrarem abrangidos pela regulamentação interna e laboral aplicável e subordinados hierárquica e disciplinarmente à Direção da Faculdade.
4 -Os/As colaboradores/as referidos no parágrafo anterior integram os serviços que compõem a Área de Investigação e colaboram com todos os serviços e órgãos da Faculdade, dos quais recebem colaboração para o desenvolvimento das suas atividades, nas tarefas que extravasam as competências da Área de Investigação.
5 -A Área de Investigação é composta por:
1. a)Serviço de Apoio à Gestão da Unidade e de Projetos;
2. b)Serviço de apoio à Prestação de Serviços à Comunidade e de Comunicação de Ciência.

Artigo 10.º

Serviço de Apoio à Gestão da Unidade e de Projetos

Ao Serviço de Apoio à Gestão da Unidade e de Projetos compete:

1 -Realizar e apoiar a gestão administrativa e financeira de projetos ou de atividades de investigação científica contratada, em articulação com o Serviço de Apoio à Prestação de Serviço à Comunidade e de Comunicação de Ciência;
2 -Identificar e divulgar oportunidades de financiamento para a investigação;
3 -Apoiar os/as docentes e investigadores/as no estabelecimento de parcerias nacionais e internacionais para atividades de investigação;
4 -Analisar e divulgar normas e procedimentos relacionados com a execução de financiamentos ligados à investigação;
5 -Apoiar os/as docentes e investigadores/as na preparação de candidaturas a projetos de investigação, em articulação com o Serviço de Apoio à Prestação de Serviços à Comunidade e de Comunicação de Ciência.
6 -Apoiar o processo de elaboração de contratos a celebrar no âmbito da investigação;
7 -Preparar os relatórios de execução financeira da unidade de I&D e dos projetos, e apoiar a preparação dos relatórios de progresso e finais da atividade científica dos projetos;
8 -Acompanhar as auditorias financeiras dos projetos;
9 -Apoiar os/as investigadores/as nas atividades administrativas inerentes à execução do projeto, de modo a garantir a sua execução integral e o cumprimento dos requisitos constantes da candidatura, de elegibilidade e legalidade da despesa;
10 -Apoiar o/a Investigador/a Responsável na realização de alterações ou adaptações aos projetos, quando necessárias, sejam estas decorrentes de desvios à execução ou de necessidades identificadas pelo/a Investigador/a Responsável;
11 -Assegurar a transmissão da informação relevante às Direções do CEDIS e da Faculdade, tendo em vista a captação de financiamento, a apresentação e a submissão de projetos de investigação, e colaborar ativamente na preparação de planos e relatórios de atividades setoriais ou globais;
12 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, incluindo o respetivo manual de procedimentos;
13 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Artigo 11.º

Serviço de apoio à Prestação de Serviços à Comunidade e de Comunicação de Ciência

Ao Serviço de apoio à Prestação de Serviços à Comunidade e de Comunicação de Ciência compete:

1 -Apoiar toda atividade de investigação científica contratada, nomeadamente no âmbito dos Centros de Conhecimento e do Centro de Parecerística, incluindo a preparação e apresentação de propostas e a sua gestão administrativa e financeira;
2 -Gerir, no que diz respeito à NOVA School of Law, o Sistema de Gestão de Informação Científica da NOVA, relativamente a dados sobre investigadores/as, publicações, projetos nacionais e internacionais, projetos de cooperação empresarial e patentes e de toda a atividade de investigação científica relevante para registo no sistema;
3 -Promover ações de formação e de divulgação regular de oportunidades relevantes para a investigação científica desenvolvida no CEDIS;
4 -Assegurar a transmissão da informação relevante às Direções do CEDIS e da Faculdade, tendo em vista a captação de financiamento, a apresentação e submissão de projetos de investigação, e colaborar ativamente na preparação de planos e relatórios de atividades setoriais ou globais;
5 -Promover e realizar estudos bibliométricos, de performance na captação de financiamento, ou outros considerados de interesse, para apoiar as decisões sobre a política do CEDIS e da Faculdade no que diz respeito à investigação científica;
6 -Coordenar atividades de divulgação científica e a elaboração de indicadores de produtividade científica, promovendo a sua divulgação interna aos órgãos competentes e a divulgação externa com a regularidade determinada pelos órgãos do CEDIS e da Faculdade;
7 -Apoiar e articular interna e externamente todas as atividades de comunicação de ciência, sejam estas de caráter geral do CEDIS ou da Faculdade, ou específicas de projetos ou outras atividades e eventos científicos promovidas pelos Centros de Conhecimento, pelo Centro de Parecerística, ou pelos membros integrados do CEDIS;
8 -Gerir, em articulação com o Serviço de Comunicação da Faculdade, as páginas na Internet, as redes sociais e todos os meios de comunicação e divulgação de ciência relativas à atividade científica desenvolvida no âmbito do CEDIS;
9 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, incluindo o respetivo manual de procedimentos;
10 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Secção III - Área de Comunicação e Ligação à Sociedade

Artigo 12.º

Composição

A Área de Comunicação e Ligação à Sociedade integra:

1 -Serviço de Comunicação;
2 -Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização.

Artigo 13.º

Serviço de Comunicação

Compete ao Serviço de Comunicação:

1 -Gerir, registar e promover a imagem institucional da NOVA School of Law, e das marcas que lhe estão associadas, incluindo a aplicação das regras de utilização do logótipo e demais sinais distintivos;
2 -Propor e desenvolver as ações necessárias à operacionalização da estratégia de comunicação interna e externa da Faculdade;
3 -Assegurar a conceção e difusão interna e externa de materiais informativos e promocionais da NOVA School of Law nos diversos canais e suportes comunicacionais;
4 -Assegurar a presença da Faculdade nos meios de comunicação social e nas redes sociais, através da divulgação de conteúdos de caráter institucional, científico, académico e social;
5 -Gerir o website da NOVA School of Law;
6 -Promover, em articulação com as restantes áreas, a divulgação nacional e internacional dos projetos da NOVA School of Law junto dos seus públicos-alvo, reportando informação de suporte a uma avaliação da eficácia das ações comunicacionais;
7 -Coordenar e gerir, com os seus promotores, a realização de eventos na NOVA School of Law, nomeadamente, congressos, conferências, debates e outros eventos científicos e culturais, apoiando-os sempre que necessário;
8 -Assegurar o registo audiovisual das iniciativas promovidas pela NOVA School of Law;
9 -Gerir os contactos com os media;
10 -Estabelecer os procedimentos protocolares e apoiar as cerimónias académicas e eventos oficiais da NOVA School of Law;
11 -Organizar a realização de atividades de receção a novos/as estudantes em articulação com o serviço académico, e com o serviço de apoio ao estudante;
12 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
13 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 14.º

Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização

Compete ao Serviço de Relações Institucionais e Internacionalização:

1 -Promover contactos institucionais, com entidades externas, tendentes à captação de financiamento para projetos da NOVA School of Law, assim como identificar oportunidades de parceria com instituições públicas ou privadas;
2 -Apoiar e desenvolver as ações necessárias à formalização e execução de protocolos, convénios e acordos entre a Faculdade e outras instituições, mantendo a informação atualizada relativa aos mesmos;
3 -Desenvolver, em conjunto com o Serviço de Apoio a Estudantes, iniciativas destinadas a promover a empregabilidade dos/as Alumni da NOVA School of Law;
4 -Manter atualizada a informação relativa aos acordos de mobilidade para estudantes, trabalhadores/as, docentes e investigadores/as e assegurar os atos e formalidades necessários à boa execução dos mesmos;
5 -Desenvolver e implementar as ações necessárias ao estabelecimento de acordos e programas de mobilidade e intercâmbio de estudantes, trabalhadores/as, docentes e investigadores/as;
6 -Apoiar a implementação da estratégia de internacionalização da Faculdade nos domínios da investigação e ensino;
7 -Apoiar e desenvolver atividades de internacionalização da NOVA School of Law, nas suas várias vertentes, em articulação com a Universidade NOVA de Lisboa (UNL);
8 -Preparar e apresentar propostas de protocolos ou outros instrumentos de cooperação na sua área de intervenção;
9 -Acompanhar e fornecer a informação necessária para os rankings internacionais relevantes para a NOVA School of Law, em articulação com os serviços das áreas de Ensino e de Investigação;
10 -Desenvolver as ações necessárias à constituição de um "Corpo Alumni" da NOVA School of Law, integrado na política geral de desenvolvimento da Faculdade;
11 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
12 -Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo/a Diretor/a.

Secção IV - Área da Qualidade e Controlo Interno

Artigo 15.º

Composição

A Área da Qualidade e Controlo Interno integra:

1 -Serviço de Auditoria e Controlo Interno;
2 -Serviço de Planeamento, Qualidade e Acreditação.

Artigo 16.º

Serviço de Auditoria e Controlo Interno

Compete ao Serviço de Auditoria e Controlo Interno:

1 -Elaborar um plano anual de auditoria interna, a submeter à aprovação do/a Diretor/a, e desenvolver ações necessárias à sua concretização;
2 -Elaborar o relatório das atividades anuais de auditoria interna desenvolvidas e reportar ao/à Diretor/a;
3 -Analisar e avaliar, em termos de economia, eficiência e eficácia, as atividades da NOVA School of Law, detetando e caracterizando os fatores e as situações condicionantes ou impeditivas da realização dos objetivos superiormente definidos, apresentando sugestões de melhoria e de alteração/correção de procedimentos;
4 -Propor melhorias relativas aos processos de gestão de risco, governação e controlo;
5 -Reportar exposições significativas ao risco, nomeadamente risco de fraude, corrupção e infrações conexas;
6 -Elaborar relatórios e propor medidas tendentes à eliminação das eventuais disfunções ou incorreções detetadas;
7 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
8 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 17.º

Serviço de Planeamento, Qualidade e Acreditação

Compete ao Serviço de Planeamento, Qualidade e Acreditação:

1 -Produzir e organizar informação relevante para a gestão estratégica da NOVA School of Law, definindo procedimentos tendentes à sua otimização;
2 -Realizar estudos prospetivos relativos ao desenvolvimento das atividades da Faculdade, quantificando-os quanto a sua viabilidade e condições de realização;
3 -Promover, em articulação com os demais serviços da Faculdade, a recolha e tratamento de dados estatísticos institucionais relativos ao ensino, investigação e ao desempenho da NOVA School of Law;
4 -Elaborar planos plurianuais, planos e relatórios anuais de atividades, e apoiar a elaboração dos relatórios de gestão;
5 -Apoiar os Órgãos no planeamento do ano letivo elaborando, designadamente, o calendário escolar, os planos curriculares, a lista de distribuição de serviço docente, e articulando o envio da informação para o guia informativo da NOVA School of Law;
6 -Elaborar as propostas de horários letivos e os mapas de exames para aprovação pelos órgãos competentes da Faculdade;
7 -Gerir os processos de acreditação dos ciclos de estudos e registo dos mesmos na plataforma da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior e na Direção-Geral do Ensino Superior;
8 -Organizar o arquivo e consulta eletrónica da informação respeitante à criação e alteração de ciclos de estudos, fichas de unidade curricular e da informação relativa à publicação das normas regulamentares;
9 -Apoiar a implementação do Sistema Interno da Garantia da Qualidade da NOVA - NOVA SIMAQ - na Faculdade, nomeadamente no que respeita aos instrumentos de operacionalização da política de qualidade, da sua monitorização e controlo;
10 -Elaborar os relatórios a serem encaminhados para a NOVA SIMAQ;
11 -Realizar iniciativas tendo em vista a promoção da qualidade nas grandes áreas de atuação da Faculdade e nos Serviços;
12 -Promover e desenvolver mecanismos de auscultação, monitorização e avaliação da qualidade e zelar pela divulgação dos seus resultados;
13 -Promover a elaboração e contínua atualização do Manual de Procedimentos da NOVA School of Law;
14 -Colaborar na elaboração de relatórios ou indicadores institucionais para reporte de informação junto das entidades competentes;
15 -Recolher e manter atualizados os dados para a obtenção de indicadores de desempenho para a NOVA SIMAQ;
16 -Promover abordagens de melhoria contínua e de desenvolvimento de cultura institucional de Garantia da Qualidade;
17 -Receber e tratar elogios, sugestões e reclamações apresentadas;
18 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
19 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Secção V - Área de Recursos

Artigo 18.º

Composição

A Área de Recursos é uma área transversal de apoio às atividades da Faculdade e do CEDIS e integra os seguintes serviços:

1 -Serviço de Apoio à Direção e aos Órgãos Colegiais
2 -Serviço de Biblioteca e Gestão de Documentação;
3 -Serviço de Gestão Financeira e Contratação Pública;
4 -Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
5 -Serviço de Tecnologia de Informação e Comunicações.

Artigo 19.º

Serviço de Apoio à Direção e aos Órgãos Colegiais

Compete ao Serviço de Apoio à Direção e aos Órgãos Colegiais:

1 -Prestar apoio administrativo à direção e à atividade dos órgãos colegiais da Faculdade;
2 -Secretariar as reuniões da direção e dos Órgãos Colegiais da Faculdade;
3 -Proceder à expedição das convocatórias legais para as reuniões de todos os Órgãos Colegiais da Faculdade;
4 -Conservar, guardar e manter em ordem as atas das reuniões e toda a documentação pertencente à direção e aos órgãos colegiais da faculdade;
5 -Prestar apoio aos processos eleitorais para a eleição dos Órgãos da Faculdade;
6 -Prestar apoio à constituição e funcionamento dos júris de doutoramento e das provas de agregação, organizando o respetivo processo, em articulação com o Serviço Académico e Serviço de Apoio ao Ensino;
7 -Prestar apoio aos júris ou comissões de seleção dos procedimentos concursais tendentes ao recrutamento de pessoal docente em articulação com o Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
8 -Coordenar e prestar assessoria jurídica, conjuntamente com os demais serviços relevantes, nomeadamente na elaboração de informações, pareceres, regulamentos, contratos e outros documentos emanados da direção da Faculdade;
9 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, assim como o respetivo manual de procedimentos;
10 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 20.º

Serviço de Biblioteca e Gestão de Documentação

Compete ao Serviço de Biblioteca e Gestão de Documentação:

1 -Implementar as opções estratégicas nas suas áreas de intervenção, designadamente no que respeita à aquisição de bibliografia, em qualquer tipo de suporte, através de compra, oferta e permuta de títulos;
2 -Apoiar e executar a estratégia estabelecida para a Biblioteca digital e repositórios digitais de referência;
3 -Registar no Repositório da Universidade NOVA de Lisboa as obras de produção intelectual da NOVA School of Law, nomeadamente produção científica no âmbito dos cursos de formação avançada e facultar ao Serviço Académico os dados necessários do Repositório para o registo dos processos na plataforma RENATES;
4 -Assegurar o tratamento técnico (catalogação, indexação e/ou cotação) apropriado da informação bibliográfica adquirida e armazenada nos seus diversos suportes;
5 -Manter atualizadas as bases de dados existentes assegurando o controlo e registo de todas as aquisições;
6 -Assegurar a gestão dos recursos documentais existentes, mantendo atualizado o acervo bibliográfico, as bases de dados bibliográficas, de sumário e arquivo, disponibilizando e difundindo a informação junto dos/as utilizadores/as.
7 -Participar em redes de informação bibliográfica em áreas de interesse para a NOVA School of Law, assim como estabelecer parcerias com instituições nacionais e estrangeiras nas suas áreas de intervenção;
8 -Propor e implementar as ações que garantam a otimização dos recursos existentes na Biblioteca, divulgando-os junto dos/as seus/suas utilizadores/as;
9 -Proceder ao atendimento dos/as utilizadores/as, nomeadamente através da:
1. a)Promoção e apoio à utilização dos meios de consulta nos seus diversos suportes;
2. b)Gestão dos empréstimos de livros e periódicos, assim como da base de utilizadores, incluindo os empréstimos interbibliotecas;
3. c)Atualização e disponibilização de livros e periódicos para consulta direta.
10 -Facilitar o acesso e a utilização dos serviços e recursos de informação bibliográfica disponíveis na Faculdade através da realização de ações de formação e da disponibilização de instrumentos de suporte, em articulação com as restantes áreas;
11 -Assegurar a distribuição por oferta e/ou permuta das Revistas da NOVA School of Law junto de outras bibliotecas e entidades congéneres, com as quais são mantidos protocolos de cooperação e/ou permuta;
12 -Garantir o funcionamento e organização da sala de leitura e dos depósitos;
13 -Propor e implementar uma política de gestão de documentação de natureza administrativa da Faculdade;
14 -Assegurar o tratamento técnico da documentação e do arquivo físico e digital de toda a Faculdade e dos espólios e acervos documentais à sua guarda;
15 -Diagnosticar o estado físico e zelar pela preservação da documentação destinada a conservação permanente;
16 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
17 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 21.º

Serviço de Gestão Financeira e Contratação Pública

Integra o Serviço de Gestão Financeira a contabilidade, a tesouraria, a contratação pública e a gestão do património, competindo-lhe:

1 -Elaborar o projeto de orçamento da Faculdade;
2 -Gerir e registar os processos de alterações orçamentais;
3 -Elaborar os processos de requisição de fundos;
4 -Verificar os processos de despesa, respetiva cabimentação e legalidade dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos;
5 -Desenvolver as ações necessárias à arrecadação das receitas e à execução dos pagamentos autorizados, através, nomeadamente, de:
1. a)Operações bancárias, controlando os respetivos débitos e créditos;
2. b)Gestão de fundos de maneio;
3. c)Gestão do orçamento de tesouraria.
6 -Emitir e processar as faturas respeitantes aos serviços prestados e assegurar a sua boa cobrança;
7 -Classificar e registar os documentos de receita e de despesa;
8 -Analisar e reconciliar as contas bancárias;
9 -Registar o reembolso a estudantes;
10 -Acompanhar o processo de execução de pagamento de propinas desencadeado, quando necessário, os procedimentos tendentes à sua cobrança coerciva, assim como outras dívidas;
11 -Elaborar a conta de gerência;
12 -Verificar os balancetes das contas de terceiros para gestão dos recursos financeiros;
13 -Registar e analisar a informação financeira na ótica da contabilidade analítica;
14 -Apoiar a Direção na determinação das orientações estratégicas para a área, bem como na definição dos procedimentos tendentes à sua otimização;
15 -Elaborar relatórios mensais, trimestrais e anuais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;
16 -Elaborar informação necessária aos reportes financeiros solicitados pelas várias entidades competentes;
17 -Acompanhar e controlar a execução financeira de projetos de investigação, seminários, colóquios e outras prestações de serviços;
18 -Acompanhar a execução dos fluxos de caixa e da tesouraria;
19 -Apoiar na elaboração do relatório de gestão anual;
20 -Acompanhar e apoiar os processos de auditoria interna e externa;
21 -Elaborar os processos de contratação pública, designadamente os processos de aquisição ou locação de bens e serviços;
22 -Elaborar, acompanhar e gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços, assistência técnica e manutenção de equipamentos, assegurando o cumprimento dos mesmos;
23 -Gerir os procedimentos relativos a obras de conservação das instalações;
24 -Gerir os stocks de material, fornecendo às diversas áreas com os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;
25 -Registar e controlar o património móvel e imóvel, incluindo a criação das fichas de imobilizado, o cálculo das amortizações e os autos de abate;
26 -Acompanhar e controlar a manutenção, conservação, limpeza e segurança das instalações;
27 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço, assim como o respetivo manual de procedimentos;
28 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 22.º

Serviço de Gestão de Recursos Humanos

O serviço de Gestão de Recursos Humanos assegura o desenvolvimento e a gestão operacional dos recursos humanos da Faculdade e integra o serviço de expediente, competindo-lhe:

1 -Organizar, apoiar e desenvolver os processos de recrutamento, seleção e contratação de trabalhadores/as, incluindo:
1. a)A gestão dos processos de contratação de docentes, investigadores/as, bolseiros/as;
2. b)A instrução, análise e acompanhamento dos processos de recrutamento e contratação de dirigentes e trabalhadores/as;
3. c)Realizar o acolhimento de novos/as docentes, investigadores/as, bolseiros/as, dirigentes e trabalhadores/as, acompanhando e apoiando os processos de registo, nomeadamente na Segurança Social, Finanças, ou ADSE, entre outros que se revelem essenciais à contratação.
2 -Organizar e manter atualizados os processos individuais e o cadastro dos/as trabalhadores, assim como a base de dados que lhe corresponda;
3 -Organizar, analisar e operacionalizar os procedimentos relativos ao desenvolvimento de carreira de todos/as os/as trabalhadores/as da NOVA School of Law;
4 -Gerir os processos relativos à modificação, suspensão e extinção da relação laboral (de natureza pública ou privada);
5 -Acompanhar o cumprimento do ciclo de gestão de avaliação dos/as trabalhadores/as em articulação com as respetivas comissões coordenadoras;
6 -Gerir os contratos e procedimentos relativos a docentes convidados/as e docentes visitantes;
7 -Apoiar os processos de distribuição de serviço docente no que respeita à gestão de licenças sabáticas e outras dispensas de serviço docente, equiparações a bolseiro/a, acumulação de funções, e propostas de novas contratações;
8 -Acompanhar os/as bolseiros/as de investigação científica, prestando informações relativas ao seu Estatuto;
9 -Efetuar o processamento de vencimentos, incluindo as prestações de trabalho suplementar, deslocações em serviço e ajudas de custo assim como as correspondentes obrigações fiscais;
10 -Operacionalizar todos os procedimentos relativos a ausências ao trabalho (designadamente faltas, férias, licenças, dispensas de serviço, acidentes de trabalho e doenças profissionais) assim como instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos/as trabalhadores/as;
11 -Gerir todas as questões relacionadas com ADSE, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações, IRS, Sindicatos ou outros;
12 -Elaborar o balanço social e demais instrumentos de gestão de recursos humanos legalmente exigidos;
13 -Responder a questionários e reporte de informação solicitados pelas entidades competentes, designadamente SIOE, RITAP, RAF, IEESP ou outros;
14 -Proceder ao levantamento das necessidades de formação e desenvolvimento profissional dos/as trabalhadores/as, assim como elaborar e gerir e operacionalizar os respetivos planos de formação;
15 -Apoiar na elaboração do mapa de pessoal gerindo as respetivas alterações;
16 -Fornecer, na sua área de intervenção, os elementos necessários à elaboração do orçamento anual e às alterações orçamentais;
17 -Elaborar os documentos de prestação de contas na parte respeitante aos/às trabalhadores/as;
18 -Proceder à publicitação de atos assim como à emissão de certidões, declarações, notas biográficas, contagens de tempo de serviço ou outros documentos;
19 -Disponibilizar informação de gestão na sua área de intervenção quando solicitado;
20 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos à área assim como o respetivo manual de procedimentos;
21 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Artigo 23.º

Serviço de Tecnologia de Informação e Comunicações

Compete ao Serviço de Tecnologia de Informação e Comunicações:

1 -Gerir a infraestrutura e a rede informática de suporte aos sistemas de informação da NOVA School of Law, promovendo a sua otimização e desenvolvendo as ações necessárias à sua melhoria;
2 -Gerir o parque informático identificando necessidades de aquisição, de upgrade, de reparação ou de substituição de equipamento;
3 -Propor e desenvolver medidas necessárias à boa utilização do equipamento informático existente nos espaços da Faculdade;
4 -Desenvolver aplicações informáticas e de sistemas de apoio à decisão, bem como apoiar o desenvolvimento do site da NOVA School of Law, a intranet e a implementação de outros softwares;
5 -Apresentar propostas e emitir parecer sobre a aquisição de hardware e software especificando requisitos tais como interoperabilidade, desempenho e segurança das soluções informáticas;
6 -Efetuar análises de custo/benefício e avaliações de risco e impacto organizacional dos sistemas informáticos;
7 -Conceber e implementar aplicações informáticas capazes de apoiar e agilizar os processos de desenvolvimento organizacional;
8 -Apoiar a elaboração de inventário técnico, recolocação, renovação e abate de equipamento informático, software e respetivas licenças;
9 -Gerir o funcionamento do software adquirido reportando informação sempre que relevante;
10 -Garantir o atendimento e o apoio helpdesk aos/às docentes, trabalhadores/as e estudantes da NOVA School of Law, organizar ações de formação e disponibilizar tutoriais próprios;
11 -Apoiar na emissão de cartão de estudante e de trabalhador/a;
12 -Zelar pela conservação do equipamento, incluindo equipamentos de som, videoprojectores, fichas de conexão, cablagens e telas de projeção das salas de aulas, assim como organizar os processos de manutenção, conservação, reparação e utilização deste;
13 -Assegurar a salvaguarda da informação, nomeadamente através de sistemas de backup e planos de recuperação de informação;
14 -Gerir os acessos à rede, de acesso a pastas e aplicações partilhadas, assim como a criação de contas de correio eletrónico institucionais e as respetivas listas de distribuição;
15 -Conceber, ou colaborar na conceção conjunta no seio da Universidade, e implementar políticas de cibersegurança minimizando potenciais riscos de intrusão, bem como diferenciar a informação consoante a sua criticidade e o público a que se destina;
16 -Definir e implementar processos de resposta a incidentes de cibersegurança na Faculdade;
17 -Definir e implementar a arquitetura de redes de comunicações da NOVA School of Law, gerindo as respetivas infraestruturas e propondo a sua otimização e melhoria quando justificadas;
18 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos a todo o serviço assim como o respetivo manual de procedimentos;
19 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.

Capítulo III - Disposições Finais e Transitórias

Artigo 24.º

Cargos de Dirigentes

1 -O pessoal dirigente provido à data da entrada em vigor do presente Regulamento em cargo de direção intermédia, objeto de reorganização, cujo cargo de dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para o Serviço que lhe sucedeu, mantendo-se a duração da comissão de serviço em curso.
2 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço referidas no número anterior, que se mantêm.

Artigo 25.º

Lacunas e Legislação Aplicável

1 -Os casos omissos e as dúvidas de interpretação são resolvidos por despacho do/a Diretor/a.
2 -Aplicam-se subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e o Código de Procedimento Administrativo, e a demais legislações em vigor, sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente Regulamento.

Artigo 26.º

Norma Revogatória

Com a entrada em vigor do presente regulamento é integralmente revogado o Regulamento n.º 1063/2020, publicado em 4 de dezembro de 2020 no Diário da República, 2.ª série, n.º 236, Regulamento Interno de Organização e Funcionamento da NOVA School of Law.

Artigo 27.º

Entrada em Vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

316358115

Artigo 22.º

Serviço de Gestão de Recursos Humanos

O serviço de Gestão de Recursos Humanos assegura o desenvolvimento e a gestão operacional dos recursos humanos da Faculdade e integra o serviço de expediente, competindo-lhe:

1 -Organizar, apoiar e desenvolver os processos de recrutamento, seleção e contratação de trabalhadores/as, incluindo:
1. a)A gestão dos processos de contratação de docentes, investigadores/as, bolseiros/as;
2. b)A instrução, análise e acompanhamento dos processos de recrutamento e contratação de dirigentes e trabalhadores/as;
3. c)Realizar o acolhimento de novos/as docentes, investigadores/as, bolseiros/as, dirigentes e trabalhadores/as, acompanhando e apoiando os processos de registo, nomeadamente na Segurança Social, Finanças, ou ADSE, entre outros que se revelem essenciais à contratação.
2 -Organizar e manter atualizados os processos individuais e o cadastro dos/as trabalhadores, assim como a base de dados que lhe corresponda;
3 -Organizar, analisar e operacionalizar os procedimentos relativos ao desenvolvimento de carreira de todos/as os/as trabalhadores/as da NOVA School of Law;
4 -Gerir os processos relativos à modificação, suspensão e extinção da relação laboral (de natureza pública ou privada);
5 -Acompanhar o cumprimento do ciclo de gestão de avaliação dos/as trabalhadores/as em articulação com as respetivas comissões coordenadoras;
6 -Gerir os contratos e procedimentos relativos a docentes convidados/as e docentes visitantes;
7 -Apoiar os processos de distribuição de serviço docente no que respeita à gestão de licenças sabáticas e outras dispensas de serviço docente, equiparações a bolseiro/a, acumulação de funções, e propostas de novas contratações;
8 -Acompanhar os/as bolseiros/as de investigação científica, prestando informações relativas ao seu Estatuto;
9 -Efetuar o processamento de vencimentos, incluindo as prestações de trabalho suplementar, deslocações em serviço e ajudas de custo assim como as correspondentes obrigações fiscais;
10 -Operacionalizar todos os procedimentos relativos a ausências ao trabalho (designadamente faltas, férias, licenças, dispensas de serviço, acidentes de trabalho e doenças profissionais) assim como instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos/as trabalhadores/as;
11 -Gerir todas as questões relacionadas com ADSE, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações, IRS, Sindicatos ou outros;
12 -Elaborar o balanço social e demais instrumentos de gestão de recursos humanos legalmente exigidos;
13 -Responder a questionários e reporte de informação solicitados pelas entidades competentes, designadamente SIOE, RITAP, RAF, IEESP ou outros;
14 -Proceder ao levantamento das necessidades de formação e desenvolvimento profissional dos/as trabalhadores/as, assim como elaborar e gerir e operacionalizar os respetivos planos de formação;
15 -Apoiar na elaboração do mapa de pessoal gerindo as respetivas alterações;
16 -Fornecer, na sua área de intervenção, os elementos necessários à elaboração do orçamento anual e às alterações orçamentais;
17 -Elaborar os documentos de prestação de contas na parte respeitante aos/às trabalhadores/as;
18 -Proceder à publicitação de atos assim como à emissão de certidões, declarações, notas biográficas, contagens de tempo de serviço ou outros documentos;
19 -Disponibilizar informação de gestão na sua área de intervenção quando solicitado;
20 -Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos à área assim como o respetivo manual de procedimentos;
21 -Exercer as demais competências designadas pelo/a Diretor/a.