Regulamento

Regulamento n.º 1433/2026

Regulamento de Organização e Funcionamento do Arquivo da Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo.

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Artigo 1.º

Objeto e Âmbito

O presente regulamento define as normas de organização e funcionamento do Serviço de Arquivo da CIMBAL, abrangendo:

Gestão das fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo;

Tratamento técnico dos documentos;

Condições de remessa, eliminação, conservação e acesso.

Artigo 2.º

Princípios Gerais

O Serviço de Arquivo assegura:

a)A aplicação da legislação vigente sobre gestão da informação;
b)A preservação e segurança dos documentos;
c)A gestão eficiente e racional da informação;
d)O cumprimento dos prazos legais de conservação e eliminação; e
e)O direito de acesso à informação em conformidade com a lei.

Artigo 3.º

Estrutura e Fases

1 -O Arquivo integra a estrutura administrativa da CIMBAL.
2 -Divide-se nas seguintes fases:
1. a)Corrente - uso diário e administrativo;
2. b)Intermédia - uso ocasional após encerramento administrativo;
3. c)Definitiva ou Histórica - conservação permanente.
3 -O Arquivo é coordenado por um responsável designado que assegura a aplicação deste regulamento.

Artigo 4.º

Atribuições do Serviço de Arquivo

Compete ao Serviço de Arquivo:

a)Receber, organizar e conservar a documentação;
b)Apoiar os serviços na gestão documental;
c)Elaborar e manter instrumentos de descrição e pesquisa;
d)Avaliar documentos e propor eliminação ou conservação;
e)Cumprir os prazos legais de conservação;
f)Zelar pela segurança e integridade física e digital; e
g)Facilitar o acesso interno e externo, nos termos da lei da lei.

Artigo 5.º

Procedimentos de Remessa

1 -Toda a documentação, finda a sua fase ativa, deve ser remetida ao Arquivo para gestão intermédia ou definitiva pelo respetivo serviço possuidor.
2 -A remessa deve ser previamente agendada com o Arquivo.
3 -Deve ser acompanhada por Guia de Remessa ou lista, com:
1. a)Serviço de origem;
2. b)Identificação das séries/documentos;
3. c)Datas extremas;
4. d)Quantidade e tipo de unidades de instalação.
4 -Os serviços produtores devem:
1. a)Eliminar duplicados;
2. b)Garantir acondicionamento adequado;
3. c)Assegurar integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 6.º

Tratamento e Organização

1 -O Arquivo organiza e descreve a documentação recebida.
2 -Mantém registos de entrada e saída.
3 -Assegura a conservação física e digital.
4 -Elabora instrumentos de pesquisa para facilitar o acesso.

Artigo 7.º

Avaliação Documental

1 -A avaliação determina o valor dos documentos para conservação ou eliminação.
2 -Deve cumprir as Tabelas de Seleção e prazos legais.

Artigo 8.º

Procedimentos de Eliminação

1 -A eliminação só ocorre após cumprimento dos prazos legais.
2 -Deve ser elaborado um Auto ou Lista de Eliminação, com:
1. a)Identificação dos documentos;
2. b)Data e forma de eliminação;
3. c)Assinatura do responsável do Arquivo e do dirigente competente.
3 -Documentos com valor histórico ou patrimonial são conservados permanentemente.

Artigo 9.º

Medidas de Conservação

1 -O Arquivo deve garantir:
1. a)Acondicionamento adequado;
2. b)Controlo ambiental;
3. c)Identificação de documentos danificados e proposta de restauro;
4. d)Cópias de segurança digital quando necessário.
2 -Os trabalhos de restauro devem ser realizados por técnicos especializados.

Artigo 10.º

Utilizadores Internos

1 -Os utilizadores internos podem requisitar documentos mediante pedido formal (físico ou digital).
2 -Prazo de empréstimo: 30 dias, renovável.
3 -Registo obrigatório de todos os empréstimos.

Artigo 11.º

Utilizadores Externos

1 -Consulta presencial mediante Pedido Prévio Fundamentado da Consulta.
2 -Obrigatório apresentar documento de identificação.
3 -Respeito por restrições legais (proteção de dados, sigilo, confidencialidade).
4 -Consulta limitada para documentos em mau estado.
5 -Sempre que existam cópias, estas devem ser preferencialmente disponibilizadas.

Artigo 12.º

Condições de Reprodução

1 -Sujeita a autorização e verificação do estado de conservação.
2 -Pedidos devem ser formais (internos ou externos).
3 -Utilizadores externos estão sujeitos ao pagamento de taxas definidas em preçário aprovado.

Artigo 13.º

Direitos

a)Consultar documentos, nos termos legais;
b)Obter apoio técnico no acesso e uso;
c)Reproduzir documentos, conforme regulamento; e
d)Solicitar pesquisas especializadas.

Artigo 14.º

Deveres

a)Respeitar a integridade e ordem dos documentos;
b)Manusear com cuidado;
c)Comunicar anomalias;
d)Devolver no prazo estabelecido; e
e)Referenciar corretamente os documentos em publicações.

Artigo 15.º

Preservação e Conservação Preventiva

O Arquivo aplica, preferencialmente, as regras básicas para a consulta e manuseamento de documentação propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivo, a saber:

a)Não se apoie sobre os documentos;
b)Não coloque objetos sobre os documentos;
c)Não escreva nos documentos;
d)Não use os documentos como base para escrever;
e)Não use esferográficas e/ou canetas enquanto realiza consultas;
f)Não dobre os cantos das páginas ou as páginas dos documentos;
g)Não arremesse os documentos nem os coloque no chão;
h)Não force a abertura de documentos, cortando fitas que não consegue desatar ou forçando fechos, não enrole fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;
i)Não use dedos humedecidos nem borrachas de apagar nos documentos;
j)Não acompanhe com o dedo a leitura dos documentos;
k)Não tussa sobre os documentos que está a examinar de perto;
l)Não tente separar páginas que se encontrem coladas;
m)Não retire os documentos da sua ordem;
n)Mantenha pelo mínimo de tempo possível os documentos em seu poder, depois de terminada a consulta;
o)Retire ou coloque os documentos nas unidades de instalação (caixas, capilhas, etc.) de forma a não os danificar;
p)Obrigatório o uso de luvas de algodão no manuseio dos documentos;
q)Proibido comer e beber na sala de leitura do Arquivo;
r)Proibido falar em voz alta ou falar ao telemóvel na sala de leitura do Arquivo;
s)Em caso de dúvidas ou dificuldades peça auxílio ao responsável da sala;
t)Não sair com os documentos da sala de leitura;
u)O utilizador que não acate as advertências feitas pelo responsável da sala, no âmbito das presentes normas, será convidado a abandonar as instalações do Arquivo.

Artigo 16.º

Revisão e Casos Omissos

1 -O regulamento pode ser revisto por deliberação do Conselho Intermunicipal.
2 -Os casos omissos são resolvidos em conformidade com a legislação em vigor e despacho do dirigente máximo da CIMBAL.

Artigo 17.º

Entrada em Vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

12 de outubro de 2026. - O Presidente do Conselho Intermunicipal da CIMBAL, António José Rosa de Brito.

ANEXOS

ANEXO I

Conceitos

Acervo documental - A totalidade dos documentos sob custódia de um serviço de arquivo ou outra entidade.

Acondicionamento - Colocação dos documentos em unidades de instalação (p. ex. caixas, maços, livros, pastas, etc.) adequadas à sua conservação e preservação.

Avaliação - A atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios.

Auto de entrega - Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material.

Auto de Eliminação - Documento com a relação dos documentos de arquivo e/ou das unidades a eliminar.

Classificação - Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.

Comunicabilidade - Possibilidade de consulta de documentos de arquivo, de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares. Mediante a análise e classificação do documento podem ser definidos níveis de acesso para diferentes tipos de utilizadores.

Conservação - Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das características essenciais dos documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física, restauro e tratamento arquivístico.

Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes.

Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes que a compõem, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.

Difusão - Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do seu acervo documental.

Doação - Aquisição, a título gratuito, de documentos de arquivo e/ou arquivos privados, por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.

Eliminação - O destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;

Fundo - Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.

Gestão de documentos - Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

Guia de remessa - Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.

Incorporação - Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos pelo Arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

Inventário - Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, aferindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

Código aberto (do inglês Open Source) - Software disponibilizado, juntamente com o código fonte, de forma a permitir que seja modificado e melhorado por qualquer pessoa.

Prazo de conservação - Período de tempo, fixado pela entidade produtora, de acordo com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo.

Preservação - Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.

Processo de negócio - A sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função.

Seleção (de documentos) - Operação decorrente da avaliação e que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

Transferência - Mudança de documentos, ou acervos documentais de um depósito de arquivo para outro, com ou sem alteração de custódia.

Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo.

Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para a administração produtora, assim como para os utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou forneçam dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

ANEXO II

Guia de remessa de documentos

ANEXO III

Auto de Entrega

ANEXO IV

ANEXO V

CIMBAL - Serviço de Arquivo

Requisição Interna/Pedido de Consulta/Pedido de Pesquisa

ANEXO VI

CIMBAL - Serviço de Arquivo

Requisição Externa/Consulta/Pesquisa/Reprodução de Documentos

ANEXO VII

ANEXO VIII

ANEXO IX

Regras de manuseamento da documentação

1 -Manuseie todos os documentos com cuidado, sobretudo os mais frágeis ou de grandes dimensões.
2 -Evite humedecer os dedos para virar as páginas.
3 -Não se apoie sobre os documentos durante a leitura.
4 -Não coloque livros ou cadernos abertos uns sobre os outros, para não danificar as encadernações.
5 -Respeite a ordem original dos documentos; não os misture nem retire do seu local.
6 -Não escreva, sublinhe ou faça marcas nos documentos.
7 -Use apenas lápis e folhas ou computador para os seus apontamentos.
8 -Informe o técnico do serviço se encontrar folhas dobradas, coladas, rasgadas ou em mau estado.
9 -Não dobre folhas como marcador ou sinalizador.
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