Regulamento

Regulamento (extrato) n.º 168/2026

Aprova o Regulamento de Controlo Interno.

Objeto e Âmbito

1 -O controlo interno, compreendido na contabilidade das Autarquias Locais, é composto pelo plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo adotados pela Freguesia, que permitam assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável, visando atingir os objetivos previstos no artigo 9.º do SNC-AP, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 192/2015 de 11 de setembro, e os do Ponto 2.9.1 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro, na sua redação em vigor.
2 -O presente regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia da Sé.

Competências Genéricas

1 - Compete ao presidente da Junta de Freguesia, no uso da competência delegada pelo órgão executivo, a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da Freguesia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Junta de Freguesia.

2 - As competências previstas no número anterior são as que decorrem da lei, nomeadamente na Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na Lei n.º 169/99, de 18 de setembro, ambas na redação em vigor, e são determinadas na primeira reunião do órgão executivo.

3 - Os documentos cuja emissão seja da competência da Junta de Freguesia deverão ser elaborados pelos trabalhadores administrativos, devendo ser sempre revistos pelo secretário ou pelo tesoureiro, consoante a sua natureza, e só depois é que devem ser devidamente aprovados e assinados pelo presidente da Junta de Freguesia.

4 - Os serviços da Junta de Freguesia exercem as competências gerais que lhes estão atribuídas na estrutura organizacional da Junta e no presente regulamento, bem como em demais regulamentos de aplicação específica.

5 - Nos termos do número anterior, aos trabalhadores da Junta de Freguesia compete, entre outras funções:

a) A abertura e fecho das instalações da Junta de Freguesia;

b) Garantir o atendimento ao público com cordialidade e isenção;

c) Receber e proceder à abertura da correspondência exceto a que tiver natureza reservada ou confidencial;

d) Manter organizado o arquivo e o seu estado de conservação;

e) Fazer o recenseamento da população da freguesia;

g) Efetuar as demais tarefas inerentes ao seu conteúdo funcional, bem como as previstas no mapa de pessoal.

Artigo 3.º

Competências Específicas

1 -O presente Regulamento é gerido e coordenado pela Junta de Freguesia, que aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.
2 -Compete à Junta de Freguesia, no âmbito do acompanhamento do presente regulamento, a recolha de sugestões, propostas e contributos dos diversos serviços da Junta, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 -A revisão deve ocorrer sempre que necessário e conterá a ponderação de sugestões, propostas e contributos mencionados no número anterior.
4 -Compete a todos os membros e trabalhadores da Junta de Freguesia, a implementação e o cumprimento das normas de Controlo Interno e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

Documentos Oficiais

1 -São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia da Sé todos aqueles que, pela sua natureza, representem atos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.
2 -No âmbito do SNC-AP, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:
1. a)nota de liquidação;
2. b)nota de recebimento;
3. c)nota de reembolso;
4. d)requisição interna;
5. e)cabimento;
6. f)compromisso
7. g)requisição externa;
8. h)obrigação;
9. i)pagamento;
10. j)reposição abatida ao pagamento.
3 -Constituem, ainda, documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário do património agregadas nos livros de inventário do imobilizado, os livros de escrituração periódica e permanente, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas.
4 -Podem ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 5.º

Execução da Contabilidade

1 -Na prática contabilística da Junta de Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no SNC-AP, no POCAL, na Lei das Finanças Locais e na Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA).
2 -A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.
3 -No âmbito da execução orçamental poderão ocorrer modificações aos documentos previsionais, as quais podem originar revisões orçamentais (alterações modificativas) ou alterações orçamentais (alterações permutativas).

Artigo 6.º

Valorização do Património

A valorização do património deve ser efetuada com base nos critérios de valorimetria estabelecidos no classificador complementar - cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento.

Artigo 7.º

Princípios Básicos do Controlo Interno

1 -São princípios básicos do Controlo Interno:
1. a)As funções de controlo são asseguradas pelos membros da Junta de Freguesia, nos casos de inexistência de quadros intermédios a quem possam ser delegadas essas funções;
2. b)A rotação periódica dos trabalhadores pelas diversas tarefas que desempenham;
3. c)A segregação, separação ou divisão de funções, tendo em conta o facto que a função contabilística e a função operacional devem estar de tal modo separadas que não seja possível ao mesmo trabalhador ter o controlo físico de um ativo e, simultaneamente, ter a seu cargo o processamento dos registos a ele inerentes;
4. d)O controlo das operações, designadamente, quanto às diversas fases dos circuitos obrigatórios dos documentos e quanto às verificações respetivas;
5. e)A numeração sequencial dos documentos, sempre que possível informaticamente, como forma de possibilitar detetar quaisquer utilizações menos apropriadas dos mesmos, devendo os documentos anulados serem arquivados em local próprio como prova da sua não utilização;
6. f)A adoção de verificações e conferências independentes, visando atuar sobre o sistema implementado, procurando aumentar a sua qualidade, através da minimização dos erros.

Capítulo II - RECEITA E DESPESA

Artigo 8.º

Tesouraria

1 -A área da tesouraria centraliza todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fundos extraorçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da Junta de Freguesia, designadamente, por fundos de operações de tesouraria e contas de ordem.
2 -À tesouraria incubem as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas da Freguesia e de outras pessoas coletivas de direito público, que lhes seja atribuído por lei, e de pagamento de despesas da Freguesia.
3 -À tesouraria incumbe ainda a tarefa de liquidação e cobrança de juros de mora, quando se trate de receita na fase de pagamentos coercivos.
4 -As operações de tesouraria são movimentos de fundos nos cofres da Freguesia, não orçamentados, de que a Freguesia não pode dispor.
5 -Os recebimentos e pagamentos são registados diariamente no sistema informático, os quais são verificados e conferidos pelo tesoureiro, que despacha para que sejam efetuados os registos no Diário e no Razão, na área da contabilidade.

Artigo 9.º

Responsabilidades do Tesoureiro

1 -O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspetos.
2 -O tesoureiro responde diretamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas.
3 -Os trabalhadores em serviço na unidade orgânica - Gestão Administrativa respondem perante o tesoureiro pelos atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o tesoureiro adotar um sistema de apuramento periódico das contas.
4 -O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por trabalhador designado pelo órgão executivo, nas seguintes formas:
1. a)trimestralmente e sem prévio aviso;
2. b)no encerramento das contas de cada período económico;
3. c)no final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que a substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
4. d)quando for substituído o tesoureiro.
5 -São lavrados termos da contagem referida no número anterior, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta de Freguesia, nos casos previstos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, na situação prevista na alínea d) do número anterior.
6 -A responsabilidade do tesoureiro é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1.
7 -A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 10.º

Cobrança de Receitas e Outros Fundos

1 -O circuito da liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres da Junta de Freguesia, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os serviços da Freguesia, inicia-se com a emissão nota de liquidação.
2 -A liquidação consiste no apuramento do montante exato que a Junta de Freguesia tem a receber de terceiros e o recebimento corresponde à entrada em cofre das receitas, sendo esta última assegurada, nos postos de cobrança.
3 -Após a emissão de nota de liquidação, haverá lugar à sua receção e conferência pelo Responsável pelo Fundo Fixo de Caixa ou quem o substitua, bem como à cobrança e sua autenticação, à entrega do original ao respetivo cliente, contribuinte ou utente, e ao registo do duplicado na Folha de Fundo Fixo de Caixa, conforme previsto no artigo 12.º e seguintes do presente regulamento.

Artigo 11.º

Realização de Despesas

1 -As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com uma dotação igual ou superior, respetivamente, ao cabimento e ao compromisso, a qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.
2 -A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efetuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos da contabilidade pública.
3 -A assunção do compromisso face a terceiros, para realizar despesa, será efetivada com base em requisição externa ou contrato para a aquisição de determinado bem ou serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase de cabimento, desde que existam fundos disponíveis.
4 -O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da receção da fatura ou documento equivalente, seguindo-se as fases de obrigação e pagamento, após as respetivas conferências.
5 -A obrigação corresponde à determinação do montante exato que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento, dando lugar à emissão da autorização de pagamento e posterior pagamento.
6 -Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo, em caso contrário, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilização pessoal e disciplinar do autor.

Capítulo III - MÉTODOS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO

Secção I - DISPONIBILIDADES

Artigo 12.º

Funcionamento da Caixa

1 -Na Junta de Freguesia da Sé podem existir os meios de pagamento/recebimento seguintes:
1. a)moeda corrente;
2. b)cheque;
3. c)vale postal;
4. d)transferência bancária;
5. e)débito em conta;
6. f)dação em pagamento, nos termos do artigo 201.º do CPPT.
2 -Os pagamentos devem ser efetuados, preferencialmente, por transferência bancária ou por cheque.
3 -Não podem existir em caixa:
1. a)cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;
2. b)documentos justificativos de despesas efetuadas, com exceção dos pagamentos da Freguesia.
4 -A caixa funciona segundo as regras de um fundo fixo:
1. a)Fundo de Maneio - que facilita as validações, uma vez que, em qualquer momento, o somatório dos valores existentes em numerário com o montante dos documentos pagos será igual ao limite estabelecido para a sua constituição;
2. b)Fundo Fixo de Caixa - onde todas as importâncias recebidas pela Junta de Freguesia deverão ser diária e integralmente registadas, seja qual for a sua natureza e a forma pela qual são recebidas, não devendo ser efetuados pagamentos com essas verbas.

Artigo 13.º

Fundo de maneio

1 - Para efeitos de controlo do Fundo de Maneio, a Junta de Freguesia deverá aprovar regulamento próprio que estabeleça as regras relativas à sua constituição, utilização, reconstituição, reforço ou redução e restituição, devendo estar definido:

a) o limite máximo mensal;

c) a afetação do valor, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;

d) a periodicidade da sua reconstituição;

e) o responsável e substituto pela sua posse;

f) a sua restituição até ao último dia útil de cada período económico.

Artigo 14.º

Fundo Fixo de Caixa

1 -Para efeitos de controlo do Fundo Fixo de Caixa, a Junta de Freguesia da Sé deverá aprovar um regulamento que estabeleça as regras relativas à sua constituição, utilização, reconstituição, reforço ou redução e restituição, devendo estar definido:
1. a)O limite máximo mensal;
2. b)A periodicidade da sua reconstituição;
3. c)O responsável e substituto pela sua posse;
4. d)A sua restituição até ao último dia útil de cada período económico.

Artigo 15.º

Contas Bancárias

1 -Compete à Junta de Freguesia da Sé deliberar sobre a abertura de contas bancárias e a natureza das mesmas.
2 -Nos casos de verbas de receitas legalmente consignados, bem como de verbas de operações de tesouraria, deverão ser abertas contas bancárias exclusivamente para tais movimentações.
3 -As contas bancárias são tituladas pela Freguesia da Sé e movimentadas mediante a assinatura simultânea do tesoureiro e do presidente do órgão executivo ou, em ausências, pelo secretário, devendo o tesoureiro manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias.
4 -A definição das assinaturas deverá ser registada na primeira ata do executivo, após tomada de posse ou após substituição de algum membro.
5 -Para efeitos de controlo da tesouraria, são obtidos junto das instituições bancárias extratos de todas as contas que a Junta de Freguesia da Sé é titular.
6 -Mensalmente e sempre que haja lugar à conferência de valores existentes nas contas de disponibilidades, são efetuadas reconciliações bancárias que são confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo do trabalhador ou entidade externa contratada, indicado para o efeito, que não se encontre afeto à tesouraria nem tenha acesso às respetivas contas correntes, procedendo-se de imediato, nas situações que o justifiquem, à sua regularização.
7 -As reconciliações bancárias referidas no número anterior deverão ser formalizadas em formulário próprio preparado para o efeito, reportar-se-ão ao último dia útil do mês e no caso de itens de reconciliação que apareçam consecutivamente em dois meses, deverão ser prontamente investigados, bem como os débitos e créditos que não tenham sido contabilizados.
8 -Na eventualidade de existirem cheques em trânsito, por mais de 30 dias após a data de emissão, o tesoureiro deve proceder ao respetivo cancelamento junto da instituição bancária, efetuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 16.º

Emissão e Guarda de Cheques

1 -Compete ao tesoureiro a emissão dos cheques ou registo das transferências para pagamento de despesas efetuadas, sempre em função da ordem de pagamento após conferência dos respetivos documentos de suporte.
2 -Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, devendo o espaço em frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal, sendo escriturados, por ordem referencial, na respetiva conta corrente da instituição bancária.
3 -Cabe ao tesoureiro ou ao seu substituto a guarda dos cheques não preenchidos e dos cheques emitidos que tenham sido anulados, devendo neste caso, inutilizarem-se as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente e quando se trate de cheque em trânsito cujo período de validade de seis meses terminou, procede-se ao cancelamento junto da instituição bancária, registando-se, contabilisticamente, as regularizações.
4 -Em caso algum será permitida a assinatura de cheques em branco ou a emissão sem estar na presença do documento que suporte a despesa.

Secção II - RELAÇÕES COM TERCEIROS

Artigo 17.º

Contas de Terceiros e Endividamento

1 -Anualmente ou sempre que necessário, a área da contabilidade terá de proceder à reconciliação entre extratos de conta corrente de clientes/utentes e fornecedores com as contas da Freguesia.
2 -As reconciliações referidas no número anterior aplicam-se, nos mesmos termos, às contas de outros devedores e credores, Estado e outros entes públicos e empréstimos com instituições bancárias, incluindo, nestes últimos, o controlo do cálculo dos juros e a confirmação dos saldos dos empréstimos vigentes, que deverão ser efetuados apenas anualmente.
3 -Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.
4 -As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia de Freguesia para a sua contração deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito.

Artigo 18.º

Conferência de Faturas e Outros Documentos

1 -As faturas ou documentos equivalentes serão recebidas em formato eletrónico ou em papel e são conferidas quanto às matérias de direito de facto.
2 -A primeira conferência ocorre na área da unidade orgânica - Gestão Administrativa, procedendo-se:
1. a)à verificação dos requisitos legais mínimos das faturas ou documentos equivalentes, nos termos do CIVA, em articulação com a área da contabilidade, nos casos em que surjam dúvidas,
2. b)à verificação dos cálculos aritméticos, em especial no que respeita à aplicação das regras de arredondamento, bem como às somas, multiplicações, descontos efetuados e outros;
3. c)à confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;
4. d)ao confronto com a guia de remessa, guia de transporte ou outro título de transporte e com a requisição externa ou contrato;
5. e)ao envio, após os procedimentos das alíneas anteriores, para o membro do órgão executivo que elaborou a proposta, que procede à conferência da fatura.
3 -Na conferência efetuada no número anterior, caso existam faturas recebidas com mais de uma via, é oposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de «Duplicado».
4 -Estando em conformidade, na primeira conferência é oposto um carimbo de «conferido» e assinado pelo coordenador da área da Gestão Administrativa, ou porque quem o substitua nas suas ausências, com assinatura elegível;
5 -A segunda conferência ocorre na área de contabilidade onde o(s) documento(s) é (são) registado(s) e, são previamente, confirmados os procedimentos de contratação pública adotados, confrontando os elementos da fatura com a requisição externa, contrato, auto de medição ou outro documento que contenha as condições da contratação.
6 -A autorização de pagamento é conferida e assinada pelo tesoureiro e autorizada pelo presidente da Junta de Freguesia da Sé, ou em caso de ausência ou impedimento de um deles, pelo secretário.
7 -Quando a fatura é paga é aposto um carimbo de «pago», sendo enviado de seguida para a área de contabilidade para o registo do pagamento, na conta corrente de terceiros respetiva.

Secção III - CONTRATAÇÃO PÚBLICA

Artigo 19.º

Aquisições de Bens ou Serviços/Empreitadas

Os procedimentos inerentes às aquisições de bens ou serviços, bem como as empreitadas são feitos pelos membros da Junta de Freguesia, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de contratação pública.

Secção IV - ATIVOS E PROPRIEDADES DE INVESTIMENTO

Artigo 20.º

Regras sobre a Inventariação

1 -As fichas de inventário de ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedade de investimento são mantidas permanentemente atualizadas pelo Coordenador Técnico da área administrativa, em articulação com o tesoureiro e área de contabilidade, e conferidos os valores com os registos contabilísticos.
2 -Os procedimentos de inventariação devem estar previstos em Regulamento de Inventário e Cadastro da Freguesia da Sé.

Secção V - DISPOSIÇÕES COMUNS

Artigo 21.º

Documentos Escritos, Despachos e Informações

Todos os documentos escritos, bem como os despachos e informações que sobre eles foram exarados, que integram os processos administrativos internos devem identificar os seus subscritores de forma bem legível e na qualidade em que o fazem.

Artigo 22.º

Registos e Sistema Informático

Os registos contabilísticos devem ser processados informaticamente, estando o seu acesso vedado aos trabalhadores de outros serviços que não tenham por função a sua conferência ou validação, por meio das devidas medidas de segurança, incluindo “palavras-chave”, podendo ser retificados unicamente pelo trabalhador que os efetuou.

2 -A segurança, integridade e confidencialidade dos dados informáticos devem estar devidamente protegidas.
3 -O sistema informático deve contemplar procedimentos adequados de controlo contabilístico, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores corretos, com uma adequada classificação e nos períodos em que se verificam.

Artigo 23.º

Prazos de Escrituração e Outros

A escrituração deve estar atualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, legislação especial e da prestação de contas.

Capítulo IV - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 24.º

Implementação e Medidas Complementares

1 -Para a implementação, poderão ser elaboradas e aprovadas medidas que se tornem úteis no sentido de especificar e facilitar a aplicação das regras estabelecidas na presente Norma e deverão ser promovidas ações de informação e formação com o objetivo de proporcionar uma adequada implementação prática da mesma.

Artigo 25.º

Alterações

O presente regulamento pode ser alterado por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia o justifiquem.

Artigo 26.º

Casos Omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente.

Artigo 27.º

Revogação

São revogados quaisquer regulamentos de controlo interno anteriormente aprovados e todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras no presente Regulamento.

Artigo 28.º

Entrada em Vigor

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil seguinte ao da sua publicação.

26 de novembro de 2025. - O Presidente da Junta de Freguesia da Sé, Sandra Fabrícia Tavares Teixeira.

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Artigo 2.º