Despacho

Despacho n.º 643/2024

Aprova o Regulamento de Prestação de Serviços ao Exterior da Universidade do Minho

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto e âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento tem por objeto regular a prestação de serviços ao exterior, através do fornecimento de serviços avançados de alto valor acrescentado e da disponibilização de competências, mediante a utilização de recursos humanos e materiais da Universidade do Minho, doravante UMinho, solicitados por entidades externas, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, que sejam responsáveis pelo seu financiamento próprio.
2 -As atividades de prestação de serviços ao exterior são realizadas no âmbito da UMinho, através das suas Unidades Orgânicas, Unidades de Serviços, Unidades Culturais e Unidades Diferenciadas, adiante designadas por Unidades.
3 -O presente Regulamento aplica-se a todos os docentes, investigadores e pessoal não docente e não investigador, internamente designado por pessoal técnico, administrativo e de gestão, independentemente da natureza do seu vínculo contratual e do respetivo regime de prestação de serviços, que colaborem ou prestem serviços a entidades externas no âmbito das funções que exercem na UMinho.

Artigo 2.º

Princípios

1 -A prestação de serviços ao exterior respeita um conjunto de princípios, designadamente:
1. a)A relevância científica, técnica, artística e/ou pedagógica, reconhecida como adequada à natureza, dignidade e atribuições da UMinho;
2. b)A compatibilidade das obrigações decorrentes das atividades ou projetos desenvolvidos com a missão e os objetivos da UMinho;
3. c)A garantia da adequada qualidade científica e técnica do serviço a prestar;
4. d)A obrigatoriedade de todas as prestações de serviços ao exterior terem caráter institucional, baseando-se em protocolos, contratos ou em outros instrumentos similares, que definam claramente os deveres e obrigações das partes;
5. e)Não pode conflituar ou resultar prejuízo para as normais atividades docentes, de investigação e não docentes prosseguidas pela UMinho.
2 -A prestação de serviços ao exterior, incluindo o pagamento de remunerações adicionais, encontra-se subordinada aos princípios da legalidade, da imparcialidade, da transparência, da sã concorrência, da proteção de dados pessoais, da integridade da investigação e da prevenção e gestão de conflitos de interesses e da cobertura de todos os custos.

Artigo 3.º

Tipologia das atividades e projetos

No âmbito da prestação de serviços ao exterior consideram-se atividades e projetos a desenvolver, designadamente, os seguintes:

a)Projetos de investigação, desenvolvimento ou inovação tecnológica;
b)Estudos e pareceres;
c)Trabalhos de consultoria, auditoria, peritagens ou afins;
d)Trabalhos de assessoria, arbitragem, monitorização ou afins;
e)Serviços de tipo laboratorial, tais como análises ou ensaios;
f)Projetos de cooperação para o desenvolvimento;
g)Projetos de desenvolvimento regional, social ou comunitário;
h)Projetos de promoção científica ou cultural;
i)Formação pedagógica, científica ou técnica;
j)Outros serviços especializados que não tenham regulamentação específica.

Artigo 4.º

Processo de decisão

1 -A prestação de serviços ao exterior depende de autorização do Reitor, após pronúncia devidamente fundamentada do responsável pela Unidade envolvido no desenvolvimento da atividade ou projeto requerido.
2 -Para além de outros elementos que se reputem relevantes, e que possam vir a ser definidos caso a caso, o pedido de autorização ao Reitor deve ser instruído com os seguintes documentos:
1. a)Minuta do contrato a celebrar, com os seguintes elementos:
  1. i)Identificação da entidade externa;
  2. ii)Descrição técnica e tipologia das atividades ou projetos a desenvolver;
  3. iii)Estipulação dos deveres e obrigações que decorrem de ambas as partes;
  4. iv)Designação do coordenador pela prestação de serviços e respetiva equipa, quando aplicável;
  5. v)Estipulação de um prazo para a realização da prestação de serviços e, quando aplicável, calendarização das atividades ou projetos a desenvolver;
  6. vi)Indicação do preço da prestação de serviços, condições e formas de pagamento, incluindo prazos de vencimento;
  7. vii)Cláusulas relativas a direitos de autor e direitos conexos, direitos de propriedade industrial e propriedade e titularidade do conhecimento científico produzido que possa decorrer do resultado das atividades ou projetos, quer para os autores envolvidos, quer para a UMinho, quando aplicável;
  8. viii)Cláusulas de confidencialidade sobre o acesso a informação adstrita à prestação de serviços, bem como quanto aos resultados das atividades ou projetos a desenvolver, caso tal se demonstre necessário;
2. b)Respetivo orçamento detalhado das atividades ou projetos a desenvolver;
3. c)Listagem dos recursos humanos envolvidos na prestação de serviços, com definição da percentagem de tempo de dedicação;
4. d)Listagem dos recursos patrimoniais necessários à adequada execução das atividades ou projetos a desenvolver;
5. e)Definição dos encargos que a UMinho terá com a prestação de serviços;
6. f)Termo de compromisso junto pelo coordenador pela prestação de serviços, onde este se assume responsável nos termos do presente Regulamento;
7. g)Indicação da necessidade de contratar um seguro de responsabilidade civil de forma a cobrir os riscos inerentes à prestação de serviços, quer as consequências que deles decorram para a entidade externa, propondo-se, caso assim se entenda, o tipo de seguro a contratar, devendo calcular-se os custos específicos e incorporá-los no orçamento da prestação de serviços.
3 -Após a aprovação pelo Reitor, o responsável pela Unidade acompanha os trâmites da respetiva contratualização da prestação de serviços com a entidade externa e coopera em todos os procedimentos subsequentes até à efetiva conclusão do processo.

Artigo 5.º

Formalização

1 -A prestação de serviços assume, em regra, a forma de contrato escrito a celebrar entre a UMinho e a entidade externa.
2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, compete ao Reitor decidir sobre a formalização mais adequada, considerando a informação veiculada pela Unidade que irá prestar o serviço.

Artigo 6.º

Coordenador

1 -O coordenador que irá prestar serviços ao exterior é designado pelo Reitor.
2 -A duração do vínculo contratual do coordenador com a UMinho deve, em regra, coincidir temporalmente com os períodos das atividades ou projetos a desenvolver no âmbito da prestação de serviços.
3 -Compete, nomeadamente, ao coordenador:
1. a)Gerir, orientar e supervisionar a correta execução das atividades ou projetos a desenvolver e o cumprimento das demais normas aplicáveis;
2. b)Articular com os serviços competentes a execução, física e financeira, das atividades ou projetos a desenvolver;
3. c)Identificar problemas, antecipar soluções e gerir conflitos;
4. d)Garantir que a prestação de serviços atinge os objetivos decorrentes do contratado e do orçamento previsto;
5. e)Zelar pela conclusão da prestação de serviços e, quando aplicável, remeter à entidade externa os respetivos resultados, bem como assegurar o cumprimento das obrigações decorrentes da prestação de serviços;
6. f)Elaborar todos os documentos relativos à prestação de serviços, designadamente o termo de compromisso, a declaração de responsabilidade e os relatórios;
7. g)Prestar, em tempo útil, todos os esclarecimentos solicitados pela UMinho ou pela entidade externa;
8. h)Caso a duração das atividades ou projetos a desenvolver seja superior a um ano, o coordenador apresentará os relatórios de progresso das atividades com uma periodicidade anual ao responsável da Unidade;
9. i)No término das atividades ou projetos da prestação de serviços, o coordenador apresentará ao responsável da Unidade no prazo contratualizado ou, na sua ausência, no prazo máximo de 60 dias, o relatório discriminativo da atividade produzida e dos resultados atingidos.

Artigo 7.º

Orçamentação

1 -A orçamentação das atividades ou projetos a desenvolver, em cumprimento de todos os princípios da concorrência leal com as demais entidades prestadoras de serviços a operar no mercado, é executada na modalidade de custos totais, com garantia do reembolso de todos os custos efetivamente incorridos e dos overheads aplicáveis.
2 -As atividades ou projetos a desenvolver encontram-se vinculados às seguintes regras:
1. a)A estrutura base do orçamento, designada por custos diretos, deve refletir a imputação de vencimentos dos recursos humanos, assim como de bens e serviços, diretamente afetos à atividade objeto da prestação de serviços, garantindo a cobertura dos inerentes custos de funcionamento e investimento;
2. b)Complementarmente, é orçamentado o valor destinado a assegurar a cobertura de todos os custos indiretos associados à atividade (ou seja, os "gastos gerais"), respeitando a política de overheads em vigor.
3 -São custos diretos, para efeitos do presente Regulamento, o montante global contratualizado, calculado de forma discriminada em orçamento, subtraído da percentagem indicada na alínea b) do número anterior, constituído pelos valores reconhecidos como necessários à preparação e execução das atividades ou projetos a desenvolver, designadamente:
1. a)Custos afetados às atividades ou projetos a desenvolver:
  1. i)Afetação de recursos humanos internos necessários ao desenvolvimento da atividade ou projeto, de acordo com as tabelas de custo em vigor;
  2. ii)Afetação de quaisquer outros recursos internos necessários à execução das atividades ou projetos a desenvolver, nomeadamente instalações e equipamentos específicos.
2. b)Custos adicionais às atividades ou projetos a desenvolver:
  1. i)Contratualização de recursos humanos com o fim específico de desenvolvimento da atividade ou projeto, que se mostrem imprescindíveis à sua realização;
  2. ii)Aquisição de equipamentos ou outros bens de capital ou de investimento;
  3. iii)Aquisição de bens de consumo ou outros análogos;
  4. iv)Deslocações e estadas;
  5. v)Aquisição de serviços, em condições específicas e justificadas, que se mostrem imprescindíveis à preparação ou realização das atividades ou projetos a desenvolver;
  6. vi)Amortização de equipamentos e outros bens de capital;
  7. vii)Apoio à formação, académica ou profissional, de discentes com colaboração efetiva na atividade objeto da prestação;
  8. viii)Seguros de responsabilidade civil ou outros que se mostrem necessários à prossecução da atividade objeto da prestação de serviços.
3. c)Valor adicional que estabeleça um preço adequado ao valor de mercado da prestação a realizar.
4 -Quando a estrutura de custos não puder ser formulada na modalidade de custos totais, o orçamento base inclui a totalidade das despesas marginais necessárias à execução da atividade ou projeto a desenvolver e deverá definir qual a componente da receita que é consignada à concretização da atividade ou projeto, a orçamentar pelo respetivo coordenador, e qual a repartição da componente de receita não consignada, prioritariamente destinada a suportar overheads.

Artigo 8.º

Overheads

1 -Os overheads consistem na retenção de uma parte da receita gerada pelas atividades e projetos para fazer face aos custos gerais da Universidade do Minho.
2 -A aplicação de overheads é fixada por Despacho Reitoral, ouvido o Conselho de Gestão.
3 -O montante de overheads deve ser inscrito no orçamento a título de gastos gerais.

Artigo 9.º

Gestão de recursos financeiros disponíveis

1 -Consideram-se recursos financeiros disponíveis o saldo final depois de efetuado o pagamento de todas as despesas, e após a retenção de overheads.
2 -A alocação interna dos recursos financeiros disponíveis é efetuada pela Unidade.
3 -Com exceção dos Projetos de Ensino, os recursos financeiros disponíveis são processados no âmbito de uma Dimensão (centro de custos), criada especificamente para cada atividade ou projeto, cabendo ao coordenador a sua distribuição nos termos dos números seguintes:
1. a)As verbas podem ser convertidas em componentes remuneratórias destinadas a compensar o contributo dos recursos humanos internos nos parâmetros das respetivas contribuições individuais, sem prejuízo da alínea seguinte;
2. b)As componentes, a que se refere a alínea anterior, obedecem ao regime legalmente aplicável, designadamente ao disposto nos artigos 70.º do ECDU, 34.º-A do ECPDESP, 52.º do ECIC e do 44.º do RPI-UM, não podendo, em qualquer caso, traduzir-se em redundância remuneratória pelo mesmo tempo de serviço, nem exceder por ano e per capita a remuneração anual atinente ao cargo de Primeiro-Ministro.
4 -Os pedidos de abertura de Dimensão da atividade são apresentados em formulário próprio, disponibilizado pela Unidade de Serviços Financeiro e Patrimonial, devendo o mesmo incluir obrigatoriamente o parecer do responsável da Unidade e, se aplicável, da respetiva Subunidade em que se insere o coordenador da atividade ou projeto desenvolvido, bem como a proposta de fixação explícita dos respetivos overheads.
5 -Os pedidos de abertura da Dimensão da atividade ou projeto são encaminhados para o Vice-Reitor com a delegação de competência para o efeito.
6 -A Dimensão é encerrada após a alocação dos recursos financeiros e do pagamento de remunerações adicionais aos docentes, investigadores e/ou pessoal técnico, administrativo e de gestão, nos termos dos artigos 10.º e 11.º
7 -Os bens inventariáveis que se adquiram com as receitas provenientes da prestação de serviços serão incorporados no património da UMinho.

Artigo 10.º

Docentes e investigadores em regime de exclusividade

1 -Os docentes e investigadores em regime de exclusividade podem exercer atividades, no âmbito de contratos entre a UMinho e outras entidades, ao abrigo disposto na alínea j) do n.º 3 e n.º 4 do artigo 70.º do ECDU, na alínea j) do n.º 3 e n.º 4 do artigo 34.º-A, do ECPDESP, na alínea l) do n.º 2 do artigo 52.º do ECIC e na alínea l) do n.º 1 e n.º 5 do artigo 44.º do RPI-UM.
2 -Para efeitos do disposto no número anterior, a perceção de remunerações adicionais pelos docentes e investigadores é autorizada pelo Conselho de Gestão da UMinho desde que cumulativamente:
1. a)As atividades sejam da responsabilidade da UMinho, quer no âmbito de contratos celebrados entre a UMinho e outras entidades públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, quer no âmbito de projetos subsidiados por quaisquer dessas entidades; e
2. b)Os encargos com as correspondentes remunerações sejam satisfeitos através de receitas provenientes dos referidos contratos ou subsídios; e
3. c)O mérito científico ou técnico das atividades se encontre reconhecido pelo Conselho Científico da Unidade, como adequado à natureza, dignidade e funções da UMinho; e
4. d)Quando as obrigações decorrentes do contrato ou da aceitação do subsídio não impliquem uma relação estável.
3 -O Conselho Científico pode aprovar uma lista de entidades financiadoras que, pela sua dimensão e reconhecida capacidade, se considerem como garantia de mérito científico ou técnico.
4 -No caso de projetos financiados por entidades não pertencentes a essa lista a aferição do mérito é feita caso a caso.
5 -Verificado o preenchimento das condições enumeradas no n.º 2, os encargos decorrentes das remunerações adicionais são sempre suportados pelas receitas da própria atividade ou projeto, nos termos previstos na lei.
6 -Só podem ser pagas remunerações adicionais previstas no orçamento da atividade ou projeto, contrato ou protocolo, após verificação prévia de cabimento nas verbas recebidas e depois de deduzidos os gastos gerais imputáveis ao projeto ou serviço, quando aplicáveis.
7 -O valor pago aos docentes e investigadores será objeto dos descontos legais, de acordo com a legislação em vigor.
8 -O período dedicado anualmente por cada docente ou investigador às atividades de prestação de serviços ao exterior integra a percentagem alocada à cooperação, a definir por Despacho do Reitor.

Artigo 11.º

Remuneração de pessoal técnico, administrativo e de gestão

1 -O pessoal técnico, administrativo e de gestão da UMinho poderá ser remunerado pela sua participação em atividades ou projetos, no âmbito da prestação de serviços ao exterior, desde que essa participação decorra fora das horas normais de serviço, não esteja abrangida pelo objeto do respetivo contrato de trabalho e não implique prejuízo para o normal funcionamento da Unidade onde exerce funções.
2 -Sem prejuízo do disposto no artigo 9.º, n.º 3, só podem ser pagas remunerações adicionais previstas no orçamento da atividade ou projeto, contrato ou protocolo, após verificação prévia de cabimento nas verbas recebidas e depois de deduzidos os gastos gerais imputáveis ao projeto ou serviço, quando aplicáveis.
3 -O valor pago ao pessoal técnico, administrativo e de gestão será objeto dos descontos legais, de acordo com a legislação em vigor.

Artigo 12.º

Controlo de qualidade

1 -A UMinho promoverá, após conclusão da atividade ou projeto, ou sempre que entender necessário, o preenchimento de inquéritos e de outras medidas de avaliação da qualidade dos serviços prestados.
2 -No final de cada prestação de serviços deverá ser produzido um relatório discriminativo da atividade produzida e dos resultados atingidos, nos termos do disposto no artigo 6.º, n.º 3, alínea i), do presente Regulamento.

Artigo 13.º

Conflito de interesses

As prestações de serviço, objeto do presente Regulamento, estão sujeitas ao disposto no Regulamento sobre a Política de Conflitos de Interesses da Universidade do Minho.

Artigo 14.º

Responsabilidade

A violação de qualquer disposição no presente Regulamento, por parte dos docentes, investigadores e pessoal técnico, administrativo e de gestão da UMinho, é suscetível de gerar responsabilidade disciplinar, nos termos legais e regulamentares aplicáveis.

Capítulo II - Disposições finais e transitórias

Artigo 15.º

Revisão, dúvidas e casos omissos

1 -O presente Regulamento deve ser objeto de atualização sempre que se mostre necessário.
2 -Os casos omissos e as dúvidas de interpretação serão resolvidos por Despacho do Reitor.

Artigo 16.º

Disposições transitórias

As prestações de serviço ao exterior, existentes à data de entrada em vigor do presente Regulamento, serão concluídas nos termos dos contratos celebrados à data da sua constituição.

Artigo 17.º

Norma revogatória

Com a entrada em vigor do presente Regulamento são revogadas todas as normas regulamentares internas que contrariem o nele disposto, designadamente o Regulamento de Prestação de Serviços Especializados à Comunidade, republicado pelo Despacho RT-78/2006, de 27 de novembro.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia a seguir à data da sua publicação no Diário da República.

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Artigo 7.º

Orçamentação

1 -A orçamentação das atividades ou projetos a desenvolver, em cumprimento de todos os princípios da concorrência leal com as demais entidades prestadoras de serviços a operar no mercado, é executada na modalidade de custos totais, com garantia do reembolso de todos os custos efetivamente incorridos e dos overheads aplicáveis.
2 -As atividades ou projetos a desenvolver encontram-se vinculados às seguintes regras:
1. a)A estrutura base do orçamento, designada por custos diretos, deve refletir a imputação de vencimentos dos recursos humanos, assim como de bens e serviços, diretamente afetos à atividade objeto da prestação de serviços, garantindo a cobertura dos inerentes custos de funcionamento e investimento;
2. b)Complementarmente, é orçamentado o valor destinado a assegurar a cobertura de todos os custos indiretos associados à atividade (ou seja, os "gastos gerais"), respeitando a política de overheads em vigor.
3 -São custos diretos, para efeitos do presente Regulamento, o montante global contratualizado, calculado de forma discriminada em orçamento, subtraído da percentagem indicada na alínea b) do número anterior, constituído pelos valores reconhecidos como necessários à preparação e execução das atividades ou projetos a desenvolver, designadamente:
1. a)Custos afetados às atividades ou projetos a desenvolver:
  1. i)Afetação de recursos humanos internos necessários ao desenvolvimento da atividade ou projeto, de acordo com as tabelas de custo em vigor;
  2. ii)Afetação de quaisquer outros recursos internos necessários à execução das atividades ou projetos a desenvolver, nomeadamente instalações e equipamentos específicos.
2. b)Custos adicionais às atividades ou projetos a desenvolver:
  1. i)Contratualização de recursos humanos com o fim específico de desenvolvimento da atividade ou projeto, que se mostrem imprescindíveis à sua realização;
  2. ii)Aquisição de equipamentos ou outros bens de capital ou de investimento;
  3. iii)Aquisição de bens de consumo ou outros análogos;
  4. iv)Deslocações e estadas;
  5. v)Aquisição de serviços, em condições específicas e justificadas, que se mostrem imprescindíveis à preparação ou realização das atividades ou projetos a desenvolver;
  6. vi)Amortização de equipamentos e outros bens de capital;
  7. vii)Apoio à formação, académica ou profissional, de discentes com colaboração efetiva na atividade objeto da prestação;
  8. viii)Seguros de responsabilidade civil ou outros que se mostrem necessários à prossecução da atividade objeto da prestação de serviços.
3. c)Valor adicional que estabeleça um preço adequado ao valor de mercado da prestação a realizar.
4 -Quando a estrutura de custos não puder ser formulada na modalidade de custos totais, o orçamento base inclui a totalidade das despesas marginais necessárias à execução da atividade ou projeto a desenvolver e deverá definir qual a componente da receita que é consignada à concretização da atividade ou projeto, a orçamentar pelo respetivo coordenador, e qual a repartição da componente de receita não consignada, prioritariamente destinada a suportar overheads.