Objecto
A presente lei estabelece os princípios e normas a que obedece a organização da administração directa do Estado.
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LeiEm vigor
Lei n.º 4/2004
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Capítulo I - Princípios gerais
Âmbito
1 - Integram a administração directa do Estado os serviços centrais e periféricos que, pela natureza das suas competências e funções, devam estar sujeitos ao poder de direcção do respectivo membro do Governo.
2 - Incluem-se no disposto no número anterior os serviços de cujas atribuições decorra, designadamente, o exercício de poderes de soberania, autoridade e representação política do Estado ou o estudo e concepção, coordenação, apoio e controlo ou fiscalização de outros serviços administrativos.
3 - A aplicação da presente lei às Forças Armadas, às forças militarizadas e aos serviços do Sistema de Informações da República Portuguesa faz-se sem prejuízo das necessárias adaptações constantes das respectivas leis orgânicas.
Princípios
1 -A organização, a estrutura e o funcionamento da Administração Pública devem orientar-se pelos princípios da unidade e eficácia da acção da Administração Pública, da aproximação dos serviços às populações, da desburocratização, da racionalização de meios, da eficiência na afectação de recursos públicos, na melhoria quantitativa e qualitativa do serviço prestado e da garantia de participação dos cidadãos, bem como pelos demais princípios constitucionais da actividade administrativa acolhidos pelo Código do Procedimento Administrativo.
2 -O princípio da unidade e eficácia da acção da Administração Pública consubstancia-se no exercício de poderes hierárquicos, nomeadamente os poderes de direcção, substituição e revogação e nas inerentes garantias dos destinatários dos actos praticados no âmbito destes poderes.
3 -Em obediência ao princípio da aproximação dos serviços às populações, as funções de cada serviço devem ser exercidas no nível territorial mais próximo possível dos respectivos destinatários.
4 -A desburocratização deve traduzir-se numa clara definição de atribuições, competências e funções, numa simplificação das estruturas orgânicas existentes e na redução dos níveis hierárquicos de decisão.
5 -Em cumprimento do princípio da racionalização, devem ser prosseguidas a economia de meios e a eficácia da actuação administrativa, evitando-se a criação de novos serviços e a dispersão de funções ou competências por pequenas unidades orgânicas.
6 -Tendo em vista o acréscimo da eficiência na afectação de recursos públicos e a melhoria quantitativa e qualitativa do serviço prestado ao cidadão pode, desde que no respeito pela Constituição e em termos e condições a fixar em diploma próprio, ser objecto de delegação ou concessão a entidades privadas, por prazo determinado, a prossecução de algumas das funções de serviços da administração directa do Estado.
7 -No respeito pelo princípio da participação dos administrados, a administração directa do Estado deve assegurar a interacção e a complementaridade da sua actuação com os respectivos destinatários, bem como com entidades representativas dos interesses económicos e sociais.
8 -Norteados pela prossecução do interesse público, os órgãos e serviços da administração directa do Estado devem observar ainda os princípios gerais referidos nos números anteriores mediante o incremento, na sua actuação:
a)Da prestação de serviços orientados para os cidadãos;
b)Da imparcialidade na actividade administrativa;
c)Da responsabilização a todos os níveis pela gestão pública;
d)Da racionalidade e celeridade nos procedimentos administrativos;
e)Da eficácia na prossecução dos objectivos fixados e controlo de resultados obtidos;
f)Da eficiência na utilização dos recursos públicos;
g)Da permanente abertura e adequação às potencialidades das tecnologias da informação e comunicações;
h)Do recurso a modelos flexíveis de funcionamento em função dos objectivos, recursos e tecnologias disponíveis.
Capítulo II - Ministérios
Ministérios
A lei orgânica de cada ministério define as respectivas atribuições, bem como a estrutura orgânica necessária ao seu funcionamento, distinguindo os serviços e organismos que pertencem à administração directa dos da administração indirecta.
Órgãos consultivos
1 -Os órgãos consultivos apoiam a formulação e acompanhamento de políticas públicas da responsabilidade do Governo, através da cooperação entre a Administração Pública, individualidades de reconhecido mérito e representantes dos interesses económicos e sociais.
2 -Os órgãos consultivos apreciam e emitem pareceres sobre as matérias que lhes forem submetidas pelos membros do Governo.
3 -Os órgãos consultivos são centrais e funcionam na dependência directa do membro do Governo junto do qual são criados, competindo a serviços do respectivo ministério o apoio logístico, administrativo e financeiro necessário ao seu funcionamento.
4 -Os órgãos consultivos são criados por decreto regulamentar que definirá as regras necessárias ao seu funcionamento.
Capítulo III - Modelos de funcionamento
Partilha de actividades comuns
1 - Deve ser promovida a partilha de actividades comuns entre os serviços integrantes de um mesmo ministério ou de vários ministérios para optimização dos recursos.
2 - A partilha de actividades comuns não prejudica as competências próprias ou delegadas dos respectivos dirigentes máximos, podendo o seu funcionamento ser enquadrado por protocolos que estabelecerão as regras necessárias à clara actuação de cada uma das partes.
3 - Este modelo de funcionamento abrange especialmente actividades de natureza administrativa e logística, designadamente:
a) Negociação e aquisições de bens e serviços;
b) Sistemas de informação e comunicação;
c) Gestão de edifícios;
d) Serviços de segurança e de limpeza;
e) Gestão da frota automóvel;
f) Processamento de vencimentos e contabilidade.
4 - Num mesmo ministério podem ser propostos outros modelos de funcionamento que consubstanciem os princípios de partilha de serviços.
5 - Para efeito dos números anteriores pode ser concretizada a requisição ou transferência do pessoal anteriormente afecto à execução dessas actividades para o serviço prestador, sem prejuízo da manutenção de uma estrutura mínima que permita e facilite o diálogo com este serviço.
6 - Nos casos em que se verifique o recurso à transferência de funcionários, os respectivos lugares são aditados ao quadro de destino, se necessário, com a inerente extinção no quadro de origem.
Funcionamento em rede
1 - O modelo de funcionamento em rede deve ser adoptado quando estejam em causa funções do Estado cuja completa e eficiente prossecução dependa de mais de um serviço ou organismo, independentemente do seu carácter intra ou interministerial.
2 - Este modelo de funcionamento determina, em todos os casos, a integração ou disponibilização da informação de utilização comum ou pertinente em formato electrónico.
3 - O funcionamento em rede deve ser considerado quando da fixação da estrutura interna dos serviços envolvidos.
Sistemas de informação
1 - A administração directa do Estado deve integrar um sistema de informação interna que permita:
a) A circulação da informação entre organismos por via electrónica, reduzindo tanto quanto possível o peso da informação em papel;
b) O fornecimento das informações necessárias à boa gestão dos recursos humanos, orçamentais e materiais;
c) A coordenação, o controlo e avaliação pelos organismos competentes da gestão dos recursos humanos, orçamentais e materiais.
2 - A administração directa do Estado deve potenciar a utilização dos instrumentos do governo electrónico na prestação de serviços directos aos cidadãos, comunidades e empresas, que permita:
a) Fornecer todos os dados e informações relevantes;
b) Facilitar o tratamento integrado das relações entre cidadão e Estado;
c) Melhorar a eficiência e a eficácia de contratação pública de empreitadas, bens e serviços;
d) Contribuir para melhorar o aproveitamento das oportunidades de desenvolvimento económico.
Capítulo IV - Serviços da administração directa do Estado
Secção I - Regras gerais
Tipologia dos serviços
1 - Para efeitos da presente lei, entende-se por missão a expressão sucinta das funções fundamentais e determinantes de cada serviço e objectivos essenciais a garantir.
2 - Os serviços da administração directa do Estado são definidos, de acordo com a sua função dominante, em:
a) Serviços executivos;
b) Serviços de controlo, auditoria e fiscalização;
c) Serviços de coordenação.
3 - A qualificação dos serviços pela sua função dominante não prejudica a atribuição de outras funções de diferente natureza, desde que associados ou complementares da sua função dominante.
4 - Os serviços da administração directa do Estado podem ser centrais ou periféricos, sendo que:
a) São serviços centrais os que exercem competência extensiva a todo o território nacional, independentemente de possuírem, ou não, unidades orgânicas geograficamente desconcentradas;
b) São serviços periféricos os que dispõem de competência limitada a uma área territorial restrita, funcionando sob a direcção do membro do Governo competente.
5 - Os serviços periféricos externos exercem os seus poderes fora do território nacional, podendo a sua estrutura interna ser definida de acordo com as suas especificidades, sem prejuízo dos princípios gerais contidos na presente lei.
Regime financeiro
Os serviços da administração directa do Estado dispõem, em regra, de autonomia administrativa para actos de gestão corrente.
Secção II - Serviços executivos
Objectivos
a)Concretização das políticas públicas definidas pelo Governo;
b)Estudos e concepção ou planeamento;
c)Gestão de recursos organizacionais;
d)Relações com a União Europeia;
e)Relações internacionais.
Tipos funcionais
1 -Os serviços executivos de políticas públicas designam-se direcções-gerais ou direcções regionais, quando periféricos.
2 -Os serviços cuja missão dominante consiste no desenvolvimento de actividades de apoio técnico nos domínios previstos no artigo anterior são centrais e designam-se gabinetes ou secretarias-gerais.
Secção III - Serviços de controlo, auditoria e fiscalização
Objectivos
Os serviços de controlo, auditoria e fiscalização exercem funções permanentes de acompanhamento e de avaliação da execução de políticas públicas, podendo integrar funções inspectivas ou de auditoria.
Tipos funcionais
Quando a função dominante seja a inspectiva, os serviços de controlo, auditoria e fiscalização designam-se inspecções-gerais ou inspecções regionais, quando se trate, respectivamente, de serviços centrais ou periféricos.
Secção IV - Serviços de coordenação
Objectivos
1 -Os serviços de coordenação promovem a articulação em domínios onde esta necessidade seja permanente.
2 -Para efeito do disposto no número anterior, os serviços de coordenação:
a)Harmonizam a formulação e execução de políticas públicas da responsabilidade do Governo;
b)Asseguram a utilização racional, conjugada e eficiente, de recursos na Administração Pública;
c)Emitem pareceres sobre as matérias que, no âmbito da sua acção coordenadora, lhes forem submetidas pelos membros do Governo.
Dependência hierárquica
1 -Os serviços de coordenação podem ser intra ou interministeriais, devendo o diploma que os cria especificar qual o membro do Governo de que directamente dependem, no caso de terem natureza interministerial.
2 -O diploma que cria o serviço deve especificar o nível de direcção a que corresponde o estatuto do respectivo coordenador.
Apoio aos serviços de coordenação
Os serviços de coordenação são centrais, sendo determinado, por despacho do membro do Governo de que dependem, quais os serviços que asseguram o apoio logístico, administrativo e financeiro necessários ao seu funcionamento.
Capítulo V - Organização interna dos serviços
Tipos de organização interna
1 -A organização interna dos serviços executivos e de controlo e fiscalização deve ser adequada às respectivas atribuições, obedecendo aos seguintes modelos:
a)Estrutura hierarquizada;
b)Estrutura matricial.
2 -Sempre que seja adoptado um modelo estrutural misto, o diploma de criação do serviço distinguirá as áreas de actividade por cada modelo adoptado.
3 -Quando seja exclusivamente adoptada a estrutura hierarquizada, e desde que se justifique, com vista a aumentar a flexibilidade e eficácia na gestão, podem ser criadas, por despacho do respectivo dirigente máximo, equipas de projecto temporárias e com objectivos especificados.
Estrutura hierarquizada
1 - A estrutura interna hierarquizada é constituída por unidades orgânicas nucleares e flexíveis.
2 - A estrutura nuclear do serviço é composta pelas direcções de serviços, correspondendo a uma departamentalização fixa.
3 - A estrutura flexível é composta pelas divisões.
4 - A estrutura nuclear dos serviços, bem como a definição das atribuições e competências das respectivas unidades orgânicas, são aprovadas por portaria conjunta do membro do Governo competente, do Ministro das Finanças e do membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública.
5 - As unidades orgânicas flexíveis são criadas, alteradas ou extintas por despacho do dirigente máximo do serviço, que definirá as respectivas atribuições e competências, bem como a afectação ou reafectação do pessoal do respectivo quadro, no âmbito do limite máximo previamente fixado em portaria do membro do Governo competente.
6 - A criação, alteração ou extinção de unidades orgânicas no âmbito da estrutura flexível visa assegurar a permanente adequação do serviço às necessidades de funcionamento e de optimização dos recursos, tendo em conta uma programação e controlo criteriosos dos custos e resultados.
7 - Os despachos referidos no n.º 5 são publicados no Diário da República.
8 - Quando estejam em causa funções de carácter predominantemente administrativo, no âmbito das direcções de serviços ou das divisões, podem ser criadas secções.
9 - A organização por especialidade não deve prejudicar a mobilidade funcional dos dirigentes e do restante pessoal.
Estrutura matricial
1 - A estrutura matricial é adoptada sempre que as áreas operativas do serviço possam desenvolver-se essencialmente por projectos, devendo agrupar-se por centros de competências ou de produto bem identificados, visando assegurar a constituição de equipas multidisciplinares com base na mobilidade funcional.
2 - A constituição das equipas multidisciplinares e a designação das suas chefias, de entre efectivos do serviço, é da responsabilidade do respectivo dirigente máximo.
3 - O estatuto remuneratório dos chefes de equipa consta do diploma de criação do serviço por equiparação ao estatuto remuneratório fixado para os directores de serviço ou chefes de divisão, sendo a dotação máxima de chefes de equipa fixada por portaria do membro do Governo respectivo.
Cargos dirigentes
1 - Os dirigentes máximos dos serviços centrais executivos e de controlo e fiscalização ocupam cargos de direcção superior de grau 1 e são coadjuvados por dirigentes em cargos de direcção superior de grau 2, independentemente, em qualquer dos casos, da sua designação.
2 - A qualificação do cargo de direcção dos dirigentes máximos dos serviços desconcentrados é definida no diploma que cria o serviço em função do nível de competências e responsabilidades que lhes sejam cometidas.
3 - Os directores de serviços e os chefes de divisão correspondem a cargos de direcção intermédia, de grau 1 e de grau 2, respectivamente.
4 - As direcções de serviços podem ser colocadas na dependência directa do director-geral ou equiparado, ou dos subdirectores-gerais ou equiparados, neste caso em termos a fixar por despacho do dirigente máximo.
5 - Podem existir divisões dependentes directamente do director-geral ou de um dos subdirectores-gerais.
Capítulo VI - Da criação, reestruturação, fusão e extinção de serviços
Natureza e conteúdo dos diplomas
1 - A criação, reestruturação, fusão e extinção dos serviços da administração directa do Estado são aprovadas por decreto regulamentar e devem conter:
a) A designação do novo serviço, dos serviços que lhe deram origem ou do serviço extinto, no caso, respectivamente, de criação, reestruturação ou fusão, ou extinção;
b) A definição da sua natureza funcional enquanto serviços executivos ou de controlo e de fiscalização, ou de coordenação;
c) A respectiva missão;
d) A identificação das respectivas atribuições;
e) A identificação do modelo de funcionamento e do tipo de organização interna;
f) A dotação de lugares de direcção superior e de direcção intermédia de grau 1;
g) O estatuto remuneratório dos chefes de equipa multidisciplinar, se aplicável.
2 - A aprovação e alteração dos quadros de pessoal são feitas por portaria conjunta do ministro da tutela, do Ministro das Finanças e do membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública.
Reestruturação, extinção ou fusão de serviços
1 - Sempre que a finalidade de um serviço se encontre esgotada ou verificando-se que o mesmo prossegue missões complementares, paralelas ou sobrepostas às de outros serviços, deve o competente membro do Governo propor, consoante os casos, a sua extinção, reestruturação ou fusão.
2 - As propostas referidas no número anterior devem conter justificação objectiva e fundamentada das situações respeitantes ao esgotamento da finalidade do serviço em causa ou das relativas à prossecução de missões complementares, paralelas ou sobrepostas às de outros serviços.
3 - Os diplomas a que se refere o presente artigo devem prever as regras de sucessão de direitos e obrigações e determinar a reafectação dos correspondentes recursos financeiros e organizacionais, bem como a colocação e afectação dos recursos humanos, nos termos legais aplicáveis.
Racionalização de serviços
1 -A criação de novos serviços implica a não existência de outros serviços que prossigam total ou parcialmente os mesmos fins, ou a extinção dos serviços que os prossigam, de forma a que resulte clara a responsabilidade pelas funções que determinam a criação de um novo serviço do Estado.
2 -Não podem ser criados novos serviços da administração directa do Estado cujas missões sejam ou possam ser prosseguidas por serviços existentes.
3 -As atribuições e competências dos diferentes serviços e seus departamentos devem permitir a identificação de responsabilidades pelos resultados nos vários níveis hierárquicos ou nas diferentes áreas de actividade.
Pareceres prévios
1 -A proposta relativa à criação, reestruturação, fusão ou extinção de serviços apenas pode ser presente a Conselho de Ministros desde que acompanhada de pareceres prévios dos serviços competentes dependentes do Ministro das Finanças e do membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública.
2 -Os pareceres referidos no número anterior incidem, nomeadamente, sobre a conformidade com:
a)A disciplina orçamental em vigor;
b)As orientações e regras definidas na presente lei, bem como sobre a eventual existência de serviços que prossigam missões complementares, paralelas ou sobrepostas.
3 -Para efeitos do número anterior, todos os projectos de diploma devem ser acompanhados de uma identificação das melhorias do processo de decisão, tendo em conta as funções essenciais do serviço.
4 -Quando for proposta a criação, reestruturação, fusão ou extinção de serviços da administração directa do Estado, pode o Ministro das Finanças ou o membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública, isolada ou conjuntamente, determinar que os serviços competentes efectuem as auditorias consideradas adequadas.
Capítulo VII - Estruturas temporárias
Estruturas de missão, comissões e grupos de trabalho ou de projecto
1 - A prossecução de missões temporárias que não possam, fundamentadamente, ser desenvolvidas pelos serviços existentes pode ser cometida a estruturas de missão, criadas por resolução do Conselho de Ministros.
2 - As estruturas de missão têm uma duração temporal limitada e objectivos contratualizados e dependem do apoio logístico da secretaria-geral ou de outro serviço executivo.
3 - A resolução do Conselho de Ministros deve estabelecer obrigatoriamente:
a) A designação da estrutura de missão;
b) A identificação da missão;
c) Os termos e a duração do mandato, com a definição clara dos objectivos a alcançar;
d) O estatuto e a forma de nomeação do responsável e dos elementos que a compõem;
e) O número de elementos que deve integrar a estrutura e respectivas funções;
f) Os encargos orçamentais e respectivo cabimento orçamental.
4 - As estruturas de missão devem recorrer essencialmente à requisição e ao destacamento de pessoal pertencente aos quadros dos serviços e organismos da Administração Pública.
5 - Em casos excepcionais, devidamente fundamentados, podem ser celebrados contratos individuais de trabalho a termo, os quais cessam automaticamente no termo do prazo do mandato.
6 - A estrutura de missão considera-se automaticamente extinta uma vez decorrido o prazo pelo qual foi constituída, sem prejuízo de o respectivo mandato poder ser prorrogado por resolução do Conselho de Ministros, que deve fundamentar tal decisão referindo, designadamente, o grau de cumprimento dos objectivos iniciais.
7 - Findo o prazo da missão, o responsável elabora relatório da actividade desenvolvida e dos resultados alcançados, a publicar no site do Ministério, após aprovação do membro do Governo competente.
8 - A prossecução de missões temporárias que não possam, fundamentadamente, ser desenvolvidas pelos serviços existentes pode ainda ser cometida a comissões ou grupos de trabalho ou de projecto, criados por despacho conjunto do ministro ou ministros competentes e do Ministro das Finanças.
9 - É aplicável às comissões e aos grupos de trabalho e de projecto, com as necessárias adaptações, o disposto nos n.os 2 a 7.
10 - Os responsáveis das estruturas de missão, das comissões e dos grupos de trabalho ou de projecto são livremente nomeados e exonerados, sendo-lhes aplicável, com as necessárias adaptações, o disposto no n.º 2 do artigo 24.º e na alínea h) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro.