Regulamento

Regulamento n.º 1243/2025

Regulamento de Organização e Funcionamento do Arquivo Municipal Eduardo Campos.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Legislação aplicável

O presente Regulamento é elaborado nos termos legais previstos:

Constituição da República Portuguesa, artigo 112.º, n.º 7 - Os regulamentos devem indicar expressamente as leis que visam regulamentar ou que definem a competência subjetiva e objetiva para a sua emissão; Constituição da República Portuguesa, artigo 241.º - As autarquias locais dispõem de poder regulamentar próprio nos limites da Constituição, das leis e dos regulamentos emanados das autarquias de grau superior ou das autoridades com poder tutelar;

Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, alínea e) do n.º 2 do artigo 23.º e alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º do Anexo I, conjugada com a alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da mesma Lei - Compete à assembleia municipal, sob proposta da câmara municipal: Elaborar e submeter à aprovação da assembleia municipal os projetos de regulamentos externos do município, bem como aprovar regulamentos internos;

Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro - Aprova o novo Código do Procedimento Administrativo;

Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto - Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, cuja execução na ordem jurídica nacional é assegurada pela Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto no que respeita os procedimentos a tomar no acesso dos cidadãos aos documentos administrativos;

Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro - Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural;

Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro - Regula a pré-arquivagem de documentação;

Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho - Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração direta e indireta do Estado;

Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de agosto - Estabelece o regime da classificação e da inventariação dos bens móveis de interesse cultural, bem como as regras aplicáveis à exportação, expedição, importação e admissão dos bens culturais móveis;

Portaria n.º 412/01 de 17 de abril, com a alteração aprovada pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro;

Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto e ainda no Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, que instituiu o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, cuja execução na ordem jurídica nacional é assegurada pela Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto;

Portaria n.º 112/2 023 de 27 de abril - Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, revoga o Regulamento Arquivístico para as Autarquias para a avaliação da documentação acumulada Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro;

Lei n.º 31/2019, de 03 de maio, artigo 9 - Regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos.

Artigo 2.º

Objeto

1 -O presente regulamento define a estrutura e estabelece regras gerais de organização e funcionamento do AMEC, designadamente quanto à gestão integrada e sistémica de informação, documentação e respetivas agregações independente de formatos e suportes e que doravante designaremos por “informação”.
2 -O regulamento define ainda as regras de gestão, de acesso e comunicação da informação, clarificando os procedimentos tanto para os serviços da autarquia, como para os cidadãos em geral.

Artigo 3.º

Âmbito

1 -As disposições constantes do presente regulamento são aplicáveis aos serviços da autarquia com competências e atribuições na área da gestão da informação e documentação arquivística municipal, assim como aos sistemas de informação que, no seu todo, zelam pela proteção e valorização patrimonial, asseguram a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade da informação e documentação a longo prazo.
2 -Para efeitos do disposto no n.º 1 deve ser mantido um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
3 -As disposições do presente regulamento, para além de se aplicarem à informação produzida e recebida pelos serviços municipais, no âmbito das suas atribuições e competências, são extensivas a outros acervos (legados e espólios, coleções públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras) que possuam valor informativo, probatório ou cultural para o concelho desde que façam parte do AMEC.

Artigo 4.º

Enquadramento orgânico

1 -A direção e gestão do AMEC é responsabilidade da unidade orgânica à qual o Regulamento Orgânico dos Serviços Municipais atribui competências neste âmbito.

Artigo 5.º

Missão

1 -A missão do AMEC é implementar boas práticas de gestão integrada de informação, orientadas para a satisfação das necessidades dos serviços e dos cidadãos e alicerçadas em objetivos de qualidade, eficácia e eficiência.
2 -A sua ação assenta nas funções de organização arquivística, de preservação e conservação e também de acesso, divulgação e investigação.

Artigo 6.º

Conceitos

Para efeitos do presente regulamento aplicam-se as definições previstas em glossário conforme o anexo n.º 1.

SUBCAPÍTULO 1

PRODUÇÃO E INGRESSO

Capítulo II - GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

Artigo 7.º

Produção e Registo

1 -A informação produzida no exercício das funções e competências do Município de Abrantes, só deverá ser materializada em suporte analógico excecionalmente, devendo ser sempre desmaterializada, integrada e registada no sistema de informação adequado.
2 -A informação digital deve respeitar os formatos de ficheiros digitais autorizados, bem como conter a meta informação definida.

Artigo 8.º

Transferência e Incorporação

1 -A transferência e a incorporação para o AMEC da documentação física existente deverão acontecer após articulação entre este e o serviço produtor, de modo que sejam respeitados os requisitos técnicos exigidos.
2 -A documentação a incorporar está sujeita aos procedimentos de avaliação, seleção e eliminação ou conservação, nos termos da legislação em vigor.

Artigo 9.º

Formalidades da Remessa

1 -A remessa da documentação, em suporte analógico para o AMEC, rege-se pelas disposições legais em vigor e de acordo com procedimento desmaterializado em uso na organização:
1. a)Avaliação com o serviço;
2. b)Elaboração da Guia de Remessa (anexo 4) que tramita para o AMEC, juntamente com o Auto de Entrega (anexo 3);
3. c)confirmação da remessa pelo AMEC.
2 -Os documentos em papel que constituem os originais de processos híbridos, com tramitação processual digital, deverão obrigatoriamente fazer menção ao processo digital, através do identificador único (PID), de forma a garantir requisitos de acesso e confiabilidade jurídica.
3 -A informação digital, é gerida pelos sistemas de informação especializados, de acordo com os requisitos recomendados e através de rotinas predefinidas e automáticas, dispensando-se as formalidades definidas no ponto n.º 1.

Artigo 10.º

Requisitos Prévios à Remessa

Antes de qualquer remessa de documentação em suporte analógico para o AMEC os serviços produtores deverão considerar os seguintes requisitos:

a)proceder à remoção e/ou limpeza de quaisquer elementos prejudiciais à conservação, designadamente agrafos e clipes;
b)enviar a documentação no seu suporte original, devidamente acondicionada em caixas ou pastas apropriadas e em modelo uniformizado à dimensão do suporte, devidamente numeradas e identificadas;
c)os livros findos (atas, escrituras, contratos, registos, etc.) serão enviados com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.

Artigo 11.º

Integridade dos Processos Administrativos

1 -O processo é único, completo e composto pelos originais dos documentos, bem como pelas cópias previstas na legislação em vigor.
2 -A integridade do processo produzido em ambiente eletrónico deve ser garantida pelo sistema de gestão de processos em uso pelo Município.
3 -O processo produzido em papel é organizado, rubricado e numerado, pelo serviço gestor do processo, de modo a facilitar a inclusão dos documentos que nele são sucessivamente incorporados e a impedir o seu extravio.
4 -Os serviços devem evitar o desmembramento de processos, através da extração de documentos.

Artigo 12.º

Transporte

Os serviços produtores deverão articular com o AMEC transporte da documentação a incorporar e fazerem chegar a informação e documentação devidamente acondicionada.

Artigo 13.º

Documentação gerada, recolhida ou adquirida pelos titulares de cargos públicos

Os titulares de cargos públicos e o pessoal ao serviço do município, ao cessarem funções, estão obrigados a entregar os documentos públicos gerados, recebidos ou reunidos no exercício destas, à pessoa que os substitua ou a remetê-los ao AMEC, nos termos dos artigos referentes à transferência e incorporação.

Artigo 14.º

Incumprimentos de Requisitos na Remessa

1 -Sempre que a informação e documentação enviada não respeite os requisitos expressos nos artigos anteriores será devolvida ao serviço produtor, mencionando as deficiências a suprir, nos termos dos artigos previamente estabelecidos.
2 -O AMEC reserva-se, nos termos do presente regulamento, o direito de recusar a incorporação de documentação até que a mesma se encontre nas condições exigidas no ponto anterior.
SUBCAPÍTULO 2
AVALIAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO

Artigo 15.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação da informação, tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findo(s) o(s) respetivo(s) prazo(s) de conservação administrativa associados à classificação em vigor.
2 -O(s) prazo(s) de conservação administrativa constam de tabela de seleção anexa ao dispositivo legal em vigor que regula esta matéria.
3 -O cumprimento do(s) prazo(s) de conservação administrativa determinado na tabela é obrigatório.
4 -O(s) prazo(s) de conservação são contados a partir do término do(s) procedimento(s) administrativo(s) cuja forma de contagem de prazo consta de tabela de seleção.
5 -A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira, para obtenção de prova de infração ou ilícito, o uso dessa informação, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para que concorrem.
6 -A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela de seleção.

Artigo 16.º

Classificação

1 -A classificação da informação produzida é obrigatória sendo o seu preenchimento no(s) sistema(s) de informação tendencialmente automatizado.
2 -A classificação permite a identificação dos processos de negócio resultantes do cumprimento das funções e subfunções do Estado por parte das diferentes entidades da Administração Pública, numa abordagem processual, através da atribuição de códigos de classificação.
3 -A classificação é de caráter funcional, com uma estrutura constituída por níveis que representam funções, subfunções, processos de negócio e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio.
4 -A classificação encontra-se expressa nos seguintes elementos informativos: código; título e descrição.

Artigo 17.º

Seleção

1 -Compete ao AMEC supervisionar, física e/ou digitalmente, as ações de seleção da informação, proveniente dos serviços produtores.
2 -A informação, com valor arquivístico deve ser conservada no(s) suporte(s) original(ais), exceto no(s) caso(s) cuja substituição esteja autorizada no(s) dispositivo(s) legal(ais) em vigor que regula(m) esta matéria.
3 -Sem embargo dos prazos de conservação administrativa estabelecidos, no(s) dispositivo(s) legal(ais) em vigor que regula(m) esta matéria, podem os serviços apresentar propostas de conservação por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente que será avaliado, caso a caso, pelo AMEC, considerando o procedimento previsto no ponto 4. deste artigo.
4 -Tendo como finalidade otimizar o processo de avaliação, prevê o presente regulamento a criação de uma Comissão Consultiva, tomando a forma de grupo de trabalho multidisciplinar, conforme disposto no ponto 1 e 2 do artigo 22.º e que, para além de cumprir com as obrigações legais, fundamenta um conjunto de princípios, valores e critérios para atribuição de valor à informação arquivística, para efeitos de conservação, eliminação e amostragem.

Artigo 18.º

Eliminação

1 -Compete ao AMEC toda e qualquer eliminação de informação, de acordo com o(s) dispositivo(s) legal(ais) em vigor que regula(m) esta matéria.
2 -A decisão sobre o processo de eliminação de informação, deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, para além do valor arquivístico da informação.
3 -A eliminação de informação, será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.
4 -Compete ao AMEC supervisionar, física e/ou digitalmente, os atos de eliminação.

Artigo 19.º

Formalidades da Eliminação

1 -A eliminação tem de ser feita em consonância com o(s) dispositivo(s) legal(ais) em vigor que regula(m) esta matéria:
1. a)Produção de auto de eliminação, ao abrigo de tabela de seleção inserida em Portaria de gestão de documentos ou relatório de avaliação de documentação, os quais constituem prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação ou relatório de avaliação de documentação, através dos meios de comprovação da autoria pelos responsáveis da gestão de topo da entidade ou seus representantes;
3. c)Envio à DGLAB (Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas), mediante submissão na plataforma para a classificação e avaliação da informação pública («plataforma CLAV») ou, na sua impossibilidade, através dos meios publicitados por esta direção-geral.
2 -Para a informação produzida e não abrangida pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, o AMEC deve remeter à DGLAB um relatório de documentação acumulada.
3 -A eliminação de informação em suporte analógico antes do prazo de conservação administrativa fixado na tabela de seleção depende da prévia substituição do respetivo suporte, nos termos do disposto no artigo 17.º
4 -A decisão sobre a forma de destruição a adotar atende a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ser garantida a regularidade da destruição.
5 -Sem prejuízo dos prazos de conservação definidos na tabela de seleção, a informação pode ser conservada por prazos superiores, desde que assegurado o bom funcionamento dos serviços da respetiva entidade e as adequadas condições para a sua conservação e a boa gestão documental.
SUBCAPÍTULO 3
TRATAMENTO TÉCNICO-CIENTÍFICO E INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO

Artigo 20.º

Tratamento Técnico-Científico

1 -O AMEC desenvolve de forma regular e contínua o tratamento técnico-científico da informação, visando a rápida e eficaz recuperação, consulta e análise por parte dos serviços, cidadãos e empresas.
2 -O AMEC pode desenvolver a emissão de orientações internas, de índole técnico-científicas, direcionadas aos serviços para concretizar a implementação da estratégia de gestão integrada e sistémica da informação.
3 -O AMEC pode realizar inspeções, vistorias e auditorias periódicas e sistémicas aos diferentes serviços, eventualmente, em colaboração com outros serviços competentes.
4 -O AMEC suporta o desenvolvimento do tratamento técnico-científico nos normativos nacionais e internacionais que disciplinam as melhores práticas arquivísticas e de gestão da informação.

Artigo 21.º

Instrumentos de descrição

1 -O AMEC procede de forma a manter a informação dos diferentes serviços em condições de recuperação e consulta, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
2 -O AMEC deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes órgãos e serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de implementar uma gestão da informação e da documentação uniforme, integrada, sistémica e extensiva a toda a organização de harmonia com os critérios definidos pelo órgão de gestão nacional de arquivos.
3 -O AMEC procede ao tratamento arquivístico inerente à sua função de forma a tornar a informação apta para ser utilizada pelos distintos órgãos e serviços municipais, mas também pelos cidadãos e empresas.
4 -O tratamento arquivístico desenvolvido pelo AMEC reporta-se à elaboração de distintos instrumentos de descrição considerados adequados ao eficaz funcionamento do AMEC e para responder às necessidades dos cidadãos e empresas, tendo por base as Normas Internacionais em vigor, nomeadamente a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivísticas [ISAD(G)] e/ou outras normas ou standards de reconhecida relevância nacional e internacional.
5 -O AMEC garante que o tratamento arquivístico desenvolvido e as respetivas descrições arquivísticas são compatíveis e validadas de acordo com as normas e/ou práticas emitidas pelo órgão de gestão nacional de arquivos visando a integração e a promoção do património arquivístico municipal a nível nacional e a nível internacional, nomeadamente através das plataformas tecnológicas existentes: Portal Português de Arquivos, Portal Europeu de Arquivos, Europeana ou outra(s) de relevo.
6 -O AMEC realiza a transferência de suporte da documentação, por via da digitalização ou outra(s) técnicas e tecnologias, de acordo com os dispositivos legais e normativos em vigor e de acordo com as prioridades definidas pela organização.

Capítulo III - COMISSÃO CONSULTIVA

Artigo 22.º

Composição e competências

1 -A Comissão Consultiva constitui-se enquanto grupo de trabalho, especialmente designado para o efeito pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada:
1. a)Membros efetivos:
  1. i)Dirigente responsável pelo AMEC;
  2. ii)Técnicos afetos ao AMEC;
2. b)Outros membros:
  1. i)Elemento(s) com conhecimentos na área funcional a que a informação em análise respeita;
  2. ii)Representante(s) de entidades terceiras designados para o efeito, quando aplicável.
2 -Compete à Comissão Consultiva:
1. a)Apreciar e emitir parecer relativo às propostas de conservação e eliminação de informação, que se refere o n.º 3 do artigo 17.º;
2. b)Apreciar e emitir parecer relativo a informação produzida pelos serviços municipais que não esteja abrangida pelos o(s) dispositivo(s) legal(ais) em vigor que regula(m) os prazos de conservação administrativa;
3. c)Apreciar e emitir parecer relativo à incorporação de acervos de terceiros a que se refere o n.º 2 do artigo 14.º;
4. d)Apreciar e emitir parecer relativo a cedências temporárias ou empréstimo de documentação a terceiros.

Capítulo IV - POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO

Artigo 23.º

Preservação e conservação preventiva

1 -O AMEC promove a criação de condições de segurança e de ambiente adequadas à preservação e conservação do seu acervo, independente de formatos e suportes, com o objetivo de prevenir a sua degradação e/ou perda.
2 -O AMEC aplica uma prática regular e contínua de avaliação e monitorização das condições de segurança e de ambiente, se necessário em colaboração com outros serviços, adotando ou propondo medidas minimizadoras e/ou corretivas.
3 -O AMEC implementa um programa regular de desinfestação recorrendo a serviços especializados.
4 -O AMEC desenvolve um plano regular e contínuo de restauro de espécies documentais do seu acervo que se encontrem em situação de risco e/ou danificadas, eventualmente, recorrendo à contratualização de serviços externos.
5 -As intervenções de preservação e conservação de informação, não podem pôr em causa a integridade, autenticidade, fidedignidade e usabilidade destas.
6 -As espécies arquivísticas são mantidas em local separado dos demais documentos de utilização diária (evitando assim infestações ou propagação de patologias) e acondicionadas de acordo com as suas condições físicas, químicas ou morfológicas, perspetivando a sua segurança.
7 -O AMEC promove regular e continuamente a transferência de suporte, através das tecnologias mais adequadas e em conformidade com as normas técnicas em vigor, de forma a aumentar a rapidez e facilidade de acesso, bem como promovendo a preservação e salvaguarda dos originais.
8 -O AMEC aplica, preferencialmente, as regras básicas para a consulta e manuseamento de documentação propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivo, a saber:
1. a)Não se apoie sobre os documentos;
2. b)Não coloque objetos sobre os documentos;
3. c)Não escreva nos documentos;
4. d)Não use os documentos como base para escrever;
5. e)Não use esferográficas e/ou canetas enquanto realiza consultas;
6. f)Não dobre os cantos das páginas ou as páginas dos documentos;
7. g)Não arremesse os documentos nem os coloque no chão;
8. h)Não force a abertura de documentos, cortando fitas que não consegue desatar ou forçando fechos, não enrole fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;
9. i)Não use dedos humedecidos nem borrachas de apagar nos documentos;
10. j)Não acompanhe com o dedo a leitura dos documentos;
11. k)Não tussa sobre os documentos que está a examinar de perto;
12. l)Não tente separar páginas que se encontrem coladas;
13. m)Não retire os documentos da sua ordem;
14. n)Mantenha pelo mínimo de tempo possível os documentos em seu poder, depois de terminada a consulta;
15. o)Retire ou coloque os documentos nas unidades de instalação (caixas, capilhas, etc.) de forma a não os danificar;
16. p)Obrigatório o uso de luvas de algodão no manuseio dos documentos;
17. q)Proibido comer e beber na sala de leitura do AMEC;
18. r)Proibido falar em voz alta ou falar ao telemóvel na sala de leitura do AMEC;
19. s)Em caso de dúvidas ou dificuldades peça auxílio ao responsável da sala;
20. t)Não sair com os documentos da sala de leitura;
21. u)O utilizador que não acate as advertências feitas pelo responsável da sala, no âmbito das presentes normas, será convidado a abandonar as instalações do AMEC.

Capítulo V - AQUISIÇÃO DE FUNDOS E DOCUMENTOS

Artigo 24.º

Formas de aquisição

1 -O Município, através do AMEC, pode incorporar informação de terceiros ao abrigo das formas previstas na lei, que podem ser onerosas ou gratuitas e ter natureza definitiva ou precária.
2 -A aquisição definitiva pode ser numa das seguintes formas:
1. a)Transferência;
2. b)Incorporação;
3. c)Doação;
4. d)Compra.
3 -A aquisição a título precário ou por um determinado prazo toma a forma de depósito.
4 -Independentemente da forma de aquisição, a incorporação de informação, de terceiros no AMEC e as respetivas condições e regime será alvo de análise, caso a caso, por parte do AMEC seguindo o procedimento disposto e o auto de entrega (anexo 2) tem de ser assinado pelos representantes do AMEC e da contraparte.

Artigo 25.º

Incorporação

1 -Os documentos a incorporar estão sujeitos aos procedimentos de avaliação, seleção e eliminação ou conservação, nos termos da legislação em vigor.
2 -Antes da incorporação é elaborado um inventário completo da documentação a incorporar, com referência aos critérios da sua organização física e intelectual.

Artigo 26.º

Doação

1 -A aquisição, a título gratuito, de documentos de arquivo e/ou arquivos privados, sob a forma de doação, é por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o AMEC a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.
2 -O proponente deverá apresentar o seu pedido através do preenchimento de formulário próprio disponível nos canais de atendimento presencial ou serviços on-line, contendo as seguintes informações:
1. a)Proveniência;
2. b)Título;
3. c)Datas extremas;
4. d)Dimensão e suporte.
3 -O proponente poderá, sempre que possível, facultar ao AMEC elementos de informação adicionais referentes ao espólio doado de forma a permitir uma melhor caraterização e contextualização de produção dos mesmos, tais como listas de inventário.
4 -O AMEC analisará a proposta e, de acordo com as orientações regentes da política de desenvolvimento das coleções e com os objetivos traçados para o serviço, prestará informação técnica que fundamente a recusa ou a aceitação com a integração da doação nos seus fundos.
5 -A proposta será submetida a despacho superior, acompanhada da referida informação técnica.
6 -Para a seleção do material, o AMEC estabelece os seguintes critérios:
1. a)Pertinência do assunto;
2. b)Autoridade do autor;
3. c)Temporalidade do bem;
4. d)Valor histórico;
5. e)Estado físico de conservação;
6. f)Suporte.
7 -Formalizada a doação, torna-se propriedade do AMEC.
8 -Salvo acordo em contrário, o transporte dos bens, assim como eventuais encargos, são da responsabilidade do proponente.
9 -No momento da entrega do bem, será assinado em duplicado o protocolo de doação (anexo 4).
10 -No repositório será sempre aposta a indicação da proveniência dos bens.

Artigo 27.º

Compra

A compra consiste na aquisição onerosa de documentos a integrar no AMEC, estando submetida ao regime previsto no Código dos Contratos Públicos e ao disposto na lei que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural e respetiva legislação de desenvolvimento.

Artigo 28.º

Depósito

1 -A aquisição/alienação de documentos de arquivo a título precário, toma a forma de depósito, ficando a documentação depositada sob custódia do AMEC, não mudando de proprietário, podendo estar sujeita a um regime próprio de conservação e/ou comunicação, previamente acordado.
2 -A apresentação do pedido, análise da proposta e critérios de seleção e procedimentos complementares seguem o disposto nos pontos 2, 3, 4, 5, 6, 8 e 10 do artigo 26.º
3 -No momento da entrega do bem, será assinado em duplicado o protocolo de depósito.

Artigo 29.º

Fatores limitativos à aquisição e incorporação de acervos de terceiros

1 -Podem ser fatores limitativos da aceitação por doação e depósito, por parte da AMEC, e retardar a implementação destes processos:
1. a)A falta de espaço nos depósitos de arquivo;
2. b)A falta de capacidade de instalação de documentação nos depósitos;
3. c)Insuficiência de recursos humanos para responder atempadamente a todas as obrigações decorrentes de aquisições, incluindo as de tratamento e comunicação dos documentos;
4. d)O insuficiente cumprimento dos deveres das entidades remetentes (ex.: higienização, acondicionamento adequado, inventariação, etc.);
5. e)A não entrega de equipamentos, ou de outros elementos, que permitam a leitura da informação a adquirir, pelas entidades remetentes.

Capítulo VI - POLÍTICA EDUCATIVA E CULTURAL

Artigo 30.º

Atividades educativas e culturais

O AMEC, em estreita articulação com os restantes serviços municipais, coopera em ações de índole educativa e cultural, em consonância com as orientações e objetivos estratégicos definidos para a área da educação e para a área cultural.

Capítulo VII - COMUNICAÇÃO E DIFUSÃO

Artigo 31.º

Acessibilidade e comunicabilidade

1 -Todos os cidadãos têm o direito de acesso à informação conservada no AMEC, salvo as limitações decorrentes dos imperativos de conservação das espécies documentais e sem prejuízo das restrições impostas pela lei.
2 -A sua comunicabilidade ficará sujeita às disposições normativas legais vigentes e a critérios de confidencialidade da informação, em conformidade com a lei, sublinhando-se nomeadamente: as matérias relativas à segurança interna e externa, ao segredo de justiça, à proteção de dados, ao segredo relativo à propriedade literária, artística ou científica e ao segredo comercial ou industrial ou sobre a vida interna das empresas.
3 -Os documentos que contenham dados pessoais ou outros elementos lesivos de valores fundamentais, legalmente previstos, são incomunicáveis, exceto se for possível apresentar uma cópia previamente expurgada.

Artigo 32.º

Direito de consulta e reprodução

1 -O acesso aos documentos exerce-se através da consulta presencial bem como pela Internet através da plataforma eletrónica definidas para este fim.
2 -O atendimento e a consulta das espécies documentais são sempre gratuitos, devendo ser assegurados durante o horário normal de serviço, na sala de leitura do AMEC ou solicitados através da plataforma eletrónica.
3 -A consulta não carece de autorização para esse efeito, desde que os processos já estejam concluídos.
4 -Sempre que as condições técnicas o permitam, o AMEC poderá fornecer reproduções de documentos casuisticamente, sob preços atualizados de acordo com a Tabela Preços/Taxas em vigor no Município, salvo as situações previstas no ponto 1 do artigo 34.º
5 -O AMEC permite a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal para a reprodução digital de documentos, sem custos acrescidos ao serviço prestado pelo simples acesso à sala de leitura, mediante o registo e total cumprimento das condições de utilização e salvaguarda dos direitos de autor, nos termos da lei, mediante a qual as imagens e reproduções digitais que resultam da recolha e investigação do leitor são exclusivamente utilizadas para uso privado, excluindo-se qualquer outra forma de utilização de obras, nomeadamente a sua disponibilização pública ou comercialização.

Artigo 33.º

Repositório Digital

1 -O Repositório Digital é a plataforma de acesso à informação pública dos fundos documentais do AMEC, produzida pelas autarquias locais do concelho, ou outras que, de forma colaborativa, venham a contribuir para a preservação e disseminação de conteúdos pertinentes para a memória coletiva.
2 -O acesso e disponibilização pública da informação privada obedecerão às disposições legais e aos termos estabelecidos nos respetivos contratos de aquisição ou autorizações concedidas para o efeito.

Artigo 34.º

Publicação de estudos e outros trabalhos

1 -O AMEC procede à reprodução da documentação, recorrendo às técnicas e tecnologias ao dispor que melhor se adequem, para finalidades de investigação, salvo os casos em que a reprodução esteja vedada por imperativos legais ou de conservação, dispensando o pagamento de taxa.
2 -O AMEC procede à pesquisa e prestação de informações simples aos utilizadores que o solicitem por escrito de acordo com a sua capacidade e prioridades;
3 -Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no AMEC, deverá fornecer gratuitamente uma cópia, mencionando a fonte.

Artigo 35.º

Requisição e entrega da documentação

1 -As espécies à guarda AMEC apenas poderão sair das instalações nas seguintes condições:
1. a)Requisição formalizada pelo serviço produtor e requisitante da documentação, se as espécies se destinarem a utilização no espaço físico dos serviços municipais;
2. b)A cedência temporária ou empréstimo de documentos, em papel ou em formato digital, para utilização externa aos serviços da autarquia carece de autorização do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, após parecer da Comissão Consultiva, ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º

Artigo 36.º

Formalidades da requisição interna

1 -A requisição da documentação equivalerá a uma requisição, obedecendo à identificação existente no AMEC e será feita via eletrónica no fluxo definido para o efeito.
2 -Sempre que possível, a documentação requisitada será reproduzida e disponibilizada em suporte digital de acordo com a disponibilidade do AMEC.
3 -A documentação original só permanece no serviço requisitante até ao máximo de dois meses, podendo ser renovado por iguais períodos, através de nova requisição.
4 -Só a título excecional, por motivos devidamente fundamentados, estes prazos poderão ser prorrogados.
5 -Os serviços requisitantes devem articular com o AMEC o levantamento da documentação original feito, sempre que possível, via correio interno.
6 -Após a entrega dos documentos originais ao serviço requisitante, é da sua inteira responsabilidade a conservação física e a manutenção da sua integridade nos termos do presente regulamento.

Artigo 37.º

Devolução

1 -A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
1. a)Os requisitantes devem garantir a entrega da documentação nas instalações do AMEC a um técnico responsável;
2. b)As entregas devem ser efetuadas de acordo com os prazos estabelecidos;
3. c)As entregas terão de ser feitas de acordo com a documentação que havia sido requisitada, ou seja, a integridade das espécies documentais não pode ser afetada;
4. d)No caso de serem detetadas falhas nas espécies documentais, será responsabilizado o serviço ou requisitante que tenha feito a requisição em último lugar e exigido a este que seja regularizada a situação;
5. e)Nos casos em que se comprove a impossibilidade da regularização, o serviço requisitante elabora um auto em que reporte todas as irregularidades detetadas. Esse auto será assinado e rubricado pelo responsável do serviço;
6. f)O AMEC ficará sempre com o registo da movimentação do processo, inerente à tramitação digital da requisição, desde a sua entrada até à sua última requisição, bem como o motivo da deteção das irregularidades.

Artigo 38.º

Cedência temporária ou empréstimo a terceiros

1 -O AMEC pode proceder à cedência temporária ou empréstimo de documentação a terceiros para exposição ou outras formas que contribuam para a difusão e promoção do património arquivístico municipal.
2 -O AMEC, consciente do risco de percas ou deterioração inerente a esta prática, define os seguintes procedimentos que se pretende que contribuam para mitigar ou eliminar os riscos, a saber:
1. a)A entidade requerente deve solicitar a documentação com antecedência mínima de 30 dias antes da data prevista para a saída;
2. b)A entidade requerente deve identificar de forma unívoca a documentação pretendida, indicar a data inicial do período de cedência temporária ou empréstimo, a data de devolução da documentação, o local de permanência da documentação e o objetivo da cedência temporária ou empréstimo;
3. c)A autorização, ou não autorização, de cedência temporária ou empréstimo é concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, mediante prévio parecer da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
4. d)A documentação a que seja concedida a autorização prevista na alínea anterior deve ser alvo de apólice de seguro, durante o período de vigência da cedência temporária ou empréstimo, no valor total que o Município de Abrantes venha a fixar através do parecer da Comissão Consultiva para cada documento;
5. e)A entidade requerente efetua contrato de seguro com seguradora à sua escolha pelo valor total a que se refere a alínea anterior;
6. f)A saída da documentação autorizada para cedência temporária ou empréstimo apenas ocorre mediante entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo da emissão desta;
7. g)Os documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo são entregues ao requerente, ou a pessoa por este mandatada, mediante assinatura de auto de entrega (anexo 2) que identifica univocamente cada documento e suas caraterísticas e estado de conservação;
8. h)A cedência temporária ou empréstimo não pode ser superior a 90 dias nem se admitindo renovação ou prolongamento deste período;
9. i)Os encargos com a embalagem e transporte dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ficam a cargo do requerente;
10. j)As caraterísticas e as condições de embalagem são definidas no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
11. k)Os documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo são, à priori, alvo de transferência de suporte, via digitalização ou outra técnica ou tecnologia, a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º, cujos encargos ficam a cargo do requerente no caso de inexistência de condições técnicas no AMEC para realizar adequadamente a transferência de suporte;
12. l)No caso da cedência temporária ou empréstimo se destinar a países estrangeiros os tramites de autorização de saída de curta e média duração, bem como os tramites alfandegários e respetivos encargos ficam a cargo do requerente;
13. m)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente nas condições de segurança adequadas, nomeadamente através de sistemas de deteção e extinção de incêndios, sistemas de deteção de intrusão e mediante vigilância permanente, salvo outras a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
14. n)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente nas seguintes condições de controlo ambiental: humidade relativa entre 50 e 60 %, temperatura entre 16 e 20 C° e iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux, salvo outras a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
15. o)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente em vitrines fechadas ou outros dispositivos adequados, com possibilidade de renovação de ar não utilizando para a sua disposição quaisquer elementos perfurantes, aderentes ou outros, que possam causar danos ou alteração das caraterísticas iniciais, salvo outras condições a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
16. p)Não é permitida a reprodução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo sem prévia autorização do Município de Abrantes;
17. q)O requerente compromete-se identificar univocamente a entidade detentora e a proveniência dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo em todos os materiais de divulgação e promoção que venha a produzir, bem como a entregar dois exemplares de cada um, destinados ao AMEC e à Biblioteca Municipal António Botto;
18. r)A devolução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ocorre findo o prazo fixado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, a que se refere a alínea c);
19. s)A receção dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ocorre nas instalações do AMEC mediante conferência e elaboração e assinatura de auto de devolução;
20. t)Caso se detetem irregularidades ou anomalias no momento da receção/devolução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo o AMEC informa de imediato a Comissão Consultiva que elabora relatório a submeter a despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, para eventual assunção de responsabilidades.
  As dúvidas de interpretação ou os casos omissos não previstos no presente regulamento, serão resolvidos com recurso à legislação aplicável sobre a matéria, por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, precedido de parecer do dirigente do AMEC.

Capítulo VIII - OMISSÕES

Capítulo IX - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 39.º

Modelos e formulários

A Câmara Municipal elaborará os modelos e formulários, tendencialmente digitais, a utilizar para cumprimento do presente regulamento.

Artigo 40.º

Revogação

O presente regulamento revoga o Regulamento do AMEC de 8 de maio de 1998, aprovado por deliberação de Câmara.

Artigo 41.º

Publicação, entrada em vigor e produção de efeitos

1 - O presente regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República.

2 - A tudo o que não esteja especialmente previsto no presente Regulamento, aplica-se, subsidiariamente, o código do procedimento administrativo.

ANEXOS

ANEXO N.º 1

Conceitos

Acervo documental - A totalidade dos documentos sob custódia de um serviço de arquivo ou outra entidade.

Acondicionamento - Colocação dos documentos em unidades de instalação (p. ex. caixas, maços, livros, pastas, etc.) adequadas à sua conservação e preservação.

Avaliação - A atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios.

Auto de entrega - Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material.

Auto de Eliminação - Documento com a relação dos documentos de arquivo e/ou das unidades a eliminar.

Classificação - Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.

Comunicabilidade - Possibilidade de consulta de documentos de arquivo, de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares. Mediante a análise e classificação do documento podem ser definidos níveis de acesso para diferentes tipos de utilizadores.

Conservação - Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das caraterísticas essenciais dos documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física, restauro e tratamento arquivístico.

Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes que a compõem, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.

Difusão - Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do seu acervo documental.

Doação - Aquisição, a título gratuito, de documentos de arquivo e/ou arquivos privados, por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.

Eliminação - O destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;

Fundo - Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.

Gestão de documentos - Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

Guia de remessa - Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.

Incorporação - Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos pelo Arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

Inventário - Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

Código aberto (do inglês Open Source) - Software disponibilizado, juntamente com o código fonte, de forma a permitir que seja modificado e melhorado por qualquer pessoa.

Prazo de conservação - Período de tempo fixado pela entidade produtora, de acordo com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo.

Preservação - Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.

Processo de negócio - A sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função.

Seleção (de documentos) - Operação decorrente da avaliação e que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

Transferência - Mudança de documentos, ou acervos documentais de um depósito de arquivo para outro, com ou sem alteração de custódia.

Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo.

Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para a administração produtora, assim como para os utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou forneçam dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

ANEXO N.º 2

Auto de Entrega n.º

Aos … dias do mês de … de … (1), no … (2) perante … (3) e … (4), dando cumprimento … (5), procedeu-se à … (6) da documentação proveniente de … (7) conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de … (8) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objeto de tratamento técnico arquivístico tendo em vista a sua conservação e comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, assinado pelos representantes das duas entidades.

(Assinaturas)

(1) Data.

(2) Designação da entidade destinatária.

(3) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(4) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(5) Diploma legal ou despacho que autoriza o ato.

(6) Natureza do ato: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.

(7) Designação da entidade remetente.

(8) Designação da entidade destinatária.

ANEXO N.º 3

Guia de Remessa

N.º ___/20___

Proveniência

(nome) ___

Data da remessa - ___/___/___

Designação

N.º de UI

Datas extremas

N.º Proc.

Classificação

Avaliação

Acessibilidade

Obs.

Responsável pela proveniência (Assinatura)

Responsável pela receção (Assinatura)

ANEXO N.º 4

Protocolo de Doação

… (designação)

Aos … (Data: dia, mês, ano), compareceram no Arquivo Municipal Eduardo Campos sita na Rua Fausto Sacramento Marques, Zona Industrial Norte, em Abrantes/Alferrarede, como:

Primeiro outorgante o Arquivo Municipal representada pelo Chefe de Divisão de Sistemas de Informação …

Segundo outorgante … (Pessoa singular ou coletiva, pública ou privada).

Os outorgantes acordam, entre si, nos termos do presente documento, o seguinte:

1 - O segundo outorgante declara doar ao Arquivo Municipal Eduardo Campos … (breve descrição do espólio doado);

2 - O património doado foi selecionado pelo segundo outorgante como sendo espólio cultural a preservar;

3 - Cabe ao Arquivo Municipal proceder, em tempo oportuno, ao tratamento do referido espólio, à sua correta conservação física, bem como à sua disponibilização e consulta;

4 - O primeiro outorgante declara aceitar, em nome do Município, a doação feita pelo segundo outorgante, nas condições constantes do presente documento.

5 - A lista anexa, com identificação dos bens doados, faz parte deste ato de doação.

Abrantes, Arquivo Municipal Eduardo Campos, (data).

Pelo Arquivo

(O Chefe de Divisão)

Pelo Doador

(O Responsável)

319723114