Edital n.º 186/2001 (2.ª série) - AP

O presente Regulamento visa acompanhar, de forma eficaz, as actividades da autarquia e, dessa forma, pretende reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte e, de uma forma geral, a confiança de terceiros.

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e o orçamento.

As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão.

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

O processamento de guias de receita será cometido, com os respectivos códigos, aos serviços do Gabinete Jurídico (1.2), Gabinete de Assuntos Sociais (1.3), Gabinete de Apoio ao Desenvolvimento (1.4), Arquivo de Beja (1.5), Contabilidade (2.1), Taxas e Licenças (2.2), Notariado (2.3), Execuções Fiscais (2.4), Divisão de Recursos Humanos (2.5), Departamento Técnico (3.1), Departamento Sócio-Cultural (5.1), Divisão Sócio-Educativa (5.2), Divisão de Cultura e Desporto (5.3), Divisão de Bibliotecas e Museus (5.4), Divisão de Associativismo e Juventude (5.5).

A emissão de facturas será cometida à Secção de Contabilidade.

Os serviços referidos no artigo 7.º liquidarão as seguintes receitas:

(1.2) Gabinete Jurídico:

As operações relativas ao processamento das despesas serão desenvolvidas na Secção de Contabilidade, Divisão de Recursos Humanos e Tesouraria.

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição.

2 - As requisições serão processadas pela Secção de Contabilidade mediante despacho do presidente da Câmara ou de quem o substituir, ou delegar, ou deliberação da Câmara Municipal após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento municipal, em face de pedido a formular no impresso, cujo modelo se encontra anexo ao presente Regulamento ou noutro que venha a ser aprovado para o efeito.

3 - Aos serviços requisitantes são atribuídos os seguintes números:

01.03 - Administração autárquica;

02.01 - Departamento de Administração Geral;

02.02 - Divisão Administrativa e Financeira;

02.03 - Divisão de Recursos Humanos;

03.01 - Departamento Técnico;

03.02 - Divisão de Administração Urbanística;

03.03 - Divisão de Obras Municipais;

04.01 - Departamento de Ambiente;

04.02 - Divisão de Serviços Urbanos;

04.03 - Divisão de Zonas Verdes;

05.01 - Departamento Sócio-Cultural;

05.02 - Divisão Sócio-Educativa;

05.03 - Divisão de Cultura e Desporto;

05.04 - Divisão de Bibliotecas e Museus;

05.05 - Divisão de Associativismo e Juventude.

4 - Para cada serviço a que se refere o número anterior, reservar-se-á um livro de requisições com a numeração sequencial.

5 - Têm competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisição:

a) O presidente da Câmara ou seu substituto legal, no caso de requisições emanadas do serviço 01;

b) Os directores de departamento ou chefes de divisão, no caso de requisições emanadas dos respectivos serviços.

Compete ao chefe da Secção de Contabilidade assinar todos os documentos e informações, identificando sempre a qualidade em que o faz, incluindo as reconciliações nas contas de empréstimos, sempre sob a supervisão do chefe da Divisão Administrativo-Financeira.

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e livros de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante em numerário, que não exceda 500 000$ ou 2493,99 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado sempre que a Câmara Municipal o entender.

Os montantes cobrados fora da tesouraria, pelos serviços mencionados no artigo anterior, serão depositados no final de cada dia, na caixa nocturna de agência bancária a definir pela Câmara.

A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

Compete ao tesoureiro em simultâneo com o presidente da Câmara, ou outro elemento desse órgão em que este delegue, a movimentação das contas bancárias.

A gestão dos stocks dos armazéns municipais fica sob a responsabilidade do chefe de secção, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento da mesma.

A Secção de Armazéns Municipais deverá informar, atempadamente, o dirigente máximo do departamento, dos stocks existentes, a fim de se evitar a ruptura dos mesmos.

A Secção de Armazéns Municipais apenas faz entregas mediante a apresentação de requisição interna, devidamente autorizada pelos funcionários em cada departamento pelo respectivo director e nos serviços directamente dependentes da presidência pelos respectivos funcionários.

O controlo das aplicações informáticas fica sob a responsabilidade do Gabinete de Gestão e Informação.

Em caso de vacatura do cargo, faltas e impedimentos, as competências atribuídas nos números anteriores serão assumidas pelo seu substituto legal.

O presente Regulamento aplicar-se-á, com as devidas adaptações, ao regime contabilístico que antecede o regime do POCAL.

Consideram-se revogados todos os despachos e deliberações que contrariem o presente Regulamento.

O presente Regulamento entra em vigor no 15.º dia subsequente ao da sua aprovação.

Anexo ao regulamento do sistema de controlo interno

(ver documento original)