Despacho n.º 4798/2018

O município de Oeiras orienta a sua ação no sentido da excelência no âmbito do serviço público, tendo por referência as melhores práticas e a criteriosa aplicação dos recursos disponíveis, para assim poder garantir a satisfação plena das necessidades, expetativas e aspirações dos cidadãos/munícipes.

Exceder as expetativas dos nossos cidadãos/munícipes, mediante políticas públicas inovadoras que garantam a excelência de vida em Oeiras.

Os serviços municipais pautam a sua atividade pelos seguintes valores:

A gestão pública municipal adota os seguintes critérios e princípios caracterizadores:

Assegurar a participação, a abertura e a igualdade tendo em conta:

Apostar no desenvolvimento dos recursos humanos prosseguindo, designadamente:

A adoção contínua de novos modelos organizativos e de soluções tecnológicas que permitam a racionalização e a desburocratização dos serviços e o desenvolvimento de práticas e novas metodologias de trabalho com vista à melhoria contínua e à excelência do desempenho das estruturas organizativas.

Promover uma cultura de avaliação, assumindo:

Assumir como desígnio as metodologias do planeamento, nomeadamente:

Garantir uma gestão financeira e patrimonial nos seguintes domínios:

De acordo com as linhas globais de enquadramento do sistema de controlo interno, definidas pelos órgãos do município, compete aos serviços e em especial aos dirigentes, o desenvolvimento e a manutenção dos procedimentos que contribuam para assegurar a condução ordenada e eficiente das atividades, incluindo o cumprimento das leis e regulamentos, a adesão às políticas estabelecidas, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e a deteção de irregularidades, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos e a preparação tempestiva de informação de gestão, financeira e operacional consistente.

A atividade do município, ou seja, a previsão, a realização e a avaliação das ações, é assegurada, designadamente, através dos seguintes instrumentos de gestão:

Fomentar a cooperação municipal e intermunicipal, com as demais instituições públicas e privadas apostando, designadamente, nas parcerias, de modo a apoiar a estratégia e o desenvolvimento sustentável do concelho.

A direção, superintendência e coordenação competem ao Presidente da Câmara, nos termos e formas previstas na lei, assumindo os Vereadores os poderes que lhes forem delegados ou subdelegados por aquele.

Constituem formas de desconcentração de decisões:

Constituem funções comuns de todas as unidades orgânicas e especiais deveres dos respetivos dirigentes:

Todos os trabalhadores deverão assumir os seguintes deveres:

Orientações na organização estrutural dos serviços:

Os serviços na dependência direta do Presidente da Câmara devem elaborar no prazo de 180 dias, após a entrada em vigor do presente regulamento, as respetivas normas de funcionamento interno, nas quais farão constar, designadamente, as formas de articulação entre as unidades orgânicas neles integradas, as formas de relacionamento com os outros serviços e a distribuição de tarefas e responsabilidades funcionais.

1 - A Divisão de Gestão Organizacional, designada abreviadamente por DGO, tem por missão desenvolver estratégias organizacionais, com vista à melhoria do desempenho da organização e da relação com o cidadão.

2 - À DGO compete organizar os atos inerentes aos processos eleitorais.

3 - Para a prossecução da sua missão, compete à DGO, através dos seus Núcleos, Serviços e Unidade, nomeadamente as seguintes funções:

3.1 - Núcleo de Apoio aos Órgãos Municipais (NAOM):

a) Garantir os procedimentos administrativos essenciais ao funcionamento dos órgãos executivo e deliberativo;

b) Apoiar os atos de instalação dos órgãos do município;

c) Desenvolver tarefas atinentes ao funcionamento dos órgãos, designadamente o apoio às convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação e decisão, e apoio direto às reuniões e sessões;

d) Promover a difusão de informação atualizada relativa à composição, competências e funções dos órgãos municipais e dos seus titulares, bem como as respetivas deliberações tomadas pelos mesmos;

e) Informar tempestivamente os membros dos órgãos municipais das formalidades necessárias ao exercício dos direitos e ao cumprimento das obrigações legais e assegurar a realização das comunicações e formalidades previstas legalmente;

f) Organizar e manter atualizado o ficheiro dos membros dos órgãos municipais e transmitir ao serviço competente a informação necessária ao processamento das remunerações devidas aos membros dos órgãos municipais;

g) Secretariar e dar apoio administrativo direto às reuniões dos órgãos municipais, às reuniões dos conselhos municipais e de outras estruturas municipais, bem como registar e minutar as atas das respetivas reuniões;

h) Remeter à Assembleia Municipal as deliberações e matérias que, nos termos da lei, careçam da aprovação ou conhecimento desse órgão;

i) Assegurar a inscrição dos munícipes para efeitos de intervenção nas reuniões públicas da Câmara e nas sessões da Assembleia Municipal, e o adequado tratamento e encaminhamento das pretensões e assuntos apresentados.

3.2 - Núcleo de Gestão Documental (NGD):

O Núcleo de Gestão Documental (NGD) integra o Serviço de Expediente (SE) e o Serviço de Arquivo Municipal (SAM), ais quais compete, nomeadamente as seguintes funções: 3.2.1 Serviço de Expediente (SE):

a) Assegurar os serviços de receção, registo e encaminhamento do correio postal e correio eletrónico, bem como a expedição de todo correio para o exterior;

b) Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;

c) Proceder à elaboração de editais;

d) Assegurar a divulgação interna e externa de atos administrativos e outros documentos, e a sua publicação no Diário da República;

e) Assegurar a divulgação de informação institucional através da Intranet e Portal Institucional em estreita articulação com a área da

Comunicação;

f) Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações.

3.2.2 - Serviço de Arquivo Municipal (SAM):

a) Assegurar a gestão do ciclo de vida da informação de arquivo, desde a fase da produção, passando pela sua tramitação, até à fase da seleção, avaliação e arquivo;

b) Garantir a elaboração e aplicação dos principais instrumentos de gestão da informação, nomeadamente o plano de classificação, o regulamento do arquivo, as portarias de gestão da informação, o plano de preservação digital e um tesauro com termos de indexação controlados;

c) Promover e sensibilizar para a aplicação de boas práticas administrativas, nomeadamente junto dos utilizadores do Sistema de Gestão Documental (SGD), produzindo para esse efeito os instrumentos necessários;

d) Definir e implementar um sistema de gestão documental de acordo com o respetivo normativo técnico, em estreita articulação com o NGQ e com o DITIC;

e) Elaborar, após consulta aos serviços, proposta de eliminação da documentação produzida, no respeito pela legislação em vigor;

f) Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, independentemente do suporte, com interesse histórico para o município e encorajar e promover a sua transferência para o arquivo municipal, bem como assegurar a sua divulgação e disponibilização;

g) Proceder ao tratamento arquivístico do acervo documental, de forma a tornar a informação acessível;

h) Proceder à recolha, conservação, tratamento e divulgação de informação produzida pelos órgãos e serviços municipais cujo valor justifique a sua conservação;

i) Receber a título definitivo ou por depósito, arquivos públicos ou privados;

j) Prestar apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação do património documental com interesse histórico para o município;

k) Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente no arquivo, nomeadamente através de ações de apoio à investigação histórico-documental e da publicação de fontes e estudos históricos em edições próprias do arquivo;

l) Promover a monitorização e auditoria do sistema de arquivo para assegurar a conformidade com as normas estabelecidas, melhorar o desempenho da instituição e assegurar, em caso de necessidade, o seu valor probatório;

m) Garantir a preservação do acervo documental, designadamente através da transferência de suporte;

n) Fornecer a informação solicitada, tanto aos clientes externos como internos, quer no suporte original, quer noutro, para fins de preservação.

3.3 - Núcleo de Atendimento e Apoio ao Cidadão (NAAC):

a) Centralizar e gerir o atendimento e a informação municipal, numa lógica integrada de processo, assegurando a coordenação dos espaços, recursos e demais canais afetos a este fim, com exceção do atendimento especificamente atribuído aos outros serviços;

b) Implementar um atendimento multicanal integrado, através da disponibilização de atendimento presencial e a criação de uma multiplicidade de canais complementares de atendimento não presencial, via telefone, correio, correio eletrónico e tecnologia web;

c) Promover uma visão integrada dos vários contactos feitos pelo cidadão/munícipe no âmbito de qualquer processo e independentemente do canal de atendimento utilizado, prestando informações, garantindo a existência de mecanismos que permitam um conhecimento célere das solicitações e a evolução do estado dos processos;

d) Potenciar a utilização dos portais eletrónicos como complemento e, preferencialmente, como alternativa ao atendimento presencial;

e) Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos/munícipes, bem como, dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;

f) Garantir em articulação com as demais unidades orgânicas que prestam atendimento ao público e dispõem de locais de receção/acolhimento de munícipes, a aplicação de regras de funcionamento, designadamente quanto à circulação de terceiros nos edifícios municipais, quanto ao fardamento e identificação dos atendedores e demais regras relativas ao bom e regular funcionamento destes locais;

g) Assegurar a gestão dos locais de receção/acolhimento de munícipes;

h) Garantir o serviço de atendimento telefónico e call center do ambiente;

i) Centralizar, gerir e acompanhar o processo de receção e encaminhamento de ocorrências/sugestões/reclamações/não conformidades apresentadas e transmitir aos munícipes os resultados e as decisões, devendo ser elaborado regularmente relatório das diligências efetuadas, bem como verificar a eficácia das ações empreendidas;

j) Fomentar a participação pública mediante a promoção de mecanismos dedicados à participação dos cidadãos nos processos de consulta e discussão pública de diferentes temas e de diferentes iniciativas, designadamente o orçamento participativo;

k) Realizar outras tarefas, no âmbito do atendimento ao público, que não estejam cometidas a outros serviços;

3.3.1 - O NAAC integra o Serviço Municipal de Informação e Apoio ao Consumidor (SMIAC) ao qual compete nomeadamente as seguintes funções:

a) Contribuir para a definição das políticas municipais de apoio ao consumidor e prestar informação e orientação aos consumidores, com vista à consciencialização dos seus direitos e formas de os garantir, estimulando atitudes críticas em relação aos atos de consumo;

b) Receber as reclamações e promover a mediação de litígios de consumo e de situações potencial ou objetivamente lesivas dos direitos dos consumidores e proceder ao seu encaminhamento para as entidades competentes.

3.4 - Núcleo de Gestão da Qualidade (NGQ):

a) Desenvolver programas e ações com vista à racionalização, modernização e à inovação para o desenvolvimento de práticas e novas metodologias de trabalho, com vista à melhoria contínua e à excelência do desempenho nos serviços prestados pelo município;

b) Preparar e acompanhar a certificação dos sistemas de gestão, nos termos das normas internacionais e compatibilizar os referenciais normativos através da integração dos sistemas;

c) Assegurar a aplicação e consolidação do Modelo Integrado de Gestão, nas suas vertentes organizativas, mediante o estabelecimento de boas práticas de gestão e otimização das existentes, assegurando o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis, em estreita articulação com a DPOC na vertente do Plano de Desenvolvimento Estratégico (PDE);

d) Implementar um sistema de controlo documental, uniformização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais, em estreita articulação com a área da gestão documental;

e) Colaborar em projetos e iniciativas de inovação organizacional com vista à melhoria do desempenho e redução de custos, em articulação com os demais serviços municipais;

f) Desenvolver em estrita articulação com os diferentes serviços um painel de indicadores de suporte à decisão, avaliação da performance e de avaliação do grau de satisfação das partes interessadas;

g) Desenvolver programas e ações com vista à racionalização do funcionamento das unidades orgânicas e disponibilizar metodologias e instrumentos que assegurem a otimização dos processos;

h) Proceder ao estudo e propor medidas de simplificação e desmaterialização dos processos e procedimentos, de modo a agilizar a atividade administrativa e a tornar fluida, oportuna e racional a comunicação interna.

3.5 - Unidade de Serviços Gerais (USG):

a) Gerir as instalações municipais no que se refere às condições de funcionamento, conservação e manutenção e reportar as necessárias intervenções junto da DCAD;

b) Assegurar o controlo e reserva de salas de reuniões e demais espaços municipais que não estejam sob a gestão direta das unidades orgânicas;

c) Garantir a gestão das portarias/receções dos edifícios municipais, mediante a definição e implementação de regras/procedimentos quanto ao seu funcionamento e consequente sensibilização dos trabalhadores que exercem tais funções, em estreita articulação com a DP enquanto responsável pela reprodução de chaves e com a PM no que respeita à responsabilidade partilhada de gestão de portarias;

d) Assegurar a prestação dos serviços de limpeza, incluindo a limpeza de sanitários públicos, e de vigilância/segurança das instalações municipais, em articulação com as demais unidades orgânicas competentes;

e) Assegurar o funcionamento da reprografia nos aspetos funcionais e de gestão de recursos humanos, em estreita articulação com a DP, enquanto gestor do contrato de manutenção dos equipamentos de reprodução e multifunções e seus consumíveis;

f) Garantir o adequado funcionamento dos refeitórios e bares municipais e demais serviços de restauração, assegurando a gestão das vertentes operacional, logística, bem como dos recursos afetos;

g) Executar as demais tarefas operacionais que não estejam atribuídas a outras unidades orgânicas mas que se enquadrem nas funções da USG.

4 - A USG é dirigida por um Chefe de Unidade, equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau, integrado na carreira de Técnico Superior de acordo com o artigo 22.º deste regulamento.