Regulamento

Regulamento n.º 275/2026

Aprovação da alteração do Regulamento do Arquivo Municipal de São Pedro do Sul.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Lei habilitante

1 -O presente Regulamento é aprovado ao abrigo da competência regulamentar conferida pelo artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e das atribuições e competências previstas nas alíneas d) e f) do artigo 3.º, na alínea e) do n.º 2 do artigo 23.º bem como na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º, conjugada com as alíneas k) e t) do n.º 1 do artigo 33.º, e ainda, na alínea ee) do n.º 1 do artigo 33.º, todos do Anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na redação em vigor e, por último, na alínea a) do n.º 1 do artigo 9.º e do n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual.
2 -O presente Regulamento concretiza as normas dos seguintes diplomas:
1. a)Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, que aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico;
2. b)Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural;
3. c)Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de agosto, que aprova o regime da classificação e da inventariação dos bens culturais móveis de interesse cultural;
4. d)Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 68/2021 de 26 de agosto, que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos;
5. e)Lei n.º 31/2019, de 3 de maio, que regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos;
6. f)Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a execução do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
7. g)Portaria n.º 112/2023 de 27 de abril que aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.

Objeto

O presente regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do Arquivo Municipal de São Pedro do Sul com atribuições na área de gestão do arquivo e de outros acervos documentais, produzidos ou recebidos pelos serviços municipais, bem como pelos restantes órgãos, no âmbito das suas atribuições e competências, de modo a assegurar uma eficiente gestão documental, favorecendo a dinâmica e cooperação na ação de conservação e preservação do património arquivístico do Município de São Pedro do Sul.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento aplica-se:

a)Ao arquivo corrente, ao arquivo intermédio e ao arquivo definitivo;
b)Aos sistemas de arquivo em papel e aos sistemas eletrónicos de gestão de arquivos;
c)Aos formatos audiovisuais, digitais, fotográficos.

Artigo 4.º

Estrutura orgânica e competências

A dependência orgânica e competências do Arquivo Municipal encontram-se previstas na Estrutura Orgânica do Município de São Pedro do Sul em vigor ou na forma das alterações que esta venha a sofrer.

Artigo 5.º

Definições e conceitos

Para efeitos do presente Regulamento e com vista à uniformização semântica do sistema de informação do Município, aplicam-se as definições e conceitos técnicos fixados no artigo 3.º do Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, aprovado pela Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril.

Capítulo II - RECOLHA DE DOCUMENTOS E FUNDOS EXTERNOS

Artigo 6.º

Formas de aquisição

1 -Mediante as condições físicas do Arquivo, de espaço e de conservação, podem dar entrada no Arquivo Municipal documentos ou conjuntos documentais de entidades públicas ou privadas que tenham interesse para o Município.
2 -As aquisições de fundos ou documentos de entidades externas ao Município podem ser onerosas ou gratuitas, podendo revestir-se de natureza definitiva ou temporária, de acordo com o estabelecido no respetivo protocolo de aquisição.
3 -A aquisição definitiva pode assumir uma das seguintes formas:
1. a)Transferência;
2. b)Incorporação;
3. c)Doação;
4. d)Compra.
4 -A aquisição temporária ou transitória reveste a forma de depósito.
5 -Independentemente da forma de aquisição e sem prejuízo de outros requisitos legais aplicáveis, há lugar à assinatura de um Auto de Entrega pelos representantes do Município e da contraparte.

Artigo 7.º

Incorporação

1 -Os documentos a incorporar estão sujeitos aos procedimentos de avaliação, seleção e eliminação ou conservação, nos termos da legislação em vigor.
2 -Antes da incorporação é elaborado pelo produtor o inventário completo da documentação a incorporar, com referência aos critérios da sua organização física e intelectual.

Artigo 8.º

Doação

1 -A doação consiste na aquisição gratuita da propriedade sobre o património arquivístico a integrar no Arquivo Municipal, mediante a aceitação do órgão municipal competente que pode ficar sujeita a condições.
2 -O processo de doação do património arquivístico é iniciado pela manifestação de vontade do doador, através de proposta escrita instruída com um inventário completo dos bens a doar - e eventualmente das suas imagens - e com referência aos critérios da sua organização física e intelectual e com o valor patrimonial atribuído aos mesmos.
3 -O Arquivo Municipal procede à análise e avaliação do conteúdo informativo e pertinência da proposta de doação para o acervo municipal, incluindo o valor patrimonial atribuído pelo doador e as contrapartidas decorrentes do processo. Posteriormente, comunica ao proponente doador o projeto de decisão sobre a aceitação ou rejeição da doação.
4 -Todas as doações são objeto de contrato escrito, nele devendo ficar claramente identificadas as condições a que a doação fica sujeita.

Artigo 9.º

Compra

A compra consiste na aquisição onerosa de património arquivístico a integrar no Arquivo Municipal e está submetida ao regime previsto no Código dos Contratos Públicos e ao disposto na lei que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural e respetiva legislação de desenvolvimento.

Artigo 10.º

Depósito

1 -O depósito consiste no contrato através do qual é adquirida a posse, a título gratuito, sobre fundos ou coleções, por determinado prazo e pode ser sujeito aos termos e condições que, de comum acordo, se entendam fixar.
2 -O procedimento com vista à celebração do contrato de depósito inicia-se com a manifestação de vontade do depositante, através de proposta escrita instruída com um inventário completo dos bens a depositar, com referência aos critérios da sua organização física e intelectual e, ainda, com a indicação do respetivo valor patrimonial.
3 -O Arquivo Municipal procede à análise técnica do objeto e conteúdo do depósito, avaliando a pertinência do mesmo para o acervo municipal e comunica ao proponente depositante a decisão sobre a aceitação ou rejeição do depósito

Capítulo III - INGRESSO DE DOCUMENTOS

Artigo 11.º

Transferência da documentação

1 -A transferência da documentação e processos para o Arquivo Municipal ocorrem, no ano seguinte ao termo do prazo de conservação administrativa dos documentos, exceto se o Arquivo Municipal não dispuser de condições técnicas e espaço para o efeito.
2 -Caso haja necessidade de conservar a documentação nos serviços produtores durante um período superior ao previsto no n.º 1, o dirigente do serviço deve fundamentar esta necessidade.
3 -Para além do mencionado nos números anteriores quanto aos prazos de conservação, deverá atender-se às formas de contagem dos mesmos, nos termos dos artigos 9.º e 10.º da Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril.

Artigo 12.º

Receção de documentação

1 -Os Responsáveis da Documentação dos Serviços devem articular, antecipadamente, com o Arquivo Municipal a transferência e incorporação da documentação, de modo a que sejam cumpridos os requisitos técnicos e as formalidades exigidas.
2 -A transferência da documentação será programada pelo Arquivo Municipal, tendo em conta a quantidade de documentos e a gestão de espaço e de tempo necessários.
3 -Apenas é rececionada documentação finda a sua fase ativa, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Seleção documental e após cumprimento das formalidades estipuladas nas alíneas a), b), c) e d) do artigo 14.º

Artigo 13.º

Formalidades da remessa

1 -As remessas de documentação devem obrigatoriamente ser acompanhadas de um Auto de Entrega a título de prova, assim como pela Guia de Remessa correspondente, destinando-se a mesma à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada pelo serviço produtor e pelo Arquivo Municipal.
2 -O Arquivo Municipal apoia, sempre que necessário, o preenchimento da documentação técnica, bem como toda a logística encadeada no processo de transição documental.

Artigo 14.º

Procedimentos das transferências

1 -Na transferência de documentação para o Arquivo Municipal, os serviços produtores devem observar os seguintes procedimentos:
1. a)Os documentos e os processos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados no exterior com os seguintes elementos:
  i - Designação do órgão produtor;
  ii - Identificação do conteúdo;
  iii - Código de Classificação;
  iv - Datas extremas (Data de início e fim do processo);
  v - Número de volumes.
2. b)A documentação deve encontrar-se organizada, classificada e ordenada pelos serviços;
3. c)Os processos e requerimentos são sempre paginados, tendo de intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com a menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem assinatura e visto dos responsáveis do respetivo serviço;
4. d)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;
5. e)A documentação transferida deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, os quais devem vir, obrigatoriamente, relacionados na Guia de Remessa;
6. f)O controlo da documentação transferida deve ser efetuado aquando da sua receção.
2 -Nos casos em que a documentação enviada não respeite os requisitos estabelecidos, o Arquivo Municipal reserva-se o direito de recusar o seu envio até que estes sejam cumpridos.

Artigo 15.º

Auto de Entrega

O Auto de Entrega é elaborado em duplicado, assinado pelos responsáveis por ambos os serviços e pelo Representante da Autarquia, ficando o original na posse do Arquivo Municipal e o duplicado no serviço produtor.

Artigo 16.º

Guia de Remessa

1 -A Guia de Remessa, feita em duplicado, deve ser visada pelos responsáveis por ambos os serviços.
2 -O original é arquivado pelo Arquivo Municipal, passando a constituir prova das remessas dos serviços produtores.
3 -O duplicado é devolvido ao serviço produtor após ter sido conferido e, se necessário, instruído com mais informação que se julgue pertinente.

Capítulo IV - ORGANIZAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Artigo 17.º

Responsabilidade da classificação e avaliação de documentos e processos administrativos

A classificação e avaliação de documentos e processos deve ocorrer na fase da sua produção, nos serviços, por forma a otimizar a gestão contínua, integrada e partilhada do respetivo ciclo completo de vida da informação.

Artigo 18.º

Classificação

1 -A classificação de documentos e processos é uma operação de gestão, obrigatória e complementar ao ato de registo, que permite a sua organização intelectual e física normalizada, para efeitos de controlo e recuperação de informação, tendo por base um esquema de classes assente nas funções e subfunções da Administração Pública Local.
2 -A classificação está associada à avaliação e deve ser efetuada com base na tabela de seleção, constante no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.

Artigo 19.º

Decisão de classificação

Compete ao serviço gestor do processo a aplicação da classificação, devendo:

a)Classificar especificamente de acordo com a natureza do documento, evitando o assunto geral;
b)Solicitar sempre que necessário ou em caso de dúvida, as orientações técnicas do Arquivo Municipal.

Artigo 20.º

Avaliação documental

1 -A avaliação documental é uma operação de gestão, que visa a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, que se concretiza pela definição de prazos de conservação administrativa e de destino final, a aplicar no termo do prazo de conservação administrativa, desenvolvendo-se de acordo com as disposições contidas na Portaria 112/2023, de 27 de abril, e de acordo com a tabela de seleção anexa à mesma.
2 -A avaliação é uma operação obrigatória associada à classificação dos documentos realizada na fase de produção.

Capítulo V - SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DOCUMENTAL

Artigo 21.º

Seleção

1 -Constituiu uma operação de seleção a aplicação dos prazos de conservação administrativa.
2 -A seleção da documentação produzida nos serviços da Câmara Municipal é da responsabilidade de cada serviço e deve ser realizada nos termos previstos na tabela de seleção, constante no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.

Artigo 22.º

Eliminação

1 -É da competência do Arquivo Municipal a eliminação dos documentos produzidos nos serviços da Câmara Municipal.
2 -A eliminação documental apenas pode ser realizada após o decurso do prazo de conservação e de acordo com o disposto na Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril e no Relatório de Avaliação Simplificado para a Administração Local (RAS).
3 -O serviço produtor pode propor de forma fundamentada ao Arquivo Municipal, a prorrogação do prazo de conservação administrativa, ou a conservação total ou parcial de documentação, desde que não prejudique o funcionamento do serviço e armazenamento em depósito de arquivo.

Artigo 23.º

Formalidades da Eliminação

1 -Compete ao Arquivo Municipal orientar todo o procedimento sobre a eliminação de documentação que é produzida pelos diferentes serviços ou órgãos, de acordo com a legislação em vigor, ou na falta desta, de acordo com o previsto no presente regulamento.
2 -Tendo em conta as disposições legais nesta matéria, a eliminação dos documentos que se encontrem sob a alçada dos serviços produtores, deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Propor ao Arquivo Municipal, mediante o preenchimento de Auto de Eliminação, a documentação a eliminar;
2. b)O serviço técnico de Arquivo avalia a proposta de eliminação, de modo a verificar o preenchimento dos requisitos legais subjacentes à eliminação de documentos, de modo a instruir a decisão de eliminação.
3 -Se a documentação já se encontrar sob a alçada do Arquivo Municipal, terminados os prazos legais de conservação, o técnico de Arquivo deve propor a eliminação documental, consultando para o efeito o serviço produtor, que deve assinar o Auto de Eliminação ou não concordando com a proposta de eliminação, seguir os trâmites previstos no artigo 22.º n.º 3, do presente regulamento.
4 -O Auto de Eliminação referido nos números anteriores deve ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor, do serviço de arquivo e pelo Presidente da Câmara Municipal de São Pedro do Sul ou pelo Vereador com competência para o efeito, constituindo prova do abate patrimonial.
5 -O Auto de Eliminação é feito em duplicado, devendo ficar o original no Arquivo Municipal e o outro exemplar deve ser remetido ao respetivo arquivo nacional (DGLAB).

Artigo 24.º

Modo de Eliminação

1 -O ato de eliminação documental é realizado de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.
2 -A decisão sobre o processo de eliminação por trituração, corte ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Capítulo VI - SELEÇÃO, AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO ACUMULADA

Artigo 25.º

Avaliação, Seleção e Eliminação documental

1 -A avaliação, seleção e eliminação da documentação acumulada será realizada de acordo com o estabelecido no Regulamento para a Classificação Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, aprovado pela Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril.
2 -A seleção, avaliação e eliminação da documentação acumulada, produzida pelos serviços da Câmara Municipal, compete à comissão de avaliação da documentação acumulada.

Artigo 26.º

Comissão de Avaliação da Documentação Acumulada

1 -A Comissão de Avaliação é um grupo de trabalho que integra, para além do responsável do Arquivo Municipal, um técnico superior afeto ao Arquivo Municipal, um técnico superior jurista, o responsável do serviço produtor e um trabalhador que venha a ser designado para o efeito, atendendo aos seus conhecimentos sobre a documentação em causa.
2 -Os elementos da comissão são designados pelo Presidente da Câmara incumbindo a coordenação dos seus trabalhos ao responsável pelo Arquivo Municipal e aos Técnicos Superiores nomeados.
3 -Depois de ouvida a Comissão de Avaliação, compete ao Arquivo Municipal a eliminação dos documentos, carecendo da autorização expressa da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
4 -A comissão de avaliação considera-se extinta logo que os trabalhos que lhe deram origem se considerarem concluídos.

Capítulo VII - TRATAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

Artigo 27.º

Tratamento arquivístico

1 -O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico de classificação e ordenação dos documentos efetuado pelos diferentes serviços municipais, sendo também da sua competência intervir no sentido de alcançar uma gestão documental uniforme, ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos os serviços.
2 -Para garantir o tratamento técnico documental adequado à documentação e à informação produzida pelos serviços, o Arquivo Municipal deve:
1. a)Promover o reconhecimento da gestão contínua e integrada de documentos e processos administrativos, enquanto função transversal aos serviços;
2. b)Produzir e divulgar regras e orientações para a gestão normalizada e concertada de documentos e processos administrativos;
3. c)Definir requisitos técnicos e funcionais, obrigatórios para a gestão do ciclo de vida dos documentos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação e eliminação;
4. d)Promover a desmaterialização de documentos e processos administrativos;
5. e)Promover a interoperabilidade organizacional, semântica e tecnológica, designadamente entre sistemas;
6. f)Definir e implementar uma política de acondicionamento;
7. g)Definir e implementar práticas de preservação e conservação dos documentos e da informação;
8. h)Elaborar instrumentos de descrição documental, designadamente catálogos, índices, ficheiros, inventários, guias, entre outros.

Capítulo VIII - CONSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Artigo 28.º

Conservação e preservação

1 -A conservação e preservação dos documentos rege-se pelos mais elevados valores de respeito e pelas práticas científicas mais recentes aplicadas a esta matéria.
2 -Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação do seu acervo documental, através da adoção das seguintes medidas:
1. a)Promover a criação de condições de segurança e de controlo ambiental;
2. b)Proceder à remoção de materiais nocivos e higienizar as espécies;
3. c)Diligenciar no sentido de promover a recuperação ou estabilização de espécies danificadas;
4. d)Colaborar com os serviços para que, no momento da produção, sejam adotados procedimentos e materiais que evitem a degradação posterior dos documentos;
5. e)Articular-se com os serviços camarários responsáveis no sentido de promover a limpeza e manutenção das instalações e equipamentos.

Capítulo IX - DIREITO DE ACESSO

Artigo 29.º

Princípios gerais de acesso à informação

O acesso e a reutilização da informação administrativa e dos documentos e processos arquivados são assegurados de acordo com os princípios da atividade administrativa, designadamente, os princípios da igualdade, da justiça, da imparcialidade e da colaboração com os particulares, bem como com os princípios aplicáveis à administração eletrónica.

Artigo 30.º

Acesso

1 -O direito de acesso aos documentos administrativos em arquivo é livre, sem necessidade de ser enunciado qualquer interesse no seu acesso, e compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo segundo os critérios definidos no presente Regulamento e em conformidade com a legislação em vigor, ressalvando-se as restrições ao direito de acesso legalmente consagradas e ao Regulamento Geral de Proteção de Dados e respetiva lei de execução.
2 -O direito de acesso pode ser restringido no que se refere à consulta direta dos originais de espécies raras ou sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.

Artigo 31.º

Acesso a documentos de natureza reservada

1 -O acesso por terceiros a documentos administrativos em arquivo, que contenham dados nominativos, segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna das empresas, é efetuado nos termos da Lei de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e Reutilização dos Documentos Administrativos.
2 -O tratamento de dados pessoais, que constem do acervo do Arquivo Municipal, são objeto de tratamento lícito, nos termos dos artigos 5.º e 6.º do Regulamento Geral de Proteção de Dados.
3 -O acesso por terceiros aos documentos, além das demais formalidade previstas no presente regulamento, pode implicar que a requisição seja acompanhada por:
1. a)Autorização escrita da pessoa ou entidade a quem os dados de origem dizem respeito, de forma explicita e especifica, quanto à sua finalidade e tipologia de dados que se pretende aceder; ou
2. b)Demonstração comprovada do interesse direto, pessoal e legítimo, constitucionalmente protegido e suficientemente relevante, a ponderar segundo o princípio da proporcionalidade, de todos os direitos fundamentais e do princípio da administração aberta, que justifique o acesso à informação.
4 -No caso de se tratarem de documentos administrativos de acesso restrito, o Arquivo Municipal procede à comunicação parcial dos documentos, sempre que seja possível expurgar os dados nominativos.

Artigo 32.º

Modalidade de acesso

O acesso aos documentos em arquivo exerce-se através de:

a)Consulta presencial gratuita dos documentos originais;
b)Reprodução;
c)Emissão de certidão;
d)Empréstimo.

Artigo 33.º

Condicionalismos ao acesso

O sucesso e rapidez do acesso aos documentos à guarda do Arquivo Municipal estarão condicionados pelos trabalhos de tratamento técnico em curso e pelas condições proporcionadas pelo seu espaço físico e respetivos equipamentos.

Artigo 34.º

Consulta presencial

1 -O acesso aos documentos do Arquivo Municipal é permitido mediante preenchimento da requisição em anexo ao presente Regulamento.
2 -Para melhor operacionalidade do ato de consulta da documentação arquivada, o utilizador poderá fazer marcação prévia por correio eletrónico para o endereço [email protected].

Artigo 35.º

Reprodução

1 -A reprodução de documentos em arquivo é executada nas seguintes modalidades, conforme opção do requerente:
1. a)Fotocópia a partir do original;
2. b)Certidão;
3. c)Digitalização;
4. d)Impressão do documento ou imagem digitalizada;
5. e)Reprodução digital através da utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, designadamente, computadores portáveis, tablets, suportes de armazenamento de dados, leitores e auscultadores de reprodução áudio, telemóveis digitais e câmaras fotográficas digitais.
2 -A reprodução de documentos está condicionada ao estado de conservação das espécies e à disponibilidade de meios técnicos e humanos apropriados para a sua realização por parte do serviço de Arquivo, estando a prestação destes serviços sujeita à avaliação prévia da natureza e estado de conservação ou o seu impacto nos documentos a reproduzir.
3 -É da responsabilidade dos requerentes da reprodução a identificação clara das espécies e respetivos conteúdos a reproduzir.
4 -Os utilizadores do Arquivo Municipal são responsáveis pela observância das disposições do Código de Direitos de Autor e dos Direitos Conexos, e da restante legislação inerente ao direito de propriedade, relativamente aos documentos a reproduzir.
5 -Os documentos reproduzidos com recurso a dispositivos digitais de uso pessoal apenas podem ser usados para uso privado do utilizador, excluindo-se a sua utilização para qualquer outro fim, observando-se as disposições relativas à proteção dos direitos de autor nos termos do número anterior, bem como a legislação aplicável aos arquivos e acesso aos documentos administrativos, nomeadamente as relativas à restrição de acesso e as previstas no Regulamento Geral sobre Proteção de Dados.
6 -Com exceção da reprodução de documentos em arquivo mediante a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, a reprodução de documentação só será fornecida após confirmação do pagamento dos encargos estipulados no Regulamento de Taxas do Município de São Pedro do Sul.

Artigo 36.º

Procedimento

1 -Os pedidos de reprodução e de emissão de certidões dos documentos arquivados podem ser apresentados mediante o preenchimento da requisição em anexo ao presente Regulamento.
2 -A reprodução de documentos em arquivo mediante a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, como previsto na alínea e) do n.º 1 do artigo anterior, carece obrigatoriamente de registo e preenchimento da requisição mencionada no n.º 1 do presente artigo.

Capítulo X - OBRIGAÇÕES DOS UTILIZADORES

Artigo 37.º

Normas e deveres

1 -Nas instalações do Arquivo Municipal e na utilização da documentação é expressamente proibido aos utilizadores internos e externos:
1. a)Fazer sair das instalações do Arquivo documentos sem a autorização dos responsáveis do serviço;
2. b)Praticar atos que perturbem o normal funcionamento do serviço e dos seus funcionários;
3. c)Fumar ou fazer lume;
4. d)Comer e beber;
5. e)Rasgar, dobrar, desenhar, sublinhar, sujar, molhar, cortar, decalcar letras ou estampas, riscar, escrever ou, de qualquer modo, danificar os documentos que estejam à guarda do Arquivo Municipal.
2 -O utilizador que não cumprir o exposto no número anterior, será convidado a abandonar as instalações, sem prejuízo de procedimento disciplinar, civil ou criminal nos casos previstos na legislação em vigor.
3 -É proibido aos colaboradores da Câmara Municipal fazer transitar diretamente a documentação requisitada entre serviços/secções sem autorização e respetiva nova requisição.

Capítulo XI - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 38.º

Omissões e dúvidas

1 -Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente Regulamento, aplicam-se, com as devidas adaptações, as disposições legais em vigor.
2 -A resolução de casos omissos ou as dúvidas de interpretação do presente Regulamento são resolvidas por despacho do Presidente da Câmara.

Artigo 39.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor 15 (quinze) dias após a sua publicação no Diário da República.

319974600

Artigo 35.º

Reprodução

1 -A reprodução de documentos em arquivo é executada nas seguintes modalidades, conforme opção do requerente:
1. a)Fotocópia a partir do original;
2. b)Certidão;
3. c)Digitalização;
4. d)Impressão do documento ou imagem digitalizada;
5. e)Reprodução digital através da utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, designadamente, computadores portáveis, tablets, suportes de armazenamento de dados, leitores e auscultadores de reprodução áudio, telemóveis digitais e câmaras fotográficas digitais.
2 -A reprodução de documentos está condicionada ao estado de conservação das espécies e à disponibilidade de meios técnicos e humanos apropriados para a sua realização por parte do serviço de Arquivo, estando a prestação destes serviços sujeita à avaliação prévia da natureza e estado de conservação ou o seu impacto nos documentos a reproduzir.
3 -É da responsabilidade dos requerentes da reprodução a identificação clara das espécies e respetivos conteúdos a reproduzir.
4 -Os utilizadores do Arquivo Municipal são responsáveis pela observância das disposições do Código de Direitos de Autor e dos Direitos Conexos, e da restante legislação inerente ao direito de propriedade, relativamente aos documentos a reproduzir.
5 -Os documentos reproduzidos com recurso a dispositivos digitais de uso pessoal apenas podem ser usados para uso privado do utilizador, excluindo-se a sua utilização para qualquer outro fim, observando-se as disposições relativas à proteção dos direitos de autor nos termos do número anterior, bem como a legislação aplicável aos arquivos e acesso aos documentos administrativos, nomeadamente as relativas à restrição de acesso e as previstas no Regulamento Geral sobre Proteção de Dados.
6 -Com exceção da reprodução de documentos em arquivo mediante a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, a reprodução de documentação só será fornecida após confirmação do pagamento dos encargos estipulados no Regulamento de Taxas do Município de São Pedro do Sul.