Aviso n.º 8984/2004 (2.ª série) - AP

O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa é constituído pela documentação proveniente das distintas divisões/serviços ligados à estrutura organizacional do município.

O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa contém, sob sua orientação, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do seu suporte ou formato como resultado da actividade do município, que conserva para servir de testemunho, informação ou referência. A razão das suas funções surge de um processo natural, automático e orgânico, no circuito documental.

O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa funciona de forma articulada com a estrutura organizacional, que deposita documentação arquivista à sua guarda.

Os diferentes órgãos e serviços/divisões do município de Vila Viçosa enviam anualmente para arquivo as remessas de documentação considerada finda, no que concerne à parte activa dos documentos.

As transferências de documentação obedecem às determinações legais em vigor, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, emanada dos Ministérios do Ambiente e do Ordenamento do Território e da Cultura (Diário da República, 1.ª série-B, n.º 90), bem como eventuais despachos ou diplomas que venham aperfeiçoar o estabelecido na referida portaria.

Os livros findos (actas, escrituras, contratos, registos, concursos públicos, etc.), são enviados para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa, com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.

Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.

Os processos de obras deverão ser apresentados em capas, pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado e com elementos devidamente referenciados, tais como o número, o local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a identificação do volume, caso existam vários.

A fim de avaliar o interesse histórico da documentação à guarda do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa, deverá ser constituído um grupo consultivo especialmente designado para o efeito pelo presidente da Câmara.

O grupo consultivo do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa deve reunir semestralmente.

Compete ao grupo consultivo definir o interesse histórico da documentação que não esteja abrangida pelas normas de conservação em vigor. É ainda da sua competência determinar períodos mais alargados de conservação para a documentação de relevante valor arquivístico para a comunidade.

Da eliminação

Compete ao arquivo a eliminação da documentação enviada dos diferentes serviços com base na tabela de eliminações em vigor. Na falta de enquadramento legal, deve o arquivo consultar os serviços respectivos, bem como o grupo consultivo o objectivo de obter um parecer acerca da documentação em causa.

As eliminações dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:

A eliminação de documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição e de acordo com as determinações legais.

O arquivo procederá ao tratamento arquivístico da documentação, no sentido de criar condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de descrição elaborados na origem. É ainda dever do arquivo fazer o acompanhamento nos diferentes serviços, de modo a fomentar uma gestão documental mais uniforme nos diferentes sectores.

Toda a documentação considerada de grande valor administrativo será alvo de tratamento especial, com recurso a novas tecnologias.

Compete ao arquivo geral intermédio do município zelar pelas boas condições de conservação das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

A comunicação dos documentos processar-se-á através do serviço de consulta, empréstimo e de leitura. Mais deve, o arquivo difundir anualmente um relatório de funcionamento onde faz constar:

O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa funciona com horário estabelecido pelo município.

O acervo do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa só poderá ser consultado nas instalações próprias do município. Fica vedada a distribuição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação, constantes na tabela de selecção de documentos, salvo pedidos excepcionais dos serviços produtores do município, entre os quais a Assembleia Municipal, a presidência, a vereação, os tribunais ou outras entidades oficiais de reconhecido direito, como comissões nomeadas oficiosamente.

A admissão à leitura no arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa não é permitida a menores de 16 anos e é feita após preenchimento da ficha de requisição de utilizadores (anexo IV), onde deve constar:

Os utilizadores que efectuem trabalhos, onde figuram documentos ou informações existentes no acervo do arquivo, deverão fornecer duas cópias dos trabalhos realizados, uma destinada à biblioteca municipal e outra ao arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa.

As requisições dos serviços do município ao arquivo devem ser feitas obrigatoriamente em impresso próprio (ficha de requisição para órgãos/serviços do município - anexo V), de modo a facilitar o controlo, em que a cada petição corresponderá uma requisição.

O processo de requisição interna deve ser processado em triplicado, sendo o original arquivado, o duplicado para o serviço requisitante e o triplicado colocado no local de onde saiu o documento, o empréstimo é feito por um período de 15 dias, renovável por igual período.

A entrada e saída de documentos deve ser registada num livro criado para esse fim, devidamente numerado, datado e assinado pelos intervenientes do processo de empréstimo.

No acto de devolução dos documentos, o funcionário do arquivo confere e entrega o triplicado da requisição como prova de entrega dos documentos.

Se forem detectadas faltas de documentos, peças de um processo ou se este vier desorganizado, deverá o arquivo devolvê-lo à procedência com uma nota a solicitar a regularização em falta.

As remessas e documentos que saírem para o exterior devem ser solicitados por escrito, ficando obrigatoriamente sujeitos a parecer favorável do chefe de divisão, bem como ao cumprimento dos seguintes requisitos:

É expressamente proibido praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento do serviço, como por exemplo:

A reprodução de documentos está sujeita às taxas aplicáveis e deverá ser requerida por escrito, justificando a sua necessidade e finalidade.

Incorporação de outros fundos

O município de Vila Viçosa, através do seu arquivo intermédio municipal, também deve intervir fora do seu espaço institucional, incorporando fundos arquivísticos de natureza diversa, por compra, doação ou depósito, em qualquer tipo de suporte, sempre que se revelem de interesse para a comunidade do concelho de Vila Viçosa.

Ao responsável pelo arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa compete, no âmbito das suas funções e no cumprimento global deste Regulamento, providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo, orientar o tratamento arquivístico, promover a incorporação de novos documentos, assumir no âmbito da conservação, o restauro, a reprodução, e a difusão dos documentos, assim como promover e zelar pela dignificação do serviço, junto dos superiores hierárquicos.

Compete aos funcionários do arquivo do município, consoante a sua formação técnico-profissional:

Será elaborado, anualmente, um relatório de funcionamento e actividade que mencionará obrigatoriamente os seguintes elementos:

Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de classificação e organização adoptadas;

Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações de documentos;

Estatística de pedidos, consultas, empréstimos e reproduções;

Relato das condições gerais do espaço e sua manutenção.

As dúvidas ou casos omissos não previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara ou por alguém no âmbito da esfera hierárquica competente.

O presente Regulamento entrará em vigor após publicação no Diário da República, será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente, para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo intermédio do nunicípio de Vila Viçosa.

ANEXO I

Auto de entrega de documentos

(ver documento original)

ANEXO II

Guia de remessa de documentação

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação de documentação

(ver documento original)

ANEXO IV

Ficha de requisição para utilizadores

(ver documento original)

ANEXO V

Ficha de requisição para órgãos/Serviços do Município

(ver documento original)