Regulamento

Regulamento n.º 744/2019

Aprovação do Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave

Capítulo I - Natureza e âmbito de aplicação

Natureza jurídica e norma habilitante

O presente regulamento, elaborado ao abrigo do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 63/2018, de 6 de agosto, do artigo 3.º dos estatutos da fundação IPCA, do n.º 3 do artigo 70.º e do artigo 80.º, ambos dos Estatutos do IPCA, define a orgânica dos serviços do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave e que funcionam nos termos do presente regulamento e demais legislação aplicável.

Artigo 2.º

Atribuições e competências

1 -O presente regulamento orgânico estabelece a organização, as atribuições e as competências dos serviços do IPCA, indicando os serviços que integram a estrutura organizacional, a sua missão e atribuições, bem como a definição dos respetivos níveis de direção e suas competências.
2 -O presente regulamento orgânico dos serviços do IPCA fixa as regras de organização e funcionamento dos serviços, designadamente quanto à respetiva estruturação, âmbito de intervenção, funções, competências, designação e regime de contrato, e demais aspetos que lhes sejam atinentes.
3 -Os serviços do IPCA desenvolvem a sua atividade através de unidades transversais e de serviços comuns, cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.

Artigo 3.º

Administrador

1 -O administrador assegura a gestão corrente da instituição, assessorando e coadjuvando o Presidente em matérias de natureza administrativa, económica, financeira e patrimonial.
2 -O administrador exerce as suas competências nos termos da lei, dos Estatutos do IPCA e do presente regulamento, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Apoiar a gestão corrente da instituição;
2. b)Colaborar com o presidente do IPCA na elaboração da proposta de orçamento e do relatório de contas, do plano e relatório de atividades, do mapa de pessoal e da avaliação de desempenho;
3. c)Exercer as competências que lhe forem delegadas pelo Presidente do IPCA e pelo conselho de gestão.
3 -O administrador do IPCA é livremente nomeado e exonerado pelo Presidente nos termos da lei e dos Estatutos do IPCA.
4 -O cargo de administrador é um cargo de direção superior de 2.º grau, para todos os efeitos legais.
5 -O administrador é substituído, nas suas faltas, ausências e impedimentos, pelo dirigente que, para o efeito, o Presidente do IPCA designar.

Artigo 4.º

Fiscal único

As unidades transversais e os serviços comuns do IPCA estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único.

Artigo 5.º

Dirigentes

1 -Os níveis dos cargos de direção, bem como o respetivo estatuto e remunerações são fixados em regulamento próprio, com salvaguarda do estipulado nos números seguintes.
2 -As unidades transversais previstas no presente regulamento são dirigidas por dirigentes que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção superior de 3.º grau.
3 -As divisões são dirigidas por dirigentes que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção intermédia de 2.º grau.
4 -Os serviços e gabinetes, em função da sua missão concretamente definida para a prossecução da qual se demonstre indispensável a existência de uma direção, podem por despacho do Presidente, ouvido o conselho de gestão, ser coordenados por dirigentes que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º grau.
5 -Os dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.
6 -Os titulares de cargos de direção superior são livremente escolhidos e exonerados pelo presidente do IPCA de entre pessoas com saber e experiência, competência técnica e aptidão, internos ou exteriores à instituição, nos termos dos Estatutos, do presente regulamento e de outros regulamentos aplicáveis.
7 -Os titulares dos cargos de direção intermédia são recrutados por procedimento concursal, de entre titulares de licenciatura, nos termos dos regulamentos do IPCA e da legislação em vigor.
8 -O pessoal dirigente exerce as competências definidas pela lei, pelos Estatutos do IPCA e pelos seus regulamentos, assim como aquelas que lhe forem conferidas no despacho de designação ou por posterior delegação de competências.

Capítulo II - Organização Interna

Secção I - Estrutura organizativa

Artigo 6.º

Estrutura orgânica

1 -A estrutura orgânica dos serviços do IPCA compreende as unidades transversais e os serviços comuns.
2 -As unidades transversais compreendem:
1. a)Serviços de ação social;
2. b)Unidade Praxis 21;
3. c)Unidades transversais flexíveis.
3 -Os serviços comuns compreendem:
1. a)Divisões;
2. b)Serviços e Gabinetes.

Artigo 7.º

Unidades transversais

1 -As unidades transversais são estruturas instrumentais, com âmbitos de aplicação específicos, vocacionadas para a concretização de projetos e de objetivos estratégicos fixados internamente e, ainda, de âmbito nacional e/ou internacional, em prossecução com a missão do IPCA.
2 -São unidades transversais do IPCA:
1. a)Serviços de Ação Social;
2. b)Unidade Praxis 21;
3. c)Unidades transversais flexíveis.
3 -Por deliberação do conselho de gestão, podem ser criadas unidades transversais flexíveis para a concretização de projetos específicos, de caráter temporário, podendo, em função da sua necessidade ou conveniência, adquirir um caráter permanente, a avaliar após o período de funcionamento.
4 -A deliberação de criação determina a missão e o objeto da unidade transversal flexível, o período de funcionamento, a sua composição, competências, responsável pela sua coordenação e demais aspetos que se revelem pertinentes.
5 -As unidades transversais são dirigidas por diretores, cargo de direção superior de 3.º grau, na dependência hierárquica do Presidente do IPCA ou em quem este delegar a competência.
6 -O diretor de uma unidade transversal, escolhido entre pessoas com saber e experiência na área da gestão, é, nos termos dos estatutos do IPCA, livremente escolhido e exonerado pelo presidente do IPCA.
7 -O diretor de uma unidade transversal flexível, escolhido entre pessoas com saber e experiência na área da gestão, é livremente escolhido e exonerado pela deliberação do conselho de gestão que aprova a sua criação.

Artigo 8.º

Serviços Comuns

1 -Os serviços comuns do IPCA são estruturas organizativas de caráter técnico e administrativo, de apoio às funções e atividades do IPCA e seus órgãos, e que asseguram a gestão dos recursos e o funcionamento corrente da instituição.
2 -Os serviços comuns do IPCA compreendem a seguinte organização:
1. a)Divisões;
2. b)Serviços e Gabinetes.
3 -As divisões são as seguintes:
1. a)Divisão administrativa e financeira;
2. b)Divisão de recursos humanos;
3. c)Divisão de sistemas de informação;
4. d)Divisão académica;
5. e)Divisão de apoio aos órgãos de governo.
4 -Os serviços e gabinetes são os seguintes:
1. a)Serviços de informação documental;
2. b)Gabinete de auditoria e controlo interno;
3. c)Gabinete de assessoria jurídica;
4. d)Gabinete de aquisições e gestão de infraestruturas;
5. e)Gabinete para a gestão de projetos;
6. f)Gabinete para a avaliação e qualidade;
7. g)Gabinete de comunicação e imagem.
5 -Por deliberação do conselho de gestão, podem ser criadas outras estruturas organizativas, a integrar os serviços comuns, para cumprir tarefas ou realizar atividades que devam ser autonomizadas numa estrutura própria, face às atribuições e competências.
6 -A deliberação de criação determina a missão e o objeto da estrutura criada, a sua composição, bem como o nível do cargo de direção, se aplicável.
7 -As divisões são dirigidas por um dirigente, cargo de direção intermédia de 2.º grau, na dependência hierárquica do Presidente do IPCA ou em quem este delegar a competência.
8 -Por despacho do Presidente do IPCA, os serviços e gabinetes podem ser dirigidos por dirigente, cargo de direção intermédia de 3.º ou 4.º grau, escolhido entre pessoas com saber, experiência e aptidão técnica, na sequência de procedimento concursal.

Secção II - Unidades transversais

Artigo 9.º

Serviços de Ação Social

1 -Os serviços de ação social asseguram a execução das políticas de ação social escolar, definidas pelo Governo e pelos órgãos próprios do IPCA, dispondo de regulamento orgânico próprio, onde estão definidos os órgãos e respetivas competências, as atribuições e a estrutura organizacional.
2 -Está integrado nos serviços de ação social do IPCA o serviço de apoio aos estudantes com necessidades educativas especiais, vocacionado para promover a inclusão dos estudantes, designadamente:
1. a)Zelar pela aplicação efetiva do regulamento do estatuto do estudante com necessidades educativas especiais;
2. b)Contribuir para a promoção da acessibilidade em todos os espaços do IPCA e eliminação de barreiras arquitetónicas, educacionais, comunicacionais, entre outras;
3. c)Contribuir para a promoção de políticas de inclusão nas IES.
4. d)Contribuir para a investigação e desenvolvimento na área da inclusão.
3 -O presidente do IPCA e o conselho de gestão do IPCA poderão delegar no diretor dos serviços de ação social as competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos serviços.
4 -O diretor dos serviços de ação social do IPCA deverá apresentar ao conselho de gestão relatórios trimestrais relativos à execução do plano de atividades dos serviços de ação social.
5 -Esta unidade transversal exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 10.º

Unidade Praxis 21

1 -A unidade Praxis 21 exerce as suas competências no âmbito do regulamento n.º 36/2016, e ainda no domínio da coordenação, acompanhamento e apoio operacional ao desenvolvimento de todas as atividades de internacionalização, empreendedorismo e empregabilidade do IPCA, integrando os serviços de:
1. a)Mobilidade e relações internacionais;
2. b)Empreendedorismo e empregabilidade;
3. c)Alumni.
2 -As competências da unidade praxis 21 são as previstas no regulamento da unidade, às quais acrescem, ainda, as competências relativas ao serviço alumni:
3 -Ao serviço alumni compete:
1. a)Reforçar e estreitar as relações com os antigos estudantes;
2. b)Assegurar a atualização dos dados dos antigos estudantes;
3. c)Assegurar a ligação com os alumni;
4. d)Apoiar a participação dos diplomados em estágios em empresas e nos estágios internacionais;
5. e)Fomentar e avaliar iniciativas destinadas a promover a empregabilidade dos alunos e alumni;
6. f)Implementar, acompanhar e supervisionar os estudos efetuados no âmbito do Observatório de Inserção Profissional (OBIP-IPCA).
4 -Esta unidade transversal exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Secção III - Divisões

Artigo 11.º

Divisão Administrativa e Financeira

1 -A divisão administrativa e financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa e financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial e orçamental e, ainda, nos domínios da gestão das pessoas, do aprovisionamento e gestão do património, de acordo com as diretivas dos órgãos de gestão da Instituição, garantindo o cumprimento de todos os normativos legais e procedimentais adequados, em conformidade com os princípios de responsabilização e prestação de contas, cabendo-lhe designadamente competências na área orçamental e prestação de contas; económico financeira; gestão patrimonial e na área da administração geral.
2 -Na área orçamental e de prestação de contas:
1. a)Elaborar a proposta técnica e acompanhar a execução do orçamento e efetuar o seu acompanhamento periódico, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas tendo em vista os objetivos a atingir;
2. b)Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas;
3. c)Consolidar a informação referente à inscrição do orçamento, alterações orçamentais, transferências internas e externas e cativos;
4. d)Elaborar as solicitações de transferência de fundos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental;
5. e)Preparar os documentos e indicadores necessários à prestação de contas da contabilidade analítica da Fundação IPCA aos respetivos órgãos de gestão;
6. f)Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;
7. g)Assegurar o tratamento contabilístico da receita e da despesa através da aplicação das políticas contabilísticas.
3 -No domínio económico e financeiro:
1. a)Elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio económico-financeiro;
2. b)Apoiar a elaboração do plano e relatório de atividades e fornecer informação necessária ao seu acompanhamento e avaliação;
3. c)Articular com o gabinete de projetos a gestão financeira de projetos institucionais e organizar e acompanhar a execução financeira dos projetos cofinanciados;
4. d)Acompanhar auditorias à execução dos projetos cofinanciados e promover a implementação de recomendações.
4 -No domínio da gestão patrimonial:
1. a)Gerir o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis;
2. b)Assegurar o reporte da informação financeira, de aprovisionamento e património aos diversos órgãos e entidades;
3. c)Preparar dados estatísticos e informação financeira e patrimonial.
5 -A divisão administrativa e financeira exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do presidente ou em quem este delegar.

Artigo 12.º

Divisão de Recursos Humanos

1 -A divisão de recursos humanos exerce as suas competências no domínio da gestão de pessoas, cabendo-lhe designadamente:
1. a)Implementar e assegurar a política de gestão das pessoas, de acordo com as diretivas dos órgãos de gestão da instituição, garantindo o cumprimento das normas aplicáveis;
2. b)Organizar e informar os procedimentos relativos ao recrutamento, seleção, provimento e contratação, bem como à promoção, progressão, acumulação, exoneração, cessação de contratos, e aposentação do pessoal da instituição;
3. c)Acompanhar, informar e assistir tecnicamente as ações referentes aos processos de recrutamento e seleção de todo o pessoal da instituição, designadamente apoiar os processos de contratação de pessoal docente da responsabilidade das unidades orgânicas e elaborar os respetivos contratos bem como proceder aos atos tendentes à sua assinatura;
4. d)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da instituição, garantindo a sua confidencialidade;
5. e)Elaborar a proposta do mapa de pessoal do IPCA e garantir a disponibilização e informação às partes interessadas, bem como controlar os efetivos e assegurar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação, renovação e extinção da relação jurídica de emprego;
6. f)Assegurar as relações externas de reporte de informação legalmente exigidas ao IPCA em matéria de gestão das pessoas, designadamente de informação relativo a vencimentos e matérias conexas;
7. g)Propor, preparar, divulgar e monitorizar o plano de necessidades de formação;
8. h)Assegurar a gestão administrativa dos procedimentos devidos, designadamente no que respeita a processamento de remunerações e outros abonos; declarações de rendimentos; benefícios sociais; respetivas inscrições nos sistemas de proteção social, designadamente segurança social, CGA e ADSE; acidentes de trabalho e doenças profissionais; faltas, férias e licenças, e elaborar os respetivos mapas; deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;
9. i)Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias e descontos ou reposições e quaisquer outras que lhe pertençam ou sejam devidas e dar resposta a pedidos de informação sobre remunerações (CGA, ADSE, segurança social e autoridade tributária);
10. j)Elaborar a proposta de orçamento de pessoal do IPCA;
11. k)Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho;
12. l)Assegurar o reporte da informação, designadamente no âmbito da avaliação de desempenho, sobre a gestão das pessoas aos diversos órgãos e entidades;
13. m)Preparar dados estatísticos e informação com vista à caracterização permanente dos recursos humanos, incluindo a elaboração anual do balanço social;
14. n)Exercer as demais atividades que no domínio da gestão das pessoas lhe sejam cometidas.
2 -A divisão de recursos humanos exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 13.º

Divisão de Sistemas de Informação

1 -A divisão de sistemas de informação concebe, desenvolve, explora, mantém e coordena os sistemas de informação da Instituição, cabendo-lhe designadamente:
1. a)Proceder ao estudo e análise dos sistemas de informação de modo a responder com eficiência e eficácia aos objetivos estratégicos e operacionais do IPCA;
2. b)Implementar e manter um modelo de gestão das tecnologias de informação que privilegie a qualidade de serviço aos utentes do IPCA;
3. c)Apoiar a conceção e implementação de projetos estratégicos na área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);
4. d)Assegurar a fiabilidade, desempenho e segurança da infraestrutura tecnológica partilhada, pelas unidades orgânicas, e pelos vários serviços do IPCA, incluindo a conectividade (rede privada em fibra ótica, rede sem fios e acesso à Internet) e centro de dados (servidores, armazenamento e segurança da informação);
5. e)Assegurar o bom funcionamento e integração das aplicações informáticas partilhadas, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;
6. f)Assegurar a ampla acessibilidade e disponibilidade dos recursos e serviços de informática e de rede, em condições adequadas de desempenho, capacidade e segurança;
7. g)Garantir a permanente adequação dos serviços de TIC às necessidades da comunidade IPCA, tendo em conta a sua distribuição geográfica;
8. h)Promover uma boa gestão da página eletrónica da Instituição, incluindo diferentes níveis de acessibilidade à informação;
9. i)Garantir as melhores condições de trabalho relativas às TIC à comunidade IPCA, nas suas diferentes vertentes de ensino, investigação e gestão;
10. j)Gerir os recursos e serviços computacionais e de informação, promovendo a sua organização, divulgação e desenvolvimento de atividades de melhoria;
11. k)Planear e ministrar ações de formação aos utilizadores dos sistemas e aplicações informáticas existentes na instituição;
12. l)Realizar os estudos necessários à fundamentação de decisões conducentes à aquisição de soluções informáticas;
13. m)Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas.
2 -A divisão de sistemas de informação exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 14.º

Divisão Académica

1 -A divisão académica exerce as suas competências no domínio da gestão administrativa e académica dos processos relacionados com o percurso académico dos estudantes, cabendo-lhe designadamente:
1. a)Gerir e organizar os processos de acesso aos ciclos de estudos do IPCA, nomeadamente as candidaturas aos concursos locais e as candidaturas aos concursos especiais;
2. b)Gerir os processos relativos aos regimes de reingresso e mudança de par instituição/curso;
3. c)Prestar informações sobre as condições de acesso e ingresso e frequência dos ciclos de estudos ministrados no IPCA e apoiar as candidaturas ao concurso nacional, através do gabinete de acesso;
4. d)Preparar e realizar os processos de matrícula e inscrição dos estudantes, alterações de inscrição durante o percurso académico e anulação de matrícula;
5. e)Elaborar os processos do registo académico relativos à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes, em colaboração com a unidade Praxis 21;
6. f)Assegurar a emissão de certidões, cartas de curso, diplomas, suplemento ao diploma e declarações diversas relacionadas com a situação académica dos estudantes;
7. g)Gerir os processos de integração curricular, nomeadamente os pedidos de creditação;
8. h)Gerir os processos de cobrança de propinas;
9. i)Gerir os processos de reclamações dos estudantes sobre assuntos relacionados com a divisão académica;
10. j)Manter atualizada a informação relativa a cada estudante no sistema de gestão académica;
11. k)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
12. l)Emitir pareceres e informações sobre assuntos de natureza académica relativos a estudantes;
13. m)Gerir os processos de reconhecimento de graus académicos e diplomas de ensino superior, atribuídos por instituições de ensino superior estrangeiras;
14. n)Elaborar e propor alterações a regulamentos académicos;
15. o)Assegurar o reporte da informação académica aos diversos órgãos e entidades;
16. p)Elaborar estudos, preparar dados estatísticos e outro tipo de informação relativos à gestão académica;
17. q)Informar e submeter a despacho do dirigente superior todos os assuntos relativos a questões de natureza académica;
18. r)Executar outras atividades que no domínio da gestão académica lhe sejam cometidas.
2 -A divisão académica exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 15.º

Divisão de apoio aos órgãos de governo

1 -A divisão de apoio aos órgãos de governo tem como atribuições assegurar o normal funcionamento dos serviços da presidência e dos órgãos de governo do IPCA e integra:
1. a)Os serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão;
2. b)Serviços de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA;
3. c)Serviços de receção e expediente geral do IPCA;
4. d)Serviços de gestão de viaturas.
2 -Aos serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão compete:
1. a)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
2. b)Receber, conferir, registar e arquivar adequadamente toda a documentação associada ao Gabinete;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente, às regras protocolares e à representação do IPCA;
4. d)Recolher e sistematizar a legislação com interesse para os serviços;
5. e)Elaborar estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;
6. f)Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do Presidente;
7. g)Articular a coordenação entre os serviços da Presidência, outros serviços e direção das outras unidades;
8. h)Promover o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, a nível nacional e internacional;
9. i)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
10. j)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos neles tratados;
11. k)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretrizes aprovadas pela Presidência.
3 -Ao serviço de receção e expediente geral do IPCA compete:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;
2. b)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução.
4 -Ao serviço de gestão de viaturas compete:
1. a)Gerir a frota automóvel do IPCA;
2. b)Coordenar e assegurar as deslocações em serviço do Presidente e, mediante autorização do Presidente, de outros elementos da Instituição;
3. c)Apoiar tecnicamente na escolha e na negociação da aquisição ou aluguer de viaturas da instituição, tendo em vista nomeadamente os consumos e a sustentabilidade ambiental;
4. d)Fazer o controlo do combustível consumido e respetiva faturação;
5. e)Realizar os procedimentos necessários relativos à circulação, controlo, gestão e manutenção das viaturas da instituição.
5 -Ao serviço de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA compete:
1. a)Apoiar as reuniões e agenda dos órgãos;
2. b)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências dos Presidentes dos órgãos;
4. d)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
5. e)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das deliberações e das reuniões;
6. f)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelos Presidentes do Conselho de Curadores e Geral.
6 -A divisão de apoio aos órgãos de governo exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Secção IV - Serviços e Gabinetes

Artigo 16.º

Serviço de informação documental

1 -Ao serviço de informação documental do IPCA compete a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental do IPCA, o apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma atividade cultural própria, designadamente:
1. a)Propor e implementar políticas de gestão de biblioteconomia e definir políticas de tratamento documental;
2. b)Garantir o normal funcionamento das salas de leitura da instituição e assegurar o empréstimo de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento, aos utilizadores, bem como entre a biblioteca do IPCA e outras bibliotecas nacionais e estrangeiras;
3. c)Elaborar e propor procedimentos técnicos de melhoria do serviço e da prestação de serviços ao utilizador, bem como elaborar estudos e pareceres sobre as diferentes bases de dados científicas;
4. d)Divulgar e promover o acesso às diferentes fontes de informação, através da realização sessões de informação e sensibilização ao utilizador e disponibilização de conteúdos de apoio à utilização dos recursos informativos disponíveis na biblioteca;
5. e)Gestão e manutenção das bases de dados científicas, nomeadamente catálogos bibliográficos, repositório nacional e institucional e plataformas científicas;
6. f)Garantir e recolher informação estatística sobre as publicações editadas pelo IPCA e restantes informações relacionadas com a informação documental e comunicar às entidades nacionais responsáveis pelo tratamento dos dados;
7. g)Estabelecer e assegurar com as entidades creditadas para o efeito a atribuição dos ISBN; ISSN e DOI (Digital Object Identifier) para as publicações editadas pela comunidade IPCA;
8. h)Propor a participação em projetos nacionais e internacionais no âmbito do catálogo coletivo em linha das bibliotecas portuguesas, edição eletrónica e multimédia;
9. i)Garantir o apoio administrativo e organizar e manter atualizado o arquivo da atividade corrente da biblioteca;
10. j)Elaborar e apresentar relatório anual e o plano de atividade para o ano seguinte;
11. k)Garantir e assegurar a colaboração nos mais diversos assuntos relacionados com a área documental das unidades orgânicas e serviços do IPCA.
2 -O serviço de informação documental exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do presidente ou de pessoa em quem delegue esta competência.

Artigo 17.º

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

1 -O gabinete de auditoria e controlo interno exerce as suas atribuições nos domínios da organização e da qualidade dos serviços na perspetiva da desburocratização, simplificação e eliminação de formalismos, cabendo-lhe designadamente:
1. a)Proceder a atividades de controlo interno, de modo a avaliar a organização, funcionamento, fiabilidade e qualidade dos sistemas de controlo, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações;
2. b)Garantir a conformidade legal, estatutária e regulamentar das decisões e operações;
3. c)Assegurar o cumprimento das políticas e decisões;
4. d)Definir as áreas de maior risco financeiro e operacional, de corrupção e infrações conexas;
5. e)Providenciar informações regulares sobre a contingência de atividades do IPCA;
6. f)Analisar os resultados das auditorias externas;
7. g)Assegurar o reporte da informação sobre controlo interno aos diversos órgãos de gestão e entidades;
8. h)Preparar dados estatísticos e informação no domínio do controlo interno;
9. i)Desenvolver um sistema de gestão de risco para o IPCA;
10. j)Assegurar que existem processos que permitam a avaliação dos perfis de risco das atividades desenvolvidas nas diferentes unidades orgânicas e serviços do IPCA;
11. k)Auditar os sistemas e processos de avaliação e mitigação dos riscos.
12. l)Executar outras atividades que, no domínio do controlo interno, lhe sejam cometidas.
2 -O gabinete de auditoria e controlo interno exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional do Presidente do IPCA.

Artigo 18.º

Gabinete de Assessoria Jurídica

1 -O gabinete de assessoria jurídica exerce as suas atribuições no domínio específico do apoio jurídico, competindo-lhe, nomeadamente:
1. a)Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica;
2. b)Colaborar na preparação, elaboração e análise de instrumentos jurídicos, nomeadamente de projetos de regulamentos, contratos, deliberações, despachos e outros documentos, nos quais a instituição seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
3. c)Intervir nos processos de contencioso administrativo em que a instituição seja parte;
4. d)Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de averiguações;
5. e)Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da instituição.
2 -O gabinete de assessoria jurídica exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional do Presidente do IPCA ou em quem este delegar.

Artigo 19.º

Gabinete de Aquisições e Gestão de Infraestruturas

1 -O gabinete de aquisições e de gestão de infraestruturas exerce as suas atribuições no domínio específico do aprovisionamento e da gestão e manutenção das infraestruturas, competindo-lhe, nomeadamente:
1. a)Promover a eficácia, eficiência e redução de custos em matéria de bens e serviços, bem como assegurar a gestão e manutenção dos espaços e edifícios do IPCA;
2. b)Colaborar na definição das políticas de aquisições, fornecimentos, gestão de contratos, logística e transportes, de acordo com as estratégias e políticas gerais do IPCA;
3. c)Organizar os processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas e elaborar as peças e os procedimentos concursais e respetivos contratos, em articulação com outros serviços, quando necessário;
4. d)Garantir o fornecimento de bens e serviços nas melhores condições de qualidade, quantidade, prazo e preço;
5. e)Efetuar e acompanhar a gestão de stocks e gestão de contratos;
6. f)Assegurar o planeamento da manutenção e das obras de construção e efetuar o acompanhamento de intervenções nos edifícios e espaços do campus do IPCA;
7. g)Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética, bem como a implementação do sistema de monitorização;
8. h)Executar outras atividades que, no domínio da gestão das aquisições e das infraestruturas, lhe sejam cometidas.
2 -O gabinete de aquisições e gestão de infraestruturas exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional do Presidente do IPCA ou em quem este delegar.

Artigo 20.º

Gabinete de Gestão de Projetos

1 -O gabinete de gestão de projetos exerce as suas atribuições no domínio específico do apoio às atividades de I&D e de outros financiamentos, competindo-lhe, nomeadamente:
1. a)Pesquisar e analisar oportunidades de participação em candidaturas a projetos de investigação, recolhendo e divulgando informação sobre programas financiadores de I&D nacionais, comunitários ou outros internacionais;
2. b)Apoiar tecnicamente as candidaturas aos programas de financiamento plurianuais e no seu desenvolvimento;
3. c)Promover a cooperação e o estabelecimento de sinergias entre as diferentes unidades orgânicas, visando promover a investigação sobre temas interdisciplinares, alcançar e manter níveis de excelência da atividade científica e aumentar a visibilidade da investigação realizada no IPCA;
4. d)Promover a participação das unidades orgânicas em projetos de investigação de caráter nacional e internacional;
5. e)Implementar e gerir um sistema de gestão de informação para a investigação, agregando dados sobre investigadores/docentes, publicações, projetos nacionais e internacionais, projetos de cooperação empresarial e patentes;
6. f)Promover o aumento da visibilidade interna e externa da investigação realizada no IPCA;
7. g)Apoiar tecnicamente os responsáveis dos projetos na preparação e submissão de candidaturas a programas nacionais e internacionais de I&D;
8. h)Recolher e tratar a informação relativa à atividade científica dos investigadores e centros de investigação;
9. i)Promover a divulgação sistemática da atividade de I&D do instituto;
10. j)Definir os procedimentos internos para os vários tipos de interação com as entidades financiadoras e respetiva articulação com as unidades e serviços internos;
11. k)Estabelecer e assegurar uma comunicação de proximidade com contactos das entidades financiadoras;
12. l)Criar um registo do IPCA, nas várias plataformas de gestão de candidaturas e de projetos, e assegurar a respetiva gestão, manutenção e atualização;
13. m)Definir as permissões de utilizadores das unidades orgânicas e gestão dos utilizadores.
14. n)O gabinete de gestão de projetos exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou da pessoa em quem este delegue esta competência.
2 -O gabinete de gestão de projetos exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou da pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 21.º

Gabinete para a Avaliação e Qualidade

1 -O gabinete para a avaliação e qualidade exerce as suas atribuições no âmbito do sistema interno de garantia de qualidade e da acreditação de ciclos de estudos.
2 -Ao serviço compete:
1. a)Assegurar a gestão integrada e a melhoria contínua do sistema interno de garantia da qualidade, bem como as interfaces com as estruturas em cada unidade orgânica;
2. b)Apoiar os processos de criação, alteração e extinção dos ciclos de estudo e dos respetivos planos de estudos, incluindo cursos não conferentes de grau académico;
3. c)Acompanhar, monitorizar e assegurar as condições do funcionamento do sistema interno de monitorização e avaliação da qualidade do IPCA, em conformidade com as orientações superiores:
4. d)Elaborar os relatórios da qualidade, com base nos relatórios das unidades orgânicas, divulgar os resultados e monitorizar as medidas de melhoria preconizadas;
5. e)Planear e gerir a execução de um programa de auditorias internas relativas ao funcionamento da gestão da qualidade e promover abordagens de melhoria contínua e de cultura institucional;
6. f)Acompanhar e apoiar as unidades orgânicas na tramitação dos processos de acreditação prévia, de alteração e de avaliação/acreditação de ciclos de estudos pela agência de avaliação e acreditação do ensino superior (A3ES) e pela DGES;
7. g)Recolher e manter atualizados os dados para a obtenção de indicadores de desempenho do sistema de gestão da qualidade;
8. h)Recolher os dados para a obtenção de indicadores de desempenho dos ciclos de estudo;
9. i)Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
10. j)Executar outras atividades que, no domínio da avaliação e qualidade, lhe sejam cometidas.
3 -O gabinete para a avaliação e qualidade exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 22.º

Gabinete de Comunicação e Imagem

1 -O gabinete da comunicação e imagem exerce as suas atribuições no âmbito do sistema de comunicação e imagem da instituição.
2 -Ao serviço de comunicação e imagem compete:
1. a)Colaborar na definição da estratégia de comunicação, interna e externa, da instituição e, em particular, da presidência e dos órgãos de governo do IPCA e da Fundação;
2. b)Propor e implementar o plano anual de comunicação interno da instituição;
3. c)Assegurar assessoria de imprensa do presidente do IPCA, monitorizar informação sobre áreas do ensino superior e investigação e a presença da instituição nas redes sociais;
4. d)Coordenar a informação e gerir as plataformas de comunicação da instituição, a sua imagem e os seus conteúdos;
5. e)Promover e coordenar a imagem da instituição ao nível da identidade gráfica;
6. f)Divulgar informação sobre reuniões de caráter nacional e internacional, prémios, cursos e noticias de cariz académico;
7. g)Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas;
8. h)Promover a participação da instituição em exposições e feiras de ensino superior de relevo, no âmbito nacional e internacional.
3 -O gabinete da comunicação e imagem exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Capítulo III - Disposições Finais

Artigo 23.º

Mapa de pessoal e organograma

1 -O mapa de pessoal do IPCA, designadamente com todos os lugares previstos no presente regulamento, é publicitado no sítio da internet do IPCA.
2 -O organograma dos serviços do IPCA consta do anexo I ao presente regulamento.

Artigo 24.º

Cargos dirigentes

1 -O pessoal dirigente designado à data da entrada em vigor do presente regulamento mantém o seu estatuto e direito nos termos do contrato da comissão de serviço sendo-lhe aplicáveis as regras do presente regulamento.
2 -O pessoal dirigente designado à data da entrada em vigor do presente regulamento nos serviços objeto de reorganização, cujo cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a estrutura que lhe sucedeu.
3 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço referidas nos números anteriores.

Artigo 25.º

Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável

1 -As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas por despacho do Presidente do IPCA, ouvido o conselho de gestão.
2 -Aplicar-se-á subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, os Estatutos do IPCA, o Código do Trabalho e demais legislação subsidiária, o estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração pública, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislação em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.

Artigo 26.º

Norma Revogatória

É revogado o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do IPCA n.º 375/2012 (2.ª série), publicado no Diário da República de 21 de agosto de 2012 e o organograma geral do IPCA publicado pelo Despacho n.º 1880/2016 (2.ª série), no Diário da República de 5 de fevereiro de 2016, bem como outros regulamentos na parte em que sejam conflituantes com este.

Artigo 27.º

Entrada em Vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação e publicitação no site da internet do IPCA.

Organograma dos Serviços do IPCA

(ver documento original)

312560876

Artigo 15.º

Divisão de apoio aos órgãos de governo

1 -A divisão de apoio aos órgãos de governo tem como atribuições assegurar o normal funcionamento dos serviços da presidência e dos órgãos de governo do IPCA e integra:
1. a)Os serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão;
2. b)Serviços de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA;
3. c)Serviços de receção e expediente geral do IPCA;
4. d)Serviços de gestão de viaturas.
2 -Aos serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão compete:
1. a)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
2. b)Receber, conferir, registar e arquivar adequadamente toda a documentação associada ao Gabinete;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente, às regras protocolares e à representação do IPCA;
4. d)Recolher e sistematizar a legislação com interesse para os serviços;
5. e)Elaborar estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;
6. f)Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do Presidente;
7. g)Articular a coordenação entre os serviços da Presidência, outros serviços e direção das outras unidades;
8. h)Promover o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, a nível nacional e internacional;
9. i)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
10. j)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos neles tratados;
11. k)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretrizes aprovadas pela Presidência.
3 -Ao serviço de receção e expediente geral do IPCA compete:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;
2. b)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução.
4 -Ao serviço de gestão de viaturas compete:
1. a)Gerir a frota automóvel do IPCA;
2. b)Coordenar e assegurar as deslocações em serviço do Presidente e, mediante autorização do Presidente, de outros elementos da Instituição;
3. c)Apoiar tecnicamente na escolha e na negociação da aquisição ou aluguer de viaturas da instituição, tendo em vista nomeadamente os consumos e a sustentabilidade ambiental;
4. d)Fazer o controlo do combustível consumido e respetiva faturação;
5. e)Realizar os procedimentos necessários relativos à circulação, controlo, gestão e manutenção das viaturas da instituição.
5 -Ao serviço de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA compete:
1. a)Apoiar as reuniões e agenda dos órgãos;
2. b)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências dos Presidentes dos órgãos;
4. d)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
5. e)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das deliberações e das reuniões;
6. f)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelos Presidentes do Conselho de Curadores e Geral.
6 -A divisão de apoio aos órgãos de governo exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.