Regulamento n.º 307/2017

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos do disposto nos artigos 112.º, n.º 7 e 241.º da Constituição da República Portuguesa, no artigo 33.º, n.º 1 alínea k), conjugado com o artigo 25.º, n.º 1, alínea g), ambos do anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, no artigo 10.º, n.º 2 do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais), com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.

Para efeitos do presente Regulamento entende-se por documentação arquivística da autarquia, o conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, provenientes de entidades terceiras, nos termos do n.º 2 do artigo anterior ou reunidos no exercício da atividade do Município de Vila Nova de Gaia, pelos seus órgãos, serviços ou empresas municipais, bem como por quaisquer associações, fundações ou outras entidades em que o mesmo exerça influência dominante, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objetivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço do Município, dos investigadores e dos cidadãos em geral.

Compete ao AMSMB, no quadro da competente unidade orgânica municipal:

Compete exclusivamente ao serviço municipal responsável pelo AMSMB toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos serviços do Município e pelas entidades referidas no n.º 1 do artigo 5.º do presente Regulamento, devendo o procedimento e formalidades da eliminação observar o disposto na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual bem como as presentes normas regulamentares.

A difusão e acesso aos documentos na posse do AMSMB exercem-se, nos termos da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, pelos seguintes meios:

A consulta e serviço de leitura do AMSMB funcionam, em regra, no horário de abertura ao público dos demais serviços de expediente do Município de Vila Nova de Gaia, podendo a Câmara Municipal, sempre que tal se justifique, estabelecer horário diferenciado e mais amplo adequado às necessidades da população.

A admissão à leitura no AMSMB é permitida após preenchimento da ficha de leitura de documentos de arquivo ou da requisição e da apresentação de documento de identificação pessoal.

O utilizador particular que recorra ao serviço de leitura do AMSMB fica obrigado ao cumprimento do disposto nos artigos 14.º a 18.º deste Regulamento e, caso haja lugar à reprodução de documentos, ao pagamento das taxas municipais legalmente fixadas constantes do Regulamento Municipal de Taxas e Outras Receitas do Município de Vila Nova de Gaia, em vigor.

Caso o utilizador efetue trabalhos onde figurem documentos ou informação provenientes do AMSMB deve fazer menção expressa da respetiva fonte nos mesmos ficando ainda obrigado a fornecer ao AMSMB duas cópias daqueles trabalhos uma das quais para depósito neste Arquivo sendo a outra destinada à Biblioteca Municipal.

A consulta de originais só pode ser efetuada no espaço disponibilizado, para o efeito, pelo AMSMB, salvo as exceções previstas pelo presente Regulamento quanto a requisições efetuadas aos serviços produtores e a requisições da Assembleia Municipal, da Presidência da Câmara e Vereação.

A fim de garantir a conservação dos documentos de arquivo, o utilizador deve cumprir as regras de consulta e manuseamento de documentos superiormente aprovadas e afixadas na sala de leitura.

O empréstimo consiste na cedência temporária de documentos de arquivo a entidades externas ao Município, para exposições ou outras iniciativas de relevante interesse cultural e científico.

O empréstimo só pode ter lugar após:

A entidade organizadora da exposição ou iniciativa em causa deve requerer o empréstimo da documentação com antecedência mínima de trinta dias relativamente à data prevista para a saída dos documentos, especificando os procedimentos obrigatórios a cumprir no âmbito da utilização da mesma.

Não devem ser autorizados empréstimos de documentos para exposições ou outras iniciativas com duração, em regra, superior a dois meses, salvo em situações de relevante interesse municipal devidamente fundamentadas e aceites pela Câmara Municipal, não contando para o efeito o período de montagem e de devolução.

Caso seja necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, os encargos com o mesmo são responsabilidade da entidade organizadora da iniciativa em causa.

A entidade organizadora da iniciativa é responsável pelos trâmites de autorização de saída de curta e média duração, do país, bem como de eventuais trâmites alfandegários.

Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem prévia autorização do Município de Vila Nova de Gaia.

No ato de devolução o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição em papel ou, sendo caso disso, por meio eletrónico, no qual será aposto o carimbo do AMSMB sobre a assinatura do trabalhador que recebeu a documentação e com a data de devolução.

Caso seja detetada a falta de documentos de um processo ou este vier desorganizado, deve o AMSMB devolvê-lo ao serviço requisitante para regularização da falta detetada.

Ao AMSMB devem ser afetos, preferencialmente, os seguintes trabalhadores:

Ao dirigente do serviço municipal responsável pelo AMSMB compete gerir, controlar e garantir toda a atividade do referido Arquivo, designadamente:

Compete aos trabalhadores afetos ao AMSMB, de acordo com a sua carreira, nomeadamente:

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

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