Regulamento

Regulamento n.º 359/2023

Aprova o Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra

Capítulo I - Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objeto e âmbito

1 -O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica da Reitoria da Universidade de Coimbra (UC), bem como as competências e o modo de funcionamento dos órgãos e dos serviços que a integram.
2 -A Reitoria integra a Administração, os projetos especiais e os órgãos previstos no n.º 5.
3 -A Administração é o serviço de apoio central à governação da UC, sendo composta por:
1. a)Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo (SADOG);
2. b)Serviço de Apoio à Gestão (SAG);
3. c)Centro de Serviços Comuns (CSC).
4 -Os projetos especiais são estruturas de caráter temporário, definidos nos termos do artigo 57.º
5 -A Reitoria integra ainda os observatórios, o Conselho da Qualidade, a Comissão de Ética e outros órgãos criados ou que venham a ser criados por Despacho do Reitor.

Capítulo II - Administração

Artigo 2.º

Administrador

1 -A Administração é dirigida pelo Administrador, que pode ser coadjuvado por Administradores Adjuntos.
2 -O Administrador e os Administradores Adjuntos são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, sendo o provimento efetuado por escolha, mediante Despacho, de entre licenciados, vinculados ou não à Administração Pública, que possuam competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.
3 -O Administrador exerce as competências que lhe sejam delegadas pelo Reitor.
4 -Os Administradores Adjuntos exercem as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelo Administrador.
5 -Nas suas ausências, faltas ou impedimentos, a suplência do Administrador é assegurada pelos Administradores Adjuntos ou por Dirigente da Administração por ele designado para o efeito, na ausência de Administradores Adjuntos.
6 -O cargo de Administrador é qualificado como cargo de direção superior de primeiro grau e o cargo de Administrador Adjunto como cargo de direção superior de segundo grau.
7 -Junto do Administrador funciona o Conselho da Administração, órgão de natureza consultiva que o coadjuva na gestão da Administração, composto pelo Administrador (que preside), Administradores Adjuntos, Chefe de Gabinete e Diretores de Serviço, sendo o seu funcionamento regulado por despacho do Administrador.

Secção I - Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo

Artigo 3.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo presta apoio direto aos órgãos de governo da UC, ao Senado e ao Administrador, funcionando na dependência direta do Reitor.
2 -O Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo é composto por:
1. a)Gabinete do Reitor;
2. b)Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);
3. c)Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão (GAPRG);
4. d)Divisão de Comunicação (DCOM);
5. e)Divisão de Relações Internacionais (DRI);
6. f)Núcleo de Ensino a Distância (UC_D);
7. g)Núcleo de Marketing (NMAR);
8. h)Núcleo de Promoção da Empregabilidade (NUPE);
9. i)Núcleo de Turismo (NTUC).

Artigo 4.º

Chefe de Gabinete

1 -O Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo é dirigido pelo Chefe de Gabinete, que pode ser coadjuvado por um Adjunto.
2 -O Chefe de Gabinete e o Adjunto são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, sendo o provimento efetuado por escolha, mediante Despacho, de entre licenciados, que possuam competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.
3 -O Chefe de Gabinete e o Adjunto exercem as suas funções pelo período do mandato do Reitor.
4 -Compete ao Chefe de Gabinete dirigir os trabalhadores que exerçam funções no Gabinete do Reitor, tendo as demais competências que lhe sejam delegadas pelo Reitor.
5 -O Adjunto exerce as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelo Chefe de Gabinete.
6 -Nas suas ausências, faltas ou impedimentos, a suplência do Chefe de Gabinete é assegurada pelo Adjunto ou por Dirigente do Serviço de Apoio Direto aos Órgãos de Governo por ele designado para o efeito, na ausência de Adjunto.
7 -O cargo de Chefe de Gabinete é qualificado como cargo de direção intermédia de primeiro grau e o cargo de Adjunto como cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 5.º

Gabinete do Reitor

1 -Compete ao Gabinete do Reitor:
1. a)Coordenar e assegurar o apoio técnico e operacional aos órgãos de governo da UC, ao Senado e ao Administrador;
2. b)Assegurar a preparação, a organização e o encaminhamento do expediente técnico-administrativo e da correspondência associada à atividade dos órgãos de governo, do Senado e da Administração;
3. c)Arquivar todos os documentos e zelar pela segurança do arquivo, em articulação com o Arquivo da Universidade de Coimbra e com a Divisão de Gestão de Arquivo;
4. d)Assegurar a gestão do transporte de pessoas e bens da UC;
5. e)Coordenar e assegurar a assessoria direta ao Reitor, à Equipa Reitoral e ao Administrador e Administradores Adjuntos;
6. f)Organizar e coordenar as agendas do Reitor, da Equipa Reitoral e do Administrador;
7. g)Promover a coordenação e a articulação entre os pelouros da Equipa Reitoral;
8. h)Assegurar a interface entre os órgãos de governo, o Senado e as unidades orgânicas, as Unidades de extensão cultural e de apoio à formação, a Administração e os Serviços de Ação Social;
9. i)Divulgar a informação relevante sobre as decisões e deliberações dos órgãos de governo, do Senado e do Administrador;
10. j)Assegurar a interface da UC com os órgãos de soberania, nomeadamente com a tutela;
11. k)Gerir os acontecimentos sociais e protocolares da UC, assegurando o cumprimento do Protocolo da UC;
12. l)Assegurar a comunicação interna e externa da UC, através da sua Divisão de Comunicação;
13. m)Assegurar a igualdade no acesso, pela comunidade universitária, aos titulares dos órgãos de governo;
14. n)Assegurar o atendimento das personalidades e das entidades públicas ou privadas que contactam os órgãos de governo;
15. o)Promover a satisfação e a conciliação das necessidades de todas as partes interessadas;
16. p)Gerir os espaços da Reitoria bem como o orçamento atribuído ao Gabinete do Reitor;
17. q)Desempenhar outras funções que lhe sejam cometidas pelo Reitor ou pelo Administrador.
2 -O Gabinete do Reitor é composto pelo Secretariado e pelo Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral.

Artigo 6.º

Secretariado

1 -O Gabinete de Reitor integra um Secretariado, que assegura o apoio técnico e operacional necessário ao exercício das competências previstas no artigo anterior.
2 -O Secretariado desempenha, ainda, outras funções que lhe sejam cometidas pelo Chefe de Gabinete.
3 -O Secretariado é coordenado pelo Secretário do Gabinete do Reitor, a designar pelo Reitor.
4 -As funções de Secretário do Gabinete do Reitor são exercidas por trabalhador integrado na categoria de Coordenador Técnico.
5 -O apoio operacional é assegurado por trabalhador integrado na categoria de Encarregado Operacional, a designar pelo Reitor.

Artigo 7.º

Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral

1 -O Gabinete do Reitor integra o Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral, dirigido pelo Chefe de Gabinete.
2 -Podem ser nomeados Assessores, que apoiam, nomeadamente em termos de assessoria política e técnica, um ou mais membros da Equipa Reitoral, bem como o Administrador e Administradores Adjuntos.
3 -Os Assessores são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, de entre trabalhadores com prévio vínculo de emprego público, e exercem as suas funções pelo período de mandato do Reitor.
4 -Os Assessores são remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau ou inferior.
5 -Podem ainda prestar serviços de assessoria à Equipa Reitoral personalidades que, em face da especialidade de determinadas áreas, reúnam as condições para o bom desempenho dos mesmos, desde que observado o disposto na legislação aplicável.
6 -Os dirigentes e trabalhadores da UC devem cooperar com o Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral, no sentido de prestar a colaboração necessária ao bom exercício das suas funções de apoio à Equipa Reitoral.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio Jurídico

1 -O Gabinete de Apoio Jurídico exerce as suas competências no domínio da assessoria jurídica especializada, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Assegurar a assessoria jurídica ao Reitor e ao Administrador;
2. b)Analisar e emitir pareceres e informações de natureza técnico-jurídica, sobre quaisquer assuntos relativos à UC;
3. c)Assegurar a gestão dos processos judiciais em que a UC seja parte ou intervenha em juízo;
4. d)Garantir a gestão dos processos contraordenacionais, disciplinares, de inquérito e de averiguações;
5. e)Colaborar na preparação, na revisão e na interpretação de instrumentos jurídicos, como sejam estatutos, regulamentos, delegações de poderes, protocolos, acordos, convénios e contratos de diversa natureza, sempre que tal decorra dos procedimentos internos aplicáveis;
6. f)Assegurar a análise, a sistematização e a divulgação de legislação diária com impacto para a atividade da UC;
7. g)Promover a atualização e a regularização matricial e registal dos bens imóveis pertencentes à UC;
8. h)Exercer outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Gabinete de Apoio Jurídico é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 9.º

Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão

1 -O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão exerce as suas competências no domínio do apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria e da prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar, monitorizar e atualizar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da UC (PPRGCIC.UC);
2. b)Avaliar os procedimentos de controlo interno e de gestão de riscos, nos diversos domínios, designadamente contabilístico, financeiro, informático e de recursos humanos, identificando áreas de risco e apresentando propostas de melhoria, com o objetivo de assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional;
3. c)Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas regulares que permita:
  1. i)Avaliar o grau de eficiência e eficácia das medidas de prevenção contempladas no PPRGCIC.UC;
  2. ii)Avaliar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional;
  3. iii)Avaliar a boa gestão de recursos e o nível de serviços assegurados pelas várias unidades e serviços;
  4. iv)Avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, a eficácia e a economicidade das despesas públicas;
  5. v)Identificar oportunidades de melhoria;
4. d)Realizar intervenções em áreas específicas, por decisão do Reitor ou por deliberação do Conselho de Gestão;
5. e)Assegurar a gestão do canal de denúncia interna da UC, nomeadamente, a receção e seguimento dos reportes submetidos através da plataforma referida;
6. f)Apresentar recomendações e propostas de medidas preventivas que possibilitem a eliminação de riscos de gestão ou minimizem a probabilidade da sua ocorrência, tendo em consideração, designadamente o PPRGCIC.UC;
7. g)Manter atualizadas, em página web, as normas gerais e internas referentes ao seu âmbito de atuação, bem como preparar e divulgar, pelo mesmo meio, orientações técnicas e outros instrumentos de apoio à atuação das unidades e serviços;
8. h)Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos órgãos de governo da UC, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal Único da UC sempre que necessário;
9. i)Coordenar e preparar a elaboração do contraditório aos relatórios das auditorias externas referidas na alínea anterior;
10. j)Desenvolver ações de sensibilização junto das unidades e serviços, tendo em vista assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, designadamente do PPRGCIC.UC, bem como a boa gestão de recursos;
11. k)Por decisão do Reitor ou por deliberação do Conselho de Gestão, realizar auditorias e proceder ao controlo da gestão de associações, de fundações e de sociedades nas quais a UC detenha participação, bem como assegurar a sua representação nos conselhos fiscais em que esta tenha assento;
12. l)Pronunciar-se e elaborar informações técnicas sobre as questões que lhe sejam colocadas no âmbito das competências definidas nas alíneas anteriores;
13. m)Desempenhar as demais funções que, no âmbito da sua atuação, lhe forem cometidas.
2 -O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 10.º

Divisão de Comunicação

1 -A Divisão de Comunicação exerce as suas competências no domínio da coordenação e da gestão das iniciativas de comunicação interna e externa, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Gerir e articular os canais de comunicação da UC, designadamente no âmbito das relações com os media, das listas de distribuição de correio eletrónico, da revista Rua Larga e da televisão web;
2. b)Gerir o conteúdo editorial da página base da UC e coordenar, em geral, a presença da UC na world wide web;
3. c)Divulgar a atividade da UC, particularmente a sua produção de conhecimento;
4. d)Prestar assessoria de imprensa aos órgãos de governo da UC;
5. e)Promover e salvaguardar a identidade e a imagem da UC, assegurando a harmonização dessa imagem com as demais utilizadas pelas diversas unidades e serviços da UC;
6. f)Desenvolver e executar o plano de comunicação anual, definindo objetivos e métricas mensuráveis;
7. g)Proceder à gestão do arquivo multimédia;
8. h)Colaborar na preparação de informação interna em diferentes suportes com vista a divulgar os eventos desenvolvidos pelos diversos órgãos, unidades e serviços, bem como por docentes, investigadores, pessoal técnico e estudantes, gerindo e atualizando a plataforma agenda.uc.pt;
9. i)Apoiar pontualmente a organização e a produção de eventos;
10. j)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -A Divisão de Comunicação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 11.º

Divisão de Relações Internacionais

1 -A Divisão de Relações Internacionais exerce as suas competências no domínio da dinamização das relações internacionais e da promoção de iniciativas e de projetos internacionais, apoiando os órgãos de governo, os docentes, os investigadores, o pessoal técnico e os estudantes, bem como na dinamização da Rede Alumni UC, no espaço nacional e internacional, fortalecendo a relação entre a UC e os Antigos Estudantes, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Analisar e acompanhar os assuntos da União Europeia que se relacionem com a área do ensino superior, designadamente o intercâmbio de docentes, de investigadores, de pessoal técnico e de estudantes ao abrigo de programas comunitários;
2. b)Coordenar, dinamizar e apoiar ações de intercâmbio e de cooperação internacional;
3. c)Apoiar a negociação e a preparação de propostas de protocolos, de acordos, de convenções ou de outros instrumentos internacionais de cooperação de que a UC seja parte;
4. d)Apoiar as estruturas da UC na preparação de missões ao estrangeiro e na receção de individualidades estrangeiras;
5. e)Assegurar a gestão da informação relativa às redes universitárias de cooperação de que a UC é membro e a divulgação e promoção da sua utilização;
6. f)Assegurar a gestão da informação relativa a iniciativas realizadas pela UC no âmbito das relações internacionais;
7. g)Gerir a mobilidade e o intercâmbio de docentes, de investigadores, de pessoal técnico e de estudantes;
8. h)Apoiar a receção e integração de estudantes em situação de emergência por razões humanitárias;
9. i)Gerir a Casa da Lusofonia;
10. j)Gerir o Welcome Centre for Visiting Researchers;
11. k)Gerir as atividades da Academia Sino-lusófona (ASL-UC);
12. l)Apoiar a Direção do Instituto Confúcio (ICUC) e gerir as suas atividades;
13. m)Apoiar a gestão e a dinamização da Rede Alumni UC e a ligação com as Associações de Antigos Estudantes nacionais e estrangeiros;
14. n)Dinamizar e participar em projetos de internacionalização;
15. o)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -A Divisão de Relações Internacionais é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 12.º

Núcleo de Ensino a Distância

1 -O Núcleo de Ensino a Distância (UC_D) exerce as suas competências nos domínios da conceção e da lecionação de cursos a distância e de blended learning, nomeadamente nas áreas de conceção pedagógica e de design instrucional de cursos, de design e produção de conteúdos multimédia de apoio aos cursos, de tutoria e de gestão de qualidade pedagógica, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Gerir a oferta formativa em ensino a distância (EaD), aferindo as necessidades formativas da sociedade que possam ser satisfeitas através de cursos não conferentes de grau, ministrados em ensino a distância e em blended learning, e identificando as unidades orgânicas e os docentes que podem conceber e ministrar os cursos identificados como tendo potencial para uma boa procura pelo mercado;
2. b)Apoiar a conceção e o desenvolvimento de projetos de ensino a distância pelas Unidades Orgânicas, nomeadamente para unidades curriculares de cursos conferentes de graus a disponibilizar na modalidade de ensino a distância;
3. c)Apoiar na conceção dos cursos, nomeadamente na fase de design instrucional e de definição da estratégia pedagógica que utilize da forma mais eficaz os recursos e os meios disponíveis na plataforma de ensino a distância utilizada pelo UC_D;
4. d)Assegurar o alinhamento e a articulação com a Gestão da Qualidade Pedagógica da UC, bem como outros procedimentos de qualidade definidos no âmbito da Gestão da Qualidade;
5. e)Assegurar o apoio durante a execução dos cursos;
6. f)Promover a participação em projetos nacionais e internacionais, nomeadamente no apoio à participação de docentes e de investigadores em componentes relacionadas com EaD;
7. g)Desenvolver atividades de investigação no domínio do EaD;
8. h)Promover a criação e a lecionação de ações de formação para docentes e para pessoal técnico da UC, nos domínios da competência do UC_D;
9. i)Promover a colaboração com entidades externas à UC, nomeadamente através de prestações de serviços especializados nos domínios de competência do UC_D;
10. j)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Núcleo de Ensino a Distância é dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 13.º

Núcleo de Marketing

1 -O Núcleo de Marketing exerce as suas competências nos domínios do marketing, da produção audiovisual e do design de comunicação, assegurando o desenvolvimento e a implementação de estratégias de marketing e de ações promocionais que concorram para a divulgação das principais valências da UC, em consonância com as orientações estratégicas definidas pela Reitoria, com o objetivo de reforçar a marca UC, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Prestar serviços especializados à comunidade nas áreas da produção audiovisual e do design de comunicação;
2. b)Promover uma análise abrangente de dados estatísticos relativamente às métricas e aos indicadores que estão relacionados com os diferentes tipos de marketing aplicados;
3. c)Proceder ao desenvolvimento e à execução de um plano de marketing, definindo objetivos e métricas mensuráveis;
4. d)Coordenar a criação e a aprovação das peças publicitárias para campanhas institucionais;
5. e)Proceder à conceção e ao desenho dos materiais gráficos e multimédia relevantes para as atividades de comunicação, sejam elas da iniciativa do Núcleo de Marketing ou das demais unidades e serviços;
6. f)Assegurar a produção de conteúdos criativos, promovendo a imagem interna e externa da UC;
7. g)Desenvolver estratégias de marketing, promovendo a ativação da marca UC e as suas submarcas;
8. h)Desenvolver websites, landing pages e blogs;
9. i)Apoiar as diferentes unidades e serviços, na conceção de novas metodologias e de campanhas de marketing, para criação de valor;
10. j)Assegurar a gestão de conteúdos e o marketing digital nas plataformas da UC e naquelas em que esta marca presença, designadamente Internet e redes sociais, potenciando a sua permanente atualidade e modernidade e executando uma estratégia de publicidade digital;
11. k)Promover e gerir a entidade corporativa e a marca da UC, bem como as suas submarcas, assegurando coerência e consistência de normas, canais e recursos;
12. l)Assegurar soluções e conceitos disruptivos e criativos, aumentando o impacto dos projetos, das iniciativas e das campanhas desenvolvidas pela UC;
13. m)Gerir e negociar a publicidade da UC em outdoors, televisão, rádio e digital;
14. n)Maximizar as plataformas online da UC, tornando a pesquisa e o acesso através de motores de busca mais fácil;
15. o)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Núcleo de Marketing é dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 14.º

Núcleo de Promoção da Empregabilidade

O Núcleo de Promoção da Empregabilidade exerce as suas competências nos domínios da inserção profissional dos estudantes e dos diplomados da UC no mercado de trabalho, na promoção do desenvolvimento e na ampliação das suas competências e no apoio ao seu plano de carreira, competindo-lhe, designadamente:

a)Realizar estudos que permitam a análise dos níveis de empregabilidade dos cursos da UC e o delineamento de recomendações nesse âmbito;
b)Colaborar com outras estruturas da UC no estabelecimento de parcerias e de protocolos de colaboração com empresas e instituições no domínio da relação entre a Universidade e o mercado de trabalho e na inserção profissional de estudantes e de diplomados;
c)Desenvolver e gerir a informação na página web e em plataformas de gestão da empregabilidade e de carreiras;
d)Organizar e gerir, em colaboração com outras estruturas da UC, os processos de estágios curriculares e de Estágios de Formação Académica Contínua (EFAC) dos estudantes, junto de empresas e instituições;
e)Apoiar e aconselhar estudantes e diplomados da UC no domínio da orientação vocacional e da gestão de carreiras, através de atendimento personalizado e de mentoria;
f)Colaborar na organização de ações de preparação dos estudantes para a relação com o mercado de trabalho, soft skills e construção de planos individualizados de empregabilidade, bem como ações de divulgação das ofertas formativas da UC;
g)Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.

Artigo 15.º

Núcleo de Turismo

1 -O Núcleo de Turismo exerce as suas competências no domínio da gestão e da promoção da oferta turística da UC, bem como da promoção da marca UC, através da adequada gestão das Lojas UC, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar um plano de ação anual para o Turismo da UC, que preveja objetivos e métricas mensuráveis, a aprovar pelo Reitor;
2. b)Desenvolver e executar o plano de ação anual para o Turismo da UC;
3. c)Definir e manter atualizadas as modalidades do serviço turístico oferecido pela UC, com vista a criar novas ofertas turísticas, atingindo públicos-alvo diferentes e mais diversificados;
4. d)Apresentar propostas que permitam a racionalização dos meios disponíveis e a construção progressiva de uma estrutura eficiente que assegure resposta de elevada qualidade na oferta turística;
5. e)Promover as potencialidades da visita turística ao Paço das Escolas e intensificar a articulação de proximidade com os restantes espaços turísticos da UC e da Alta;
6. f)Programar e desenvolver novos produtos turísticos, bem como atividades e eventos relacionados, designadamente exposições e seminários temáticos, em articulação com as entidades do setor e com o turismo da cidade, da região centro e do país;
7. g)Promover parcerias com entidades locais e regionais, designadamente para a realização de mostras, de workshops e de degustações reveladoras da identidade cultural da região de Coimbra;
8. h)Criar mecanismos que permitam o adequado apoio e acompanhamento aos turistas, bem como monitorizar e avaliar a satisfação dos serviços prestados;
9. i)Assegurar a gestão de conteúdos e o marketing digital nas plataformas do Turismo UC e naquelas em que a UC marca presença, designadamente na Internet e nas redes sociais, potenciando a sua permanente atualidade e novidade;
10. j)Gerir e promover as Lojas UC, em termos de conceito para exploração da marca UC;
11. k)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Núcleo de Turismo é dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Secção II - Serviço de Apoio à Gestão

Artigo 16.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Apoio à Gestão exerce as suas competências no âmbito do ciclo contínuo de planeamento, acompanhamento, avaliação e retroação, assegurando a coerência do ciclo de gestão e o respeito pelos princípios de garantia da qualidade e de melhoria e promovendo o desenvolvimento sustentável, bem como no âmbito do tratamento integrado das áreas estratégicas da proteção de dados, do acesso à informação e da gestão de arquivo, complexas e intimamente ligadas, com vantagens ao nível da eficácia, da eficiência e da qualidade.
2 -O Serviço de Apoio à Gestão desenvolve a sua atividade, em particular, nos seguintes domínios:
1. a)Planeamento estratégico e operacional e da sua monitorização e reporte;
2. b)Implementação e concretização da política da qualidade;
3. c)Promoção do desenvolvimento sustentável, da sustentabilidade e da responsabilidade social;
4. d)Desenvolvimento de estudos de apoio à gestão, à tomada de decisão e ao desenvolvimento institucional;
5. e)Desenho, implementação e melhoria do Sistema de Gestão da UC;
6. f)Produção e compilação de dados estatísticos fundamentais sobre a atividade da UC;
7. g)Gestão da participação da UC em rankings universitários;
8. h)Aplicação e cumprimento do regime geral de proteção de dados;
9. i)Aplicação e cumprimento do acesso à informação administrativa;
10. j)Aplicação da política institucional de gestão do acervo arquivístico.
3 -O Serviço de Apoio à Gestão é composto por:
1. a)Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento (DPGD);
2. b)Divisão de Promoção da Qualidade (DPQ);
3. c)Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa (DPDIA);
4. d)Divisão de Gestão de Arquivo (DGA);
5. e)Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável (GDS.UC).
4 -O Serviço de Apoio à Gestão é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 17.º

Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento

A Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento exerce as suas competências nos domínios do apoio à definição de estratégias, do planeamento estratégico e operacional e da sua monitorização, competindo-lhe, designadamente:

a)Desenvolver e apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional da UC, o alinhamento de objetivos, incluindo a monitorização e o reporte de desempenho, bem como as eventuais revisões;
b)Apoiar a elaboração do Plano de Ação da UC, a sua monitorização, o reporte de desempenho e suas eventuais revisões;
c)Apoiar a preparação do plano de desenvolvimento, do plano plurianual de investimentos e do orçamento;
d)Desenvolver e participar em estudos e projetos para apoio ao desenvolvimento institucional;
e)Realizar estudos de diagnóstico e de situação para apoio à gestão, identificadores de tendências de desenvolvimento das diversas missões da UC;
f)Elaborar estudos e previsões relativos a questões consideradas relevantes a nível institucional, bem como analisar e acompanhar estudos externos considerados relevantes neste âmbito;
g)Assegurar, produzir e compilar, de forma centralizada, dados estatísticos fundamentais sobre a atividade da UC e dar resposta a pedidos neste âmbito;
h)Elaborar o Relatório de Gestão e Contas da UC e o Relatório de Gestão e Contas Consolidado do grupo público UC, recolhendo os necessários contributos dos restantes setores da UC;
i)Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.

Artigo 18.º

Divisão de Promoção da Qualidade

1 -A Divisão de Promoção da Qualidade exerce as suas competências nos domínios do desenho, da implementação e da melhoria do Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC), promovendo a aplicação do ciclo de melhoria (ciclo PDCA - plan, do, check, act) nas áreas de missão e de suporte, em articulação com as restantes unidades e serviços, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Promover a definição e a implementação do Plano da Qualidade;
2. b)Elaborar e atualizar o Manual do Sistema de Gestão e o Mapa de Processos da UC;
3. c)Elaborar e atualizar os Processos da UC, em articulação com as restantes unidades e serviços;
4. d)Definir e divulgar boas práticas para a elaboração de procedimentos, instruções de trabalho, guias de orientação e outros documentos de apoio ao planeamento operacional das atividades da UC;
5. e)Gerir as bases de dados de procedimentos, instruções de trabalho, guias de orientação e outros documentos de apoio ao planeamento operacional das atividades da UC, bem como das normas e dos referenciais externos relevantes no âmbito da implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade;
6. f)Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas da qualidade;
7. g)Coordenar a gestão de elogios, sugestões e reclamações relacionadas com o funcionamento das unidades e serviços da UC;
8. h)Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e de outras partes interessadas, quer de forma global, quer setorial, bem como proceder ao tratamento, à análise e à divulgação dos respetivos resultados;
9. i)Gerir a participação da UC em rankings universitários nacionais e internacionais;
10. j)Promover a monitorização, a autoavaliação e a avaliação do desempenho dos Processos da UC;
11. k)Coordenar os processos de autoavaliação e de avaliação externa da UC e do seu Sistema de Gestão;
12. l)Participar nos processos de avaliação externa e de acreditação da oferta formativa;
13. m)Elaborar pareceres sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência, a eficácia e a qualidade dos serviços;
14. n)Monitorizar e avaliar o impacto de projetos de inovação e modernização administrativa que contribuam para a melhoria da qualidade dos serviços prestados;
15. o)Participar na organização de ações de formação e de sensibilização para a gestão da qualidade, junto das unidades e serviços;
16. p)Apoiar o funcionamento do Conselho da Qualidade da UC;
17. q)Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Chefe da Divisão de Promoção da Qualidade é, por inerência, o Gestor da Qualidade da UC.

Artigo 19.º

Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa

1 -A Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa exerce as suas competências nos domínios da proteção e tratamento de dados pessoais e do acesso aos documentos administrativos e à informação administrativa, por forma a assegurar o cumprimento das normas legais, regulamentares e organizacionais aplicáveis, nomeadamente o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, e a Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, que regula o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Realizar o diagnóstico, a identificação, a caracterização e a definição dos processos de tramitação interna e das atividades de interface, ou outras aplicáveis que implicam a correta e completa identificação dos processos relevantes para a implementação do RGPD, nomeadamente com identificação, inventariação, caracterização e mapeamento, entre outros:
  1. i)Das atividades de interface;
  2. ii)Das atividades internas ou situações e condições de armazenagem e conservação de dados abrangidos pelas disposições do RGPD;
  3. iii)Da aplicabilidade de tratamento de dados pessoais;
  4. iv)Dos fluxos de dados pessoais;
2. b)Avaliar a maturidade organizacional face ao RGPD, da qual deve resultar:
  1. i)O levantamento e caracterização dos circuitos documentais e a sua adaptação com vista à simplificação e otimização;
  2. ii)O levantamento dos recursos materiais e imateriais (designadamente, hardware e software) com vista a melhorar a sua eficácia e eficiência;
3. c)Criar mecanismos que permitam:
  1. i)Controlar e acompanhar a produção da avaliação de impacto sobre proteção de dados, incluindo a exposição aos riscos de violação de privacidade;
  2. ii)Manter atualizados os registos das atividades de tratamento de dados;
  3. iii)Controlar o cumprimento de contratos escritos com subcontratantes;
  4. iv)Detetar possíveis incidentes de violação de dados;
4. d)Promover ações de sensibilização para a comunidade universitária e partilha de boas práticas sobre proteção de dados e sobre informação administrativa;
5. e)Assegurar a formação dos trabalhadores com responsabilidades diretas nos domínios em causa;
6. f)Apresentar propostas de planos de ação para a implementação de ações corretivas e de melhoria a implementar, tendo em vista aperfeiçoar e aproximar a proteção de dados ao preconizado no RGPD;
7. g)Prestar aconselhamento quanto à proteção de dados pessoais e ao acesso a informação administrativa;
8. h)Atestar o cumprimento da legislação em vigor e estabelecer a articulação necessária ao exercício das competências da Comissão Nacional de Proteção de Dados e da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos;
9. i)Propor e manter ajustada a política de proteção de dados da UC, designadamente através de:
  1. i)Regulamento de proteção de dados na UC;
  2. ii)Políticas de privacidade;
  3. iii)Políticas de cookies;
10. j)Organizar e promover as obrigações de divulgação ativa de informação a que está vinculado o órgão ou a entidade;
11. k)Desenvolver as atividades tendentes à aprovação dos pedidos de acesso, formas de acesso, encargos de reprodução, respostas aos pedidos de acesso, direito de queixa e exercício dos direitos dos titulares de dados;
12. l)Desenvolver as atividades tendentes à aprovação da reutilização de documentos e à concretização dos documentos excluídos, das condições de reutilização e da divulgação de documentos disponíveis para reutilização.
2 -O Chefe de Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa é, por inerência, o Encarregado de Proteção de Dados e o Responsável pelo Acesso, nos termos e para os efeitos previstos no artigo 39.º do RGPD e no artigo 9.º do regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, respetivamente.

Artigo 20.º

Divisão de Gestão de Arquivo

1 -A Divisão de Gestão de Arquivo exerce competências no domínio da gestão do arquivo da Administração, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Acompanhar a aplicação da política institucional de gestão do acervo arquivístico;
2. b)Assegurar a difusão, a aplicação e a atualização transversal, nas e pelas estruturas e serviços competentes, de regulamentos, modelos, orientações e outros instrumentos que venham a ser aprovados no âmbito da classificação, da avaliação, da seleção, da eliminação e da conservação da informação arquivística;
3. c)Organizar e manter o arquivo da documentação da Administração;
4. d)Assegurar a custódia dos documentos da Administração e satisfazer pedidos de consulta de documentos;
5. e)Garantir a articulação com a Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa no que respeita a processos que envolvam o tratamento de dados pessoais;
6. f)Acompanhar, em articulação com a Divisão de Promoção da Qualidade, auditorias e certificações que incidam sobre a gestão documental;
7. g)Garantir a articulação com entidades externas no âmbito da gestão da informação de arquivo;
8. h)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -Para a coordenação de determinadas áreas da Divisão, a definir por Despacho Reitoral, podem ser designados coordenadores de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.

Artigo 21.º

Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável

1 -O Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável exerce as suas competências nos domínios da sustentabilidade e da responsabilidade social, competindo-lhe, designadamente, nestas vertentes:
1. a)Apoiar a conceção da estratégia e a sua implementação operacional;
2. b)Contribuir para a articulação interna e para a coerência das medidas, iniciativas e ações;
3. c)Monitorizar a atuação e o desempenho da UC e das suas unidades e serviços;
4. d)Recolher, sistematizar e compilar indicadores e dados estatísticos e dar resposta a pedidos neste âmbito, na esfera das suas atribuições;
5. e)Elaborar o relatório anual de sustentabilidade, integrando e coordenando o respetivo grupo de trabalho, em articulação com a Comissão Científica mencionada no n.º 5, e produzir outros relatórios gerais de reporte, nomeadamente o relatório de contributo da UC para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030;
6. f)Integrar grupos de trabalho multidisciplinares sobre matérias de desenvolvimento sustentável, nomeadamente com outros serviços e áreas com atribuições nesses domínios, referidos no n.º 3;
7. g)Desenvolver e participar em estudos e projetos, bem como analisar e acompanhar estudos externos considerados relevantes;
8. h)Representar a UC em redes, observatórios e fóruns dedicados ao desenvolvimento sustentável, gerindo a articulação com as respetivas entidades responsáveis e monitorizando os resultados e o cumprimento dos acordos firmados;
9. i)Divulgar e manter atualizada informação relevante, incluindo a disseminação interna e externa de boas práticas;
10. j)Dinamizar e contribuir para a dinamização de ações promotoras de sustentabilidade e de uma cultura de responsabilidade e consciência social na comunidade universitária, incluindo campanhas informativas e de sensibilização;
11. k)Contribuir para o envolvimento e para a mobilização da comunidade universitária, bem como para a mobilização de partes interessadas externas, em particular da cidade e da região;
12. l)Apoiar a Equipa Reitoral e a Administração nos domínios de desenvolvimento sustentável, executando outras atividades que lhe sejam cometidas.
2 -As competências referidas no número anterior são desempenhadas sem prejuízo da atuação e da responsabilidade das demais unidades e serviços em matéria de desenvolvimento sustentável, no âmbito das respetivas competências e atribuições específicas, com os quais o Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável articula a sua atuação.
3 -O Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável, enquanto unidade de apoio ao desenvolvimento institucional, exerce as suas competências em articulação direta com a Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento.
4 -O Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável é dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.
5 -O Gabinete para o Desenvolvimento Sustentável pode ser apoiado por uma Comissão Científica, composta por docentes e investigadores da UC com experiência nas áreas de desenvolvimento sustentável.

Secção III - Centro de Serviços Comuns

Subsecção I - Disposições gerais

Artigo 22.º

Definição e princípios orientadores do Centro de Serviços Comuns

1 -O Centro de Serviços Comuns é um conjunto de serviços da Administração que presta, de modo integrado, serviços de natureza técnica e administrativa às diversas unidades e serviços, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns.
2 -Os serviços que integram o Centro de Serviços Comuns exercem as competências previstas no presente regulamento utilizando métodos comuns e partilhando recursos e dados, numa lógica de orientação para os resultados e de otimização de recursos, à luz dos princípios de eficiência e de eficácia do serviço público.
3 -O Centro de Serviços Comuns norteia a sua atividade pelos seguintes princípios orientadores:
1. a)Princípio da manutenção da autonomia de decisão, à luz do qual os atos de decisão permanecem nas unidades e serviços, cabendo ao Centro de Serviços Comuns a prestação de serviços de apoio à tomada das decisões;
2. b)Princípio da disseminação de boas práticas, visando garantir elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;
3. c)Princípio da normalização de processos, tendo em vista o desenvolvimento e a melhoria contínua das atividades desenvolvidas, garantindo designadamente o cumprimento da legislação e das normas internas e externas aplicáveis;
4. d)Princípio da otimização de recursos, garantindo uma gestão mais eficiente dos recursos existentes;
5. e)Princípio da desmaterialização de processos, de acordo com o qual os procedimentos são, tendencialmente, tramitados em plataforma eletrónica;
6. f)Princípio da avaliação pelos resultados, segundo o qual o desempenho dos serviços deve ser avaliado tendo por referência os indicadores e as metas definidas nos instrumentos de planeamento, monitorização e avaliação em vigor.

Artigo 23.º

Estrutura orgânica

1 -O Centro de Serviços Comuns funciona na dependência direta do Administrador e desenvolve as suas competências através dos seguintes serviços:
1. a)Serviço de Gestão Académica (SGA);
2. b)Serviço de Gestão das Instalações e Património (SGIP);
3. c)Serviço de Gestão de Recursos Humanos (SGRH);
4. d)Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação (SGSIIC);
5. e)Serviço de Gestão Financeira (SGF);
6. f)Serviço de Promoção e Gestão da Investigação (SPGI).
2 -Os Serviços do Centro de Serviços Comuns são dirigidos por Diretores de Serviços, cargos de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

Subsecção II - Serviço de Gestão Académica

Artigo 24.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Gestão Académica exerce as suas competências nos domínios académico, do percurso escolar dos estudantes e antigos estudantes, bem como do fomento e apoio de atividades circum-escolares, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Apoiar a captação de estudantes, organizar e gerir os diferentes procedimentos nos distintos atos académicos relativos à candidatura, à verificação, à matrícula e à inscrição de estudantes nacionais (ou equiparados) e internacionais nos diversos ciclos de estudos, cursos e unidades curriculares isoladas;
2. b)Gerir os percursos de formação graduada, pós-graduada e não conferente de grau de estudantes e antigos estudantes, bem como a respetiva certificação;
3. c)Assegurar a execução de atividades relacionadas com creditações associadas a mobilidade estudantil, cursos em associação, cotutelas, bolsas e prémios atribuídos pela UC ou por entidades terceiras, propinas e emolumentos e reconhecimento de direitos e estatutos especiais;
4. d)Acompanhar e apoiar estudantes e requerentes nas atividades relacionadas com o seu percurso curricular através da disponibilização de atendimento presencial, telefónico e eletrónico e de publicação e divulgação de informação clara e atualizada;
5. e)Apoiar as provas académicas de doutoramento e outras que lhe sejam atribuídas, secretariando-as sempre que a Unidade Orgânica não o consiga assegurar;
6. f)Assegurar a gestão da formação conferente e não conferente de grau através do tratamento dos seus processos de criação, de extinção e de alteração, e do acompanhamento da avaliação e da acreditação junto das entidades competentes;
7. g)Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes em articulação com as demais unidades e serviços;
8. h)Preparar e/ou confirmar dados estatísticos necessários ao preenchimento de inquéritos, quadros, mapas e outros, solicitados por diversas entidades, nomeadamente pela tutela;
9. i)Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa, nacionais e internacionais, bem como implementar e acompanhar ações de marketing e de recrutamento de novos estudantes e apoiar a receção e integração de estudantes nacionais e internacionais;
10. j)Assegurar a tramitação associada a reconhecimentos de grau estrangeiro, em articulação com as unidades orgânicas, e a emissão das respetivas certidões;
11. k)Assegurar a gestão da informação web sobre as atividades escolares ocorridas durante o ano letivo;
12. l)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.
2 -O Serviço de Gestão Académica é composto por:
1. a)Divisão de Oferta Formativa, Avaliação e Estudos (DOFAE);
2. b)Divisão de Graduação e Formação (DGF);
3. c)Divisão de Doutoramento e Certificação (DDC);
4. d)Divisão de Atendimento e Atratividade (DAA);
5. e)Unidade de Apoio Jurídico à Área Académica (UAJAA);
6. f)Unidade de Propinas, Taxas e Emolumentos (UPTE).

Artigo 25.º

Divisão de Oferta Formativa, Avaliação e Estudos

A Divisão de Oferta Formativa, Avaliação e Estudos exerce as suas competências nos domínios da criação, alteração e extinção de cursos, da acreditação de novos ciclos de estudo, da avaliação de ciclos de estudo em funcionamento, do tratamento e preparação de dados estatísticos e dos dados solicitados por diversas entidades, incluindo a tutela, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Académica e competindo-lhe, designadamente:

a)Assegurar a tramitação dos processos relativos à criação, alteração, extinção de cursos, avaliação e acreditação de ciclos de estudos, nos domínios da sua competência;
b)Conferir e parametrizar a informação sobre os planos de estudo e as fichas das unidades curriculares de todos os ciclos de estudos e dos cursos não conferentes de grau no sistema de informação, bem como acompanhar as suas alterações e os respetivos planos de transição, prestando o apoio técnico necessário às unidades orgânicas responsáveis pelos mesmos;
c)Garantir a permanente atualização da informação divulgada nas páginas web sobre a oferta formativa com edição em cada ano letivo;
d)Assegurar a parametrização anual do sistema de informação e das páginas web no domínio da gestão do acesso e ingresso e de propinas e preços;
e)Proceder ao apuramento estatístico de dados requeridos por órgãos internos, por outras instituições e pela tutela, nomeadamente pela Direção-Geral do Ensino Superior (DGES), assim como ao apuramento estatístico para o Registo de Alunos Inscritos e Diplomados do Ensino Superior (RAIDES) ou outros;
f)Responder às solicitações de informação da tutela;
g)Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações, no domínio da sua competência;
h)Acompanhar a gestão de elogios, sugestões e reclamações relacionadas com o funcionamento do SGA;
i)Assegurar a articulação com a Divisão de Promoção da Qualidade, designadamente no que se refere ao SG.UC;
j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 26.º

Divisão de Graduação e Formação

A Divisão de Graduação e Formação exerce as suas competências no domínio da coordenação, do planeamento e da gestão dos procedimentos académicos relativos aos estudantes dos 1.º e 2.º ciclos de estudo, de formação pré-graduada e de formação contínua, competindo-lhe, designadamente:

a)Organizar e assegurar o processo de candidatura aos cursos e ciclos de estudo, garantindo o apoio técnico especializado às unidades orgânicas, nos domínios da sua competência;
b)Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos diferentes cursos;
c)Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;
d)Gerir os atos relativos aos percursos de formação graduada, pós-graduada, não conferente de grau e frequência de unidades curriculares isoladas, de estudantes e antigos estudantes da UC;
e)Assegurar o registo e validação das atividades relacionadas com a mobilidade estudantil, atribuição de creditações, reconhecimento de direitos especiais, registo de sanções disciplinares e outras situações relacionadas com o percurso dos estudantes;
f)Gerir os percursos escolares dos estudantes para conclusão dos cursos e ciclos de estudo, incluindo situações de migração de dados de histórico do suporte papel para digital;
g)Rececionar, validar e arquivar as pautas de avaliação de toda a UC;
h)Responder à solicitação de informação sobre matrículas, inscrições, frequência e transições de ano;
i)Assegurar a gestão do repositório de programas e cargas horárias das diversas unidades curriculares lecionadas;
j)Organizar todo o processo relativo a bolsas e prémios atribuídos pela UC;
k)Responder à solicitação de informação da tutela no âmbito dos prémios escolares;
l)Assegurar os procedimentos necessários para a funcionamento de cursos não conferentes de grau promovidos pela Reitoria, incluindo os cursos ao abrigo do Plano de Recuperação e Resiliência, cursos breves e cursos de formação de professores;
m)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 27.º

Divisão de Doutoramento e Certificação

A Divisão de Doutoramento e Certificação exerce as suas competências no domínio da coordenação, do planeamento e da gestão dos procedimentos académicos relativos aos estudantes do 3.º ciclo de estudo e relativos à certificação e ao reconhecimento de graus estrangeiros, competindo-lhe, designadamente:

a)Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes de 3.º ciclo;
b)Gerir os atos relativos aos percursos de formação de estudantes e antigos estudantes de cursos de 3.º ciclo;
c)Organizar o processo conducente à realização das provas académicas de doutoramento, de agregação e outras que lhe sejam atribuídas;
d)Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelo estudante no suplemento ao diploma, em articulação com as unidades orgânicas;
e)Garantir a emissão de diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, carta doutorais e cartas de agregação;
f)Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes, organizando e mantendo atualizado o arquivo dos respetivos processos individuais;
g)Receber os pedidos de reconhecimento de graus e de diplomas estrangeiros e organizar a sua tramitação até à comunicação da decisão;
h)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 28.º

Divisão de Atendimento e Atratividade

A Divisão de Atendimento e Atratividade exerce as suas competências no domínio da interface dos estudantes, dos candidatos e de outras entidades com o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, bem como no âmbito do recrutamento de novos estudantes, competindo-lhe, designadamente:

a)Garantir um atendimento personalizado, presencial e telefónico;
b)Receber e encaminhar para a área adequada do Serviço a documentação e os requerimentos apresentados;
c)Prestar todos os esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, propinas e emolumentos, candidaturas relativas à oferta formativa e através dos diversos regimes de acesso e ingresso, creditações, regimes especiais de frequência, prémios e bolsas de mérito da UC e documentos certificativos académicos (certidão, diploma, carta);
d)Organizar e gerir a receção aos estudantes colocados através do Concurso Nacional de Acesso, de modo a possibilitar a sua matrícula e inscrição em frequência em cada uma das fases do concurso;
e)Colaborar nas atividades, nacionais e internacionais, de divulgação da oferta formativa, bem como elaborar e executar ações de marketing e recrutamento de novos estudantes;
f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 29.º

Unidade de Apoio Jurídico à Área Académica

A Unidade de Apoio Jurídico à Área Académica compete, designadamente:

a)Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria jurídica ao Serviço de Gestão Académica;
b)Analisar e emitir pareceres e informações de natureza técnico-jurídica, sobre assuntos de índole académica;
c)Colaborar na preparação, na revisão e na interpretação de instrumentos jurídicos, como sejam regulamentos, protocolos, acordos e cotutelas;
d)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 30.º

Unidade de Propinas, Taxas e Emolumentos

A Unidade de Propinas, Taxas e Emolumentos compete, designadamente:

a)Assegurar a aplicação das normas internas que prevejam situações especiais de isenção ou redução de propina;
b)Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes e antigos estudantes, em articulação com demais serviços e órgãos da UC;
c)Analisar as situações de apoios a estudantes com impacto na propina, nomeadamente associadas a Bolsas da Fundação para a Ciência e a Tecnologia e bolsas similares de outras entidades, nacionais ou estrangeiras (como a CAPES), bem como pagamentos por entidades terceiras, incluindo incentivos no âmbito do Plano de Recuperação e Resiliência;
d)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Subsecção III - Serviço de Gestão das Instalações e Património

Artigo 31.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Gestão das Instalações e Património exerce as suas competências nos domínios da promoção e gestão de empreitadas, da manutenção do edificado e da gestão da segurança e do ambiente, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da UC;
2. b)Organizar, lançar e gerir as obras, quer de construção, quer de manutenção, reabilitação e requalificação que os órgãos da UC decidam levar a efeito;
3. c)Gerir os espaços e os imóveis da UC, potenciando uma adequada e eficiente utilização;
4. d)Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;
5. e)Assegurar a gestão da segurança das instalações, dos espaços e dos equipamentos, nas suas diversas vertentes;
6. f)Gerir os parques de estacionamento que se encontram sob a responsabilidade da Reitoria;
7. g)Promover a implementação de sistemas de gestão centralizada do edificado e infraestruturas, que permitam a operação local;
8. h)Desenvolver e manter atualizada a matriz de responsabilidades das áreas de intervenção no edificado;
9. i)Prestar serviço de consultoria à organização de eventos e validar a utilização dos espaços;
10. j)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Serviço de Gestão das Instalações e Património é composto por:
1. a)Divisão de Empreitadas e Projetos (DEP);
2. b)Divisão de Manutenção, Ambiente e Segurança (DMAS).

Artigo 32.º

Divisão de Empreitadas e Projetos

1 -A Divisão de Empreitadas e Projetos exerce as suas competências nos domínios da gestão de obras e empreitadas, do acompanhamento e fiscalização da execução dos respetivos contratos, da gestão dos processos de contratação relacionados com a aquisição de empreitadas, bens e serviços, bem como da gestão da ocupação dos espaços físicos da UC, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Acompanhar os processos de intervenção ao nível do património histórico e arquitetónico, seja de obra, seja em trabalhos de outra natureza;
2. b)Apoiar a gestão de espaços e de imóveis, potenciando uma adequada e eficiente utilização, em especial nos espaços de utilização comum;
3. c)Organizar tecnicamente os processos de empreitada e os processos de aquisição de bens ou de aquisição de serviços com eles relacionados;
4. d)Gerir e acompanhar os processos de aquisição de bens e serviços a que alude a alínea anterior;
5. e)Gerir os serviços externos associados a estudos e projetos;
6. f)Gerir e fiscalizar processos de empreitada;
7. g)Assegurar a construção de instalações adequadas para as diversas unidades e serviços, procurando suprir as necessidades decorrentes das atividades desenvolvidas no âmbito das missões da UC;
8. h)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Divisão de Empreitadas e Projetos é composta por:
1. a)Unidade de Estudos e Projetos (UEP);
2. b)Unidade de Empreitadas (UE).

Artigo 33.º

Unidade de Estudos e Projetos

1 -A Unidade de Estudos e Projetos exerce as suas competências no domínio da execução, da promoção e do acompanhamento de projetos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Manter atualizado o cadastro de ocupação de edifícios;
2. b)Elaborar, rever, coordenar e acompanhar o desenvolvimento de estudos e projetos de construção, de reabilitação e/ou de requalificação de edifícios e de espaços exteriores, incluindo a promoção da contratação de serviços externos, quando necessário;
3. c)Preparar os procedimentos de contratação de empreitadas e de obras;
4. d)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Chefia de Divisão.
2 -A Unidade de Estudos e Projetos é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 34.º

Unidade de Empreitadas

1 -A Unidade de Empreitadas exerce as suas competências no domínio do acompanhamento de empreitadas de obras públicas, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Gerir contratos e/ou assegurar a fiscalização de processos de empreitadas de obras públicas;
2. b)Assegurar a representação do dono de obra em processos de empreitadas de obras públicas;
3. c)Desenvolver e acompanhar processos de aquisição de bens e serviços de suporte às intervenções no edificado;
4. d)Promover e manter atualizado o arquivo legal dos processos de empreitadas de obras públicas;
5. e)Assegurar o acompanhamento dos processos após obra, nomeadamente na avaliação e na promoção de correções de defeitos e na libertação de garantias bancárias;
6. f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Chefia de Divisão.
2 -A Unidade de Empreitadas é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 35.º

Divisão de Manutenção, Ambiente e Segurança

1 -A Divisão de Manutenção, Ambiente e Segurança exerce as suas competências nos domínios da implementação de medidas relativas à manutenção de instalações e de equipamentos, reforçando a segurança e a melhoria do desempenho ambiental destes, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Garantir a operacionalidade e a segurança das instalações;
2. b)Elaborar, adaptar e atualizar os estudos de segurança do edificado e instalações, nomeadamente nas vertentes incêndio, intrusão, acessos e videovigilância;
3. c)Gerir a atividade de segurança prestada por empresas externas;
4. d)Promover o desenvolvimento de planos de gestão ambiental e de eficiência energética;
5. e)Promover ações tendentes à adequada gestão de resíduos e de emissões e ao alargamento da recolha separada de resíduos;
6. f)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos, designadamente de energia e água, e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;
7. g)Aprofundar a recolha de dados relativos aos efluentes laboratoriais, apoiando a implementação de medidas com vista à sua recolha e ao seu reencaminhamento para neutralização e reciclagem;
8. h)Apoiar as unidades e serviços no desenvolvimento de processos com vista à realização de auditorias de certificação energética e de qualidade de ar interior;
9. i)Centralizar, atualizar e disponibilizar informação técnica sobre cada um dos edifícios da UC;
10. j)Coordenar a aquisição, a instalação e a manutenção de equipamentos técnicos, em particular os de caráter fixo, de modo a garantir a melhoria da sua eficiência;
11. k)Apoiar a gestão dos parques de estacionamento que se encontram sob a responsabilidade da Reitoria;
12. l)Acompanhar o desenvolvimento de projetos e a execução de empreitadas, no que diz respeito às especialidades;
13. m)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Divisão de Manutenção, Ambiente e Segurança é composta por:
1. a)Unidade de Manutenção (UM);
2. b)Unidade de Ambiente e Segurança (UAS).

Artigo 36.º

Unidade de Manutenção

1 -A Unidade de Manutenção exerce as suas competências no domínio da manutenção de instalações e de equipamentos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar procedimentos e definir metodologias de manutenção preventiva e corretiva de edifícios;
2. b)Apoiar a programação das intervenções de manutenção dos edifícios e dos equipamentos;
3. c)Centralizar e gerir a informação sobre a manutenção de edifícios e de equipamentos;
4. d)Planear e apoiar a gestão das intervenções de manutenção dos edifícios e dos equipamentos, de modo a garantir a melhoria do seu desempenho e a relação com os seus utentes, bem como o prolongamento da sua vida útil;
5. e)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Chefia de Divisão.
2 -A Unidade de Manutenção é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 37.º

Unidade de Ambiente e Segurança

1 -A Unidade de Ambiente e Segurança exerce as suas competências no domínio da gestão de riscos nas áreas do ambiente e da segurança, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar, adaptar e atualizar os estudos de segurança do edificado e instalações, nomeadamente nas vertentes incêndio, intrusão, acessos e videovigilância;
2. b)Apoiar os serviços na gestão de contratos de empresas de segurança privada;
3. c)Assegurar o apoio à implementação e à manutenção das medidas de autoproteção (planos de segurança);
4. d)Desenvolver estudos de gestão ambiental e de eficiência energética;
5. e)Desenvolver as ações tendentes à racionalização dos consumos de recursos, nomeadamente energia e água;
6. f)Efetuar a recolha de dados relativos aos efluentes laboratoriais, apoiando a implementação de medidas com vista à sua recolha e ao seu reencaminhamento para neutralização e reciclagem;
7. g)Promover a realização de auditorias de certificação energética e de qualidade de ar interior;
8. h)Desenvolver ações de sensibilização à comunidade académica nas áreas do ambiente e da segurança;
9. i)Desenvolver e acompanhar processos de aquisição de bens e serviços de suporte à gestão ambiental e à gestão da segurança;
10. j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Chefia de Divisão.
2 -A Unidade de Ambiente e Segurança é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Subsecção IV - Serviço de Gestão de Recursos Humanos

Artigo 38.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce as suas competências no domínio da gestão de recursos humanos, garantindo a manutenção de condições para um desenvolvimento profissional e pessoal contínuo que vise elevados níveis de motivação e de satisfação dos trabalhadores, essenciais para que toda a atividade da UC decorra com a eficiência e a eficácia desejadas, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Participar na definição da estratégia de recursos humanos e assegurar a respetiva implementação;
2. b)Organizar e manter atualizado um sistema de comunicação e de informação tendente à caracterização permanente dos recursos humanos e à produção de indicadores de gestão;
3. c)Elaborar e gerir de forma integrada o mapa de pessoal;
4. d)Assegurar a gestão do vínculo de emprego dos trabalhadores, incluindo os procedimentos concursais, a contratação e a renovação de contratos, a avaliação do desempenho, a mobilidade e a cessação de funções;
5. e)Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente do processamento de remunerações e demais abonos e descontos, dos benefícios sociais dos trabalhadores, das declarações de rendimentos, da realização do trabalho suplementar, do controlo da assiduidade, das deslocações em serviço e dos processos individuais;
6. f)Propor e desenvolver a política da formação, com vista a garantir a valorização e o desenvolvimento profissional dos trabalhadores, incluindo a identificação de necessidades de formação, o planeamento, a gestão e a avaliação do programa anual de formação e a preparação de eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;
7. g)Coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos da instituição;
8. h)Assegurar a disponibilização de canais de comunicação privilegiados com os interlocutores do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, mantendo e gerindo a Unidade de Atendimento e Arquivo;
9. i)Garantir a gestão, a preparação e a disponibilização de informação legalmente exigida, em matéria de recursos humanos, bem como de toda a informação de apoio à gestão;
10. j)Assegurar a prestação de informação técnica no âmbito da sua área de atuação, bem como exercer as demais competências previstas na lei em matéria de política e gestão de recursos humanos;
11. k)Emitir declarações, certidões, notas biográficas e outros documentos, requeridos pelos interessados e exigidos por lei;
12. l)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Serviço de Gestão de Recursos Humanos é composto por:
1. a)Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos (DRGC);
2. b)Divisão de Processamento de Remunerações (DPR);
3. c)Unidade de Atendimento e Arquivo (UAA);
4. d)Unidade de Apoio Transversal (UAT).

Artigo 39.º

Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos

A Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos, na execução da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, exerce as suas competências nos domínios do recrutamento, da gestão do vínculo de emprego dos trabalhadores e da gestão dos contratos de bolsa, competindo-lhe, designadamente:

a)Instruir e gerir procedimentos de recrutamento e de seleção de trabalhadores, de dirigentes e de bolseiros;
b)Instruir e gerir procedimentos de nomeação e de posse dos órgãos de governo e de gestão;
c)Instruir e gerir procedimentos de designação, de renovação e de cessação de comissões de serviço de pessoal dirigente;
d)Instruir e gerir procedimentos de contratação, de renovação e de cessação de contratos de trabalhadores e bolseiros;
e)Instruir e gerir os procedimentos de celebração de contratos emprego-inserção e de instrumentos de idêntica natureza;
f)Instruir e gerir procedimentos de avaliação do período experimental;
g)Gerir os procedimentos de avaliação do desempenho, assegurando o apoio necessário aos intervenientes no processo de avaliação e à constituição e funcionamento dos órgãos legalmente previstos, elaborando e disponibilizando toda a informação relevante, designadamente relatórios e demais mapas resumo dos ciclos de avaliação;
h)Instruir e gerir os procedimentos de mobilidade, de cedência de interesse público e de reafetação de trabalhadores;
i)Instruir e gerir os procedimentos de dispensas de serviço, de equiparações a bolseiro e de suspensões de contratos;
j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 40.º

Divisão de Processamento de Remunerações

A Divisão de Processamento de Remunerações, na execução da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa e financeira de recursos humanos, competindo-lhe, designadamente:

a)Assegurar o processamento de remunerações, demais abonos e descontos, bem como as operações necessárias ao cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;
b)Instruir, gerir e assegurar os procedimentos relativos a colaborações docentes e a acumulações de funções de trabalhadores e de bolseiros, bem como o respetivo processamento;
c)Instruir os procedimentos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e dos seus familiares;
d)Gerir os procedimentos de reposicionamento remuneratório dos trabalhadores, verificando o cumprimento dos requisitos legais para o efeito;
e)Gerir os horários de trabalho, as férias e a assiduidade dos trabalhadores e assegurar a respetiva integração no processamento;
f)Instruir os procedimentos de submissão a juntas médicas e de aposentação;
g)Instruir e gerir os procedimentos de prestação de trabalho suplementar e de concessão de estatuto de trabalhador-estudante;
h)Instruir e gerir os procedimentos relativos a deslocações em serviço e respetivo processamento;
i)Colaborar na instrução dos processos de acidentes de trabalho e de doenças profissionais;
j)Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos sistemas de informação;
k)Verificar o cumprimento do regime de exclusividade de trabalhadores e de bolseiros;
l)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 41.º

Unidade de Atendimento e Arquivo

1 -A Unidade de Atendimento e Arquivo exerce as suas competências no domínio da interface dos trabalhadores e dos bolseiros com o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Assegurar o atendimento dos clientes do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, de forma presencial;
2. b)Garantir a atualização e o desenvolvimento dos conteúdos constantes das páginas web no âmbito do Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
3. c)Organizar e manter o arquivo de documentação em matéria de recursos humanos;
4. d)Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos processos individuais dos trabalhadores em arquivo;
5. e)Assegurar a custódia dos documentos e satisfazer pedidos de consulta de documentos;
6. f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Unidade de Atendimento e Arquivo é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 42.º

Unidade de Apoio Transversal

1 -A Unidade de Apoio Transversal exerce as suas competências no domínio do apoio transversal ao Serviço de Gestão de Recursos Humanos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Prestar assessoria e apoio jurídico à Direção de Serviço, bem como em matérias transversais ao Serviço;
2. b)Representar o Serviço no âmbito de processos judiciais em matérias de recursos humanos, em estreita articulação com o Gabinete de Apoio Jurídico;
3. c)Realizar o diagnóstico das necessidades de formação e elaborar, propor e gerir o plano bienal de formação profissional dos trabalhadores;
4. d)Preparar e coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos da instituição;
5. e)Avaliar o impacto da formação ministrada e preparar a informação para elaboração do relatório anual da formação dos recursos humanos;
6. f)Propor e preparar eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;
7. g)Elaborar relatórios e pareceres que sejam solicitados no domínio das competências que lhe estão atribuídas;
8. h)Apoiar na definição e implementação de medidas que fomentem a conciliação da vida profissional e familiar dos trabalhadores;
9. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Unidade de Apoio Transversal é dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Subsecção V - Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação

Artigo 43.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação exerce as suas competências nos domínios da conceção e do planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infraestrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como do apoio aos utilizadores, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Apoiar a definição das políticas e das estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);
2. b)Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos na área das TIC;
3. c)Monitorizar e gerir a qualidade das atividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança;
4. d)Executar as políticas, as estratégias e os projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas, bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC;
5. e)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação é composto por:
1. a)Divisão de Infraestruturas de Tecnologias da Informação e Comunicação (DITIC);
2. b)Divisão de Sistemas de Informação (DSI).

Artigo 44.º

Divisão de Infraestruturas de TIC

A Divisão de Infraestruturas de TIC exerce as suas competências nos domínios da operação e da manutenção da rede informática, da instalação de sistemas informáticos e respetivos sistemas complementares de apoio e, ainda, da operação e da gestão dos serviços de rede, competindo-lhe desenvolver a sua atividade nas seguintes áreas técnicas:

a)Área de Rede, responsável pelas infraestruturas do núcleo e pela distribuição da rede da UC, assim como das redes de acesso sem fios e cabladas, bem como pela implementação das políticas de endereçamento e de encaminhamento de tráfego e pela gestão de equipamentos ativos e passivos da rede;
b)Área de Instalações, responsável pelas infraestruturas físicas de suporte às áreas técnicas designadamente equipamentos de climatização, alimentação elétrica, deteção e extinção de incêndios, controlo de acesso, unidades de alimentação ininterrupta, bem como pelas operações de montagem de equipamentos e de instalação e de configuração de hardware e sistema de operação;
c)Área de Serviços de Rede, responsável pela gestão e pela operação dos serviços Internet com características de infraestrutura de suporte aos serviços aplicacionais, tais como DNS, NTP, DHCP, autenticação, correio eletrónico, distribuição de software e monitorização, serviços multimédia de voz e videoconferência;
d)Área de Segurança, à qual compete a gestão e a operação de firewalls, de sistemas de antivírus e anti-SPAM, de salvaguarda e reposição de dados, assim como as atividades de reporte e de investigação de incidentes;
e)Área de suporte, à qual cabe a responsabilidade do serviço de suporte ao funcionamento da rede e serviços, incluindo a coordenação das equipas de helpdesk e de intervenção para apoio local, bem como as atividades de gestão de documentação e fornecimento de informação para a gestão;
f)Outras áreas e atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 45.º

Divisão de Sistemas de Informação

A Divisão de Sistemas de Informação exerce as suas competências nos domínios da operação e da manutenção de aplicações informáticas de uso geral, bem como de aplicações informáticas de gestão académica, de gestão financeira e de gestão de recursos humanos, competindo-lhe desenvolver a sua atividade nas seguintes áreas técnicas:

a)Área de aplicações de uso geral, responsável pela gestão e pela operação de aplicações de rede orientadas para públicos internos ou externos, designadamente serviço de alojamento web e aplicações de inventário, de trouble-tickets e de produção de inquéritos, bem como de suporte à implementação pontual de serviços aplicacionais;
b)Área de gestão académica, responsável pela gestão e pela operação de aplicações de suporte à área académica;
c)Área financeira e de recursos humanos, responsável pela gestão e pela operação do ERP e de outras aplicações de suporte às áreas financeira e de recursos humanos;
d)Outras áreas e atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Subsecção VI - Serviço de Gestão Financeira

Artigo 46.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Gestão Financeira exerce as suas competências no domínio da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, de aprovisionamento e de controlo interno, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Elaborar e acompanhar a execução do orçamento e efetuar a sua monitorização periódica;
2. b)Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas individuais e consolidadas do grupo público UC;
3. c)Assegurar a gestão da receita, despesa e de tesouraria;
4. d)Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento e de stocks, o inventário e o arquivo financeiro;
5. e)Elaborar planos de compras conjuntas na sequência da identificação de necessidades comuns de aquisição de bens e serviços;
6. f)Gerir os contratos de fornecimento, de prestação de serviços e de aprovisionamento, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais;
7. g)Assegurar a confirmação da entrega dos bens e da prestação dos serviços;
8. h)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Serviço de Gestão Financeira é composto por:
1. a)Divisão de Contabilidade Financeira (DCF);
2. b)Divisão de Orçamento e Conta (DOC);
3. c)Divisão de Compras e Aprovisionamento (DCA);
4. d)Unidade de Tesouraria (UT);
5. e)Unidade de Arquivo (UA).

Artigo 47.º

Divisão de Contabilidade Financeira

A Divisão de Contabilidade Financeira exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro no âmbito da gestão da receita, da despesa e dos assuntos fiscais, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, competindo-lhe, designadamente:

a)Criar e manter a estrutura do plano de contas;
b)Assegurar o tratamento contabilístico da receita e da despesa através da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro;
c)Proceder à liquidação dos processos de despesa, submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
d)Assegurar a constituição, a reconstituição e a reposição de fundos de maneio e de fundos fixos;
e)Gerir a relação financeira entre a UC e os clientes;
f)Garantir o planeamento da faturação e proceder à emissão de faturas ou documentos equivalentes;
g)Controlar os créditos e gerir os processos de cobrança;
h)Propor, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de gestão da receita e da despesa;
i)Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
j)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas e o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier fiscal;
k)Efetuar lançamentos de final de exercício para encerramento de contas individuais e consolidadas;
l)Assegurar a inventariação dos bens móveis e imóveis e a manutenção e a atualização do registo contabilístico;
m)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 48.º

Divisão de Orçamento e Conta

A Divisão de Orçamento e Conta exerce as suas competências nos domínios da gestão orçamental, da informação financeira e do relato, individual e consolidado, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, competindo-lhe, designadamente:

a)Criar e manter atualizada uma estrutura de orçamentos estruturais e de desenvolvimento, adaptada aos diversos níveis de decisão e de gestão;
b)Prestar apoio especializado na elaboração e na validação do projeto de orçamento de gestão, dando expressão financeira ao plano de atividades, elaborar o projeto de orçamento por naturezas e elaborar o modelo de distribuição interna de orçamento;
c)Gerir administrativamente os orçamentos, procedendo nomeadamente à inscrição, a alterações, a transferências internas e externas, a cativos e a reservas;
d)Elaborar as solicitações de transferência de fundos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental;
e)Gerir o orçamento de tesouraria, bem como os influxos e exfluxos do Fundo de Tesouraria;
f)Assegurar o desenvolvimento de um sistema de apuramento dos resultados totais das atividades, nomeadamente para a prestação de contas, para a emissão de cotações e para fundamentar o cálculo de preços, taxas e propinas;
g)Efetuar a avaliação económica e financeira de atividades e a produção de informação para apoio à tomada da decisão de gestão, visando a racionalização, a transferência de boas práticas e o reforço do controlo interno;
h)Elaborar e garantir a entrega dos documentos de prestação de contas individuais da UC e consolidadas do grupo público UC;
i)Preparar e acompanhar as auditorias de controlo interno e externo realizadas na UC e coordenar a implementação de recomendações;
j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 49.º

Divisão de Compras e Aprovisionamento

A Divisão de Compras e Aprovisionamento exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas de planeamento e gestão de compras, de contratos de fornecimento e de aprovisionamento e de stocks, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, competindo-lhe, designadamente:

a)Elaborar, organizar e conduzir todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos pré-contratuais e contratuais;
b)Gerir os stocks de bens de consumo corrente;
c)Assegurar a avaliação de fornecedores;
d)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 50.º

Unidade de Tesouraria

A Unidade de Tesouraria exerce as suas competências no domínio da gestão da tesouraria, competindo-lhe, designadamente:

a)Assegurar o recebimento das entregas efetuadas por estudantes, utentes, clientes e outras entidades, a conferência e o controlo interno, na área das disponibilidades, dos centros de atendimento desconcentrados;
b)Emitir recibos referentes a receita cobrada;
c)Emitir e entregar os meios de pagamento bem como garantir a conclusão de processos de despesa;
d)Garantir o depósito de valores em conta bancária;
e)Assegurar a custódia dos excedentes e das disponibilidades de tesouraria e coordenar a gestão da sua aplicação;
f)Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;
g)Gerir a relação financeira com os estudantes e fornecedores;
h)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 51.º

Unidade de Arquivo

A Unidade de Arquivo exerce competências no domínio da gestão do arquivo financeiro, competindo-lhe, designadamente:

a)Organizar e manter o arquivo de documentação financeira;
b)Assegurar a custódia dos documentos financeiros e satisfazer pedidos de consulta de documentos;
c)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Subsecção VII - Serviço de Promoção e Gestão da Investigação

Artigo 52.º

Competências e estrutura orgânica

1 -O Serviço de Promoção e Gestão da Investigação exerce as suas competências no domínio do suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento, nomeadamente na promoção da visibilidade e da capacidade científica e tecnológica instalada no grupo público UC, na transformação da UC num parceiro essencial ao tecido empresarial, na divulgação, na promoção e no apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos no âmbito de programas de financiamento competitivo, na gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de auto financiamento nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, bem como na gestão das atividades de inovação e transferência do saber, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Colaborar na concretização da política institucional no sentido do desenvolvimento e da capacitação da Universidade por via da captação de financiamentos;
2. b)Promover a visibilidade da UC em redes e consórcios internacionais e estimular a atividade científica;
3. c)Estimular a participação em projetos de desenvolvimento da UC no domínio da inovação e da transferência do saber;
4. d)Assegurar a gestão da propriedade industrial e a promoção e/ou a exploração de novos produtos resultantes da investigação e desenvolvimento;
5. e)Assegurar a divulgação de oportunidades de financiamento;
6. f)Assegurar a promoção e a divulgação de projetos e atividades em execução;
7. g)Acompanhar candidaturas a financiamento, no âmbito de programas nacionais e internacionais, públicos ou privados, no domínio da investigação e desenvolvimento, e no domínio institucional;
8. h)Acompanhar a gestão administrativa, económica e financeira de projetos, de prestações de serviços e de atividades;
9. i)Assegurar o cálculo e a distribuição de overheads e de outros rendimentos;
10. j)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -O Serviço de Promoção e Gestão da Investigação é composto por:
1. a)Divisão de Apoio e Promoção da Investigação (DAPI);
2. b)Divisão de Projetos e Atividades (DPA);
3. c)Divisão de Transferência de Tecnologia (UC Business);
4. d)Núcleo das Áreas Estratégicas (NAE).

Artigo 53.º

Divisão de Apoio e Promoção da Investigação

A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, da promoção e do apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento, competindo-lhe, designadamente:

a)Pesquisar, identificar e divulgar oportunidades de financiamento, por apoios comunitários ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de investigação e desenvolvimento e a projetos institucionais;
b)Propor, atualizar e promover a divulgação de informação relativa a normas de gestão de candidaturas e de projetos e atividades;
c)Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de investigação e desenvolvimento e a projetos institucionais, a financiar no âmbito de programas de financiamento competitivo, nacionais e internacionais, públicos ou privados;
d)Estimular as candidaturas a financiamento internacional, nomeadamente no âmbito do quadro comunitário estratégico, através de contactos e de reuniões, entre outras iniciativas, com as Unidades de Investigação e Desenvolvimento da UC;
e)Colaborar na concretização da política institucional no sentido de melhorar a capacidade de investigação e desenvolvimento em todos os setores;
f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 54.º

Divisão de Projetos e Atividades

1 -A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de auto financiamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, através do apoio a órgãos de governo, a docentes, a investigadores e a equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Apoiar a gestão administrativa, económica e financeira de projetos, de prestações de serviços e de atividades, e efetuar a respetiva prestação de contas;
2. b)Efetuar a monitorização e a análise ao longo do período de execução de projetos e atividades, com vista a aferir possíveis desvios face ao contratualizado;
3. c)Despoletar o processo de encerramento de projetos e atividades, com o respetivo cálculo e distribuição de overheads e de outros rendimentos;
4. d)Analisar o desempenho da execução de projetos e atividades encerrados, com o propósito de enquadrar o nível de execução na tipologia de projeto e/ou atividade aprovada;
5. e)Interagir e contactar com parceiros, entidades financiadoras e organismos intermédios;
6. f)Preparar e acompanhar auditorias a projetos e atividades, quer na fase da execução, quer após o seu termo, bem como promover a implementação de recomendações;
7. g)Analisar, sistematizar e divulgar a legislação e normas com impacto na execução dos financiamentos em curso;
8. h)Apoiar a gestão integrada de eventos, congressos e similares, incluindo a componente financeira;
9. i)Instruir e gerir processos de bolsas de investigação, até à fase de publicação do edital;
10. j)Promover um acompanhamento de proximidade para com os investigadores responsáveis de projetos e atividades;
11. k)Promover e implementar coordenações de projeto, para acompanhamento de projetos de maior dimensão e/ou complexidade, para interlocução em áreas específicas de financiamento e para apoio ao Chefe de Divisão no planeamento, no controlo e na monitorização das atividades acima descritas e na definição de procedimentos que permitam o aumento de eficiência das funções desempenhadas pela Divisão;
12. l)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -Para coadjuvar e assessorar a Chefia de Divisão, pode ser designado um coordenador de projetos e atividades, cargo de direção intermédia de terceiro grau, na dependência hierárquica da chefia da DPA, e com as competências a definir por Despacho Reitoral.

Artigo 55.º

Divisão de Transferência de Tecnologia (UC Business)

1 -A Divisão de Transferência de Tecnologia (UC Business) promove o necessário alinhamento da excelência do ensino e da investigação às múltiplas ferramentas de envolvimento com empresas, tendo como principal missão transformar a UC num parceiro essencial ao tecido empresarial, atualmente consolidada num conceito unificador, internacional, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Estimular a condução de projetos de desenvolvimento da UC no domínio da inovação e da transferência do saber;
2. b)Assegurar a gestão da propriedade intelectual;
3. c)Gerir parcerias no domínio da inovação e apoiar a criação de spin-offs universitárias;
4. d)Identificar e avaliar produtos resultantes de investigação e desenvolvimento com potencial de inovação e/ou comercialização e identificar parceiros adequados para o efeito;
5. e)Apoiar e acompanhar as parcerias em curso no domínio da inovação e transferências do saber;
6. f)Apoiar a participação da UC em redes internacionais de inovação e transferências do saber;
7. g)Promover formação em inovação;
8. h)Executar outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -Para apoiar a Chefia de Divisão na coordenação de determinadas áreas podem ser designados coordenadores de unidade, cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior, a definir por Despacho Reitoral.

Artigo 56.º

Núcleo das Áreas Estratégicas

O Núcleo das Áreas Estratégicas promove a interdisciplinaridade através de abordagens multidisciplinares, capazes de responder aos desafios societais, em alinhamento, designadamente, com prioridades do Horizonte Europa e da Agenda 2030 das Nações Unidas, em articulação com o GDS.UC, competindo-lhe, designadamente, no âmbito de cada área estratégica:

a)Mapear, atualizar e garantir visibilidade à capacidade científica e tecnológica instalada no grupo público UC;
b)Estimular a atividade científica, fortalecendo a presença em redes científicas e consórcios internacionais, reforçando o financiamento externo sob liderança da UC;
c)Estimular a capacitação para a utilização de políticas e estratégias de Open Access, Data Management e de Impact & Public Engagement, nomeadamente das equipas promotoras de projetos.

Capítulo III - Projetos especiais e outros órgãos

Artigo 57.º

Projetos especiais

1 -Os projetos especiais são estruturas de caráter temporário que têm em vista a resposta a necessidades não permanentes dos órgãos de governo ou da Administração, para desempenho de tarefas ou cumprimento de obrigações de caráter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.
2 -Os projetos especiais são criados por Despacho do Reitor, que determina o objeto e o âmbito da ação, a sua duração, a composição da equipa operativa que o integra e o membro que o coordena.
3 -Os coordenadores de projetos especiais podem ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de segundo grau ou inferior, de acordo com o que for fixado em Despacho Reitoral.

Artigo 58.º

Observatórios

1 -Os observatórios são estruturas flexíveis, de reflexão, que contribuem criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a UC, integrando docentes e estudantes de diferentes unidades orgânicas.
2 -A constituição de observatórios é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, de outros órgãos ou de unidades e serviços, sendo definido, para cada caso concreto, o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a composição.
3 -A atividade de um observatório cessa por decisão do Reitor, por iniciativa própria ou por proposta dos seus membros, ouvida(s) a(s) entidade(s) proponente(s) da sua constituição.

Artigo 59.º

Conselho da Qualidade

1 -O Conselho da Qualidade é um órgão de natureza consultiva que coadjuva o Reitor na gestão da qualidade.
2 -Ao Conselho da Qualidade cabe assegurar a aprovação, a difusão e a monitorização do cumprimento da Política da Qualidade da UC, nos termos dos Estatutos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Definir e aprovar a Política da Qualidade;
2. b)Garantir a divulgação da Política da Qualidade junto da comunidade universitária e demais partes interessadas que considere necessário e adequado, promovendo uma cultura de qualidade transversal a toda a instituição, centrada na aplicação de práticas de planeamento, de monitorização, de avaliação e de melhoria das atividades em todas as áreas de atuação;
3. c)Rever, com periodicidade mínima anual, a Política da Qualidade, tendo em conta o desenvolvimento constatado nas áreas abrangidas pelo Sistema Interno de Garantia da Qualidade da UC e a definição de novos requisitos internos e externos, designadamente normas, legislação e orientações da tutela;
4. d)Promover e monitorizar a melhoria contínua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade da UC;
5. e)Emitir parecer sobre o manual do Sistema de Gestão da UC;
6. f)Acompanhar, em articulação com a Comissão de Autoavaliação da UC, os processos de avaliação interna e externa;
7. g)Apoiar consultivamente o Reitor ou o Vice-Reitor com o pelouro da Qualidade;
8. h)Assegurar a prestação de informação à comunidade universitária e à sociedade em matéria do cumprimento da Política da Qualidade;
9. i)Pronunciar-se sobre os assuntos com implicações na Política da Qualidade que o Reitor submeta à sua apreciação;
10. j)Aprovar e alterar o seu regimento.
3 -Em todas as matérias da sua competência, o Conselho da Qualidade pode solicitar pareceres a outros órgãos ou estruturas da UC, bem como a entidades externas.
4 -O Conselho da Qualidade é composto pelos seguintes elementos:
1. a)O Reitor, que preside;
2. b)O Vice-Reitor com o pelouro da Qualidade, quando aplicável;
3. c)O Provedor do Estudante;
4. d)Os Diretores das unidades orgânicas e das unidades de extensão cultural e de apoio à formação;
5. e)O Administrador, bem como o(s) Administrador(es) Adjunto(s) por este indicado(s);
6. f)O Administrador dos Serviços de Ação Social;
7. g)O Diretor do Serviço de Apoio à Gestão;
8. h)O Chefe da Divisão de Promoção da Qualidade;
9. i)Um trabalhador da Divisão de Promoção da Qualidade, nomeado pelo Presidente;
10. j)Dois representantes dos estudantes, nomeados pelo Presidente.
5 -O Presidente do Conselho da Qualidade pode delegar competências no Vice-Reitor com o pelouro da Qualidade, sempre que considere necessário ou pertinente.
6 -Os elementos do Conselho da Qualidade previstos nas alíneas d) a f) do n.º 4 que não possam comparecer em reunião do Conselho, por motivo atendível, podem fazer-se representar por titular de cargo de direção ou dirigente da respetiva unidade ou serviço.
7 -Podem ainda participar nas reuniões do Conselho da Qualidade, mediante convocatória do Presidente, outras pessoas, nomeadamente Vice-Reitores com outros pelouros, cuja presença seja relevante para a discussão das questões inscritas na ordem de trabalhos.

Artigo 60.º

Comissão de Ética

1 -A Comissão de Ética é um órgão de natureza consultiva que tem como missão contribuir para a observância de princípios da ética e da bioética nas atividades realizadas pela UC, designadamente no âmbito da investigação clínica.
2 -Os princípios e as regras aplicáveis à composição, à constituição, às competências e ao funcionamento da Comissão de Ética constam da legislação aplicável e de regulamento interno que venha a ser aprovado.

Capítulo IV - Disposições finais e transitórias

Artigo 61.º

Cargos de direção

1 -A direção dos diversos serviços da Administração é assegurada por dirigentes, nos termos previstos no presente Regulamento.
2 -Tendo em vista a operacionalidade das diversas áreas dos serviços da Administração podem ser criados cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior, por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador, que definirá o grau e as competências de tais cargos.

Artigo 62.º

Projetos especiais e comissões de serviço em curso

1 -Os projetos especiais criados ao abrigo do Regulamento da Reitoria e do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra agora revogados, que se encontrem em funções à data da entrada em vigor do presente Regulamento, mantêm-se nos termos em que foram criados.
2 -Mantêm-se em vigor as designações e as comissões de serviço dos dirigentes que se encontrem em curso à data da entrada em vigor do presente Regulamento, com exceção das comissões de serviço dos dirigentes do SGA e da DRI, que cessam em face da restruturação do serviço e da divisão, respetivamente.

Artigo 63.º

Implementação da Divisão de Gestão de Arquivo

1 -Dada a complexidade e amplitude das suas competências, a Divisão de Gestão de Arquivo, prevista no artigo 20.º, será implementada no prazo de 12 meses a contar da data da entrada em vigor do presente Regulamento.
2 -Com a conclusão do processo de implementação da Divisão de Gestão de Arquivo e sua entrada em pleno funcionamento extinguir-se-á a Unidade de Arquivo do Serviço de Gestão Financeira e converter-se-á a Unidade de Atendimento e Arquivo do Serviço de Gestão de Recursos Humanos em Unidade de Atendimento, suprimindo-se as competências que transitem para a DGA.

Artigo 64.º

Norma revogatória

1 -É revogado o Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho n.º 5367/2019, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 105, de 31 de maio.
2 -É revogado o Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 53/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro.
3 -São revogados o Despacho n.º 5915/2019, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 121, de 27 de junho, o Despacho n.º 828/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, e o Despacho 11019/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 176, de 12 de setembro, bem como os despachos que determinaram a renovação dos respetivos projetos especiais.

Artigo 65.º

Casos Omissos

Os casos omissos do presente Regulamento são resolvidos por Despacho do Reitor.

Artigo 66.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia 6 de março de 2023.

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Artigo 19.º

Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa

1 -A Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa exerce as suas competências nos domínios da proteção e tratamento de dados pessoais e do acesso aos documentos administrativos e à informação administrativa, por forma a assegurar o cumprimento das normas legais, regulamentares e organizacionais aplicáveis, nomeadamente o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, e a Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, que regula o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, competindo-lhe, designadamente:
1. a)Realizar o diagnóstico, a identificação, a caracterização e a definição dos processos de tramitação interna e das atividades de interface, ou outras aplicáveis que implicam a correta e completa identificação dos processos relevantes para a implementação do RGPD, nomeadamente com identificação, inventariação, caracterização e mapeamento, entre outros:
  1. i)Das atividades de interface;
  2. ii)Das atividades internas ou situações e condições de armazenagem e conservação de dados abrangidos pelas disposições do RGPD;
  3. iii)Da aplicabilidade de tratamento de dados pessoais;
  4. iv)Dos fluxos de dados pessoais;
2. b)Avaliar a maturidade organizacional face ao RGPD, da qual deve resultar:
  1. i)O levantamento e caracterização dos circuitos documentais e a sua adaptação com vista à simplificação e otimização;
  2. ii)O levantamento dos recursos materiais e imateriais (designadamente, hardware e software) com vista a melhorar a sua eficácia e eficiência;
3. c)Criar mecanismos que permitam:
  1. i)Controlar e acompanhar a produção da avaliação de impacto sobre proteção de dados, incluindo a exposição aos riscos de violação de privacidade;
  2. ii)Manter atualizados os registos das atividades de tratamento de dados;
  3. iii)Controlar o cumprimento de contratos escritos com subcontratantes;
  4. iv)Detetar possíveis incidentes de violação de dados;
4. d)Promover ações de sensibilização para a comunidade universitária e partilha de boas práticas sobre proteção de dados e sobre informação administrativa;
5. e)Assegurar a formação dos trabalhadores com responsabilidades diretas nos domínios em causa;
6. f)Apresentar propostas de planos de ação para a implementação de ações corretivas e de melhoria a implementar, tendo em vista aperfeiçoar e aproximar a proteção de dados ao preconizado no RGPD;
7. g)Prestar aconselhamento quanto à proteção de dados pessoais e ao acesso a informação administrativa;
8. h)Atestar o cumprimento da legislação em vigor e estabelecer a articulação necessária ao exercício das competências da Comissão Nacional de Proteção de Dados e da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos;
9. i)Propor e manter ajustada a política de proteção de dados da UC, designadamente através de:
  1. i)Regulamento de proteção de dados na UC;
  2. ii)Políticas de privacidade;
  3. iii)Políticas de cookies;
10. j)Organizar e promover as obrigações de divulgação ativa de informação a que está vinculado o órgão ou a entidade;
11. k)Desenvolver as atividades tendentes à aprovação dos pedidos de acesso, formas de acesso, encargos de reprodução, respostas aos pedidos de acesso, direito de queixa e exercício dos direitos dos titulares de dados;
12. l)Desenvolver as atividades tendentes à aprovação da reutilização de documentos e à concretização dos documentos excluídos, das condições de reutilização e da divulgação de documentos disponíveis para reutilização.
2 -O Chefe de Divisão de Proteção de Dados e Informação Administrativa é, por inerência, o Encarregado de Proteção de Dados e o Responsável pelo Acesso, nos termos e para os efeitos previstos no artigo 39.º do RGPD e no artigo 9.º do regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, respetivamente.