Decreto-LeiRevogado

Decreto-Lei n.º 152/88

Cria o Instituto Português de Arquivos (IPA)

Capítulo I - Natureza e atribuições

Artigo 1.º

1 -O Instituto Português de Arquivos, adiante designado por IPA, é um organismo dotado de personalidade jurídica, património próprio e autonomia administrativa e financeira, com o objectivo de planear e estabelecer um sistema nacional de arquivos, visando a coordenação e execução de uma política arquivística integrada.
2 -O membro do Governo responsável pela área da cultura exerce a tutela sobre o IPA.

Artigo 2.º

1 -São atribuições do IPA:
1. a)Contribuir para a definição da política arquivística do País;
2. b)Superintender técnica e normativamente nos arquivos dependentes do departamento governamental que tenha a seu cargo a área da cultura, bem como em todos os arquivos do Estado, autarquias locais e empresas públicas, e ainda em todos os conjuntos documentais que, nos termos da lei, venham a ser classificados como integrando o património arquivístico nacional;
3. c)Superintender administrativamente nos arquivos anteriormente dependentes do Instituto Português do Património Cultural (IPPC);
4. d)Definir, ouvidas as respectivas entidades de tutela, as directivas técnicas gerais para a organização dos arquivos intermédios, colaborar na sua aplicação e fiscalizar o seu cumprimento;
5. e)Elaborar e propor planos nacionais de tratamento, preservação e difusão do património arquivístico nomeadamente de reprografia, de informatização e de restauro;
6. f)Exercer funções de inspecção técnica e administrativa nos organismos dependentes e técnica em todos os arquivos definitivos e conjuntos documentais a que se refere a segunda parte da alínea b);
7. g)Promover a classificação de bens arquivísticos;
8. h)Definir e promover a incorporação dos fundos arquivísticos quer a título definitivo quer a título de depósito;
9. i)Propor a aplicação das medidas legais necessárias à salvaguarda dos bens arquivísticos classificados ou em vias de classificação;
10. j)Exercer, em nome do Estado, o direito de preferência nos casos de alienação de espécies valiosas ou de interesse, ainda que não inventariadas;
11. l)Promover o embargo administrativo quando estejam em curso acções que possam fazer perigar qualquer bem arquivístico;
12. m)Definir e executar programas de formação para profissionais do sector em colaboração com as entidades competentes.
2 -Na prossecução das atribuições referidas no número anterior, o IPA assegurará ainda a necessária articulação entre as entidades que desenvolvam actividades nos domínios referidos.
3 -Os arquivos abrangidos pela alínea c) do n.º 1 do presente artigo são os constantes do mapa II anexo a este diploma, bem como os que ulteriormente transitarem ou vierem a ser afectados ao IPA.

Capítulo II - Órgãos e serviços e suas competências

Artigo 3.º

1 -O IPA compreende os seguintes órgãos:
1. a)Presidente;
2. b)Conselho consultivo;
3. c)Conselho administrativo.
2 -O IPA compreende os seguintes serviços:
1. a)Direcção de Serviços de Arquivística (DSA);
2. b)Direcção de Serviços de Apoio Técnico (DSAT);
3. c)Divisão de Informática (DI);
4. d)Repartição Administrativa (RA).

Artigo 4.º

1 -O presidente é o órgão de direcção e representação do IPA, sendo coadjuvado no exercício das suas funções por um vice-presidente, o qual, para todos os efeitos legais, o substituirá nas suas faltas ou impedimentos.
2 -Os cargos de presidente e de vice-presidente são equiparados, respectivamente, aos de director-geral e subdirector-geral.

Artigo 5.º

1 -Compete ao presidente:
1. a)Exercer todas as competências inerentes aos poderes de direcção, de orientação e disciplinar em relação aos serviços e funcionários do IPA;
2. b)Assegurar a representação do IPA em juízo e fora dele, nomeadamente em comissões, grupos de trabalho ou noutras actividades de organismos nacionais e internacionais;
3. c)Exercer todas as demais competências que lhe forem delegadas ou cometidas nos termos da lei.
2 -O presidente poderá delegar no vice-presidente o exercício de parte das suas competências.

Artigo 6.º

1 -O conselho consultivo é constituído pelo presidente do IPA, que presidirá, pelo vice-presidente, pelo director do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, pelos directores de serviços do IPA, por um director dos serviços dependentes e por vogais, em número não superior a sete, nomeados por despacho do membro do Governo da tutela de entre individualidades.
2 -O conselho consultivo reunirá ordinariamente em cada trimestre e extraordinariamente sempre que o presidente o convocar.
3 -As deliberações do conselho são tomadas por maioria dos votos dos presentes, dispondo o presidente de voto de qualidade.
4 -A participação nas reuniões do conselho confere o direito à percepção de senhas de presença, bem como o direito a ajudas de custo e transporte, a abonar nos termos da lei.
5 -Para o seu regular funcionamento, o conselho consultivo será secretariado e apoiado pela RA.

Artigo 7.º

1 -Ao conselho consultivo compete, sempre que solicitado, apreciar e emitir parecer sobre o mérito e definição de prioridades dos programas e projectos do âmbito das atribuições do IPA, nomeadamente:
1. a)Pronunciar-se sobre a normalização dos impressos a usar nos arquivos;
2. b)Propor ou emitir parecer sobre as propostas de classificação de bens arquivísticos;
3. c)Pronunciar-se, em relação às espécies classificadas ou em vias de classificação, sobre a conservação, restauro, alienação ou não uso do direito de preferência;
4. d)Pronunciar-se sobre a desclassificação de bens arquivísticos;
5. e)Emitir parecer sobre a exportação e importação definitiva ou temporária de bens arquivísticos classificados ou ainda daqueles que, embora não classificados, tenham valor cultural;
6. f)Pronunciar-se em relação aos arquivos não dependentes do IPA, nomeadamente sobre a alteração do regime legal dos arquivos, a classificação dos arquivos e, em harmonia com ela, os planos de incorporação de documentos, a aquisição de espécies, sempre que ela exija dotações excepcionais avultadas ou importe a aceitação de doações e legados com encargos, a transferência definitiva ou por tempo indeterminado de espécies para qualquer serviço público e a cedência para exposições no estrangeiro e a localização, construção, aquisição, adaptação ou modificação de edifícios ou dependências destinados a arquivos;
7. g)Pronunciar-se sobre as medidas adequadas à higiene e conservação de arquivos;
8. h)Pronunciar-se sobre a realização no País de exposições paleográficas e esfragísticas e de congressos, colóquios e conferências sobre assuntos respeitantes a arquivos;
9. i)Pronunciar-se sobre os problemas relativos à formação profissional de pessoal dos arquivos, nomeadamente sobre os respectivos cursos e planos de estudo.
2 -O conselho pode ainda tomar a iniciativa de propor ao presidente a inclusão na agenda das suas reuniões de quaisquer assuntos relacionados com a política arquivística.

Artigo 8.º

1 -O conselho administrativo é constituído pelo presidente do IPA, que presidirá, pelo vice-presidente, pelo chefe da RA e por um representante do Ministro das Finanças, detendo o presidente voto de qualidade.
2 -O conselho reunirá ordinariamente com carácter mensal e extraordinariamente sempre que o presidente o convocar.
3 -Para o seu regular funcionamento, o conselho será secretariado e apoiado pela RA.
4 -Por decisão do presidente poderão ainda participar na reunião do conselho administrativo outros técnicos do IPA, sem direito a voto.

Artigo 9.º

Compete ao conselho administrativo:

a)Aprovar os projectos de orçamento do IPA e promover as alterações que se mostrarem necessárias;
b)Promover e fiscalizar a arrecadação de receitas próprias e a realização das despesas, nos termos previstos na lei;
c)Promover a elaboração e aprovação das contas de gerência e remetê-las ao Tribunal de Contas;
d)Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;
e)Deliberar sobre os encargos dos acordos ou contratos a celebrar com entidades oficiais ou particulares, nos termos da lei;
f)Autorizar o pagamento das despesas;
g)Aprovar a constituição dos fundos permanentes que se mostrarem necessários;
h)Promover a requisição de fundos à Direcção-Geral da Contabilidade Pública por conta das dotações do Orçamento do Estado consignadas ao IPA;
i)Apreciar as contas dos serviços relativas às verbas que lhes forem atribuídas;
j)Pronunciar-se sobre quaisquer outros assuntos que lhe sejam presentes pelo presidente.

Artigo 10.º

A DSA compreende a Divisão de Arquivística (DA) e a Divisão de Conservação, Restauro e Reprografia (DCRR).

Artigo 11.º

À DA compete:

a)Colaborar na actualização do inventário dos bens arquivísticos;
b)Propor a classificação das espécies arquivísticas de interesse especial, de acordo com a lei;
c)Coordenar e propor planos de aquisição de documentos que importem aos arquivos;
d)Estudar, propor e tomar providências destinadas à preservação, defesa, recuperação, conservação e valorização das espécies arquivísticas;
e)Fiscalizar todos os trabalhos que estejam a ser efectuados em espécies arquivísticas classificadas ou em vias de classificação e fazer suspender os que estejam a ser incorrecta ou deficientemente executados;
f)Pronunciar-se sobre pedidos de cedência ou empréstimo e de exportação de espécies de valor cultural, no âmbito de acção do IPA, ainda que não classificadas, e impedir a exportação não autorizada das mesmas, podendo recorrer para esse efeito a todas as autoridades e serviços públicos;
g)Promover a aplicação das técnicas de normalização e tratamento informático das espécies arquivísticas em articulação com a DI;
h)Propor, em colaboração com o Ministério da Educação e outras entidades, a organização de cursos de formação para o pessoal dos arquivos;
i)Pronunciar-se sobre a aceitação de doações, legados e depósitos;
j)Exercer funções de inspecção técnica e administrativa nos organismos dependentes do IPA e inspecção técnica em todos os arquivos definitivos e conjuntos documentais a que se refere a segunda parte da alínea b) do n.º 1 do artigo 2.º

Artigo 12.º

À DCRR compete:

a)Exercer funções normativas e de consultadoria e apoiar tecnicamente institutos, laboratórios, centros e oficinas de conservação e restauro arquivístico;
b)Fiscalizar trabalhos em espécies classificadas ou em vias de classificação, em colaboração com a DA;
c)Assegurar a protecção do património arquivístico, em articulação com os restantes órgãos e serviços competentes;
d)Promover e apoiar a protecção e conservação do património arquivístico privado;
e)Propor providências cautelares à realização de trabalhos e a fixação de normas e critérios que visem a conveniente salvaguarda dos bens culturais arquivísticos;
f)Assegurar a constituição de equipas móveis de técnicos para a execução de trabalhos que tenham de ser realizados nos próprios locais onde as espécies a tratar e a conservar se encontrem;
g)Efectuar estudos de carácter técnico com vista à adopção das convenientes medidas de conservação e reprodução das espécies arquivísticas;
h)Promover a formação, reciclagem e informação do pessoal técnico dos serviços dependentes ou afectos aos institutos, laboratórios ou centros de reprodução de serviços públicos ou de entidades particulares;
i)Propor a realização de trabalhos e a fixação de normas e critérios que visem a conveniente conservação e reprodução das espécies arquivísticas.

Artigo 13.º

À DSAT compete a concepção, planeamento e desenvolvimento de programas e projectos intersectoriais, multidisciplinares e interdepartamentais inerentes à prossecução das atribuições do IPA, actuando nas áreas de informação e apoio técnico e na de estudos e projectos.

Artigo 14.º

A actuação na área de informação e apoio técnico visa, nomeadamente:

a)Assegurar a ligação funcional com outros centros de informação, públicos ou privados, nacionais ou internacionais, no que respeita à recolha, tratamento, conservação e difusão da informação necessária ao funcionamento do IPA;
b)Organizar e gerir os ficheiros necessários à eficácia operativa do IPA, nomeadamente os respeitantes a entidades, a informação e documentação técnico-científica e a legislação e jurisprudência;
c)Assegurar o serviço de tradução necessário ao funcionamento do Instituto;
d)Assegurar a interligação funcional entre o IPA e os restantes organismos da Secretaria de Estado da Cultura nas áreas de organização, gestão de recursos humanos e financeiros, planeamento e controle;
e)Realizar estudos de apoio técnico, económico-financeiro e jurídico dos processos de decisão e coordenação interna.

Artigo 15.º

1 -Na actuação na área de estudos e projectos a DSAT será funcionalmente integrada por equipas e meios afectos à prossecução dos seus objectivos.
2 -Para concretização do disposto no número anterior o presidente do IPA poderá propor superiormente o convite a entidades nacionais ou estrangeiras para a realização de estudos ou para a coordenação ou integração de equipas de programa ou projecto.
3 -As condições de apoio logístico, financeiro ou institucional ao funcionamento das equipas de programa ou projecto, bem como o sistema retributivo das entidades referidas, serão objecto de adequada regulamentação por despacho conjunto do membro do Governo que exerce a tutela sobre o IPA e do Ministro das Finanças.
4 -As equipas referidas no n.º 1 desenvolverão a sua actividade de acordo com os objectivos fixados, com o apoio específico do pessoal afecto à área de apoio técnico.
5 -Quando os programas referidos se concretizem em desempenho plurianual, integrando planos de médio ou longo prazo, será fornecida aos respectivos elementos a adequada formação em equipa.

Artigo 16.º

1 -Compete à DI:
1. a)Recolher e tratar a informação necessária ao desenvolvimento da actividade do IPA;
2. b)Promover ou desenvolver aplicações informáticas para arquivos;
3. c)Promover a constituição de uma rede de informática entre os arquivos e encarregar-se da sua gestão global;
4. d)Assegurar a ligação da rede a que se refere a alínea anterior a outras nacionais e estrangeiras;
5. e)Difundir a informação sobre informática documental e de arquivo.
2 -A DI depende funcionalmente do director de Serviços de Apoio Técnico.

Artigo 17.º

1 -À RA compete assegurar os serviços de administração financeira e patrimonial, de expediente e arquivo do IPA.
2 -A RA compreende:
1. a)A Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património (SCAP);
2. b)A Secção de Pessoal e Assuntos Gerais (SPAG).
3 -À SCAP compete, nomeadamente:
1. a)Elaborar o projecto de orçamento do IPA;
2. b)Instruir os processos relativos a despesas, efectuando os respectivos processamentos;
3. c)Elaborar a conta anual de gerência;
4. d)Verificar as importâncias dos fundos permanentes à sua guarda;
5. e)Organizar e manter actualizada a conta corrente do movimento financeiro;
6. f)Assegurar a gestão dos serviços de economato;
7. g)Assegurar a gestão do Património afecto ao IPA e ter actualizado o respectivo cadastro;
8. h)Assegurar a gestão das viaturas ao serviço do IPA, com vista ao seu aproveitamento racional.
4 -Junto da SCAP funcionar uma tesouraria, à qual compete arrecadar as receitas do IPA, promover o seu depósito e movimento, bem como efectuar liquidações e pagamentos.
5 -À SPAG compete, nomeadamente:
1. a)Proceder à recepção, classificação, registo e expedição de toda a correspondência e demais documentação;
2. b)Executar o expediente relativo à admissão, colocação, promoção, transferência e cessação de funções do pessoal do IPA;
3. c)Elaborar todo o demais expediente relativo a pessoal.

Capítulo III - Administração financeira e patrimonial

Artigo 18.º

1 -A administração financeira do IPA será feita de acordo com o plano anual de actividades e o Orçamento do Estado.
2 -Sempre que se mostre necessário, poderão ser elaborados planos plurianuais de actividades e financeiros.

Artigo 19.º

Constituem receitas do IPA:

a)As dotações que lhe sejam atribuídas no Orçamento do Estado;
b)As comparticipações;
c)Os subsídios ou donativos concedidos por quaisquer entidades de direito público ou privado;
d)O produto da realização de estudos, inquéritos ou outros trabalhos de carácter técnico confiados ao IPA mediante contrato com entidades nacionais ou estrangeiras;
e)O produto de heranças, legados ou doações com que seja beneficiado;
f)O produto da percentagem que lhe vier a ser atribuído, por diploma próprio, das receitas previstas no n.º 1 do artigo 82.º da Lei n.º 45/85, de 17 de Setembro;
g)Os saldos de gerência anteriores verificados em contas de ordem;
h)Os juros dos fundos capitalizados;
i)Os emolumentos a que se refere o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril;
j)Quaisquer outras receitas que lhe sejam atribuídas por lei, por contrato ou a outro título.

Capítulo IV - Pessoal

Artigo 20.º

1 -O IPA dispõe do quadro de pessoal constante do mapa I anexo ao presente diploma.
2 -A gestão e administração do pessoal em serviço no IPA far-se-á nos termos da legislação em vigor e das disposições constantes no presente diploma.

Artigo 21.º

1 -O provimento do pessoal a que se refere o artigo anterior será feito por nomeação provisória ou em comissão de serviço pelo período de um ano.
2 -Findo o prazo referido no número precedente o funcionário:
1. a)Será provido definitivamente, se tiver revelado aptidão para o lugar;
2. b)Será exonerado ou regressará ao serviço de origem, conforme se trate de nomeação provisória ou de comissão de serviço, se não tiver revelado aptidão para o lugar.
3 -Se o funcionário a nomear já tiver provimento definitivo noutro lugar da função pública, poderá ser desde logo provido definitivamente, nos casos em que exerça funções da mesma natureza.
4 -O disposto no número anterior não prejudica a nomeação em comissão de serviço, por período não superior a um ano, com base na opção do funcionário ou por conveniência da Administração.
5 -O tempo de serviço em regime de comissão de serviço conta para todos os efeitos legais:
1. a)No lugar de origem, quando à comissão se não seguir provimento definitivo;
2. b)No lugar do quadro em que vier a ser provido definitivamente, finda a mesma.

Artigo 22.º

1 -O provimento dos lugares de presidente, vice-presidente, director de serviços e chefe de divisão será feito nos termos do Decreto-Lei n.º 191-F/79, de 26 de Junho.
2 -O lugar de chefe da RA será provido de entre:
1. a)Chefes de secção com o mínimo de três anos de bom e efectivo serviço na categoria;
2. b)Indivíduos possuidores de curso superior e experiência adequada, a definir no aviso de abertura do concurso.

Artigo 23.º

O provimento dos lugares das carreiras de pessoal previsto no quadro do IPA será feito nos termos:

a)Do Decreto-Lei n.º 248/85, de 15 de Julho para as carreiras técnica superior, técnica, técnica profissional, administrativa e auxiliar;
b)Do Decreto-Lei n.º 280/79, de 10 de Agosto, para as carreiras de BAD, designadamente técnica superior e técnica profissional;
c)Do Decreto-Lei n.º 110-A/80, de 10 de Maio, para as carreiras de informática;
d)Do Decreto-Lei n.º 245/80, de 22 de Julho com a redacção introduzida pelo Decreto-Lei n.º 25/87, de 13 de Janeiro, para a carreira de conservação e restauro.

Artigo 24.º

1 -A carreira de operador de reprografia e considerada carreira horizontal e o seu desenvolvimento rege-se pelo disposto na lei geral.
2 -O ingresso na base da carreira será efectuado de entre indivíduos habilitados com a escolaridade obrigatória.

Capítulo V - Disposições finais e transitórias

Artigo 25.º

O pessoal do IPPC que actualmente presta serviço nas Divisões de Arquivos e de Serviços de Documentação, extintas por força do artigo 30.º deste diploma, bem como o pessoal que no âmbito de qualquer outra unidade orgânica do referido Instituto desempenhe funções relacionadas com a mesma área funcional, é de imediato destacado para o exercício das mesmas funções no IPA, sem prejuízo de se proceder à sua integração no quadro de pessoal do IPA, nos termos do disposto nos artigos seguintes.

Artigo 26.º

1 -Sem prejuízo do disposto na alínea b) do artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 41/84, de 3 de Fevereiro, o pessoal abrangido pelo artigo anterior transita para os lugares do quadro de pessoal a que se refere o artigo 20.º do presente diploma de acordo com as alíneas seguintes:
1. a)Para categoria idêntica à que o funcionário já possui;
2. b)Para categoria correspondente às funções actualmente desempenhadas, se remunerada pela mesma letra de vencimento ou por letra de vencimento imediatamente superior na estrutura da carreira para que transita, quando não se verifique coincidência de remuneração, observados os requisitos habilitacionais, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
2 -O disposto na alínea b) do número anterior é aplicável quando se verificar desajustamento entre as funções desempenhadas e o conteúdo funcional da carreira em que o funcionário se encontrar provido.
3 -Nas situações previstas nos números anteriores será contado, para efeitos de progressão nas novas carreiras, todo o tempo de serviço prestado anteriormente em idêntico desempenho.

Artigo 27.º

Com a entrada em vigor do presente diploma cessam as comissões de serviço relativas aos cargos dirigentes que vinham sendo desempenhadas nas unidades estruturais do IPPC agora extintas.

Artigo 28.º

1 -Os direitos e obrigações, incluindo os emergentes de contratos de arrendamento e demais direitos de uso e fruição das instalações e seus pertences, anteriormente constituídos na esfera jurídica do IPPC e dos serviços a que se refere o n.º 3 do artigo 2.º, directamente relacionados com as atribuições agora cometidas ao IPA, são assumidos por este.
2 -Serão ainda afectados ao IPA os bens móveis do IPPC que se mostrarem necessários, nomeadamente o acervo documental e bibliográfico específico, de acordo com o que vier a ser fixado por despacho do membro do Governo da tutela.

Artigo 29.º

No corrente ano económico os encargos de instalações e funcionamento do IPA, incluindo os respeitantes a pessoal, serão suportados pelos correspondentes orçamentos do IPPC.

Artigo 30.º

1 -São extintas as Divisões de Arquivos e de Serviços de Documentação, do Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação do IPPC, e revogada a respectiva legislação regulamentar em tudo o que contrarie o disposto no presente diploma.
2 -São desintegrados do quadro de pessoal do IPPC referido no Decreto Regulamentar n.º 34/80, de 2 de Agosto, os lugares constantes do mapa III, anexo ao presente diploma, após integração dos respectivos titulares no quadro de pessoal do IPA, nos termos do disposto no artigo 26.º

Artigo 31.º

Consideram-se igualmente feitas ao IPA todas as referências legais anteriormente feitas a outros organismos na mesma área de competência.

Artigo 32.º

O presente diploma entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 17 de Março de 1988. - Aníbal António Cavaco Silva - Miguel José Ribeiro Cadilhe.

Promulgado em 12 de Abril de 1988.

Publique-se.

O Presidente da República, MÁRIO SOARES.

Referendado em 15 de Abril de 1988.

O Primeiro-Ministro, Aníbal António Cavaco Silva.

Do MAPA I ao MAPA III

(ver documento original)

ANEXO I

CONTEÚDOS FUNCIONAIS

1.- Técnico superior de informática:
- Definir e conceber soluções informáticas adequadas aos objectivos de organismo dentro da óptica do sistema de informação da Secretaria de Estado.
- Estudar as repercussões na estrutura orgânica resultantes da utilização de meios informáticos e propor as alterações convenientes.
- Elaborar o plano ou planos de tratamento de informação e colaborar nos processos de aquisição de equipamentos e de suportes lógicos.
- Propor e colaborar em acções de formação que visem uma optimização dos meios informáticos disponíveis ou a adquirir, dentro dos objectivos definitivos nos planos de tratamento de informação propostos.
- Articular com as restantes áreas funcionais política de informática definida no organismo e na Secretaria de Estado.
2.- Tradutor correspondente-intérprete:
- Desenvolver tarefas de redacção, tradução e retroversão de textos escritos.
- Interpretar textos falados, respeitando o conteúdo, forma literária e sentido exacto dos textos e Interpretações.
3.- Operador de meios audio-visuais:
- Desenvolver funções executivas de aplicação técnica.
- Instalar e operar equipamentos de rádio, vídeo, projecção, fotografia, registo e reprodução de som e imagem.
- Intervir na elaboração e realização de documentos com vista a proporcionar a comunicação audio-visual em acções de divulgação, de formação, colóquios, conferências, simpósios e outras iniciativas de carácter técnico, pedagógico e científico prosseguidas pelos serviços.